檔案館危機(jī)管理問題研究

鍋艷玲+邊曉琳

摘要：網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展和新技術(shù)的引入使檔案館外界環(huán)境及內(nèi)部諸要素都發(fā)生了很大變化，也使得檔案館運(yùn)營與管理中“危機(jī)四伏”，危機(jī)管理的水平將會(huì)影響到檔案館的生存與發(fā)展。本文針對目前檔案館普遍存在的管理危機(jī)、資源危機(jī)、檔案實(shí)體及管理信息系統(tǒng)運(yùn)行安全危機(jī)、服務(wù)危機(jī)提出了一些危機(jī)應(yīng)對的策略。目的在于提高檔案館危機(jī)管理的效果，促進(jìn)檔案館的可持續(xù)發(fā)展。

關(guān)鍵詞：危機(jī)管理管理危機(jī)資源危機(jī)服務(wù)危機(jī)

Research on Archives Crisis Management

Abstract：With the developmentofnet？ work and newtechnology，many ele？ ments in the external and internal archives have undergone great changes. Dangerous exists in the operation and management of archives. The level of crisis management will affect the survival and development of archives. Based on widespread crisis in ar？ chives，such as management crisis，re？ source crisis，services crisis，archives cri？ sis and MIS security crisis，this paper puts forward a number of strategies to deal with the cri？ sis. It aims to improve the effectiveness of crisis management and the sustainable development of ar？ chives.

Keywords：crisis management；management cri？ sis；resource crisis；services crisis

由于信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷引入，各種檔案管理系統(tǒng)的生成及普遍應(yīng)用以及信息公開、信息共享等理念的深入人心，檔案館一方面獲得了難得的發(fā)展機(jī)會(huì)；另一方面也導(dǎo)致檔案館在檔案館管理、資源建設(shè)、檔案實(shí)體及檔案管理信息系統(tǒng)運(yùn)行安全、檔案館服務(wù)等方面“危機(jī)四伏”。

一、檔案館危機(jī)及其管理

檔案館危機(jī)是由于檔案館系統(tǒng)內(nèi)部以及系統(tǒng)與外部環(huán)境之間的一種由不平衡而引發(fā)的矛盾狀態(tài)，往往表現(xiàn)為對檔案館生存與發(fā)展帶來威脅的事件。這些看起來“突發(fā)”的事件都要經(jīng)歷一個(gè)檔案館內(nèi)部與外部的構(gòu)成要素、運(yùn)作規(guī)則、發(fā)展秩序由常態(tài)到異化、裂變的過程。因此檔案館應(yīng)以系統(tǒng)的視角全程管理的觀點(diǎn)協(xié)調(diào)系統(tǒng)結(jié)構(gòu)和系統(tǒng)中各要素的關(guān)系，從而達(dá)到防止危機(jī)、優(yōu)化系統(tǒng)的目標(biāo)。[1]如解決檔案館的服務(wù)危機(jī)，需要將新媒體技術(shù)的發(fā)展、Web2.0技術(shù)、智能手機(jī)等移動(dòng)終端的使用，檔案從內(nèi)容到形式的變化以及用戶需求等都納入到考慮之中。雖然近年來檔案館的危機(jī)事件大多表現(xiàn)為庫房及檔案實(shí)體面臨危險(xiǎn)，但任何檔案館外部環(huán)境與內(nèi)部子系統(tǒng)的不協(xié)調(diào)都可能導(dǎo)致檔案館危機(jī)。檔案館危機(jī)既存在于與外界環(huán)境或相關(guān)組織的不平衡或沖突中，也存在于檔案自生成到流轉(zhuǎn)至檔案館的整個(gè)過程中。據(jù)此，本文將檔案館危機(jī)歸納為四類，即管理危機(jī)、資源危機(jī)、檔案實(shí)體及檔案管理信息系統(tǒng)運(yùn)行安全危機(jī)、服務(wù)危機(jī)，各類危機(jī)及其簡單描述如表1所示：

