大學(xué)生檔案管理模式創(chuàng)新與實(shí)踐

李杰

摘 要：大學(xué)生檔案管理是人事檔案管理工作的一部分，隨著國(guó)內(nèi)各大高校擴(kuò)大招生計(jì)劃，每年都有成千上萬(wàn)的學(xué)生走向大學(xué)校門，形成了自己的人事檔案，這無(wú)疑為檔案管理帶來(lái)了繁重的工作量，在這樣的形勢(shì)下必須加強(qiáng)檔案管理模式創(chuàng)新，提高檔案管理水平。本文分析了大學(xué)生檔案管理的意義以及管理模式的創(chuàng)新。

關(guān)鍵詞：大學(xué)生;檔案管理;意義;模式創(chuàng)新

大學(xué)生是祖國(guó)的未來(lái)，是支持社會(huì)建設(shè)與發(fā)展的潛能性力量，因此，大學(xué)生檔案管理具有十分重要的意義。傳統(tǒng)的大學(xué)生檔案管理只是對(duì)學(xué)生學(xué)業(yè)歷程信息的簡(jiǎn)單歸檔、整理與傳遞，缺乏嚴(yán)格規(guī)范的管理制度，也沒(méi)有明確的責(zé)任約束，必須積極改革完善傳統(tǒng)的大學(xué)生檔案管理模式，創(chuàng)新管理模式，提高檔案管理水平。

一、大學(xué)生檔案管理的意義

大學(xué)生作為社會(huì)建設(shè)型人才，支持社會(huì)發(fā)展的主導(dǎo)力量，其檔案管理具有十分重要的意義。因?yàn)閷W(xué)生檔案是對(duì)學(xué)生整個(gè)學(xué)習(xí)、成長(zhǎng)過(guò)程資料的記錄和總結(jié)，是用人單位聘用、選拔人才的依據(jù)，也是國(guó)家人事檔案管理的重要組成部分。

大學(xué)生檔案具有重要的信息價(jià)值，是大學(xué)生求職就業(yè)的重要資本，也是社會(huì)對(duì)人才進(jìn)行評(píng)價(jià)的依據(jù)，特別是高校學(xué)生檔案管理，能夠?yàn)閷W(xué)校培養(yǎng)教育特殊人才提供信息依據(jù)，從而支持學(xué)校各校事業(yè)的發(fā)展，可以說(shuō)高校的學(xué)生檔案管理水平會(huì)直接影響到該校的長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃與未來(lái)發(fā)展。

同時(shí)，從學(xué)生的角度出發(fā)，加強(qiáng)檔案管理也是尊重學(xué)生、重視人才的表現(xiàn)，只有科學(xué)完善的學(xué)生檔案管理，才能將學(xué)生的學(xué)習(xí)經(jīng)歷、成長(zhǎng)過(guò)程以及榮譽(yù)所得等統(tǒng)一歸類記錄下來(lái)，從而有利于學(xué)生個(gè)人的考核、評(píng)價(jià)工作的開(kāi)展，讓學(xué)生獲得一個(gè)更加公平的社會(huì)競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境，讓學(xué)生早日找到自己社會(huì)位置。

二、大學(xué)生檔案管理模式創(chuàng)新與實(shí)踐

大學(xué)生是支持經(jīng)濟(jì)發(fā)展、支援社會(huì)建設(shè)的主導(dǎo)人力資源力量，因此，無(wú)論是教育教學(xué)機(jī)構(gòu)還是社會(huì)性的檔案管理部門必須先從思想上將大學(xué)生檔案管理昂在關(guān)鍵而重要的位置。加大檔案管理的軟件、硬件建設(shè)力度，提高大學(xué)生檔案管理水平，具體應(yīng)該從以下方面做起：

1、加強(qiáng)教育培訓(xùn)

檔案管理工作是一項(xiàng)高度的責(zé)任性工作，首先要從檔案工作人員入手，加強(qiáng)對(duì)他們的宣傳教育，使他們形成強(qiáng)烈的檔案管理責(zé)任意識(shí)，嚴(yán)格規(guī)范他們的工作標(biāo)準(zhǔn)，并經(jīng)常組織檔案管理員思想教育、技術(shù)培訓(xùn)與成績(jī)考核，提高檔案管理職位的準(zhǔn)入標(biāo)準(zhǔn)，堅(jiān)決執(zhí)行達(dá)標(biāo)上崗，并設(shè)定特定的考核項(xiàng)目，進(jìn)行定期考核，實(shí)行能者上、庸者下的檔案人事制度，先為大學(xué)生檔案管理工作打下堅(jiān)實(shí)的人事基礎(chǔ)。

2、加強(qiáng)制度的制定與執(zhí)行

科學(xué)的檔案管理工作離不開(kāi)科學(xué)、規(guī)范的制度規(guī)定的約束與支持，各大高?；蛏鐣?huì)性檔案管理部門必須制定出一套全面、科學(xué)、詳盡的檔案管理制度，用制度來(lái)監(jiān)督和約束檔案管理人員的行為，強(qiáng)化大學(xué)生檔案的制度化、規(guī)范化管理。

