穩(wěn)步加強行政事業(yè)單位電算會計內(nèi)部控制管理

戰(zhàn)喜中

穩(wěn)步加強行政事業(yè)單位電算會計內(nèi)部控制管理

戰(zhàn)喜中

行政事業(yè)單位電算會計是以會計和計算機兩門學(xué)科為基礎(chǔ),在實踐中發(fā)展起來的一門新學(xué)科,屬于信息經(jīng)濟會計,其核心職能為會計核算職能、會計監(jiān)督職能和財務(wù)管理職能。隨著電算會計的發(fā)展,會計業(yè)務(wù)處理過程中出現(xiàn)了新情況、新問題、新矛盾，財務(wù)管理風(fēng)險與日俱增，電算會計的核算安全問題成為焦點核心。本文結(jié)合行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范，從單位層面、業(yè)務(wù)層面和信息技術(shù)等方面對穩(wěn)步加強行政事業(yè)單位電算會計內(nèi)部控制管理談一些粗淺想法。

穩(wěn)步加強；電算會計；內(nèi)部控制管理

電算會計內(nèi)部控制是行政事業(yè)單位內(nèi)部的管理控制活動，是指單位為保證經(jīng)濟活動合法合規(guī)，資產(chǎn)安全和使用有效，財務(wù)信息真實完整，有效防范舞弊和預(yù)防腐敗，提高公共服務(wù)的效率和效果，通過制定制度、實施措施和執(zhí)行程序，對電算會計業(yè)務(wù)處理的風(fēng)險進行防范和管控。大慶自全面建立財政國庫單一賬戶體系和國庫集中支付運行機制之時起,各行政事業(yè)單位開始使用國庫集中支付3.0系統(tǒng)進行會計業(yè)務(wù)處理，步入電算會計時代。為防范電算會計處理風(fēng)險，確保預(yù)算資金和會計信息安全，各單位必須按照會計法、會計制度和財政國庫管理有關(guān)規(guī)定辦理資金支付手續(xù)，進行會計業(yè)務(wù)處理，加強內(nèi)部控制管理，發(fā)揮會計核算、會計監(jiān)督和財務(wù)管理職能作用，實現(xiàn)行政事業(yè)單位財務(wù)管理目標(biāo)。

一、電算會計實務(wù)處理的新情況、新問題和新矛盾

改革前，大慶各行政事業(yè)單位實行報賬制，到支付局報賬、支付資金。改革后，各行政事業(yè)單位會計核算和會計管理的環(huán)境發(fā)生了很大變化，會計業(yè)務(wù)處理過程中出現(xiàn)了一些新情況、新問題和新矛盾。

（一）沒有獨立的會計機構(gòu)，電算會計專業(yè)素質(zhì)不高

日前，市財政局組織對各行政事業(yè)單位進行預(yù)算執(zhí)行情況和動態(tài)監(jiān)控執(zhí)行情況檢查，發(fā)現(xiàn)個別預(yù)算單位處理會計業(yè)務(wù)只有一名會計，且該會計同時是辦公室工作人員，沒有獨立的會計機構(gòu)，人員配備不完整。有的預(yù)算單位有獨立的會計機構(gòu)，人員配備齊全，但是，該人員是非財會專業(yè)人員，還有些會計人員不具備相應(yīng)的資格和能力，對電算會計不熟悉，對使用用友U8軟件記賬操作不熟練，電算會計專業(yè)素質(zhì)不高。特別在新的行政單位會計制度和事業(yè)單位會計制度實施后，對會計人員素質(zhì)有新的要求，所有會計業(yè)務(wù)處理必須符合會計法、會計制度和財政國庫管理有關(guān)規(guī)定。會計機構(gòu)不獨立和會計人員素質(zhì)不高是造成會計實務(wù)處理不準(zhǔn)確、會計專業(yè)軟件使用不完全，會計核算不完整的主要原因，繼而出現(xiàn)會計核算職能和會計監(jiān)督職能弱化。針對沒有獨立的會計機構(gòu)，電算會計專業(yè)素質(zhì)不高等問題，要加強單位層面的內(nèi)部控制，注重會計人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)和素質(zhì)提升。

