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    數(shù)字檔案信息安全防護策略分析

    2015-03-25 07:37:42王薌馨
    檔案天地 2015年3期
    關(guān)鍵詞:信息安全檔案管理數(shù)字化

    王薌馨

    隨著科學(xué)技術(shù)的進步,信息技術(shù)也取得了長足發(fā)展,檔案逐漸擺脫傳統(tǒng)的形態(tài)和模式,趨向自動化、網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化,邁入一個嶄新的發(fā)展時期。這種信息網(wǎng)絡(luò)方式在為檔案管理提供便捷的同時,也使檔案管理存在一些安全隱患,解決數(shù)字檔案信息的安全防護問題,確保檔案的信息安全,成為各級檔案館急需解決的問題。

    一、影響數(shù)字檔案信息安全的因素分析

    1.存儲載體的不安全

    數(shù)字檔案信息存儲載體隨著信息技術(shù)的發(fā)展也在不斷更新升級,存儲載體雖然為信息的搜集、傳播、攜帶、管理提供了極大便利,但是其本身的脆弱也為信息安全帶來了安全隱患。

    (1)存儲載體的保管不善為信息安全帶來威脅?,F(xiàn)代信息存儲有信息量龐大、儲存密度高的特點,雖然便捷但是同時也容易完成信息復(fù)制和轉(zhuǎn)移,幾張光盤丟失了,可能就相當(dāng)于一座檔案信息博物館被損壞。例如,存有數(shù)據(jù)信息的光盤如果在郵寄、人員轉(zhuǎn)交過程中遺失,就會丟失大量重要信息,造成巨大危害。

    (2)存儲介質(zhì)故障造成信息丟失。當(dāng)今計算機技術(shù)取得了日新月異的發(fā)展,數(shù)字化信息技術(shù)對計算機的依賴也日漸明顯。比如聲音、文本、數(shù)字、圖像、視頻的傳播和存儲大多是依靠膠片、光盤或磁介質(zhì)等先進載體,而這些載體很容易受到外界的影響發(fā)生變化,如光盤容易發(fā)生霉斑和劃痕損壞,磁介質(zhì)材料容易發(fā)生消磁、磁跡紊亂現(xiàn)象。這些制約條件會致使信息無法正常讀出和輸出,造成大量數(shù)字化檔案信息丟失。

    (3)設(shè)備和軟件的淘汰更新造成數(shù)據(jù)無法及時轉(zhuǎn)換。數(shù)字信息依靠設(shè)備和軟件進行處理,而科技的進步促使設(shè)備軟件在進行著高頻率的更新?lián)Q代,這使得一些信息即使保存完整,也可能因為數(shù)據(jù)無法轉(zhuǎn)換造成數(shù)據(jù)難以使用。

    2.技術(shù)的局限性

    計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和信息技術(shù)的應(yīng)用,產(chǎn)生了數(shù)字化的電子文件,這種文件形態(tài)雖然利于管理,卻也因為技術(shù)的局限性,存在一些漏洞與缺陷。目前系統(tǒng)安全、硬件安全、軟件安全和網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全都在建立和完善中,還有很多需要改進的地方。計算機病毒、黑客攻擊、系統(tǒng)故障的情況都為數(shù)字檔案信息帶來風(fēng)險。資金投入不足造成很多企業(yè)的硬件設(shè)施落后,滿足不了數(shù)字檔案信息化發(fā)展進程;電子文件的管理系統(tǒng)不夠完善,很難做到對數(shù)字檔案信息原始性和真實性的保護,限制修改的約束力度還不夠;沒有良好的鑒定技術(shù),使得文件在轉(zhuǎn)交過程中只關(guān)注文件能否打開,卻沒有對真?zhèn)?、原始、安全進行鑒定,對信息量和保存的必要性都不能做到及時的判斷;紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)存為電子信息檔案時,由于掃描技術(shù)的局限,造成信息失真、辨識度低。這些科學(xué)技術(shù)的局限,約束數(shù)字檔案信息的發(fā)展,也為數(shù)字檔案信息的安全防護帶來一些困難。

    3.管理不善

    檔案管理工作文員的操作對數(shù)字化檔案信息的安全有著至關(guān)重要的關(guān)系。管理不善造成的惡意違規(guī)操作、竊取信息、破壞軟件都為信息安全帶來很大威脅,這就需要加強對檔案管理人員的安全意識教育和規(guī)范操作教育,加強對從業(yè)人員的培訓(xùn)力度,力求提高數(shù)字檔案管理水平,開展各類評估工作,加強風(fēng)險管理和安全分析。崗位職責(zé)、操作權(quán)限不明確制約了數(shù)字化信息的安全;工作人員在計算機的軟件管理混亂,多余、無關(guān)的軟件存在造成系統(tǒng)癱瘓的隱患;計算機密碼的簡單化和長時間不更換,給非操作人員隨意進入系統(tǒng),修改數(shù)據(jù)留下了可乘之機。這些管理不善造成的情況,為數(shù)字化信息安全帶來了不可估量的后果。