第一，設(shè)置單獨(dú)、獨(dú)立的檔案管理部門，內(nèi)設(shè)正規(guī)的層次分明的檔案管理工作崗位，實(shí)行正規(guī)化管理，并制定規(guī)章制度，明確不同崗位的具體工作內(nèi)容、職責(zé)范圍、任務(wù)指標(biāo)等等，達(dá)到分工明確、各負(fù)其責(zé)、高效工作的效果，實(shí)現(xiàn)檔案責(zé)任制管理。

第二，制定明確的制度，其中統(tǒng)一規(guī)定各個(gè)部門大學(xué)生檔案資料的歸檔時(shí)間、歸檔負(fù)責(zé)人、歸檔程序與責(zé)任等等，維護(hù)學(xué)生檔案資料的完整、齊全，確保學(xué)生檔案能夠適時(shí)更新，這樣才能維護(hù)檔案的完整性與時(shí)效性。

第三，制定一種的存檔標(biāo)準(zhǔn)。檔案管理機(jī)構(gòu)或部門必須細(xì)化檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，形成統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。同時(shí)，對(duì)檔案資料的接收、歸檔、管理、投遞等做出明確、統(tǒng)一的規(guī)定，維護(hù)檔案管理工作的嚴(yán)肅性、規(guī)范性。

3、充實(shí)完善大學(xué)生檔案信息

大學(xué)生檔案的信息資料必須要健全、充實(shí)、完善，不僅要體現(xiàn)學(xué)生的學(xué)業(yè)成績(jī)，還要包括他們的思想道德水平資料以及其他的社會(huì)實(shí)踐等資料。

（1）增設(shè)信用檔案

面對(duì)當(dāng)前大學(xué)生檔案信息資料類型較為單一的問(wèn)題，應(yīng)該適當(dāng)增加信用檔案數(shù)量。因?yàn)樾庞脵n案能夠反映出一名學(xué)生的德行、素質(zhì)與品行，這些必將成為學(xué)生未來(lái)走向用人單位的首要資本，要增設(shè)一個(gè)專門的信用檔案欄，來(lái)動(dòng)態(tài)反映學(xué)生的道德品質(zhì)以及德行修養(yǎng)變化情況。

（2）重視學(xué)生的能力

大學(xué)生檔案資料內(nèi)容不應(yīng)該局限于學(xué)生學(xué)業(yè)成績(jī)的反應(yīng)，更應(yīng)注重不同學(xué)生能力、優(yōu)勢(shì)、潛能等的體現(xiàn)，其中包括例如：創(chuàng)造性能力、社會(huì)實(shí)踐能力、溝通交往能力等等，同時(shí)，也應(yīng)該加入學(xué)生的個(gè)人成長(zhǎng)資料，例如：學(xué)生在學(xué)期間所獲榮譽(yù)、作品證書(shū)等等。

同時(shí)，高校檔案管理過(guò)程中，還應(yīng)關(guān)注學(xué)生的心理變化，每年定期開(kāi)展心理健康調(diào)查工作，從而獲得學(xué)生的心理健康狀況資料，將其歸檔，添加到檔案資料中，形成心理檔案。

4、推動(dòng)檔案的全面信息化管理

當(dāng)今時(shí)代是網(wǎng)絡(luò)信息新時(shí)代，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)為檔案管理提供了新的途徑和方法，也提升了管理工作效率。因此，無(wú)論是高校還是社會(huì)性檔案管理機(jī)構(gòu)都要加快實(shí)現(xiàn)檔案的全面信息化管理。依托于網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，提升檔案管理工作效率，確保人們能在第一時(shí)間獲得最準(zhǔn)確的檔案信息資料，接受到最快捷的檔案管理服務(wù)，要善于利用多媒體技術(shù)、掃描技術(shù)等對(duì)大學(xué)生的檔案中的照片、作品、文本信息等進(jìn)行掃描，實(shí)施數(shù)字化處理，形成電子檔案，創(chuàng)建一個(gè)電子化的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，這樣就能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息內(nèi)容的電子化檢索、歸類與整理，實(shí)現(xiàn)了檔案管理的信息現(xiàn)代化管理，從而減輕人為工作強(qiáng)度，提高工作效率，滿足對(duì)眾多群體的服務(wù)需求。

此外，為了使大學(xué)生檔案管理工作順利開(kāi)展，還要注重加強(qiáng)檔案管理機(jī)構(gòu)或部門之間的聯(lián)系和溝通，確保檔案資料信息能夠及時(shí)、動(dòng)態(tài)更新。

總結(jié)：大學(xué)生檔案管理模式需要不斷地發(fā)展、創(chuàng)新，必須隨著時(shí)代的發(fā)展、形勢(shì)的變化來(lái)與時(shí)俱進(jìn)，不斷創(chuàng)新管理方法，使大學(xué)生檔案管理朝著科學(xué)、規(guī)范的方向發(fā)展。

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