梁曉鳴 謝 鳴
用友U8.72財(cái)務(wù)軟件系統(tǒng)管理操作常見問題解析
梁曉鳴 謝 鳴
應(yīng)用型本科院校以培養(yǎng)應(yīng)用型的本科人才為目標(biāo),在會(huì)計(jì)信息化的課程設(shè)置中加強(qiáng)實(shí)踐教學(xué)環(huán)節(jié)。本文以用友ERP-U8.72財(cái)務(wù)軟件為例,對(duì)系統(tǒng)管理中在教學(xué)和運(yùn)用過程中常見問題進(jìn)行總結(jié)和剖析,并提出建議。
用友U8.72;會(huì)計(jì)信息化;管理系統(tǒng)
應(yīng)用型本科院校為了培養(yǎng)應(yīng)用型的本科人才,在會(huì)計(jì)信息化的課程教學(xué)中以用友ERP-U8.72財(cái)務(wù)軟件作為課程的實(shí)訓(xùn)平臺(tái)。會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的初始化是整個(gè)會(huì)計(jì)電算化工作的基礎(chǔ),包括整個(gè)系統(tǒng)的初始化和賬務(wù)處理系統(tǒng)的初始化兩個(gè)方面,對(duì)日常的業(yè)務(wù)處理、出納管理、工資模塊等工作都會(huì)產(chǎn)生一定的影響。
在用友財(cái)務(wù)軟件中,首先以系統(tǒng)管理員的身份新建賬套,建賬的首要工作是進(jìn)行崗位分工,也就是角色管理,在“系統(tǒng)管理”主界面中選擇“權(quán)限”菜單的“角色”。其次是要進(jìn)行用戶管理,也就是增加用戶,在“系統(tǒng)管理”主界面中選擇“權(quán)限”菜單的“用戶”。例如:實(shí)務(wù)中的崗位角色會(huì)計(jì)和出納,一個(gè)角色可以擁有多個(gè)用戶,一個(gè)單位的會(huì)計(jì)可以有多個(gè)人擔(dān)任;一個(gè)用戶也可以分屬多個(gè)角色,只要崗位不是不相容。在用友軟件中角色和用戶的編碼具有唯一性,只認(rèn)編碼不認(rèn)人,在設(shè)置用戶的時(shí)候,用戶歸屬于哪個(gè)角色,就會(huì)自動(dòng)分配給其該角色的權(quán)限。刪除角色時(shí),如果角色下面有用戶正在使用,則不允許刪除。只有先將用戶刪除后才可進(jìn)行角色的刪除。
解決的方法和建議:①先分配工作崗位進(jìn)行角色管理,例如001、賬套主管;002、會(huì)計(jì);003、出納。②增加用戶,并在已經(jīng)設(shè)置好的角色中選中相應(yīng)的選項(xiàng)。一般情況下,無(wú)論先設(shè)置角色或先設(shè)置用戶都是可以操作的,但如果是自動(dòng)傳遞權(quán)限,則應(yīng)該首先設(shè)置角色然后才能設(shè)置用戶。
在用友財(cái)務(wù)軟件中,學(xué)生經(jīng)常在“修改賬套”環(huán)節(jié)遇到問題。當(dāng)系統(tǒng)管理員建好賬套后,發(fā)現(xiàn)之前所設(shè)置的企業(yè)相關(guān)信息需要修改。學(xué)生用系統(tǒng)管理員身份進(jìn)入系統(tǒng)管理界面,需要執(zhí)行“修改賬套”命令時(shí),“修改”按鈕呈反白顯示,不允許用戶進(jìn)行修改。原因分析:是混淆了系統(tǒng)管理員和賬套主管的權(quán)限:①系統(tǒng)管理員不具備修改賬套的權(quán)限,其主要功能是負(fù)責(zé)整個(gè)系統(tǒng)的維護(hù)工作:包括新建賬套、引入賬套、輸出賬套,以及角色、用戶及其權(quán)限的設(shè)置。②賬套主管的功能是對(duì)已經(jīng)建好的、有管理權(quán)限的企業(yè)賬套進(jìn)行管理和修改賬套信息。只有賬套主管可以修改和管理其具有權(quán)限的賬套信息,系統(tǒng)管理員無(wú)權(quán)修改。
解決的方法和建議:①用賬套主管(Admin)的身份進(jìn)行注冊(cè),選擇相應(yīng)的賬套進(jìn)入“系統(tǒng)管理”界面;②單擊“修改賬套”功能,根據(jù)提示對(duì)允許修改的相應(yīng)內(nèi)容進(jìn)行修改。最后單擊“完成”按鈕,確認(rèn)修改內(nèi)容。
