我國(guó)干部人事檔案管理優(yōu)化策略

□文/林穎君

（西安鐵路職業(yè)技術(shù)學(xué)院陜西·西安）

干部人事檔案記載的是干部職工的個(gè)人經(jīng)歷、政治思想、工作實(shí)效等內(nèi)容，它是組織人事等部門(mén)對(duì)干部職工進(jìn)行選拔和任用的重要依據(jù)。當(dāng)前我國(guó)干部人事檔案管理工作中還存在許多問(wèn)題，需要找出措施對(duì)其優(yōu)化。

一、我國(guó)干部人事檔案管理工作中存在的問(wèn)題

隨著我國(guó)人事制度的不斷改革，干部人事檔案的管理工作也在隨之不斷發(fā)展變化。目前，我國(guó)干部人事檔案管理工作的突出問(wèn)題表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

（一）管理制度不完善。干部人事檔案管理工作的有效開(kāi)展需要健全的制度做保障，完善的規(guī)章制度可以確保干部人事檔案管理工作的規(guī)范化、科學(xué)化。目前，我國(guó)的干部人事檔案管理制度還不健全，檔案轉(zhuǎn)入轉(zhuǎn)出的審批手續(xù)不完善，缺乏相應(yīng)的工作制度和借閱制度。有些部門(mén)雖有制度，但是管理人員并不按照制度開(kāi)展工作，把現(xiàn)有制度當(dāng)作擺設(shè)，在進(jìn)行檔案管理時(shí)隨心所欲。檔案管理制度的不健全不完善，會(huì)直接導(dǎo)致檔案管理工作無(wú)章可循，缺乏依據(jù)。

（二）缺乏檔案意識(shí)。檔案管理人員、干部職工和相關(guān)職能部門(mén)只有在工作中相互配合、在思想上提高對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)，才能做好干部人事檔案管理工作。就現(xiàn)階段我國(guó)干部人事檔案管理現(xiàn)狀來(lái)看，還存在許多不和諧的現(xiàn)象：部分部門(mén)有關(guān)人員晉升、晉職的報(bào)表不能及時(shí)提交到干部人事檔案管理部門(mén)；檔案管理人員不能及時(shí)把資料接收整理，造成資料遺失；部分干部職工不重視自己的檔案資料，把其作為自己的私有財(cái)產(chǎn)，不及時(shí)上交到檔案管理部門(mén)等等，這些都對(duì)實(shí)現(xiàn)干部人事檔案的有效管理起到了抑制作用。

（三）檔案材料缺乏完整性。干部人事檔案材料是選拔任用干部的重要依據(jù)，它需要對(duì)干部的情況和歷史全面的反映。但目前我國(guó)干部人事檔案資料完整性的缺乏主要體現(xiàn)在：第一，檔案材料內(nèi)容不完整。主要體現(xiàn)在檔案材料缺乏干部職工提升、晉職、參加培訓(xùn)、進(jìn)修的相關(guān)記載，入黨相關(guān)材料的缺失，工作調(diào)離的材料不完整等等；第二，檔案材料手續(xù)不完備。干部職工的檔案材料具有相對(duì)獨(dú)立性，每份材料的內(nèi)容都由幾部分組成，可在干部職工的人事檔案中普遍缺乏不同類(lèi)型的手續(xù)。

（四）檔案材料缺乏真實(shí)性。干部人事檔案具有原始性、唯一性和真實(shí)性等特點(diǎn)，是對(duì)干部職工最原始的記錄。干部人事檔案的核心是材料的真實(shí)性，它是干部人事檔案賴(lài)以生存的前提條件，政府機(jī)關(guān)部門(mén)在選拔、任用干部時(shí)，只有保障材料的真實(shí)可靠，才能為干部隊(duì)伍建設(shè)提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。材料的真實(shí)可靠是指干部職工的檔案材料在時(shí)間上要具有連續(xù)性，前后內(nèi)容相一致，不能出現(xiàn)矛盾的現(xiàn)象。但是目前干部人事檔案的實(shí)際情況是檔案材料嚴(yán)重缺乏真實(shí)性，出生日期、工作時(shí)間、入黨入團(tuán)時(shí)間隨便填寫(xiě)，各個(gè)表中體現(xiàn)的內(nèi)容不一致，并且還出現(xiàn)了工齡越填越早，學(xué)歷越填越高的現(xiàn)象，這些都嚴(yán)重背離了檔案材料真實(shí)性的原則。

（五）檔案材料缺乏規(guī)范性和嚴(yán)肅性。干部人事檔案材料關(guān)系到每個(gè)干部和職工的切身利益，它是相關(guān)部門(mén)進(jìn)行人事決策的重要依據(jù)，這就要求檔案材料的規(guī)范性和嚴(yán)肅性。但我國(guó)現(xiàn)階段的干部人事檔案材料在規(guī)范性和嚴(yán)肅性上出現(xiàn)了許多問(wèn)題：首先，檔案材料用紙不規(guī)范。檔案材料用紙缺乏統(tǒng)一性，各類(lèi)型的紙張都有，并且裝訂規(guī)格也不一樣，材料看起來(lái)雜亂無(wú)章；其次，內(nèi)容書(shū)寫(xiě)不規(guī)范。對(duì)檔案材料進(jìn)行書(shū)寫(xiě)時(shí)，各種類(lèi)型的筆都有，不能按照規(guī)定使用統(tǒng)一的碳素筆，并且年號(hào)的填寫(xiě)也普遍采用縮寫(xiě)；再次，檔案材料填寫(xiě)不嚴(yán)肅。部分干部職工表格內(nèi)容的填寫(xiě)很隨意，用字不規(guī)范；最后，材料轉(zhuǎn)進(jìn)不嚴(yán)肅。干部職工的材料遞交過(guò)程中，存在由他人代交的現(xiàn)象，并且材料缺乏嚴(yán)密包封，缺少相關(guān)單位的公章或密封簽。

