我國(guó)民生檔案利用工作現(xiàn)狀及對(duì)策分析

張連星

摘要：民生檔案利用逐步成為當(dāng)前檔案工作的熱點(diǎn)問(wèn)題。本文針對(duì)地市級(jí)國(guó)家綜合檔案館館藏民生檔案利用工作中存在的幾方面問(wèn)題，提出對(duì)民生檔案概念進(jìn)行再認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)民生檔案資源體系建設(shè)；加快推進(jìn)民生檔案數(shù)字化進(jìn)程；搭建貼近百姓實(shí)際的利用平臺(tái)等五項(xiàng)對(duì)策。

關(guān)鍵詞：民生檔案檔案利用

黨的十六大以來(lái)，中央相繼做出一系列關(guān)注民生、改善民生、服務(wù)民生的舉措，“民生”逐漸成為中國(guó)社會(huì)的關(guān)注焦點(diǎn)；同時(shí)，隨著法制化社會(huì)進(jìn)程的加快，民眾法律意識(shí)的提高，民生檔案利用工作逐漸成為檔案工作的熱點(diǎn)。當(dāng)前，我國(guó)各級(jí)檔案部門都加大了民生檔案服務(wù)的力度，取得了一定成績(jī)，但仍存在不同程度的問(wèn)題。因此，各級(jí)檔案部門，特別是地市級(jí)國(guó)家綜合檔案館以民需為導(dǎo)向，建立和完善適應(yīng)民生工作標(biāo)準(zhǔn)和要求的民生檔案利用體系至關(guān)重要。

一、地市級(jí)國(guó)家綜合檔案館民生檔案利用工作的問(wèn)題

（一）民生檔案利用工作的法規(guī)、規(guī)范仍需進(jìn)一步完善統(tǒng)一

首先，相關(guān)法規(guī)、規(guī)范未能完全覆蓋各類民生檔案管理的全部領(lǐng)域，可操作性不強(qiáng)，現(xiàn)有法規(guī)、規(guī)范未能針對(duì)新的情況作出調(diào)整，或是相關(guān)條款定義不清，容易導(dǎo)致利用者與檔案館產(chǎn)生不同的解讀，給民生檔案的利用工作造成不利影響。

其次，各檔案館之間、檔案館與相關(guān)部門之間對(duì)同一類民生檔案利用的規(guī)定存在差異，導(dǎo)致公民持相同的證明材料查閱同一類民生檔案時(shí)，部分檔案館或相關(guān)部門可接待查閱，而其他檔案館或相關(guān)部門則不予受理。

第三，檔案證明形式不統(tǒng)一，有待進(jìn)一步規(guī)范。各地市級(jí)國(guó)家綜合檔案館出具的各類民生檔案證明格式并不統(tǒng)一，有的為出具固定格式的文本證明，有的則為復(fù)制檔案原件并加蓋檔案證明章，且證明章的規(guī)格、顏色、加蓋的位置等也不統(tǒng)一。有可能為其他機(jī)關(guān)開(kāi)展后續(xù)工作造成不必要的麻煩，同時(shí)也加大了不法分子冒用或偽造檔案證明的可行性。

（二）民生檔案的概念定義亟待進(jìn)一步清晰

目前檔案界尚未形成清晰、統(tǒng)一的民生檔案的定義，尚未對(duì)其內(nèi)涵和外延作出科學(xué)、明確的解釋。對(duì)民生檔案的生成、流轉(zhuǎn)、種類、作用，以及民生檔案與專門檔案的劃分、種屬關(guān)系等亟須進(jìn)行合理界定。

（三）民生檔案信息資源整合有待進(jìn)一步強(qiáng)化

首先，民生檔案信息資源的館際交流合作與信息共享有待進(jìn)一步加強(qiáng)；其次，民生檔案形成部門與國(guó)家綜合檔案館之間的交流合作與信息共享也有待進(jìn)一步加強(qiáng)。

（四）民生檔案數(shù)字化進(jìn)程有待進(jìn)一步提速

雖然各檔案館均不同程度地推進(jìn)著館藏民生檔案數(shù)字化的進(jìn)程，但館藏檔案數(shù)字化的程度與社會(huì)對(duì)民生檔案的需求仍存在一定差距。除婚姻、知青、用工等利用最為頻繁的民生檔案外，其他類型的民生檔案尚未全部實(shí)現(xiàn)人名級(jí)檢索。

