當(dāng)檔案遇上大數(shù)據(jù)——跨部門檔案信息共享的實(shí)踐與思考

劉新民

（南京市檔案局科技處，江蘇南京，210019）

檔案學(xué)的發(fā)展歷程告訴我們，每一次新技術(shù)的革新都必然影響檔案學(xué)的發(fā)展。計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)及云技術(shù)等等，無(wú)一不為檔案事業(yè)帶來(lái)新的增長(zhǎng)。時(shí)下，當(dāng)檔案遇上大數(shù)據(jù)時(shí)，我們既要豐富我們對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)，更要應(yīng)對(duì)大數(shù)據(jù)給我們帶來(lái)的沖擊和對(duì)大數(shù)據(jù)的未來(lái)有充分的認(rèn)識(shí)。

大數(shù)據(jù)可以用“一種資源（Source)、一種理念（Idea）、一種應(yīng)用（Application)”來(lái)概括。一種“資源”是大數(shù)據(jù)本身的物性，即以二進(jìn)制形式記錄的磁性載體的可以被識(shí)別和處理的有用的代碼，海量數(shù)據(jù)是對(duì)大數(shù)據(jù)最基本的認(rèn)識(shí)，但數(shù)據(jù)資源的價(jià)值和利用形式具有深遠(yuǎn)的意義。一種“理念”是指大數(shù)據(jù)活動(dòng)中的一種觀念或邏輯思維，是對(duì)數(shù)據(jù)資源價(jià)值實(shí)現(xiàn)形式的價(jià)值觀和方法論的革新。一種“應(yīng)用”是指由于大數(shù)據(jù)處理需求而產(chǎn)生的各種技術(shù)、基礎(chǔ)設(shè)施平臺(tái)，以及以大數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)的人類活動(dòng)和產(chǎn)品，直接體現(xiàn)了大數(shù)據(jù)的社會(huì)價(jià)值。

我們將檔案信息通過(guò)應(yīng)用系統(tǒng)或平臺(tái)為社會(huì)政治、經(jīng)濟(jì)發(fā)展服務(wù)及為廣大百姓服務(wù)的過(guò)程與大數(shù)據(jù)的特性進(jìn)行比較，可以得出的結(jié)論是檔案數(shù)據(jù)完全具備了大數(shù)據(jù)的“一種資源、一種理念和一種應(yīng)用”特性。那么，我們是否可以認(rèn)為，檔案數(shù)據(jù)是大數(shù)據(jù)的組成部分，或大數(shù)據(jù)包括檔案數(shù)據(jù)；檔案數(shù)據(jù)不融入大數(shù)據(jù)，就不能成為大檔案；大數(shù)據(jù)中沒(méi)有檔案數(shù)據(jù)，那也不稱不上大數(shù)據(jù)，檔案數(shù)據(jù)是大數(shù)據(jù)不可或缺的部分。

一、跨部門檔案信息共享的實(shí)踐

近期國(guó)務(wù)院常務(wù)會(huì)提出“運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)和大數(shù)據(jù)加強(qiáng)橫向聯(lián)系，讓數(shù)據(jù)多跑路，群眾少跑腿?！睘榱隧憫?yīng)國(guó)務(wù)院的倡導(dǎo)，結(jié)合對(duì)目前社會(huì)百姓對(duì)檔案信息需求熱點(diǎn)的分析，南京市檔案局?jǐn)M開(kāi)展檔案部門與民政部門的婚姻登記檔案信息跨部門共享服務(wù)。目的就是要有效利用互聯(lián)網(wǎng)和大數(shù)據(jù)的優(yōu)勢(shì)，為社會(huì)百姓提供便捷、準(zhǔn)確的服務(wù)。也就是利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，消滅信息孤島，使掌握在政府部門的各類信息（數(shù)據(jù)），通過(guò)信息（數(shù)據(jù)）的整合與挖掘，及時(shí)、準(zhǔn)確地為政府行使職能作支撐，為百姓享受政府提供的社會(huì)福利作保障。

運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)加強(qiáng)橫向聯(lián)系，構(gòu)建大數(shù)據(jù)背景下的大檔案，方向是對(duì)的，目的是好的，但重要的是確保我們的行為有法可依、有法必依。為此，我們查閱了1984年至2012年110個(gè)國(guó)家部委、省市級(jí)的有關(guān)政務(wù)信息共享和信息系統(tǒng)中個(gè)人信息利用保護(hù)的相關(guān)法律法規(guī)。其中多部法律法規(guī)都提及了“信息共享”，但涉及共享范圍、內(nèi)容、條件和要求等具體條款的就比較原則，相對(duì)共享信息的條款，對(duì)個(gè)人信息保護(hù)的要求條款則比較具體和詳細(xì)。