    二、數(shù)字檔案信息安全防護策略分析

    1.健全法律法規(guī)支持策略

    數(shù)字化檔案信息是一個龐大的工程,只有遵循規(guī)章制度,才能打造一個完善、可行的檔案信息安全環(huán)境,才能確保網(wǎng)絡(luò)信息和檔案信息的安全,才能使數(shù)字化檔案信息管理在安全和規(guī)范的道路上前進。首先,建立和完善數(shù)字檔案信息傳輸環(huán)境的法律法規(guī),利用法律法規(guī)的行為規(guī)范、穩(wěn)定實施、普遍約束和強制執(zhí)行,應(yīng)對當(dāng)前廣泛復(fù)雜的網(wǎng)絡(luò)安全環(huán)境,從長遠和全面的角度維護網(wǎng)絡(luò)安全。其次,完善加強保護數(shù)字檔案信息安全的立法工作,借助良好的規(guī)章制作和規(guī)范的執(zhí)法力度,將業(yè)務(wù)和法制建設(shè)結(jié)合起來,將監(jiān)督和指導(dǎo)有效結(jié)合,將立法和執(zhí)法有效統(tǒng)一,保證數(shù)字化檔案信息的安全運行。

    2.完善管理體制策略

    數(shù)字檔案信息的長久儲存和有效利用,需要周密的管理體制支持。嚴密的管理措施能夠約束數(shù)字檔案信息制作、傳播、保存、歸檔的各個環(huán)節(jié),對于保護數(shù)字化檔案信息的真實性、原始性、科學(xué)性具有極其重要的作用。一方面要健全數(shù)字檔案的規(guī)章制度以及技術(shù)約束,比如制作文件拷貝、訪問、修改的控制規(guī)范;另一方面要對數(shù)字化檔案信息操作的各個環(huán)節(jié)規(guī)范化;還要建立專門的組織機構(gòu)管理數(shù)字化檔案網(wǎng)絡(luò),將宏觀把控和細節(jié)監(jiān)督結(jié)合起來,將總體設(shè)計和具體實施落到實處。

    3.加強安全技術(shù)保障策略

    信息技術(shù)的發(fā)展一方面加速了數(shù)字化檔案信息的管理進程,另一方面卻對檔案信息造成威脅。從業(yè)人員要將信息技術(shù)的優(yōu)點充分發(fā)揮到數(shù)字檔案信息的應(yīng)用和發(fā)展中去,將數(shù)字檔案信息的安全保障和技術(shù)支持相輔相成,從網(wǎng)絡(luò)端和終端雙管齊下,采用防火墻設(shè)置,檢測入侵體、漏洞掃描、防病毒等安全技術(shù),有效防范非法訪問、意外泄露和惡意竊取,確保對抗計算機病毒攻擊和黑客攻擊,利用科學(xué)技術(shù)為數(shù)字化檔案信息打造一個安全保障環(huán)境。

    4.增強安全意識教育策略

    加強檔案管理人員的安全意識教育和職業(yè)道德培訓(xùn)對數(shù)字化檔案信息安全具有積極作用,可以讓他們意識到檔案安全管理的重要性,提高他們的責(zé)任心,從實際操作中確保檔案信息的真實和安全。首先,要從宣傳網(wǎng)絡(luò)安全知識上提高檔案管理員的安全意識;其次,可以通過開展座談會、知識競答、專題講座等活動,將安全宣傳做到經(jīng)常化、普及化,將檔案信息安全的意識植根于員工的內(nèi)心深處;第三,要明確信息類型,嚴格區(qū)分控制和開放資源,對其進行不同保密程度的權(quán)限設(shè)置;第四,培養(yǎng)多功能的復(fù)合型檔案管理人才,將技術(shù)培養(yǎng)和安全意識宣傳有效結(jié)合起來,幫助檔案管理人員養(yǎng)成保護秘密信息、熟練操作殺毒軟件和防火墻,規(guī)范上網(wǎng)習(xí)慣,從具體操作和細節(jié)中加強信息數(shù)字檔案信息的安全保護。

    總而言之,社會不斷進步、技術(shù)不斷發(fā)展,影響數(shù)字檔案信息安全保障建設(shè)的因素逐漸增多而且更加復(fù)雜,因此保障數(shù)字檔案信息的安全防護不僅需要檔案管理人員努力,更需要企業(yè)乃至社會的幫助和支持。只有根據(jù)影響數(shù)字檔案信息安全的諸多因素,制作一個全方位動態(tài)發(fā)展,持續(xù)完善的策略實施,才能將數(shù)字檔案的憑證作用最大化,保障數(shù)字檔案信息的長期儲存和有效利用。

    (作者單位:遼寧大學(xué))

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