針對(duì)我國(guó)事業(yè)單位管理職能之檔案管理工作的優(yōu)化路徑

王麗蘋(píng)

摘 要：檔案管理工作的開(kāi)展雖不能直接生產(chǎn)物質(zhì)財(cái)富或直接形成經(jīng)濟(jì)收益，但它卻是事業(yè)單位管理系統(tǒng)中至關(guān)重要的組成部分，是一項(xiàng)服務(wù)性、管理性、政治性的工作，所以也是事業(yè)單位中信息系統(tǒng)的基石。為了更好地發(fā)揮檔案管理在事業(yè)單位中的作用，開(kāi)啟探索檔案管理工作的優(yōu)化途徑將具有重要的現(xiàn)實(shí)意義與參考價(jià)值。該文主要分析了事業(yè)單位內(nèi)部管理職能分支的檔案管理工作重要性，藉此提出了當(dāng)前新形勢(shì)下我國(guó)行政事業(yè)單位檔案管理工作的優(yōu)化路徑，以期為檔案事業(yè)有序發(fā)展提供助力。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位 檔案管理 優(yōu)化工作 管理體系

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1672-3791（2014）12（B）-0210-01

1 事業(yè)單位內(nèi)部管理之檔案管理的重要性分析

檔案管理在工作實(shí)踐之中不僅具有當(dāng)前的、現(xiàn)實(shí)的重要意義，同時(shí)也兼具著長(zhǎng)遠(yuǎn)的歷史內(nèi)涵。具體檔案管理重要作用分析如下。

其一，促進(jìn)工作效率的提高。檔案管理工作實(shí)現(xiàn)信息化處理的轉(zhuǎn)變后，將過(guò)去的集中立卷改變?yōu)殡S時(shí)整理文件歸檔，將集中的工作量化為分散的工作量，同時(shí)隨時(shí)拾遺補(bǔ)漏，確保檔案資料不會(huì)形成存積，不僅能完成檔案管理工作及時(shí)歸檔，還極大提升了信息檢索的便利。此外，信息網(wǎng)絡(luò)管理的推廣與應(yīng)用讓新增文檔資料的插入設(shè)置十分方便，檔案管理員只需簡(jiǎn)單幾步鍵盤(pán)操作，輔以修改檔案目錄即可完成項(xiàng)目增設(shè)。

其二，確保檔案的原始性。用掃描儀和數(shù)碼相機(jī)等電子設(shè)備將原資料文件直接掃描，檔案完整進(jìn)駐管理系統(tǒng)，便可以直接查看檔案的電子格式文檔，又能夠直觀地將原文無(wú)損呈現(xiàn)。

其三，提升檔案整理與使用率。采取模糊檢索、高級(jí)檢索等細(xì)化輔助功能，能讓檔案管理與利用頻率在保持高質(zhì)量、高精度的基礎(chǔ)上得到極大地提高。此外，借助網(wǎng)絡(luò)設(shè)置專用VPN通道，還能夠?qū)Ξ惖貦n案進(jìn)行遠(yuǎn)程管理與查閱，將檔案管理功用覆蓋直徑無(wú)限擴(kuò)大。

其四，增加信息保密等級(jí)。通過(guò)對(duì)檔案管理將檔案按照內(nèi)容涉獵面的敏感程度、機(jī)密程度等進(jìn)行明確的等級(jí)劃定，將檔案有針對(duì)性地建立防護(hù)墻，能夠讓保密檔案得到一一相對(duì)的有效保護(hù)。同時(shí)，對(duì)每一查閱涉密檔案的情況記錄在案亦有利于事后跟蹤追查責(zé)任歸屬。

2 新形勢(shì)下行政事業(yè)單位檔案管理的工作優(yōu)化路徑

（1）加大檔案管理業(yè)務(wù)建設(shè)力度。檔案管理工作的存在對(duì)于問(wèn)題決策至關(guān)重要，在每一個(gè)事業(yè)單位中都應(yīng)有舉足輕重的地位。檔案作為記錄事業(yè)單位中珍貴歷史的載體，加大對(duì)檔案管理工作的建設(shè)力度，不僅可以記錄下事業(yè)單位在不同時(shí)期所發(fā)生的變化，還可以為今后事業(yè)單位的建設(shè)提供前車之鑒。為了不斷提高檔案管理的水平，事業(yè)單位首先應(yīng)要求相關(guān)管理人員在選擇歸檔文件材料上，慎重辨識(shí)來(lái)源的可靠性，盡可能收集可靠且全面的資源信息。其次，管理人員自身必須嚴(yán)守管理制度，嚴(yán)格按照檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理歸檔，確保檔案類別清晰規(guī)范，符合調(diào)閱習(xí)慣。最后，管理人員載明檔案的具體情況應(yīng)該做到記錄完整，字跡規(guī)范。