表1檔案館危機(jī)類型及其描述

二、關(guān)于檔案館危機(jī)管理的認(rèn)識誤區(qū)

檔案館危機(jī)管理，就是針對檔案館在運(yùn)營管理及發(fā)展過程中可能發(fā)生或正在發(fā)生的危機(jī)，進(jìn)行事先防范、事中反應(yīng)、事后及時(shí)妥善處理的一種戰(zhàn)略管理手段。[2]《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢下檔案工作的意見》的第四部分為“建立健全確保檔案安全保密的檔案安全體系”，涉及到加大安全保密執(zhí)法檢查、建立完善檔案安全應(yīng)急管理制度、改善檔案保管保密條件、重要檔案實(shí)行異地異質(zhì)備份保管、保障檔案信息安全共五個(gè)方面。[3]可見，檔案館危機(jī)管理已引起了普遍關(guān)注，但由于檔案館自身結(jié)構(gòu)及外部環(huán)境的復(fù)雜性，對檔案館危機(jī)及其管理的認(rèn)識還存在著誤區(qū)。

（一）檔案館危機(jī)管理是全面管理而非局部的管理

檔案館與外界環(huán)境或相關(guān)組織的任何不平衡或沖突都可能導(dǎo)致檔案館危機(jī)。檔案在收集、整理、鑒定、保管、利用、展覽等整個(gè)過程中，每個(gè)環(huán)節(jié)的疏忽或處理不當(dāng)也都可能引發(fā)危機(jī)，制定危機(jī)預(yù)案以及處理危機(jī)時(shí)，應(yīng)系統(tǒng)分析和統(tǒng)籌安排，不能“頭痛醫(yī)頭腳痛醫(yī)腳”。另外，危機(jī)管理是檔案館的重要管理職能，是一項(xiàng)系統(tǒng)的、有計(jì)劃、有組織、決策非程序化的管理過程，有效的危機(jī)管理應(yīng)該包括培養(yǎng)危機(jī)意識和危機(jī)管理能力、設(shè)置危機(jī)管理機(jī)構(gòu)、制定相關(guān)的法律法規(guī)、完善檔案館管理制度、妥善安排危機(jī)管理的人、財(cái)、物等各個(gè)方面，只有全面地為危機(jī)預(yù)警和處理做好各種安排，才能真正做到未雨綢繆，防患于未然。

（二）檔案館的危機(jī)管理是全程管理而非某一階段的管理

危機(jī)生命周期理論指出，危機(jī)從出現(xiàn)到結(jié)束過程有不同階段，且不同階段有不同特征。危機(jī)管理需要按階段確定工作重點(diǎn)。檔案館應(yīng)根據(jù)各種征兆來辨別危機(jī)，并著手處理。許多檔案館投入大量精力于危機(jī)后的救治及恢復(fù)工作，殊不知，有些損失本可以避免的。檔案館危機(jī)管理應(yīng)是事前、事中、事后全程監(jiān)控處理的連續(xù)鏈條，是一個(gè)系統(tǒng)工程，絕不等于危機(jī)后的救治，也不僅是危機(jī)前的預(yù)防。

（三）檔案館危機(jī)管理是全員管理而非某部門的管理

危機(jī)管理作為檔案工作的重要內(nèi)容，各級檔案行政管理部門應(yīng)將其納入到所制定的法規(guī)、制度、方針、政策中。檔案館領(lǐng)導(dǎo)者是危機(jī)管理中主要的管理主體，領(lǐng)導(dǎo)者的危機(jī)意識、創(chuàng)新管理能力、專業(yè)技能以及對技術(shù)發(fā)展和外界環(huán)境變化的敏感性決定了檔案館危機(jī)管理的有效性。檔案館工作人員是檔案業(yè)務(wù)工作的主要承擔(dān)者，要對檔案信息資源進(jìn)行加工整合、組織、提供利用，因此需要熟練掌握相關(guān)信息技術(shù)、正確操作各種信息系統(tǒng)，時(shí)刻注意保護(hù)檔案實(shí)體安全及檔案信息資源的安全營造有益于危機(jī)管理的組織文化。endprint

