建筑工程檔案管理存在的問題及對策分析

廖小玲

摘 要：隨著經(jīng)濟的發(fā)展和社會的轉(zhuǎn)型，建筑工程建設(shè)得到了長足的發(fā)展，建筑工程檔案的管理工作成為了焦點問題，目前我國的檔案管理工作還不夠完善，無法適應(yīng)新的時代的發(fā)展要求。本文通過分析建筑工程檔案管理的特點和存在的問題，探究完善建筑工程檔案管理的對策，更好地推動建筑工程建設(shè)的發(fā)展，推動社會主義現(xiàn)代化發(fā)展。

關(guān)鍵詞：建筑工程;檔案管理;問題;對策

建筑工程檔案管理工作真實記錄和反映了工程建設(shè)項目的各個方面，是全面鑒定工程質(zhì)量的重要依據(jù)，在建筑工程管理工作中具有重要的保存價值，對促進工程管理工作的健康發(fā)展起到積極的促進作用[1]。我國建筑工程檔案管理存在管理意識薄弱、制度不完善、真實性低、完整率低及轉(zhuǎn)移人才匱乏等問題，本文旨在為建筑工程檔案管理提高參考。

一、建筑工程檔案管理的主要特點

建筑工程檔案管理的內(nèi)容是工程包括工程涉及的基建、監(jiān)理、施工資料等文件資料，這些資料對于整個工程的質(zhì)量評定都有著至關(guān)重要的意義，其有兩個比較重要的特點：一、獨立性[2]。即單項工程竣工檔案的整體性。這也是工程檔案最基本的提醒;二、真實性[3]。工程檔案是對施工過程的原始記錄，真實的反應(yīng)了施工的具體情況，是工程驗收的重要依據(jù)。

二、建筑工程檔案管理存在的問題

1、建筑工程檔案管理意識不強

建筑工程檔案管理是建筑工程過程中的一項重要工作，關(guān)乎到工程質(zhì)量驗收和工程的后期維護，是一項專業(yè)性要求相對較高的工作，不容忽視。但是在工程實踐當(dāng)中有些施工單位卻往往忽視工程檔案的管理工作，將重點放在工程的進度上，很少配備專職的人員來管理工程檔案或者隨便配備管理人員，認(rèn)為檔案管理工作誰都能做，只是看守和整理文件。所以很容易導(dǎo)致工程資料缺失或不準(zhǔn)確，給工程檔案管理帶來不必要的麻煩。這都是由于工程檔案管理重視程度引起的，這樣的管理方法及影響工程檔案管理工作的質(zhì)量，還不利于工程的質(zhì)量驗收。

2、建筑工程檔案管理的制度不完善

在建筑工程檔案管理過程中很多單位只流于表面形式，建筑工程檔案建設(shè)的各個領(lǐng)域的制度還不完善，工程建設(shè)的項目的內(nèi)容、形式、以及各種檔案管理的制度跟不上時代發(fā)展的腳步，甚至有些單位的檔案管理制度形同虛設(shè)，不能形成有效的管理機制。這就會在檔案管理過程中出現(xiàn)錯亂和丟失現(xiàn)象，導(dǎo)致檔案管理工作無法制度化和規(guī)范化，使建筑工程檔案管理工作陷入混亂。

3、建筑工程檔案真實性偏低、完整率低

在建筑工程過程中由于工程檔案涉及工程建設(shè)的各個方面，工程檔案的整理收集存在不小難度，其施工的復(fù)雜性和材料的多樣性在收集過程中很容易出現(xiàn)誤差等問題，這是建筑工程檔案收集過程中本身的特點。同時，有些建筑單位沒有建立工程竣工檔案管理體系，很容易形成人為錯誤，有些單位為了應(yīng)付交檔根據(jù)虛假數(shù)據(jù)或不完整材料編寫竣工檔案，致使工程竣工檔案與實際情況不符，從而導(dǎo)致建筑工程檔案產(chǎn)生較大誤差，無法全面反應(yīng)建筑工程的建筑質(zhì)量，很可能會遺留各種隱患和問題。