通過(guò)查閱分析，我們認(rèn)為北京市自2001年至2009年連續(xù)出臺(tái)的《北京市黨政機(jī)關(guān)網(wǎng)絡(luò)與信息安全管理辦法》（2001年）、《關(guān)于加強(qiáng)數(shù)字化管理加快電子政務(wù)建設(shè)的通知》（2005年）、《關(guān)于加強(qiáng)政務(wù)信息資源共享工作的若干意見(jiàn)》（2005年）、《北京市公共服務(wù)網(wǎng)絡(luò)與信息系統(tǒng)安全管理規(guī)定》（2005年）、《北京市信息安全等級(jí)保護(hù)管理辦法（試行）》（2006年）、《北京市信息化促進(jìn)條例》（2007年）、《北京市市級(jí)信息系統(tǒng)升級(jí)改造項(xiàng)目管理辦法（試行）》（2007年）和《北京市法人基礎(chǔ)信息數(shù)據(jù)庫(kù)管理辦法（試行）》（2009年）等一系列條例和規(guī)定，可以作為我們開(kāi)展檔案與民政部門間信息共享的依據(jù)和參考。據(jù)此，我們做了積極探索。

1.制定跨部門信息（數(shù)據(jù)）共享工作的原則。加強(qiáng)管理，創(chuàng)新機(jī)制，堅(jiān)持需求導(dǎo)向、急用先行。建立信息（數(shù)據(jù)）采集、使用、共享機(jī)制，通過(guò)信息化技術(shù)手段實(shí)現(xiàn)對(duì)信息資源的管理和共享。緊密結(jié)合當(dāng)前決策支持、城市管理、公共服務(wù)等重點(diǎn)工作的急需，加快信息資源建設(shè)和共享。目前，在南京市檔案館的檔案信息中積累了大量的涉及民政部門的政務(wù)信息，如婚姻登記、收養(yǎng)登記、傷殘撫恤、服役登記等等，這些信息雖然年代較遠(yuǎn)，但其中包含的歷史信息不僅對(duì)民政部門擬定新政策和開(kāi)展歷史研究有著重要的參考價(jià)值，更為百姓開(kāi)展生產(chǎn)、生活有著重要的參考作用。經(jīng)過(guò)分析，我們選擇了優(yōu)先實(shí)施婚姻登記檔案信息的共享。我們還將本著急用優(yōu)先的原則，分階段、分步驟地實(shí)現(xiàn)不同主題信息資源的共建和共享。

2.規(guī)劃跨部門信息（數(shù)據(jù)）共享的路徑。充分利用各部門已建立的市級(jí)業(yè)務(wù)系統(tǒng)及網(wǎng)絡(luò)，通過(guò)先進(jìn)的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)實(shí)現(xiàn)跨部門跨系統(tǒng)的互通互聯(lián)。南京市檔案系統(tǒng)已建立了聯(lián)通市區(qū)兩級(jí)國(guó)家綜合檔案館的信息交換平臺(tái)，民政部門也將建立市級(jí)的業(yè)務(wù)信息交換平臺(tái)，我們確立了立足兩個(gè)市級(jí)業(yè)務(wù)交換系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)信息（數(shù)據(jù)）的整合與利用的共享路徑。

3.制定跨部門信息（數(shù)據(jù)）共享的安全措施。在明確了共享信息（數(shù)據(jù)）內(nèi)容、范圍、用途和方式的前提下，確保面向第三方的信息披露符合數(shù)據(jù)保護(hù)法規(guī)和最佳實(shí)踐。安全措施包括兩個(gè)方面，一是系統(tǒng)安全，二是信息（數(shù)據(jù)）利用安全。檔案信息不等同于一般的政務(wù)信息，其中涉及大量的個(gè)人隱私信息，稍有不慎可能會(huì)涉及法律問(wèn)題。因此，我們除了應(yīng)用先進(jìn)的技術(shù)方法防范系統(tǒng)受到攻擊或非法入侵，更重要的是在信息（數(shù)據(jù)）交換、共享和利用過(guò)程中執(zhí)行最少化信息披露的原則，以防范信息泄漏時(shí)信息的完整。

