學(xué)術(shù)期刊在線采編系統(tǒng)的應(yīng)用分析

柳莎麗

(江漢大學(xué)期刊社，湖北 武漢 430056)

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學(xué)術(shù)期刊在線采編系統(tǒng)的應(yīng)用分析

柳莎麗

(江漢大學(xué)期刊社，湖北 武漢 430056)

學(xué)術(shù)期刊數(shù)字化轉(zhuǎn)型改革中的重要一環(huán)即是出版流程改造。在線采編系統(tǒng)對學(xué)術(shù)期刊出版流程的改造，使稿件處理過程更加規(guī)范化、透明化，還可以最大限度地縮短出版時滯，使編輯部日常管理走向精細化、定量化，并提高作者滿意度。但是在線采編系統(tǒng)的功能設(shè)計應(yīng)隨著數(shù)字化出版改革的深化進一步延伸擴展，而編輯除了轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)出版觀念，更要加強對先進出版技術(shù)的學(xué)習(xí)和應(yīng)用。

學(xué)術(shù)期刊；在線采編系統(tǒng)；數(shù)字出版

新聞出版總署發(fā)布的《關(guān)于加快我國數(shù)字出版產(chǎn)業(yè)發(fā)展的若干意見》中提出：“在加快推動傳統(tǒng)出版單位數(shù)字化轉(zhuǎn)型方面，將加快書報刊出版單位采用新技術(shù)和現(xiàn)代生產(chǎn)方式改造傳統(tǒng)出版流程，鼓勵傳統(tǒng)出版單位開展網(wǎng)絡(luò)出版業(yè)務(wù)。”[1]“事實上，學(xué)術(shù)期刊出版單位在數(shù)字出版轉(zhuǎn)型上的總體反應(yīng)遲鈍于書報業(yè)，甚至遲鈍于大眾期刊”[2]，在目前形勢下，觀望和猶豫無疑會將自身置于被動地位，只有積極主動向高新技術(shù)和數(shù)字出版靠攏，才能求得生存與發(fā)展。目前國內(nèi)不少學(xué)術(shù)期刊編輯部也已經(jīng)開始采用在線采編系統(tǒng)，筆者就以所在編輯部使用的M采編系統(tǒng)為例，主要對其在改造傳統(tǒng)出版流程中體現(xiàn)的優(yōu)勢、存在的問題和如何改進其功能設(shè)計這些內(nèi)容進行探討。

一、在線采編系統(tǒng)對出版流程的優(yōu)化

(一)稿件處理流程化 在線采編系統(tǒng)的使用在縮短審稿時滯，便于作者實時掌握有關(guān)信息方面發(fā)揮了優(yōu)勢作用；同時為管理者掌握稿件動態(tài)提供了極大便利。具體來說，編輯部依據(jù)總體的審稿周期要求，明確設(shè)定各審稿流程的時滯，如初審、復(fù)審、外審、終審、退修等各項流程都可設(shè)定具體的預(yù)警時間(天數(shù))，如果稿件發(fā)生超期，系統(tǒng)就會自動警示該流程執(zhí)行人，從而控制稿件處理時間。作者在系統(tǒng)中，既可以查詢稿件處理進展、有關(guān)審稿意見、個人投稿記錄等，又可向編輯部或?qū)徃鍖＜抑苯影l(fā)送信息，避免了過去由于信息不對稱所造成的溝通不暢。此外，每個編輯的工作情況均在系統(tǒng)中有記錄，并在內(nèi)部公開顯示，管理者可隨時抽查，從而把握編輯部的工作進展。

