淺析影響會展舉辦的主要因素

王思冉

前言：會展業(yè)是社會經(jīng)濟發(fā)展到一定階段的產(chǎn)物。作為一種聚集效應和輻射效應都很強的綜合經(jīng)濟，會展對交通、餐飲、住宿、旅游、商業(yè)等相關產(chǎn)業(yè)都有著巨大的帶動作用。我國會展業(yè)經(jīng)歷幾十年的發(fā)展，已呈現(xiàn)出良好的發(fā)展前景。要保證會展項目能夠順利實施、成功舉辦，我們必須找到、了解影響會展舉辦的主要因素，在會展舉辦前就相關因素產(chǎn)生作用的情況制定相應的應對措施，針對這些因素提早做出合理規(guī)劃和預案，做好充分的準備，只有這樣才能確保展會成功，達到舉辦會展的預期

目標。

（一）外部因素

1、政策、法規(guī)：政治法律由那些具有強制性的和對舉辦展會產(chǎn)生影響的法律法規(guī)所構(gòu)成。由于舉辦展會涉及的行業(yè)和社會面非常廣，因此，會展業(yè)會受到比其他行業(yè)更加嚴厲的法律管制，如政府對舉辦展會在消防、環(huán)保、工商管理和產(chǎn)品進出口方面的嚴格要求，舉辦展會對《廣告法》和《專利法》等法律的嚴格遵守等。此外，與展會展覽題材所在產(chǎn)業(yè)有關的法律對舉辦展會也會產(chǎn)生較大的影響。

2、時代因素：會展項目，尤其是會議，主要是為參加者就某一熱點問題提供交流合作的平臺。會議議題通常是社會關注的熱點問題，因此要考慮會展主題復合時代的大背景。

3、產(chǎn)業(yè)因素：會展項目與所展覽展示的產(chǎn)品所在的產(chǎn)業(yè)密切相關。一定要考慮相關產(chǎn)業(yè)因素。首先，所辦展會與相關產(chǎn)業(yè)必須是主辦方熟悉的，要對相關產(chǎn)業(yè)的市場狀況、市場結(jié)構(gòu)、競爭情況相當?shù)牧私?。其次，相關產(chǎn)業(yè)應該是處于變化或轉(zhuǎn)型期，市場空間較大，產(chǎn)業(yè)發(fā)展迅速。再次，與所選擇的會展項目相關的產(chǎn)業(yè)應該能代表未來發(fā)展方向，具有良好市場前景。

4、市場因素：所選項目必須具有市場需求。市場需求分為兩個層次：一是要有大量參展商、參會者參加;二是要有大量觀眾。展覽會在選擇主題之前必須了解市場條件對展覽會的影響情況，展覽會的內(nèi)容符合市場的需要，選擇的展覽會主題就具有生命，展覽會就具備了基本的可行性。

5、文化差異因素：展會的跨國經(jīng)營、全球化已成為一種趨勢，面對復雜的國際環(huán)境，要想在激烈的環(huán)境中取得成功，很重要一點就是能夠在跨國文化環(huán)境下靈活應對跨國文化因素所造成的影響。語言文字、風俗習慣、價值觀在不同國家、區(qū)域間存在很大的差異，會展舉辦方要充分考慮，要尊重參展商、參觀者的習慣，避免發(fā)生誤解誤會，形成不必要的壁壘。

6、人口因素：從量的角度看，人口數(shù)量是市場規(guī)模的重要指標。從人口的分布、結(jié)構(gòu)及變動的趨勢可以分析、判斷出市場需求的特點和發(fā)展趨勢，這一點對展銷會等注重現(xiàn)場零售的展會有重要意義。