（五）民生檔案信息網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)的能力有待進(jìn)一步提高

館藏民生檔案的利用平臺(tái)有待進(jìn)一步拓寬，檔案信息網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)的能力有待提高。民生檔案信息資源的跨館利用，國(guó)家綜合檔案館與各機(jī)關(guān)檔案室、各級(jí)行政服務(wù)窗口間的跨平臺(tái)服務(wù)尚未有效開(kāi)展。

二、對(duì)進(jìn)一步加強(qiáng)和完善地市級(jí)國(guó)家綜合檔案館館藏民生檔案利用工作的對(duì)策建議

針對(duì)上述問(wèn)題，筆者建議，地市級(jí)國(guó)家綜合檔案館應(yīng)逐漸確立“依法開(kāi)展、民需為先、科技帶動(dòng)、平臺(tái)前推、協(xié)調(diào)聯(lián)動(dòng)”的指導(dǎo)思想，積極適應(yīng)新形勢(shì)、面對(duì)新問(wèn)題，在法律法規(guī)許可的范圍內(nèi)最大限度地滿足公民、法人和其他組織對(duì)民生檔案信息的需求，充分發(fā)揮民生檔案功能。

（一）以民需為導(dǎo)向，建立完善統(tǒng)一，銜接順暢的民生檔案管理法規(guī)規(guī)范

1.進(jìn)一步建立健全民生檔案管理法規(guī)。建議檔案行政管理部門與各類民生檔案形成機(jī)關(guān)密切協(xié)作，建立健全基于民生視角的，符合民生檔案利用需求的，完善統(tǒng)一的檔案管理法規(guī)規(guī)范。對(duì)尚未制定的民生檔案法規(guī)應(yīng)盡快立法，對(duì)已有的但不夠完善的檔案法規(guī)要修改完善；對(duì)相關(guān)法律法規(guī)間存在沖突矛盾的，要盡快予以解決。

2.進(jìn)一步健全完善民生檔案利用工作規(guī)范和工作機(jī)制。應(yīng)建立起以政府為主導(dǎo)的，由檔案行政管理部門、檔案館及各民生檔案生成部門和民生服務(wù)窗口單位共同組成的領(lǐng)導(dǎo)小組或聯(lián)席會(huì)議等形式的議事機(jī)構(gòu)，以方便民生檔案生成、保管和提供利用等相關(guān)部門針對(duì)民生檔案工作的問(wèn)題進(jìn)行協(xié)商，溝通一致，科學(xué)決策。

一方面，在開(kāi)展廣泛調(diào)查研究的基礎(chǔ)上，由上一級(jí)國(guó)家檔案行政管理部門協(xié)調(diào)各民生檔案形成機(jī)關(guān)，共同研究制定全市統(tǒng)一的民生檔案利用規(guī)范，保證本市所屬地市級(jí)國(guó)家綜合檔案館、各專業(yè)檔案館和各機(jī)關(guān)檔案室民生檔案利用工作的協(xié)調(diào)一致；另一方面，根據(jù)民生檔案信息提供的實(shí)際，統(tǒng)一民生檔案證明的形式、內(nèi)容、證明章加蓋規(guī)范等要求，既保證檔案證明的法律效力和嚴(yán)肅性，又盡可能避免偽造檔案證明等不法行為的發(fā)生。

（二）基于民生需求視角，從工作實(shí)際出發(fā)，對(duì)民生檔案的概念進(jìn)行再認(rèn)識(shí)

筆者在充分借鑒已有研究成果的基礎(chǔ)上，從民生檔案工作的實(shí)際出發(fā)，嘗試對(duì)民生檔案再定義，具體如下：

民生檔案是指國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織在從事社會(huì)管理與社會(huì)服務(wù)活動(dòng)中直接形成的，涉及公民生存、生活和社會(huì)活動(dòng)等物質(zhì)生活與精神生活各領(lǐng)域的，對(duì)國(guó)家、社會(huì)，特別是對(duì)公民個(gè)體有保存價(jià)值憑證作用的各種文字、圖表、聲像、電子數(shù)據(jù)等不同形式的歷史記錄。民生檔案的定義有廣義與狹義之分，廣義的民生檔案泛指所有與民生相關(guān)的，關(guān)乎廣大民眾切身利益的檔案；狹義的民生檔案是指與公民生存與生活直接相關(guān)的專門類型的檔案。