除此以外，檔案館危機(jī)管理還涉及檔案界研究人員、學(xué)術(shù)團(tuán)體、學(xué)會(huì)、協(xié)會(huì)、社會(huì)公眾以及相關(guān)部門工作人員（有關(guān)政府部門、電信管理部門、交通運(yùn)輸部門等），實(shí)現(xiàn)這些主體在分工基礎(chǔ)上的通力合作是進(jìn)行有效危機(jī)管理的基本策略。

三、改進(jìn)我國檔案館危機(jī)管理的策略

（一）優(yōu)化檔案館管理危機(jī)的管理

管理危機(jī)是由于檔案館管理水平落后，思想意識保守，管理體制不健全，責(zé)權(quán)利不明確，缺乏激勵(lì)機(jī)制和競爭機(jī)制，缺乏可供借鑒的標(biāo)準(zhǔn)等原因而造成的危機(jī)，[4]實(shí)現(xiàn)檔案館的可持續(xù)發(fā)展，必須在管理理念和管理方法上與時(shí)俱進(jìn)，不斷創(chuàng)新。

首先，提升戰(zhàn)略規(guī)劃水平。戰(zhàn)略規(guī)劃是在全面了解檔案館所處環(huán)境及發(fā)展趨勢的基礎(chǔ)上，制定面向未來的使命、遠(yuǎn)景、目標(biāo)、戰(zhàn)略及其實(shí)施計(jì)劃的思維過程與框架。提升戰(zhàn)略規(guī)劃水平，檔案館應(yīng)主要從以下三點(diǎn)入手：一是準(zhǔn)確定位，即根據(jù)本館的組織結(jié)構(gòu)、人員素質(zhì)、服務(wù)能力、館藏狀況、研究與開發(fā)能力、設(shè)備與財(cái)務(wù)狀況、檔案館外部環(huán)境特征等，制定其長期與短期發(fā)展目標(biāo)。二是在戰(zhàn)略規(guī)劃中要突出數(shù)字資源管理開發(fā)與創(chuàng)新檔案館服務(wù)，以更好地滿足用戶需求。三是強(qiáng)化評估體系，監(jiān)督戰(zhàn)略規(guī)劃的實(shí)施過程，以確保其戰(zhàn)略目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

其次，創(chuàng)新檔案館組織結(jié)構(gòu)。傳統(tǒng)的檔案館組織結(jié)構(gòu)，是根據(jù)檔案在檔案館的流動(dòng)而進(jìn)行的分工，因?yàn)椴块T與部門之間缺乏溝通而不免會(huì)存在重復(fù)勞動(dòng)、責(zé)任推諉現(xiàn)象。在《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢下檔案工作的意見》中，也明確提出“有條件的地方要對機(jī)關(guān)檔案機(jī)構(gòu)和人員進(jìn)行有效整合，進(jìn)一步降低行政成本，提高工作效能?！盵5]創(chuàng)新組織結(jié)構(gòu)是在檔案業(yè)務(wù)流程重組的基礎(chǔ)上，對檔案館組織結(jié)構(gòu)進(jìn)行的改革，使檔案館成為一個(gè)緊湊、富有彈性的組織。

最后，完善管理制度。“無規(guī)矩?zé)o以成方圓”，制度是檔案館管理不可缺少的工具，是檔案館工作順利進(jìn)行的重要保障。檔案館所面臨的管理危機(jī)、檔案實(shí)體及檔案管理信息系統(tǒng)運(yùn)行的安全危機(jī)、資源危機(jī)、服務(wù)危機(jī)等都需要通過制定、執(zhí)行完善的制度而減免。