(二)數(shù)據(jù)管理精細化 在線采編系統(tǒng)的統(tǒng)計分析模塊主要包括“稿件統(tǒng)計”“審稿統(tǒng)計”“作者統(tǒng)計”“審稿人統(tǒng)計”“編輯工作量統(tǒng)計”“編委工作量統(tǒng)計”和“參考文獻情況統(tǒng)計”7大類。其中，“稿件統(tǒng)計”和“作者統(tǒng)計”這兩個模塊可篩選統(tǒng)計論文的學(xué)科專業(yè)、基金資助情況，作者的發(fā)文數(shù)量、地區(qū)、學(xué)歷、職稱、單位等信息。此外，統(tǒng)計分析模塊還可以實現(xiàn)對編輯部內(nèi)部人員和外聘審稿專家、編委等工作量的定量統(tǒng)計以及論文發(fā)表時滯、發(fā)稿率等刊物基本信息的統(tǒng)計分析。這些統(tǒng)計結(jié)果較客觀地反映出刊物實際運行中的一部分問題，在制定或調(diào)整刊物發(fā)展策略時，管理者可以參考這些數(shù)據(jù)，對期刊的宣傳定位、業(yè)務(wù)拓展以及服務(wù)內(nèi)容進行改善。如從稿件的時滯、作者的職稱學(xué)歷等數(shù)據(jù)入手，可分析作者、審稿專家的不同需求。又如稿件的學(xué)科專業(yè)數(shù)據(jù)提示我們，可針對熱門學(xué)科開設(shè)專欄或研究專題，從而為讀者、作者關(guān)注的熱點問題提供更多的發(fā)表空間，而相對劣勢的學(xué)科則要想辦法改善。對作者的地區(qū)分布、發(fā)文數(shù)量等數(shù)據(jù)進行分析，則能找到刊物的核心作者群。

(三)服務(wù)人性化 在線采編系統(tǒng)的使用，不僅規(guī)范了審稿流程細節(jié)，減少重復(fù)工作，而且可以提升作者信服度和服務(wù)滿意度。在線采編系統(tǒng)提供了編輯與作者、審稿專家之間所有聯(lián)絡(luò)郵件的模板，如收稿回執(zhí)、稿件退修通知、稿件退稿通知、稿件錄用通知等，根據(jù)不同情況可直接使用或重新設(shè)定這些通知類文字模板。在退修意見撰寫中，可以自動抽取之前的審稿意見，省卻了人工復(fù)制粘貼的繁瑣而將主要精力用于意見整合。管理者則能隨時抽查審稿意見，對不妥之處及時更新糾錯。合理恰當(dāng)?shù)耐诵抟庖娀蛲烁逡庖姺答伣o作者，對他們?nèi)蘸筮M行論文寫作和從事科學(xué)研究將產(chǎn)生一定裨益，同時在編輯部的作者群體中也能樹立良好的口碑。

二、在線采編系統(tǒng)應(yīng)用中發(fā)現(xiàn)的問題

(一)系統(tǒng)自身設(shè)計缺陷

(1)沒有直接對接學(xué)術(shù)不端檢測系統(tǒng)。編輯部收到稿件后的第一步便是進行學(xué)術(shù)不端檢測，而目前采用的M在線采編系統(tǒng)沒有直接對接學(xué)術(shù)不端檢測系統(tǒng)，使得編輯必須先下載每篇論文然后再登錄學(xué)術(shù)不端檢測系統(tǒng)進行檢測，如若后續(xù)對論文進行了修改、校對，那么還需先下載這些修改稿、校對稿，然后再次進行手工檢測，同時記錄詳細的檢測結(jié)果，否則易發(fā)生錯漏。

(2)沒有與國內(nèi)外期刊數(shù)據(jù)庫進行對接。通過學(xué)術(shù)不端檢測后，便要對論文的學(xué)術(shù)價值進行初步判斷。以往在傳統(tǒng)出版流程中，編輯借助經(jīng)驗或?qū)W術(shù)搜索引擎來獲取論文相關(guān)領(lǐng)域的研究報道、研究趨勢以及相似性發(fā)表文獻等信息，對論文的創(chuàng)新性、研究水平做出大致評估，從而決定稿件是否具有審讀價值。現(xiàn)在有些在線采編系統(tǒng)直接嵌入國內(nèi)外期刊數(shù)據(jù)庫，編輯只需簡單操作便可獲得作者的發(fā)文情況、稿件相似性研究成果及該稿件研究領(lǐng)域的發(fā)展趨勢等信息。而目前采用的M在線采編系統(tǒng)尚未與國內(nèi)外期刊數(shù)據(jù)庫進行對接，編輯仍需按傳統(tǒng)方法對稿件的學(xué)術(shù)價值進行初步判斷。