7、地域特點、自然環(huán)境因素：許多政府或國際組織都積極地鼓勵“綠色”辦展。此外，會展公司關注的另一種因素是多變的天氣類型。這種變化對展覽有潛在的影響，特別是在考慮何時舉辦展覽或是室外還是室內(nèi)舉辦的時候。還要考慮舉辦展覽會的地區(qū)條件，所選擇的這個地區(qū)要有一定的經(jīng)濟特色，并適合這個展會的主題。

8、旅游資源因素，展覽的目的除了獲取最新信息和進行人際交往外，旅游也是參展者考慮是否參加的因素之一，絕大多數(shù)的參展者也希望借參加國際展覽的機會來緩解工作的壓力，精心設計的旅游往往會給參展者留下深刻的印象。

9、金融因素，會展項目多為國際會展，涉及外匯結(jié)算、收款具有周期性，所以要考慮到匯率、利率變化帶來的風險。對于外部因素跟蹤的主要目的是大量收集資料，盡早做出預測。盡管不能避免其發(fā)生或?qū)ζ涓淖?，但是可以采取有效的預防措施，減少其對項目實施造成的損壞。

10、合作伙伴因素，會展項目的舉辦沒有一個很好的合作伙伴，也難以取得成功。會展企業(yè)往往對專業(yè)技術的了解比較少，因此要想辦一個專業(yè)展覽會，必須要依靠在專業(yè)技術方面有特長的合作伙伴。從國外的辦展經(jīng)驗來看，美國、德國公司要辦一個展覽會，都有一些專業(yè)協(xié)會的支持。因為這些專業(yè)協(xié)會組織對行業(yè)的現(xiàn)狀、市場的需求情況比較了解。

（二）內(nèi)部因素

1、人力資源。展覽會的舉行需要各方面專業(yè)人才，其中最重要的是專業(yè)展覽策劃人。專業(yè)展覽策劃人需要懂得籌辦展覽的各項細節(jié)，再經(jīng)由專業(yè)展覽策劃人尋找各種適當?shù)膶I(yè)人才共同合作，如專業(yè)視聽人員、同步翻譯人員、旅游人員等。專業(yè)展覽策劃人的經(jīng)驗相當重要，因此在爭取重要國際展覽時，專業(yè)展覽策劃人過去承辦大會的經(jīng)驗也成為競標時的重要參考因素之一。

2、物力資源。承辦展覽最重要的物力資源就是展覽場地。展覽場地的選擇必須遵循一定的行業(yè)標準。會展公司可以制作一份工作單，上面列出選擇場地時需要注意哪些事項，以便正確選擇適當?shù)恼褂[場地。展覽場地的硬件設備對一個展覽來說相當重要，展覽中心是否符合國際級的標準，容量是否符合展覽會的需要，展覽攤位數(shù)量、展覽能容納的人數(shù)、視聽設備、同步翻譯室、秘書室等，都是一些非常重要的數(shù)據(jù)。

3、財力資源。如果會展公司沒有充足的資金可用，那任何戰(zhàn)略都不能付諸實施。資金的可用性或有權使用，是會展公司實力的體現(xiàn)，這涉及會展公司本身的資金，也包括會展公司獲得的贊助基金。沒有足夠的資金，整個展覽就會出現(xiàn)一個嚴重的缺陷，要想達到展覽預期目標，就必須更正這一缺陷。

結(jié)語：隨著我國全球化進程的不斷加深和世界經(jīng)濟的快速恢復與發(fā)展中國的會展業(yè)已踏入力求追趕會展業(yè)發(fā)達國家或地區(qū)的浪潮。各類展會層出不窮一時間國內(nèi)會展行業(yè)盛行但其中不乏一些錯展敗展。真正能夠?qū)崿F(xiàn)會展業(yè)為企業(yè)提供產(chǎn)品展銷平臺，強化企業(yè)的品牌意識，使企業(yè)獲得信息與投資機會，進而促進了資源要素的集聚、互補與整合，為產(chǎn)業(yè)發(fā)展聚集資金、技術與人才，加快區(qū)域增長速度的目標。