（二）優(yōu)化檔案館資源危機(jī)的管理

首先，優(yōu)化館藏資源建設(shè)。一方面，綜合檔案館、高校檔案館、專門檔案館、城建檔案館等由于社會(huì)分工不同，在資源建設(shè)方面?zhèn)戎攸c(diǎn)也應(yīng)有所不同。檔案館應(yīng)根據(jù)本館定位建設(shè)館藏，如綜合檔案館作為社會(huì)記憶保存的主要場所，其資源體系也應(yīng)是多維的，要能反映社會(huì)活動(dòng)的方方面面。另一方面，應(yīng)將數(shù)字檔案資源與傳統(tǒng)檔案資源進(jìn)行整合。大量檔案以電子郵件、音（視）頻等電子形式生成、傳輸、利用，這些記錄作為人類社會(huì)生活的產(chǎn)物，在構(gòu)建社會(huì)記憶中起著不可替代的作用?？上驳氖牵瑪?shù)字檔案資源的建設(shè)在上海、青島等地的檔案館已經(jīng)取得了較大的進(jìn)展。

其次，完善檔案組織存儲(chǔ)效果。組織是使檔案資源程序化的過程，是其可用的前提。檔案組織是為了更好地揭示和利用檔案及其價(jià)值，然而，大多數(shù)檔案組織是專業(yè)性有余而可用性不足。筆者在訪問國內(nèi)大多數(shù)檔案信息網(wǎng)站時(shí)發(fā)現(xiàn)，各檔案館能夠從多個(gè)角度組織檔案信息，進(jìn)而提供多個(gè)檢索途徑，如分類號、檔號、關(guān)鍵詞、責(zé)任者、發(fā)文時(shí)間等，但這些組織方式無不是從檔案工作的角度出發(fā)，很少用戶能真正了解這些術(shù)語的含義，更別說利用這些途徑檢索檔案了。因此完善檔案信息組織效果，應(yīng)以用戶需求為中心，從完善館藏分類體系、優(yōu)化檔案著錄效果、優(yōu)化電子文件元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)、采用XML等資源描述方法等方面入手。

（三）優(yōu)化檔案實(shí)體及檔案管理信息系統(tǒng)運(yùn)行安全危機(jī)的管理

檔案實(shí)體及檔案管理信息系統(tǒng)運(yùn)行的安全是檔案館賴以存在的前提。近年來，由于天災(zāi)人禍等突發(fā)事件致使庫房及檔案實(shí)體遭遇滅頂之災(zāi)的事件已不罕見。病毒、黑客、不正當(dāng)操作等對檔案管理信息系統(tǒng)造成的損失有時(shí)也是致命的。應(yīng)對這些危機(jī)，檔案館需從以下幾個(gè)方面入手：

首先，加強(qiáng)檔案館基礎(chǔ)設(shè)施的安全建設(shè)。檔案館建筑設(shè)計(jì)及分區(qū)布局必須嚴(yán)格按照《檔案館建筑設(shè)計(jì)規(guī)范（JGJ25-2000）》以及相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行，在日常管理工作中要根據(jù)實(shí)際情況配備相適應(yīng)的防火、防盜、除塵、加濕、空氣凈化等設(shè)備設(shè)施，做好日常的防護(hù)工作，確保各種形式的檔案在保管、利用等過程中的安全。

其次，確保檔案管理信息系統(tǒng)運(yùn)行的安全。信息系統(tǒng)環(huán)境下，檔案著錄、檔案檢索、原件的批量掃描與批量掛接、鑒定銷毀等業(yè)務(wù)活動(dòng)中有一大部分是通過管理信息系統(tǒng)來實(shí)現(xiàn)的。在可以預(yù)見的將來，檔案工作對信息系統(tǒng)的依賴性還會(huì)增強(qiáng)。因此，應(yīng)注意以下三點(diǎn)：第一，保證機(jī)房的安全。在《電子信息系統(tǒng)機(jī)房設(shè)計(jì)規(guī)范》（GB50174-2008）中，根據(jù)機(jī)房所承載服務(wù)的重要性將其分為A、B、C、D四個(gè)等級，并對各級機(jī)房制定明確的設(shè)計(jì)規(guī)范。檔案館應(yīng)為本館機(jī)房選擇合適級別并嚴(yán)格執(zhí)行設(shè)計(jì)規(guī)范。除此之外，還應(yīng)從機(jī)房選址、機(jī)房抗震防洪、防雷電、電磁屏蔽、通風(fēng)、供電、防火、排水以及安全保衛(wèi)系統(tǒng)等方面確保機(jī)房的安全。[6]第二，保證計(jì)算機(jī)服務(wù)器、網(wǎng)絡(luò)交換設(shè)備、存儲(chǔ)設(shè)備、通信設(shè)施等硬件的安全。除了要采用質(zhì)量合格的產(chǎn)品外，還必須要做好日常的監(jiān)測、維護(hù)工作，以及時(shí)將問題解決在萌芽狀態(tài)。第三，保證軟件系統(tǒng)的安全，可以從定時(shí)升級、殺毒、合理劃分使用權(quán)限、制定并執(zhí)行嚴(yán)格的管理制度、用戶培訓(xùn)等方面入手，防止各種有意或無意行為對管理系統(tǒng)造成的損害。