（2）增強(qiáng)管理層人員自身認(rèn)知能力。新時(shí)期優(yōu)化我國(guó)事業(yè)單位檔案管理工作，首先需要強(qiáng)化管理層從業(yè)人員對(duì)本職工作的認(rèn)知能力及業(yè)務(wù)能力。其次，檔案管理需要健全管理制度，即應(yīng)加大法律法規(guī)的宣傳力度，適時(shí)舉辦專業(yè)知識(shí)以及相關(guān)法規(guī)的培訓(xùn)活動(dòng)，使得管理人員清晰明確各自職責(zé)，強(qiáng)化工作責(zé)任感以及管理意識(shí)。需要注意的是，在管理層人員的培訓(xùn)指導(dǎo)活動(dòng)中可以適當(dāng)穿插檔案管理的發(fā)展歷史，向其強(qiáng)調(diào)檔案管理工作的重要性，使其意識(shí)到檔案作為其他部門(mén)工作得以順利開(kāi)展的基礎(chǔ)，是單位可持續(xù)發(fā)展的根基所在，從而調(diào)動(dòng)檔案管理層人員的工作積極性以及自豪感，繼而推動(dòng)管理工作取得實(shí)質(zhì)進(jìn)步。

（3）提高工作人員全面素質(zhì)技能。素質(zhì)技能是對(duì)從業(yè)人員具備多方面綜合條件的能力體現(xiàn)，對(duì)于事業(yè)單位檔案管理人員來(lái)說(shuō)，素質(zhì)技能的優(yōu)劣常常會(huì)對(duì)檔案管理工作的效率和水平產(chǎn)生影響。由此，為了更好地提高管理人員的工作進(jìn)度，事業(yè)單位可以適時(shí)舉辦一些相關(guān)的進(jìn)修活動(dòng)以及宣傳講座，以達(dá)到不斷提高工作人員素質(zhì)技能的目的。該研究者者建議可以將檔案管理人員的學(xué)習(xí)拆分為以下四個(gè)方面作為培訓(xùn)重點(diǎn)。

第一，事業(yè)單位應(yīng)全面推廣普及檔案管理法律、法規(guī)宣傳。比如通過(guò)講座以及小組會(huì)議的模式，對(duì)與此相關(guān)的法律法規(guī)進(jìn)行正面宣傳，加深事業(yè)單位中檔案管理人員的法律意識(shí)，防止檔案管理人員作風(fēng)不當(dāng)，觸犯法律底線，同時(shí)也鞭策管理人員努力做好自身工作。

第二，事業(yè)單位應(yīng)積極做好觀念糾正工作，讓廣大員工領(lǐng)導(dǎo)體會(huì)檔案在單位各部組成中的重要地位，以提高檔案管理人員檔案意識(shí)，也使其認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性及其可能產(chǎn)生的巨大價(jià)值，確保檔案管理工作能夠依時(shí)、依事高效完成。

第三，事業(yè)單位應(yīng)注重培養(yǎng)檔案管理人員的現(xiàn)代技術(shù)操作能力，使得工作人員可以使用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)準(zhǔn)確快速地處理檔案管理工作中遇到的問(wèn)題，節(jié)省檔案管理工作的時(shí)間。

第四，事業(yè)單位還應(yīng)注重檔案管理人員業(yè)務(wù)能力和思想政治水平的考察工作。通過(guò)對(duì)管理人員的工作跟蹤、考評(píng)以及理論知識(shí)的培訓(xùn)，挑選出合格的檔案管理人員，在進(jìn)行思想培訓(xùn)以及業(yè)務(wù)鍛煉之后，篩選既具備檔案管理工作相關(guān)的理論知識(shí)，又擁有廣闊的知識(shí)面的人員留用檔案管理崗。

（4）建立健全檔案管理制度規(guī)范?！盁o(wú)規(guī)矩則不成方圓”，在任一單位的任何部門(mén)都需要建立完善的管理制度，檔案管理工作也不例外。首先，為了檔案管理工作更具規(guī)范性，事業(yè)單位應(yīng)加大對(duì)《檔案法》及其相關(guān)法律的教育指導(dǎo)力度，提高全體人員的基本法律意識(shí)，保證檔案管理工作能夠按照法律指引落實(shí)到根本。同時(shí)，在法律制度的基礎(chǔ)上，檔案部門(mén)還需要建設(shè)一個(gè)合理、科學(xué)的管理體系，從檔案管理工作的基本內(nèi)容開(kāi)始，針對(duì)檔案管理工作建立完善檔案管理制度，進(jìn)一步增強(qiáng)管理人員的責(zé)任感，將檔案管理工作落到實(shí)處，發(fā)揮檔案管理基石的作用，極大程度地促進(jìn)了檔案管理工作規(guī)范化的形成，為事業(yè)單位未來(lái)發(fā)展規(guī)劃與年度計(jì)劃更好地服務(wù)。

（5）推廣現(xiàn)代化的檔案管理手段。信息技術(shù)日新月異的當(dāng)代，事業(yè)單位的檔案管理工作應(yīng)該適時(shí)融入現(xiàn)代化的管理手段，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案管理的電子信息化，將檔案資源儲(chǔ)存在計(jì)算機(jī)之中，在進(jìn)行資源分類、整理之后，構(gòu)建出一個(gè)完整且穩(wěn)定的檔案管理系統(tǒng)，為今后檔案資源提取、利用、查閱等省卻手續(xù)，節(jié)約時(shí)間，提高檔案使用與管理效率。實(shí)踐中，現(xiàn)代化的檔案管理手段，也確實(shí)讓檔案管理工作避免了多余資源的浪費(fèi)，實(shí)現(xiàn)了提高檔案管理的水平之余，也鞏固了檔案管理部門(mén)的重要地位。

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