（三）加強(qiáng)民生檔案資源體系建設(shè)，為館藏民生檔案開(kāi)發(fā)利用奠定基礎(chǔ)

1.對(duì)于各機(jī)關(guān)檔案室而言：一是加強(qiáng)文書(shū)檔案中民生檔案的收集歸檔；二是強(qiáng)化本單位專門檔案的收集工作。如民政局、人力資源和社會(huì)保障局、環(huán)保局等業(yè)務(wù)職能局產(chǎn)生的專業(yè)（專門）檔案，其本身就直接涉及百姓生活，屬于民生檔案的范疇。

2.對(duì)于地市級(jí)國(guó)家綜合檔案館而言：要進(jìn)一步貫徹落實(shí)國(guó)家檔案局第9號(hào)令，結(jié)合本地區(qū)、本檔案館的實(shí)際、民生工作的發(fā)展和民生檔案信息需求的變化，及時(shí)調(diào)整本館檔案收集范圍。由于民生檔案的生成機(jī)關(guān)對(duì)于民生檔案的管理和利用較為權(quán)威，因此，檔案館在接收民生檔案的同時(shí)，應(yīng)將該類民生檔案的利用指南一并接收進(jìn)館。

3.加強(qiáng)檔案館與機(jī)關(guān)檔案室之間的民生檔案信息資源共享?？茖W(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展使當(dāng)今社會(huì)進(jìn)入到大數(shù)據(jù)時(shí)代，數(shù)據(jù)存儲(chǔ)的成本急劇降低，信息共享變得更為方便和快捷。建議通過(guò)運(yùn)用高科技，在健全完善確保檔案信息安全的基礎(chǔ)上，嘗試采用實(shí)體移交與信息移交相結(jié)合的方式對(duì)于檔案實(shí)體暫時(shí)無(wú)法提前移交進(jìn)館或不屬于進(jìn)館范圍的民生檔案，可在相互協(xié)商一致的基礎(chǔ)上，將機(jī)關(guān)檔案館保存的民生檔案信息接收進(jìn)館以方便利用。

（四）加快推進(jìn)民生檔案數(shù)字化進(jìn)程

進(jìn)一步加快推進(jìn)地市級(jí)國(guó)家綜合檔案館館藏民生檔案數(shù)字化進(jìn)程。按照“民需為導(dǎo)向，利用為優(yōu)先”指導(dǎo)思想，建立起各類民生檔案專題數(shù)據(jù)庫(kù)，并實(shí)現(xiàn)檔案館與各專業(yè)系統(tǒng)之間生成數(shù)據(jù)的移植和共享；同時(shí)要進(jìn)一步加快推進(jìn)機(jī)關(guān)檔案室室藏檔案信息化進(jìn)程。

（五）工作前置、端口前移、多項(xiàng)并舉，搭建貼近百姓實(shí)際需求的民生檔案利用平臺(tái)

首先，搭建檔案館館際間的民生檔案信息利用平臺(tái)。在統(tǒng)一的民生專題檔案數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)規(guī)范的基礎(chǔ)上，實(shí)現(xiàn)各地市級(jí)國(guó)家綜合檔案館館藏民生檔案數(shù)據(jù)信息的共享；其次，搭建檔案館與機(jī)關(guān)檔案室之間的民生檔案信息利用平臺(tái)。檔案館館藏檔案和機(jī)關(guān)檔案室檔案之間存在著互補(bǔ)的關(guān)系，館室檔案信息利用平臺(tái)的建立可以更好地彌補(bǔ)館室之間信息的不足，豐富民生檔案資源，把民生檔案的分類管理置于前端，加快專題檔案的形成和細(xì)化，縮短檔案和利用之間的時(shí)間，進(jìn)一步提高民生檔案的利用效率；再次，端口前移，貼近百姓提供民生檔案信息服務(wù)。借鑒和參考昆山、太倉(cāng)等地鄉(xiāng)鎮(zhèn)、社區(qū)檔案館建設(shè)的成功經(jīng)驗(yàn)，在地市級(jí)國(guó)家綜合檔案館的服務(wù)范圍內(nèi)建立多個(gè)民生檔案服務(wù)窗口，將民生檔案服務(wù)延伸至村鎮(zhèn)、社區(qū)，打破檔案利用在地域上的局限性，縮小檔案和社會(huì)的距離。endprint