二、我國(guó)干部人事檔案管理工作優(yōu)化策略

面對(duì)我國(guó)干部人事檔案管理工作存在的眾多問(wèn)題，須找出科學(xué)合理的解決對(duì)策，從根本上做好干部人事檔案管理工作。

（一）高度重視，提高檔案管理水平。干部人事檔案是組織提升選拔干部的重要依據(jù)，只有確保它的重要地位，才能有效做好干部人事檔案的管理工作。檔案管理水平的提高，必須要使領(lǐng)導(dǎo)重視檔案管理工作，這就要求干部人事檔案管理部門(mén)保持向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)檔案管理情況的經(jīng)常性，使其切實(shí)了解檔案管理工作中存在的問(wèn)題，幫助檔案管理工作人員提高管理水平。

（二）加大宣傳力度，強(qiáng)化檔案管理意識(shí)。干部人事檔案管理水平的提升，不僅需要檔案管理人員技能水平的提升，還需要廣大干部職工從根本上提高自身的檔案意識(shí)，要不斷把干部人事檔案的重要性向全體干部職工進(jìn)行灌輸，使其充分掌握干部人事檔案管理的有關(guān)常識(shí)，避免檔案材料填寫(xiě)時(shí)出現(xiàn)弄虛作假、偷工減料的現(xiàn)象。通過(guò)提高干部職工的檔案思想，才能保證檔案材料按要求提交給檔案管理部門(mén)，同時(shí)檔案管理的工作人員才會(huì)按照規(guī)章制度妥善管理好干部職工的檔案材料。檔案管理規(guī)章制度的宣傳要通過(guò)多種形式、多種媒介，提高干部職工的學(xué)習(xí)積極性，最終達(dá)到干部職工檔案管理意識(shí)的強(qiáng)化。

（三）完善檔案管理制度，規(guī)范檔案管理程序。干部人事檔案管理工作的前提是制度的建立與完善。檔案管理是一項(xiàng)冗雜的工作，只有建立完善相關(guān)的管理制度，才能從根本上保證檔案管理工作有條不紊地進(jìn)行。相應(yīng)管理制度的建立主要要做到：第一，建立并完善檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度，檔案管理人員的日常工作必須嚴(yán)格按照規(guī)章制度科學(xué)合理的開(kāi)展；第二，嚴(yán)厲處罰檔案材料遞交不及時(shí)、亂涂亂改、虛假填寫(xiě)的行為；第三，檔案材料的用紙用筆必須嚴(yán)格統(tǒng)一，填寫(xiě)要規(guī)范，禁止使用諧音字、同音字、簡(jiǎn)化字。

（四）做好檔案材料收集工作，對(duì)檔案材料進(jìn)行嚴(yán)格把關(guān)。檔案材料能夠反映干部職工的全貌，只有對(duì)干部人事檔案材料進(jìn)行完整、全面的收集，才能達(dá)到“檔即其人”的良好效果。檔案材料的完整收集是干部人事檔案管理的基礎(chǔ)工作和重要環(huán)節(jié)，保證檔案材料的完整性、真實(shí)性和嚴(yán)肅性，需要對(duì)檔案材料及時(shí)、全面、準(zhǔn)備的收集。檔案管理人員必須嚴(yán)格按照工作要求把檔案材料收集全，為下一步的檔案管理工作打好基礎(chǔ)。同一人的檔案材料要收集到一起，及時(shí)裝入到個(gè)人檔案之中。對(duì)有疑問(wèn)的材料，檔案管理人員要認(rèn)真審查，通過(guò)干部職工的確認(rèn)修改之后才可歸檔。同時(shí)檔案管理人員還需嚴(yán)格按照檔案鑒別歸檔要求，幫助干部職工把檔案材料填寫(xiě)詳實(shí)、手續(xù)準(zhǔn)備充分。

（五）提高檔案管理人員綜合素質(zhì)，保證檔案管理質(zhì)量。干部人事檔案管理工作的根本保證是工作人員強(qiáng)烈的責(zé)任感和較高的思想政治素質(zhì)。檔案管理是一項(xiàng)復(fù)雜繁重的工作，工作人員長(zhǎng)時(shí)間的與文字、表格相處，難免會(huì)感到寂寞、枯燥，這就需要檔案管理人員具有無(wú)私奉獻(xiàn)的精神，工作認(rèn)真嚴(yán)謹(jǐn)。由于干部人事檔案資料是對(duì)干部職工選拔、提升的重要依據(jù)，關(guān)系到每一個(gè)干部職工的切身利益，這就需要檔案管理人員樹(shù)立正確的人生觀、世界觀、價(jià)值觀，對(duì)自己工作的重要性具有深刻的認(rèn)識(shí)，做到淡泊名利、愛(ài)崗敬業(yè)，為檔案材料的保管和開(kāi)發(fā)做出自己的貢獻(xiàn)。

綜上所述，干部人事檔案管理是一項(xiàng)復(fù)雜繁瑣的工作，關(guān)系到每一個(gè)干部職工的切身利益，各部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)需要加大對(duì)檔案管理的重視，社會(huì)各界要做好檔案管理的宣傳工作，同時(shí)還要建立健全檔案管理制度，做好檔案材料收集工作，提高檔案管理人員綜合素質(zhì)，只有這樣才能提高我國(guó)檔案管理的質(zhì)量，使其更好地為社會(huì)服務(wù)。

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