（二）國庫集中支付業(yè)務(wù)操作不合理、不合規(guī)

預(yù)算單位應(yīng)當(dāng)按照預(yù)算科下達的預(yù)算指標(biāo)，分直接支付、授權(quán)支付，按照項目支出進度、基本支出安排分別向業(yè)務(wù)科室和國庫科申請月度用款計劃。有些單位會計人員對部門預(yù)算和財政國庫管理規(guī)定不夠熟悉，直接支付和授權(quán)支付范圍界定不清，直接支付用款計劃和授權(quán)支付用款計劃申請不準(zhǔn)確，影響了正常的業(yè)務(wù)資金支付和會計實務(wù)處理，甚至給年度部門決算帶來很多麻煩。有些單位會計人員在對項目支出、基本支出用款計劃申請時，功能分類、支付方式等項內(nèi)容填寫錯誤，用款計劃被退回，在處理直接支付業(yè)務(wù)時，沒有用款計劃，五險一金等款項都不能及時支付，影響了單位職工的正常生活。在國庫集中支付系統(tǒng)中，每一筆付款金額、用途、交易時間、賬戶余額、賬務(wù)處理等內(nèi)容都能夠及時查詢，各單位不能做到對本單位支付賬務(wù)信息進行深入分析，預(yù)算執(zhí)行中的一些支付、記賬錯誤和違規(guī)問題就不能及時準(zhǔn)確地被發(fā)現(xiàn)并加以糾正，財務(wù)管理職能缺位。有些預(yù)算單位會計人員拆分支付額度或超過規(guī)定額度通過授權(quán)支付方式支付，違反了財政國庫集中支付動態(tài)監(jiān)控規(guī)則。有些預(yù)算單位會計人員仍然依賴傳統(tǒng)財務(wù)支付方式，對差旅費、油料費、辦公費等項支出較少使用公務(wù)卡支付，違反了公務(wù)卡使用有關(guān)規(guī)定。針對國庫集中支付業(yè)務(wù)操作不合理、不合規(guī)等問題，要加強業(yè)務(wù)層面的內(nèi)部控制，嚴(yán)格按照財政國庫管理規(guī)定流程操作。

（三）會計基礎(chǔ)工作不規(guī)范、不完整

電算會計業(yè)務(wù)處理對原始憑證有新的要求，原始發(fā)票應(yīng)當(dāng)合法合規(guī)，填寫、印章齊全。除原始發(fā)票外，會議、培訓(xùn)、考察等項支出，要附有相關(guān)通知文件。貨物類、服務(wù)類采購支出，要附有采購手續(xù)、合同、驗收報告、購買明細等附件。工程類支出，要附有發(fā)改委文件、發(fā)改委計劃、中標(biāo)通知書、施工合同、施工進度表等附件。工程尾款支付，要附有工程評審報告、竣工驗收報告、財務(wù)決算書等附件。會計人員應(yīng)重點審核原始憑證是否合法合規(guī)、附件是否齊全，有些會計人員不會審核或?qū)徍瞬坏轿?，致使原始憑證不合規(guī)，各種附件不齊全等問題時有發(fā)生。有些會計人員不會打印總賬、明細賬、往來賬頁，打印出的賬頁不齊全，紙制賬頁資料保存不完整，致使審計人員無法核對賬務(wù)收支情況。有些會計人員會計憑證、賬冊裝訂不規(guī)范，各種數(shù)字章、名章印章不全，會計檔案保管不完整。會計基礎(chǔ)工作不規(guī)范、不完整，主要原因還是會計人員專業(yè)素質(zhì)差和責(zé)任心不強造成的，關(guān)于會計基礎(chǔ)工作層面的內(nèi)部控制必須健全。

