小議會計檔案資料的收集整理

侯 平

（濰坊學(xué)院，山東 濰坊 261061）

會計檔案是指會計憑證、會計賬簿、財務(wù)會計報告等會計核算專業(yè)資料。會計檔案是國家檔案的重要組成部分，也是各單位的重要檔案。學(xué)校會計檔案是學(xué)校在財務(wù)管理和會計活動中直接形成的具有保存價值的資料，是記錄和反映學(xué)校經(jīng)濟業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)，它可以為學(xué)校及社會制定經(jīng)營決策提供參考。

《會計基礎(chǔ)工作規(guī)范》（以下簡稱《規(guī)范》）第四十五條規(guī)定：“各單位的會計憑證、會計賬簿、會計報表和其他會計資料，應(yīng)當(dāng)建立檔案，妥善保管。會計檔案建檔要求、保管期限、銷毀辦法等依據(jù)《會計檔案管理辦法》的規(guī)定進行?！彪S著社會的發(fā)展，學(xué)校會計檔案正在不斷被給予高度重視和利用，已成為學(xué)校建設(shè)和社會發(fā)展的重要組成部分。因此，適應(yīng)社會信息化進程需要，做好新形勢下學(xué)校會計檔案的收集整理及開發(fā)利用已迫在眉睫。

一、提高認(rèn)識，加強領(lǐng)導(dǎo)，完善會計檔案管理體系

《規(guī)范》第四條規(guī)定：“各單位必須加強對會計檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，建立會計檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度，保證會計檔案妥善保管、有序存放、方便查閱，嚴(yán)防毀損、散失和泄密?！弊龊脮嫏n案工作，第一要加強領(lǐng)導(dǎo)，配備責(zé)任心強、專業(yè)技能水平高的人員管理會計檔案。會計檔案資料具有專業(yè)性、廣泛性和嚴(yán)密性的特點，因此會計檔案應(yīng)實行專業(yè)化管理，會計檔案管理人員不僅要有檔案管理專業(yè)知識，還要具備會計專業(yè)知識，同時，還應(yīng)將會計檔案管理及操作技能培訓(xùn)作為會計人員崗位培訓(xùn)及繼續(xù)教育內(nèi)容，常抓不懈，與時俱進，以不斷提高業(yè)務(wù)能力和水平。第二，要建立并完善會計檔案工作規(guī)章制度。“無規(guī)矩不成方圓”，要根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)要求，結(jié)合學(xué)校工作實際，完善各項會計工作規(guī)章制度，特別是建立會計檔案歸檔的各項制度，規(guī)范會計檔案的收集整理方法、方式，使會計檔案工作有章可循，有法可依。

二、做好會計檔案工作

檔案工作包括檔案的收集、整理、立卷歸檔、保管利用、編研及鑒定銷毀等一系列環(huán)節(jié)。

做好會計檔案工作的第一步是要做好會計檔案資源的前端控制，以確保收集檔案材料的準(zhǔn)確、齊全和完整。收集的時候要注意兩個范圍：一是所需要收集檔案的時間范圍，二是應(yīng)收檔案的內(nèi)容范圍，兩者縱橫交織。會計檔案一般是在會計年度終了后，暫由財務(wù)部門保管一年，期滿后再向?qū)W校檔案部門移交，時間間隔比較長，因此在日常工作中要做好相關(guān)文件資料的收集及分類整理工作，如會計憑證等，應(yīng)以時間為軸線，按照問題分類法，在日常工作中有計劃性、階段性的做好各類憑證的收集、分類工作，要注意做到應(yīng)收盡收。

做好會計檔案的第二步是要做好檔案的整理工作。會計檔案的質(zhì)量要求是盡量保持其形成規(guī)律，保持彼此之間的有機聯(lián)系，按照分類方案和歸檔范圍的要求，依據(jù)年度、級別、保管期限分別進行組卷。組卷的過程中要要注意嚴(yán)格執(zhí)行相關(guān)的法律法規(guī)及規(guī)章制度要求，如裝訂頁數(shù)的限制（一般不超過200頁）、卷內(nèi)文件排列方法、編寫頁號的具體要求等，以保證案卷的整理質(zhì)量。案卷裝訂要注意拆除金屬物和其他多余的原裝訂材料、整理不規(guī)范的紙張，對已污損的文件進行必要的去污和修補，仔細(xì)檢查確定無誤后，再裝訂，確保裝訂好的案卷牢固、整齊、不漏頁。

做好會計檔案的第三步是要做好會計檔案的信息化工作。隨著現(xiàn)代技術(shù)的發(fā)展，信息化已經(jīng)成為現(xiàn)代檔案管理的基礎(chǔ)性業(yè)務(wù)?！兑?guī)范》要求：“實行會計電算化的單位，有關(guān)電子數(shù)據(jù)、會計軟件資料等應(yīng)當(dāng)作為會計檔案進行管理。”會計檔案信息化作為現(xiàn)代會計檔案工作的基礎(chǔ)，在信息化工作中要融入檔案鑒定、收集、保管、編研和提供利用的方方面面，因此，我們財務(wù)部門要不斷提高人員技能，結(jié)合學(xué)校實際做好會計檔案的信息化工作，這對提高會計檔案的利用率和編研能力都將起到很大的作用。

做好會計檔案工作的最后一步是要做好向?qū)W校檔案部門的移交工作。會計檔案作為學(xué)校綜合檔案的一部分，必須按期將應(yīng)歸檔的檔案全部移交學(xué)校檔案部門，由其進行集中統(tǒng)一管理。因為會計檔案的特殊性，檔案部門接收保管的會計檔案，原則上保持會計部門原卷冊的封裝，以分清責(zé)任。至此，會計檔案的整理歸檔工作完成。

總之，學(xué)校會計檔案工作是學(xué)校財務(wù)工作和檔案工作的重要組成部分，我們要充分認(rèn)識做好會計檔案工作的重要意義，結(jié)合實際、與時俱進，認(rèn)真做好會計檔案工作，為學(xué)校和社會發(fā)展積累財富。

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