(3)沒有嵌入?yún)⒖嘉墨I自動校對系統(tǒng)。參考文獻的格式規(guī)范和準(zhǔn)確性核準(zhǔn)也是以往傳統(tǒng)出版流程中的重要一環(huán)?！澳壳坝行┰诰€采編系統(tǒng)嵌入了參考文獻自動校對功能，在作者投稿的Word文件上可直接形成校對插件，一鍵提交數(shù)分鐘后便可自動生成引文分析報告，同時完成參考文獻的定向格式修正和校準(zhǔn)，并提供詳細修改意見?！盵3]而目前采用的M在線采編系統(tǒng)尚未集成該功能，編輯仍需人工校改參考文獻。

(4)審稿專家數(shù)據(jù)庫單一化。目前有些在線采編系統(tǒng)依托大型數(shù)據(jù)庫資源，收集到大量的審稿專家信息，編輯部可從中挑選適合的審稿專家，聯(lián)絡(luò)其加入自己的審稿專家數(shù)據(jù)庫，既擴大了編輯部的資源網(wǎng)，又能嚴格刊物的學(xué)術(shù)關(guān)卡。而目前采用的M在線采編系統(tǒng)只能由編輯部錄入審稿專家的信息，實際上是由單個編輯部建立的審稿專家信息庫。由于專家的研究領(lǐng)域各有所長，并且編輯部所掌握的專家信息有限，因此某些研究領(lǐng)域的來稿，并不一定能找到匹配的審稿專家。

(二)編輯部及編輯人員應(yīng)用程度不夠 國內(nèi)不少學(xué)術(shù)期刊編輯部已經(jīng)采用了在線采編系統(tǒng)，但是目前屬于初級探索階段的居多。原因主要在于：一是我國的學(xué)術(shù)期刊出版規(guī)模普遍較小、經(jīng)營能力很弱，對發(fā)展數(shù)字出版這個板塊的人財物投入不夠；二是缺乏懂?dāng)?shù)字出版技術(shù)的編輯人員，管理者對采編系統(tǒng)功能的開發(fā)和使用不夠了解；三是雖然編輯部采用了在線采編系統(tǒng)、建立了門戶網(wǎng)站，但是出版流程還是半數(shù)字半傳統(tǒng)模式，即采編系統(tǒng)進行收稿，系統(tǒng)內(nèi)的審稿流程主要是方便作者查詢，實際上的審稿、校對仍沿用傳統(tǒng)的處理方式，部分編輯對新技術(shù)接受意愿不夠強、接受能力較差。

三、在線采編系統(tǒng)功能擴展方向

在線采編系統(tǒng)為編輯部日常工作的開展及管理帶來了便利，但仍有一些功能設(shè)計需要系統(tǒng)研發(fā)人員進一步完善，以下是編輯部使用M系統(tǒng)后反饋的建議。

(一)提高系統(tǒng)人性化服務(wù)水平 一是嵌入學(xué)術(shù)不端檢測系統(tǒng)，方便編輯隨時檢測新投稿、修改稿和校對稿。系統(tǒng)自動記錄不同版本稿件的檢測結(jié)果，哪個版本在何時檢測過，哪些還沒檢測，都一目了然。編輯可隨時查詢，便于及時發(fā)現(xiàn)學(xué)術(shù)不端行為。目前單獨使用學(xué)術(shù)不端檢測系統(tǒng)，如果漏掉檢測校對稿這個環(huán)節(jié)，有可能把高重復(fù)率的論文刊發(fā)出來，這樣將會嚴重損害刊物聲譽。二是實現(xiàn)在線審稿或批量下載稿件。目前M系統(tǒng)不能在線審讀單篇稿件全文，也不能批量下載稿件文檔，導(dǎo)致初審時編輯必須進入稿件詳情網(wǎng)頁按篇下載，無疑將這個過程復(fù)雜化，也在無形中加大了編輯的工作量。三是簡化系統(tǒng)操作界面，便于操作電腦不熟練的作者投稿。雖然M系統(tǒng)是向?qū)酵陡?，作者只需按網(wǎng)頁提示進行操作便可完成投稿，但也有部分作者向編輯部反映系統(tǒng)注冊和投稿過程較繁冗，因此建議設(shè)計普通投稿和簡易投稿兩種可選方式，讓作者自行選擇。