（四）防范舞弊和預(yù)防腐敗更加復(fù)雜、難度大

隨著電算會計的深入開展，利用計算機進行經(jīng)濟領(lǐng)域的犯罪活動有所增加，防范舞弊和預(yù)防腐敗更加復(fù)雜、難度增大。經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生時，電算會計通過用友U8軟件直接操作、自動記錄，會計信息以磁、光介質(zhì)為媒體進行存儲。專業(yè)軟件的人性化設(shè)置使各種會計數(shù)據(jù)高度集中，未經(jīng)授權(quán)的非會計人員通過計算機及網(wǎng)絡(luò)可以瀏覽、查詢?nèi)繑?shù)據(jù)文件?？赡艹霈F(xiàn)各種存儲的數(shù)據(jù)被篡改，重要的會計數(shù)據(jù)隨意被復(fù)制、偽造、銷毀，還不留任何痕跡。總之，使用信息技術(shù)進行舞弊和腐敗具有很大的隱蔽性和危害性，被發(fā)現(xiàn)的難度大大增加，造成的危害和損失可能更大。因此，電算會計的內(nèi)部控制不僅難度大，而且更加復(fù)雜，必須使用各種信息技術(shù)手段加以控制。

二、加強電算會計內(nèi)控管理的幾點想法

針對新情況、新問題和新矛盾，各單位應(yīng)遵循內(nèi)部控制原則，明確經(jīng)濟業(yè)務(wù)辦理環(huán)節(jié)，梳理會計操作流程，分析確定電算會計風(fēng)險點，選擇風(fēng)險應(yīng)對策略，建立健全內(nèi)控制度，做好督促工作人員執(zhí)行內(nèi)控制度工作，開展監(jiān)督檢查和自我評價工作，進而不斷加強內(nèi)部控制管理。

第一，實行會計機構(gòu)控制，沒有獨立會計機構(gòu)的單位,應(yīng)當(dāng)根據(jù)《中華人民共和國會計法》的規(guī)定建立會計機構(gòu)，配備具有相應(yīng)資格和能力的會計人員。各單位應(yīng)當(dāng)根據(jù)實際發(fā)生的經(jīng)濟業(yè)務(wù)事項按照行政單位會計制度、事業(yè)單位會計制度和財政國庫管理制度規(guī)定操作流程及時進行財務(wù)事項處理、正確進行會計核算、認真編制權(quán)責(zé)發(fā)生制年度財務(wù)報告和年度部門決算，及時為會計信息使用者提供準(zhǔn)確無誤的會計信息。

第二，實行內(nèi)部授權(quán)審批控制,明確各崗位辦事權(quán)限、審批程序和相關(guān)責(zé)任，建立健全集體研究、專家論證和技術(shù)咨詢相結(jié)合的議事決策機制，重大經(jīng)濟事項的內(nèi)部決策由領(lǐng)導(dǎo)集體研究決定，工作人員在授權(quán)范圍內(nèi)行使職權(quán)、辦理業(yè)務(wù)。實行不相容崗位相互分離，建立健全預(yù)算管理、收支業(yè)務(wù)、政府采購、資產(chǎn)管理、建設(shè)項目、合同管理、內(nèi)部監(jiān)督等關(guān)鍵崗位責(zé)任制，明確崗位職責(zé)及分工，確保不相容崗位相互分離、相互制約和相互監(jiān)督。

第三，實行會計實務(wù)和資金支付控制，建立健全電算會計財務(wù)管理制度，完善崗位分工責(zé)任制，規(guī)范會計操作流程。加強電算會計專業(yè)培訓(xùn)，提高會計人員業(yè)務(wù)水平。電算財務(wù)主管、電算會計、電算出納崗位相互分離，電算出納不得兼管稽核、會計檔案保管和收入、支出、債權(quán)、債務(wù)賬目的登記，財務(wù)專用章和個人名章應(yīng)當(dāng)分專人保管。實行支出審核控制，重點審核原始憑證是否合規(guī)合法，是否真實完整，是否符合部門預(yù)算，審批手續(xù)是否齊全。支出憑證應(yīng)當(dāng)附有反應(yīng)支出明細內(nèi)容的原始單據(jù)，并由經(jīng)辦人簽字確認，各項財務(wù)支出應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格履行授權(quán)審批和簽章手續(xù)。各單位應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照財政國庫管理制度有關(guān)規(guī)定申請月度用款計劃、嚴(yán)格授權(quán)支付標(biāo)準(zhǔn)、辦理資金支付手續(xù)，屬于公務(wù)卡結(jié)算范圍的，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照公務(wù)卡使用和管理規(guī)定辦理業(yè)務(wù)。單位業(yè)務(wù)部門應(yīng)當(dāng)將原始發(fā)票、合同、文件、采購手續(xù)等原始單據(jù)提交財會部門作為賬務(wù)處理依據(jù)，財會部門應(yīng)當(dāng)根據(jù)支付憑證及時準(zhǔn)確進行電算會計實務(wù)處理，逐步規(guī)范會計基礎(chǔ)工作。各單位必須認真對本單位支付和賬務(wù)信息進行動態(tài)分析，發(fā)現(xiàn)支付、記賬錯誤和違規(guī)問題，及時糾正解決，確保每筆支付和賬務(wù)都符合部門預(yù)算和財務(wù)規(guī)定。同時，根據(jù)預(yù)算法和信息公開條例有關(guān)規(guī)定，按照規(guī)定公開單位部門預(yù)（決）算、三公經(jīng)費等有關(guān)經(jīng)費支出情況。

