創(chuàng)新高職院校檔案管理新思路

楊金蓮

（湖南環(huán)境生物職業(yè)技術(shù)學(xué)院，湖南衡陽(yáng)，421005）

創(chuàng)新高職院校檔案管理新思路

楊金蓮

（湖南環(huán)境生物職業(yè)技術(shù)學(xué)院，湖南衡陽(yáng)，421005）

高職院校檔案是高職院校管理的重要組成部分，隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的快速發(fā)展和高職院校教育管理水平的提高，對(duì)于新時(shí)期高職院校的檔案管理工作也提出了新的要求，本文強(qiáng)調(diào)了高職院校檔案合理的服務(wù)功能，并從目標(biāo)導(dǎo)向、全面規(guī)劃、重點(diǎn)建檔等方面提出了高職院校創(chuàng)新檔案管理的新思路。

高職院校；檔案管理；新思路

隨著我國(guó)高職院校教育事業(yè)的發(fā)展和教育教學(xué)改革的深化，高職院校檔案是教學(xué)科研、教育管理以及教學(xué)督導(dǎo)評(píng)估的真實(shí)記錄與必不可少的資料，是高職院校管理的重要組成部分；隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的快速發(fā)展和高職院校教育水平的提高，高職院校不僅對(duì)于師資力量提出了更高的要求，同時(shí)對(duì)于高職院校的檔案管理工作也必須進(jìn)行新時(shí)期的管理，這就使得這些高職院校檔案管理的工作人員要以開(kāi)創(chuàng)性的思維加強(qiáng)檔案的現(xiàn)代技術(shù)管理。

一、目前高職院校檔案管理的現(xiàn)狀

首先，高職院校檔案管理工作人員大部分沒(méi)有經(jīng)過(guò)專業(yè)的檔案知識(shí)培訓(xùn)[1]，對(duì)檔案的重要性、管理檔案要求不專業(yè)，對(duì)檔案收集意識(shí)淡薄，致使材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)不太了解，一些歸檔的材料不夠真實(shí)準(zhǔn)確，歸檔材料未能及時(shí)、準(zhǔn)確地得到補(bǔ)充，使存檔的材料不能真實(shí)地反映本人現(xiàn)實(shí)情況，導(dǎo)致檔案的材料不完整。其次，對(duì)檔案工作的重要性一些院校領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識(shí)不夠，沒(méi)有重視檔案管理人員的知識(shí)、結(jié)構(gòu)、學(xué)歷和職稱等，使檔案管理工作團(tuán)隊(duì)結(jié)構(gòu)不合理，造成檔案歸檔不齊全，案卷質(zhì)量不高，查考利用率低。第三，檔案管理人員對(duì)檔案重要性認(rèn)識(shí)不足，檔案管理人員未對(duì)檔案的重要性進(jìn)行廣泛宣傳，使得本人和檔案管理人員對(duì)檔案中缺少的材料未能及時(shí)補(bǔ)充、完善與更新，由于受到時(shí)間和專業(yè)的限制，檔案管理人員也不能及時(shí)地掌握檔案管理工作的發(fā)展趨勢(shì)，對(duì)新知識(shí)、新技術(shù)未能及時(shí)充實(shí)。第四，高職院校的一些職工對(duì)個(gè)人檔案采取不認(rèn)真的態(tài)度，有些人對(duì)自己的檔案在哪里都不了解，甚至有人認(rèn)為自己的檔案由本人保管，而不應(yīng)該在本人所屬的單位，結(jié)果使應(yīng)該歸檔的材料不能及時(shí)歸檔，這些思想和觀念必然導(dǎo)致檔案材料的不全或缺失。

二、創(chuàng)新檔案管理工作的新思路

（一）以高職院校實(shí)際情況為基礎(chǔ)，對(duì)檔案信息進(jìn)行全面規(guī)劃管理。

高職院校的實(shí)際情況不僅包括以教育資源背景為主的宏觀情況，而且也包括高職院校中特殊的個(gè)案等微觀情況，針對(duì)高職院校這些具體的實(shí)際情況對(duì)檔案管理工作進(jìn)行有計(jì)劃的規(guī)劃和設(shè)計(jì)，實(shí)現(xiàn)對(duì)所有檔案信息的科學(xué)化管理，只有全面綜合考慮到了高職院校具體的實(shí)際情況，檔案管理的信息才會(huì)具有全面性和參考性，否則僅僅依據(jù)某一方面的信息對(duì)檔案資源進(jìn)行整理，那么這種檔案管理的效果無(wú)法跟上時(shí)代發(fā)展的需要。

（二）以高職院校發(fā)展目標(biāo)為導(dǎo)向，對(duì)專門(mén)的檔案信息材料進(jìn)行搜集和規(guī)劃整理。

不管是哪個(gè)高職院校都有著具體的短中長(zhǎng)期戰(zhàn)略規(guī)劃和相關(guān)工作計(jì)劃，但是在對(duì)檔案進(jìn)行管理的過(guò)程中，要加強(qiáng)對(duì)不同時(shí)期那些特殊或者重要目標(biāo)進(jìn)行專門(mén)的搜集整理和歸檔工作的建設(shè)，因?yàn)檫@些具體的教學(xué)工作計(jì)劃或者是其他具體規(guī)劃對(duì)整個(gè)高職院校教育資源的利用價(jià)值以及后期相關(guān)活動(dòng)的展開(kāi)具有很重要的參考作用。