(二)功能升級與整合 在線采編系統(tǒng)的發(fā)展至今已有些年頭，而今隨著越來越多的學(xué)術(shù)期刊編輯部的使用，其功能實現(xiàn)應(yīng)邁入一個新時代。在線采編系統(tǒng)的升級，應(yīng)由其研發(fā)公司負責(zé)研發(fā)并實現(xiàn)，這個過程應(yīng)參考編輯部的反饋意見。目前而言升級速度慢、功能不能滿足編輯部日益多元化的需求是普遍現(xiàn)象。從目前使用的M系統(tǒng)來看：一是要實現(xiàn)論文創(chuàng)新點檢測，要求系統(tǒng)能對接國內(nèi)外大型期刊數(shù)據(jù)庫，并篩選相似性研究成果以及分類歸納出研究趨勢，并給出定量評價。二是實現(xiàn)參考文獻在線校對，以幫助編輯減少機械工作量，并降低規(guī)范性差錯率。三是實現(xiàn)所有使用該系統(tǒng)編輯部的審稿專家?guī)旌透寮斓娜诤?，保證審稿專業(yè)性，嚴防一稿多投。四是實現(xiàn)采編、排版、發(fā)布的一體化集成?！叭绻@項功能實現(xiàn)了，就能縮短排版、校對來回的時間，快速實現(xiàn)元數(shù)據(jù)提取和網(wǎng)絡(luò)出版。對于排版業(yè)務(wù)外包的編輯部，系統(tǒng)應(yīng)提供支持出版服務(wù)公司的合作接口，同樣能縮短出版時間。”[4]

出版流程改造是學(xué)術(shù)期刊數(shù)字化轉(zhuǎn)型中的重要環(huán)節(jié)。對出版流程進行改造，可以使稿件處理過程更加規(guī)范化、透明化，還可以最大限度地縮短期刊出版時滯，使編輯部日常管理走向精細化、定量化，并提高作者滿意度。

“學(xué)術(shù)期刊數(shù)字出版的轉(zhuǎn)型，使出版活動中的內(nèi)容創(chuàng)作、數(shù)據(jù)管理、產(chǎn)品形態(tài)及產(chǎn)品傳播方式等發(fā)生變化，學(xué)術(shù)期刊的編輯人員面臨新的工作內(nèi)容和方式?！盵2]除了盡快轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)出版觀念外，編輯還要主動學(xué)習(xí)數(shù)字出版技術(shù)。在線采編系統(tǒng)功能的進一步開發(fā)，勢必促使學(xué)術(shù)期刊更快地向數(shù)字化出版轉(zhuǎn)型，那么在這樣的環(huán)境中，對編輯的要求是能做到“同時操作多種媒介技術(shù)、整合分析不同內(nèi)容資源、對產(chǎn)業(yè)增值環(huán)節(jié)反應(yīng)快捷。然而數(shù)字出版產(chǎn)業(yè)的工作內(nèi)容更加細化、豐富和復(fù)雜，不存在能從事所有工作的編輯個體，因此，學(xué)術(shù)期刊數(shù)字出版對編輯的定位是有所專長又熟知數(shù)字出版方面知識和技能的復(fù)合型人才，使編輯能發(fā)揮所長，成為數(shù)字出版產(chǎn)業(yè)鏈中某個環(huán)節(jié)不可或缺的人才。”[2]

[1]新華社.新聞出版總署出臺22 條意見加快數(shù)字出版產(chǎn)業(yè)發(fā)展[EB/OL].(2010-09-20)[2010-09-20]. http://www.gov.cn/jrzg/2010-09/20/content_1706558.htm.

[2]劉建朝.學(xué)術(shù)期刊數(shù)字出版與編輯的身份重構(gòu)[J].編輯學(xué)報,2014，(6).

[3]魯立,聞浩,郭萍,等.基于在線采編系統(tǒng)的期刊管理實踐[J].編輯學(xué)報,2015，(1).

[4]梁潔.數(shù)字化環(huán)境下學(xué)術(shù)期刊采編系統(tǒng)的功能配置與建議[J].四川理工學(xué)院學(xué)報:社會科學(xué)版,2014，(1).

責(zé)任編輯 周覓

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1003-8078(2015)03-0134-03

2015-05-28

10.3969/j.issn.1003-8078.2015.03.43

柳莎麗(1984-)，女，湖北武漢人，編輯，碩士。