第四，實行資產(chǎn)保護控制，加強對實物資產(chǎn)和無形資產(chǎn)的管理，明確資產(chǎn)使用和保管責(zé)任人，落實資產(chǎn)保管、使用責(zé)任。貴重資產(chǎn)、危險資產(chǎn)、有保密等特殊要求的資產(chǎn)，應(yīng)當(dāng)指定專人保管、專人使用，并規(guī)定嚴(yán)格的接觸限制條件和審批程序。按照國有資產(chǎn)管理規(guī)定，明確資產(chǎn)的調(diào)劑、租借、對外投資、處置程序、審批權(quán)限和責(zé)任。各單位應(yīng)當(dāng)定期清查盤點資產(chǎn)，確保賬實相符。做好電算會計資產(chǎn)錄入、登記、統(tǒng)計、分析工作，定期向財政局資產(chǎn)科匯報資產(chǎn)管理情況，實現(xiàn)對實物資產(chǎn)和無形資產(chǎn)的動態(tài)管理。

第五，實行軟件系統(tǒng)控制,建立電算會計系統(tǒng)操作管理制度，明確用友U8軟件操作權(quán)限、操作規(guī)程、賬務(wù)處理程序，防止非會計人員操作使用該軟件，保證電算會計系統(tǒng)安全可靠的運行，保證各種會計數(shù)據(jù)真實、有效。建立電算會計資料管理制度，明確會計資料的管理和保密、會計數(shù)據(jù)備份管理、會計檔案管理操作規(guī)程，重點加強會計檔案資料管理，實行紙制會計資料和電子會計資料雙重管理，確保會計檔案資料安全保管。建立電算會計軟件系統(tǒng)維護制度，定期或不定期請財政局國庫科專業(yè)軟件人員到現(xiàn)場進行系統(tǒng)軟件維護，設(shè)置防火墻防止計算機病毒入侵，做好各種會計數(shù)據(jù)加密技術(shù)、查詢控制技術(shù)、認證技術(shù)等保護性措施，確保瀏覽、查詢時不能對電算會計數(shù)據(jù)和軟件系統(tǒng)有任何改動，解決軟件操作流程中出現(xiàn)的疑難問題，正確操作使用軟件，確保軟件系統(tǒng)正常、安全運行。

穩(wěn)步加強行政事業(yè)單位電算會計內(nèi)部控制管理，充分發(fā)揮電算會計職能作用，確保部門預(yù)算資金使用安全、合規(guī)、效益，確保會計信息質(zhì)量真實、可靠、全面，為開展部門預(yù)算績效評價打下良好基礎(chǔ)，為財務(wù)報告使用者作出經(jīng)濟分析、進行社會管理提供決策依據(jù)。

[1]編輯組.淺議會計電算化的內(nèi)部控制制度，中國會計網(wǎng)[2014.12].

[2]宗禾.建設(shè)國際一流的會計人才隊伍(J)，中國財經(jīng)報[2010.10].

[3]曾平.計算機審計風(fēng)險的成因及對策（J)，內(nèi)控與審計[2010.1].

（作者單位：大慶市財政局）