二、推進(jìn)跨部門檔案信息共享的思考

我們開(kāi)展的跨部門、跨系統(tǒng)信息（數(shù)據(jù)）共享，是檔案部門主動(dòng)融入政務(wù)信息共享的一次有意義的實(shí)踐。其中，我們不僅面臨技術(shù)層面的困難，更多的是政策和機(jī)制問(wèn)題，如何破解這些困難和問(wèn)題，值得我們思考。

1.在現(xiàn)行的檔案法律法規(guī)中，缺少檔案信息遠(yuǎn)程利用和共享的詳細(xì)規(guī)定。在有關(guān)互聯(lián)網(wǎng)利用的條款中，也未對(duì)檔案信息的共享提出具體的要求和規(guī)定。我們現(xiàn)在實(shí)施的跨部門、跨系統(tǒng)地利用檔案信息是否屬法律授權(quán)范圍，不能單憑熱情和需求，必須要有法可依。

2.檔案信息不等同于政務(wù)信息。目前我們采用的共享方式和辦法主要是參照政務(wù)信息公開(kāi)的一些做法，而政務(wù)信息利用主要針對(duì)的是公開(kāi)的政務(wù)信息，這些規(guī)定和要求是否與現(xiàn)有的檔案法律法規(guī)相沖突，還有待實(shí)踐證明。

3.跨部門的信息共享如何有效地避免單方面的趨利性。政務(wù)信息資源因其內(nèi)容不同、種類不同以致所蘊(yùn)含的社會(huì)價(jià)值高低不一。我們可根據(jù)政府利己性的特點(diǎn)，將政務(wù)信息資源劃分為多利政府信息資源、少利政府信息資源和無(wú)利政府信息資源。政府各部門在信息資源整合共享中，更傾向于多利政府或少利政府的政務(wù)信息資源整合，這是由其自身的趨利性所決定的。但從社會(huì)價(jià)值的角度——最大化滿足公眾的信息需求，政務(wù)信息資源的整合應(yīng)以公眾需求為導(dǎo)向替代政府利益為基礎(chǔ)，最大化實(shí)現(xiàn)社會(huì)價(jià)值為己任的目標(biāo)。要實(shí)現(xiàn)這個(gè)目標(biāo)，檔案館在其中的作用和角色定位非常重要，作為掌握大量政務(wù)信息資源的檔案館如何掌握主動(dòng)權(quán)積極應(yīng)對(duì)，值得我們?nèi)ニ伎己蛧L試。

4.在大數(shù)據(jù)和網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的背景下，大檔案的內(nèi)涵主要表現(xiàn)為未來(lái)檔案的社會(huì)化、多元化、開(kāi)放性和先進(jìn)性。我們是否可先放下對(duì)“大檔案”定義的學(xué)術(shù)討論，認(rèn)真考慮網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)上的大的檔案，即形成虛擬網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，達(dá)到檔案信息資源的共享，而不是拘泥于實(shí)體上的結(jié)合。且大檔案不應(yīng)該僅僅是形式上的集中，關(guān)鍵是發(fā)揮檔案的作用，使檔案更好地為社會(huì)發(fā)展、經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)。從整合形式上要走出檔案實(shí)體整合的困境，將檔案實(shí)體和檔案信息整合相結(jié)合，重點(diǎn)在檔案信息整合上。能否通過(guò)檔案信息的整合破解檔案實(shí)體整合的困境，實(shí)現(xiàn)真正意義上的大檔案，值得探索與研究。

我們開(kāi)展的跨部門、跨系統(tǒng)的信息資源整合與共享的實(shí)踐，雖然處于起步階段，但給我們的啟示卻是深刻的。我們深感創(chuàng)新發(fā)展的壓力和差距，這種壓力不僅僅來(lái)自內(nèi)部，更多的是來(lái)自外部。而差距則不僅僅是理念上的，更多的是技術(shù)、方法和方式上的。但我們相信，只要我們立足檔案事業(yè)發(fā)展這個(gè)主題，從少做起，從小做起，通過(guò)實(shí)踐，不斷探索良性的合作機(jī)制、有效的合作制度和可行的合作流程，必將促進(jìn)檔案信息更好地融入政務(wù)信息乃至大數(shù)據(jù)的利用。

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