（三）以高職院校教學(xué)中心任務(wù)為出發(fā)點(diǎn)，加強(qiáng)對(duì)“重點(diǎn)項(xiàng)目”相關(guān)檔案信息的整理。

在對(duì)高職院校檔案信息進(jìn)行管理的過(guò)程中，要提高對(duì)中心教學(xué)任務(wù)服務(wù)的意識(shí)，如關(guān)于教學(xué)、科研的等工作的建設(shè)都是高職院校檔案管理的主要工作，所以需要對(duì)這些重點(diǎn)課程、主要學(xué)科領(lǐng)導(dǎo)人的相關(guān)檔案信息進(jìn)行專門(mén)的管理，因?yàn)檫@些檔案不僅在很大程度上代表著學(xué)校的檔案特色，而且也更加代表了學(xué)校的整體辦學(xué)質(zhì)量，對(duì)這些重要工程相關(guān)信息的整理和歸納需要相關(guān)工作人員進(jìn)行重點(diǎn)專門(mén)性的建設(shè)。

（四）以檔案真實(shí)性管理為原則，緊密結(jié)合高職院校實(shí)際工作的情況對(duì)管理工作進(jìn)行創(chuàng)新。

檔案管理的目的在于為相關(guān)活動(dòng)的進(jìn)行以及人才價(jià)值的發(fā)揮提供真實(shí)可靠的參考信息，所以在高職院校檔案管理的過(guò)程中，必須嚴(yán)格按照檔案信息的真實(shí)性，在結(jié)合高職院校的具體工作實(shí)踐情況，以創(chuàng)新檔案工作為重點(diǎn)，為高職院校提供良好的信息資源的支持。

（五）創(chuàng)新服務(wù)形式，提供面向?qū)W院以及廣大師生的檔案服務(wù)

服務(wù)是高職院校檔案工作的立身之本，服務(wù)創(chuàng)新亦是高職院校檔案工作創(chuàng)新的重中之重。做好服務(wù)工作的發(fā)展與創(chuàng)新，能夠?yàn)楦呗氃盒n案工作提供強(qiáng)大的原動(dòng)力，促進(jìn)高職院校檔案事業(yè)的加速發(fā)展。檔案信息服務(wù)是公共服務(wù)的一部分，各個(gè)檔案館、室可創(chuàng)新各種形式，提供利用檔案，開(kāi)發(fā)檔案資源，以最大限度地滿足學(xué)院需要[3]。首先，高職院校檔案館（室）要簡(jiǎn)化利用程序并且改進(jìn)查閱方式，做好檔案查閱服務(wù)這一基本工作，盡可能地滿足廣大師生的需求。其次，拓展服務(wù)渠道，緊緊圍繞學(xué)校決策以及各部門(mén)的需求，大力開(kāi)發(fā)校史資源，主動(dòng)配合教學(xué)科研工作，編輯出版知名學(xué)者科研成果，舉辦學(xué)校大事記專題檔案展覽，制作發(fā)布學(xué)校重大活動(dòng)事件網(wǎng)絡(luò)視頻等多種形式，提供多層次的檔案信息服務(wù)。第三，高職院校檔案部門(mén)要緊跟形勢(shì)的發(fā)展，不斷調(diào)整業(yè)務(wù)種類，以滿足廣大師生的檔案需求。例如，伴隨著國(guó)際化步伐的加快，不同形式的合作交流、出國(guó)深造機(jī)會(huì)的增多使成績(jī)單、學(xué)歷證明以及出生證明等檔案材料的需求量逐年上升，高職院校檔案部門(mén)應(yīng)該順應(yīng)這種新的形勢(shì)，主動(dòng)了解需求方的要求，調(diào)整業(yè)務(wù)范圍與方向，如增添自助打印設(shè)備，提供多種語(yǔ)言的檔案證明材料等，以更好地為廣大師生服務(wù)，最大程度滿足其要求。

[1]程鈺.新形勢(shì)下高校人事檔案管理的思考和建議[J].蘭臺(tái)世界，2011，（S3）.

[2]于海艷.新形勢(shì)下高校檔案管理的新思路探析[J].教育管理，2013，（6）.

[3]戴玉霞.淺議檔案管理信息化[J].黑龍江科技信息，2010，（29）.

New Ideas on the Innovation of Archives Management in Higher Vocational Colleges

YANG Jinlian
（Hunan Vocational College of Environmental Biology）

Archives management is an important part of the management in higher vocational colleges.And it must keep pace with the rapid development of modern technology and the improvement of higher vocational education.Therefore,the working personnel of file management in higher vocational colleges must reinforce modern management techniques with creative thought.

higher vocational college;archives management;new ideas

G717.24

A

1671-5004（2015）04-0121-02

2015-5-5

楊金蓮（1972-），女，湖南衡陽(yáng)人，湖南環(huán)境生物職業(yè)技術(shù)學(xué)院檔案管理員，研究方向：檔案管理。