做好新時(shí)期水利工程檔案管理工作探析

□張 穎

水利工程檔案是水利技術(shù)基礎(chǔ)資料，反映了水利工程建設(shè)的全過程。目前，國家正處在水利建設(shè)快速發(fā)展時(shí)期，我省也正在加快推進(jìn)南水北調(diào)配套工程建設(shè)和引黃工程建設(shè)等工作，如何做好水利工程檔案管理工作尤為重要。為此，必須加強(qiáng)水利工程檔案管理，做好水利工程檔案的收集、整理與歸檔工作，確保水利工程檔案的全面性、真實(shí)性。

1.水利工程檔案管理的重要性

水利工程檔案是水利工程建設(shè)與管理工作中的一個重要組成部分，是提高工作質(zhì)量和工作效率的必要條件，是維護(hù)歷史真實(shí)面貌的一項(xiàng)重要工作。完整的水利工程檔案是水利建設(shè)成果的歷史記錄，是未來水利建設(shè)重要的信息資源,是水利管理工作決策的重要依據(jù)。其在建設(shè)時(shí)期可以用來全面鑒定工程質(zhì)量；在投入運(yùn)行過程中，方便查明出現(xiàn)故障或事故的原因，可為追究事故責(zé)任提供依據(jù)；在未來利用中，為后人在水利工程使用、管理、運(yùn)行、養(yǎng)護(hù)、維修、改建、重建、擴(kuò)建等工作中提供必不可少的依據(jù)；在學(xué)術(shù)研究方面，可通過查閱檔案，參考豐富、準(zhǔn)確、可靠的歷史資料，可以更好、更快、更經(jīng)濟(jì)地取得研究成果。科學(xué)規(guī)范的水利工程檔案管理，是衡量單位檔案管理水平的重要尺度，它能夠真實(shí)地反映水利工程建設(shè)質(zhì)量及水利工程的最終成果。

2.水利工程檔案管理工作中存在的問題

2.1 水利工程檔案管理意識較為淡薄

水利工程建設(shè)檔案管理牽涉單位多,且各單位相互獨(dú)立，而檔案文件的收集整理工作又具有持續(xù)性。由于部分單位檔案管理意識較淡薄,重視程度不夠，檔案管理規(guī)章制度不太健全，缺乏完善的約束機(jī)制，加上個別人員檔案認(rèn)識較為模糊，檔案意識不強(qiáng)，在日常工作中不注意積累、收集保存資料，造成在建設(shè)過程中形成的資料未及時(shí)收集和妥善保管,檔案資料不能及時(shí)移交和定期整理歸檔等問題。

2.2 水利工程檔案管理與服務(wù)存在脫節(jié)現(xiàn)象

水利工程建設(shè)大都點(diǎn)多、面廣、量大，在工程建設(shè)過程中，部分單位只注重文書檔案的收集，而忽視聲像、實(shí)物檔案以及與工程有關(guān)資料的收集，導(dǎo)致個別檔案資源損毀、流失或丟失，造成檔案無法存檔，影響了檔案的系統(tǒng)性和完整性。

2.3 水利工程檔案管理力量較為薄弱

由于水利工程建設(shè)時(shí)間長，人員變動頻繁，各單位檔案管理員一般由臨時(shí)行政事務(wù)人員兼任，一般不具備檔案管理專業(yè)知識，且大多數(shù)沒有經(jīng)過專門檔案培訓(xùn)，有的檔案員只掌握立卷歸檔的基本知識，對檔案的全宗號、目錄號、類別號、案卷號、保管期限混淆不清和目錄索引不全，存在不懂不問、不會不學(xué)的現(xiàn)象，導(dǎo)致檔案管理質(zhì)量不夠高，檔案整理、管理混亂。使得部分檔案難于查找，用時(shí)用不上，不能很好地為工作服務(wù)。

2.4 水利工程檔案管理觀念較為落后

由于缺乏專業(yè)檔案管理人員，檔案管理大部分是以手工管理為主，檔案的收集、整理、編目、檢索和查閱沿襲傳統(tǒng)的手工模式，存在著重視紙質(zhì)文件的歸檔,輕視電子文件的收集歸檔，紙質(zhì)檔案與電子文件檔案未同步管理,致使檔案管理質(zhì)量較低，查找速度慢，使用效率低。

3.規(guī)范水利工程檔案管理的幾點(diǎn)看法

3.1 加強(qiáng)水利工程檔案組織建設(shè)和制度建設(shè)

建立健全水利工程檔案管理機(jī)構(gòu)，提高對檔案工作的重視程度，把檔案管理納入日常工作中，安排專人負(fù)責(zé)工程檔案的具體管理工作。并根據(jù)國家法律法規(guī),建立科學(xué)、合理、適用、可操作性強(qiáng)的檔案管理制度,規(guī)范檔案管理，完善檔案工作職責(zé)。

3.2 強(qiáng)化水利工程檔案基礎(chǔ)管理

檔案是利用的基礎(chǔ)，為實(shí)現(xiàn)檔案及時(shí)歸檔和案卷的真實(shí)性、完整性、準(zhǔn)確性,自工程立項(xiàng)開工前就將檔案工作列入議事日程，建立健全檔案管理體系,并根據(jù)工程建設(shè)進(jìn)展情況，做好檔案事前介入、事中控制、事后把關(guān)各環(huán)節(jié)中。要從管理上保證檔案的完整，做好檔案的收集、歸納、整理、分類、鑒定工作，確保檔案資料的保存價(jià)值。

3.3 提高水利工程檔案管理人員綜合素質(zhì)

加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè),提高業(yè)務(wù)素質(zhì)，一方面要配足檔案人員,保證檔案人員隊(duì)伍的相對穩(wěn)定。另一方面要加強(qiáng)檔案管理培訓(xùn),根據(jù)工作性質(zhì)，對檔案管理人員進(jìn)行相關(guān)業(yè)務(wù)知識培訓(xùn)，使他們掌握檔案管理方面的有關(guān)規(guī)定和要求,使之盡快做到業(yè)務(wù)熟練，具備檔案專業(yè)知識水平，為水利工程檔案管理工作奠定良好的基礎(chǔ)。特別注意在水利工程檔案管理人員變動時(shí)，做好檔案交接工作，防止人員變動導(dǎo)致資料丟失現(xiàn)象。

3.4 建立電子檔案管理系統(tǒng)

電子檔案是信息時(shí)代的產(chǎn)物，是現(xiàn)代檔案管理工作中不可回避的。因此，要加強(qiáng)水利工程檔案信息化建設(shè)和管理，檔案管理工作要盡快實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)管理模式。水利工程檔案管理人員應(yīng)及時(shí)將文件、圖紙、資料等檔案輸入電腦轉(zhuǎn)化為電子檔案，隨時(shí)為各部門提供更全面的信息資源?！?/p>