4、建筑工程檔案管理人才參差不齊

建筑工程開工前，建筑工程資料管理人員大多是臨時委派，沒有經(jīng)過專業(yè)的培訓(xùn)，缺乏專業(yè)的檔案管理知識，有的甚至身兼數(shù)職，工作量比較大，在收集整理檔案時很容易出現(xiàn)誤差。再加之部分管理人員對檔案管理工作并不重視，對工程檔案的收集和管理工作不規(guī)范，更有甚者只是在工程竣工驗收時才整理檔案資料，工程檔案資料只能靠作假、編造數(shù)據(jù)等手段完成，這種極不負(fù)責(zé)任的態(tài)度給工程檔案管理帶來了極大不利，也給工程日后管理和維護帶來了很大難度。

三、完善建筑工程檔案管理對策

1、加強建筑工程檔案管理的意識

要做好建筑工程檔案管理工作，首先要加強建筑工程檔案管理的意識。建筑工程中管理者不重視工程檔案的管理主要是工程檔案的管理工作瑣碎，還不能直接產(chǎn)生經(jīng)濟效益，以至于很難引起相關(guān)人員的重視。殊不知，工程檔案的管理關(guān)系著企業(yè)的發(fā)展和前途，如果不認(rèn)真對待很可能使企業(yè)陷入困境以致無法經(jīng)營，關(guān)乎到企業(yè)的發(fā)展前景，如此重要的工作環(huán)節(jié)應(yīng)當(dāng)引起企業(yè)的重視和關(guān)注。因此，建筑企業(yè)應(yīng)當(dāng)進一步加強工程檔案的管理意識，加大對工程檔案管理工作的宣傳力度，為企業(yè)的長期發(fā)展打好基礎(chǔ)。

2、完善建筑工程檔案管理制度

在工程檔案管理做工作中要做好工程建設(shè)各個階段的檔案資料的管理，保證各工程資料的準(zhǔn)確齊全、真實規(guī)范等。就需要完善建筑檔案管理制度，制定科學(xué)合理的管理措施。來確保各相關(guān)人員在工程建設(shè)過程中發(fā)揮自己的職責(zé)，保證工程自立項開始與檔案的管理能同步進行，用制度的規(guī)范來減少可能出現(xiàn)的誤差，保證檔案資料的收集、整理等工作能準(zhǔn)確無誤的進行。

3、提高建筑工程檔案填寫的真實性和完整性

在建筑工程檔案管理工作中，保證建筑工程檔案的真實性和完整性是工程管理工作的重中之重。只有嚴(yán)格把好質(zhì)量關(guān)，保證數(shù)據(jù)材料的真實性和完整性工程檔案才能充分發(fā)揮其憑證作用。按照規(guī)定工程竣工時，相關(guān)人員要把竣工材料做到真實、完備及時的歸檔，把竣工檔案的驗收、移交作為整個工程的驗收的一個重要環(huán)節(jié)，做單工程竣工驗收和檔案驗收同步進行，以確保工程檔案建設(shè)的完整和真實。

4、引進建筑工程檔案管理的專業(yè)人才

要做好建筑檔案管理工作就應(yīng)該加強建筑檔案管理人才的培養(yǎng)和引進，任何工作的關(guān)鍵因素還是人，管理人員的素質(zhì)高低直接影響著建筑檔案管理工作的質(zhì)量。因此，檔案管理人員在工作的過程中應(yīng)該不斷加強檔案管理專業(yè)知識的學(xué)習(xí)。同時，還要加強對國家的相關(guān)政策以及法律知識的學(xué)習(xí)。增強自身的從業(yè)素質(zhì)，加強檔案管理的能力，從而促進建筑工程檔案管理的有序

進行。

結(jié)束語：針對建筑工程檔案管理存在的問題，需要完善建筑工程檔案管理，可以通過加強建筑工程檔案管理的意識、完善建筑工程檔案管理制度、提高建筑工程檔案填寫的真實性和完整性和引進建筑工程檔案管理的專業(yè)人才，推動建筑工程企業(yè)的

發(fā)展。

參考文獻：

[1] 田萍，田娥.建筑工程檔案管理存在的問題和對策研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2012，21：136.

[2] 張威.建筑工程檔案管理存在的問題及處理措施[J].中外企業(yè)家，2014，23：186+188.

[3] 王躍琴.新形勢下市政工程檔案管理存在的問題及對策研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2014，03：89.

[4] 王赴京.探析建筑工程的檔案管理中存在的問題及建議[J].門窗，2013，04：375-376.

[5] 陳偉明.淺析建筑工程檔案管理存在問題與管理對策[J].民營科技，2013，05：86.