原因分析:①在用友財(cái)務(wù)軟件中,對(duì)系統(tǒng)日期的啟用有一定的要求,通常設(shè)為建賬的年初或某一月份的月初。由于在教學(xué)過程中,使用的是用友的教學(xué)版財(cái)務(wù)軟件,使用期限為三個(gè)月,教學(xué)上建議選擇某年的一月一號(hào)。但是每學(xué)期開學(xué)的時(shí)間是二、三月或是九月,如果學(xué)生在選擇啟用日期時(shí)按照系統(tǒng)默認(rèn)時(shí)間選擇月末啟用而不是月初啟用,導(dǎo)致用戶當(dāng)月輸入的所有憑證日期系統(tǒng)只默認(rèn)為啟用時(shí)間到當(dāng)月月末的最后一天,錄入其他時(shí)間時(shí),系統(tǒng)提示出錯(cuò)信息“填制憑證時(shí)間超前或者滯后”。例如:假設(shè)建賬時(shí)間是“2014年9月25日”,輸入憑證的制單日期為“2014年9月1日”時(shí),系統(tǒng)提示:“日期不能超前建賬時(shí)間”,此時(shí),該憑證的制單時(shí)間只能選擇在“2014年9月25--9月30日”期間錄入。②另一種情況:在選擇啟用日期時(shí)按照企業(yè)信息資料時(shí)間選擇月初啟用,但計(jì)算機(jī)的系統(tǒng)默認(rèn)時(shí)間沒有修改為與企業(yè)資料相符的時(shí)間,此時(shí)系統(tǒng)也會(huì)提示“填制憑證時(shí)間超前或者滯后”。
解決的方法和建議:①系統(tǒng)的啟用日期應(yīng)該謹(jǐn)慎的選擇和確定為某年的一月一號(hào),由于建立賬套的時(shí)間建賬后無(wú)法修改,如果在企業(yè)平臺(tái)錄入憑證時(shí)才發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)時(shí)間錯(cuò)誤,就將無(wú)法錄入正確的時(shí)間。②如果是上述的第二種原因引起的憑證錄入時(shí)間錯(cuò)誤,直接在任務(wù)欄單擊“更改日期和時(shí)間設(shè)置”,將系統(tǒng)默認(rèn)的時(shí)間修改為企業(yè)基本信息資料所要求的時(shí)間即可。
原因分析:在公共信息的基礎(chǔ)設(shè)置過程中,①設(shè)置部門檔案,在“企業(yè)應(yīng)用平臺(tái)”窗口中,在這部門信息設(shè)置時(shí),先將企業(yè)所要求設(shè)置的部門檔案信息設(shè)置好,每個(gè)部門的負(fù)責(zé)人先置空;②設(shè)置職員檔案時(shí),沒有在“人員類別”下屬的“在職人員”中添加具體的人員類別,導(dǎo)致系統(tǒng)默認(rèn)為“在職人員”或“離退人員”。
解決的方法和建議:①設(shè)置部門檔案,每個(gè)部門的具體負(fù)責(zé)人先不錄,在錄完職員檔案后再次進(jìn)入部門檔案修改;②設(shè)置職員檔案,首先在“人員類別”中的“在職人員”窗口,選“增加”,雙擊打開“檔案名稱”窗口,其次根據(jù)企業(yè)資料的要求選擇“企業(yè)管理人員”、“車間管理人員”、“基本生產(chǎn)人員”、輔助生產(chǎn)人員等。這部分內(nèi)容如果出現(xiàn)錯(cuò)誤,將會(huì)影響在“工資模塊”中各類別人員工資公式的設(shè)置。
原因分析:①用友ERP-U8.72軟件中,期初余額錄入時(shí)會(huì)計(jì)科目的期初余額有三種情況:一是沒有二級(jí)科目和輔助核算的,系統(tǒng)顯示這一科目顏色是白色:二是有二級(jí)科目的,系統(tǒng)顯示這一科目顏色為灰色,只需錄入二級(jí)科目金額,上級(jí)科目由系統(tǒng)自動(dòng)匯總;三是有輔助核算的科目,系統(tǒng)顯示為黃色。②新增科目沒有設(shè)置輔助核算項(xiàng)目,在錄完總賬余額后才發(fā)現(xiàn)沒有設(shè)置輔助核算;③直接進(jìn)行該科目的輔助項(xiàng)設(shè)置,而沒有先將總賬余額刪除,此時(shí)系統(tǒng)將總賬余額自動(dòng)替換為正確余額的2倍,無(wú)法修改。
解決方法:①雙擊該科目的“期初余額”欄,打開“輔助期初余額”,左鍵單擊刪除“輔助期初余額”;②進(jìn)入“會(huì)計(jì)科目”窗口,把之前在會(huì)計(jì)科目中設(shè)置的輔助核算屬性去掉;③在“會(huì)計(jì)科目”的“期初余額”欄,把該科目的總賬余額刪除;④重新進(jìn)行會(huì)計(jì)科目的輔助核算設(shè)置,客戶往來(lái)、供應(yīng)商往來(lái)或項(xiàng)目核算;⑤雙擊該科目的“期初余額”欄,打開“輔助期初余額”,“增加”該科目的輔助核算明細(xì)余額,系統(tǒng)自動(dòng)生成該科目的總賬余額。
[1]王新玲,汪剛.會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)實(shí)驗(yàn)教程[M].北京:清華大學(xué)出版,2009.
[2]陳小紅.用友ERP-U8.72財(cái)務(wù)軟件財(cái)務(wù)系統(tǒng)應(yīng)用疑難解析[J].財(cái)會(huì)月刊,2010(12).64.
[3]曹小林.用友U8財(cái)務(wù)軟件教學(xué)常見問題解析[J].商業(yè)會(huì)計(jì),2012(11):113.
(作者單位:廣西大學(xué)行健文理學(xué)院、中共廣西壯族自治區(qū)委員會(huì)辦公廳)