（四）優(yōu)化檔案館服務(wù)危機(jī)的管理

為了避免在網(wǎng)絡(luò)時(shí)代慘遭淘汰，檔案館必須轉(zhuǎn)變服務(wù)觀念，提升服務(wù)能力、創(chuàng)新服務(wù)方式。首先，提高服務(wù)意識和服務(wù)能力。檔案在支持決策及業(yè)務(wù)運(yùn)營方面價(jià)值日益凸顯，這就要求檔案館工作人員不僅要具備較高的思想道德修養(yǎng)、條理化、精細(xì)化的品格、較高的溝通能力和業(yè)務(wù)水平，還應(yīng)該有較強(qiáng)的服務(wù)意識，多維的知識結(jié)構(gòu)、較強(qiáng)的專業(yè)素養(yǎng)及溝通能力，主動(dòng)將檔案信息及信息產(chǎn)品推送出去，實(shí)現(xiàn)檔案多元的價(jià)值。在天津、浙江等省市實(shí)施的《天津市檔案工作人員持證上崗實(shí)施辦法》、《浙江省檔案管理崗位資格證書管理辦法》等規(guī)定，就有利于提高檔案實(shí)踐工作者的專業(yè)素質(zhì)及理論素養(yǎng)。

其次，利用信息技術(shù)創(chuàng)新服務(wù)方式。數(shù)字環(huán)境下，用戶需求個(gè)性化越來越強(qiáng)，但檔案館的個(gè)性化信息服務(wù)還有待進(jìn)一步完善。若能將日前較流行的微博、微信以及一些即時(shí)交流的方式整合到檔案館服務(wù)體系中，必將大大拉近檔案館與用戶的距離。另外，檔案館應(yīng)承擔(dān)起社會(huì)教育的職能，目前檔案館大多是通過成立愛國主義教育基地、舉辦展覽、講座等方式實(shí)現(xiàn)的，這些方式的受益人群有限。而在美國、加拿大等國家，檔案信息網(wǎng)站是履行其教育職能的重要陣地，如在NARA網(wǎng)站中，有“數(shù)字化教室”這一板塊，并根據(jù)用戶類型（如教師、學(xué)生、科研人員、軍人等）提供不同的內(nèi)容，這對我國檔案館服務(wù)領(lǐng)域的拓展是非常有借鑒意義的。

綜上所述，當(dāng)前檔案館的生存與發(fā)展是“?！迸c“機(jī)”并存的，全面、深入分析由于外界環(huán)境及內(nèi)部諸要素的變化導(dǎo)致的檔案館的管理危機(jī)、資源危機(jī)、檔案實(shí)體及檔案管理信息系統(tǒng)運(yùn)行安全危機(jī)、服務(wù)危機(jī)是檔案界不可回避的問題。有效的危機(jī)管理不僅能減少或避免危機(jī)事件對檔案及檔案工作人員的損失，更有助于迎來檔案館在數(shù)字時(shí)代的華麗轉(zhuǎn)身以及檔案資源的大放異彩。

*本文為2014年度河北省檔案科技項(xiàng)目（編號：2014-R-11）的研究成果。

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