分析事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新思路

劉玲(黑龍江省高速公路管理局牡丹江高速公路管理處)

分析事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新思路

劉玲
(黑龍江省高速公路管理局牡丹江高速公路管理處)

摘要:在我國經(jīng)濟不斷發(fā)展，改革不段深入的今天，我國的事業(yè)單位也在持續(xù)不斷的進行深化改革精簡人員，同時其人事制度管理也進行了改革。但是在這以過程中就使得事業(yè)單位人事檔案的管理工作顯現(xiàn)出一些問題。相關人員對事業(yè)單位的檔案管理辦法進行了研究，明確的指出現(xiàn)階段我國事業(yè)單位在檔案管理過程中存在的問題，同時也提出了相應的解決辦法。

關鍵詞:事業(yè)單位;檔案管理;問題;辦法

1　事業(yè)單位檔案構建管理辦法

1.1要遵循規(guī)范、靈活相融合的原則

對于事業(yè)單位的人事檔案管理制度來講，其工作流程必須要按照我國所制定的相關標準嚴格的來執(zhí)行，從這方面來看，這體現(xiàn)出了我國的事業(yè)單位人事管理的標準化。但是這并不意味著我國全部的事業(yè)單位都要進行完全相同的人事檔案管理，這是由于不同的單位有著不同的工作性質(zhì)與工作特點，所以其人事檔案管理制度與要求不能進行統(tǒng)一的要求。這就要求各單位需要根據(jù)自己的特點以及需要進行不斷的優(yōu)化、探索，構建出適合本單位實際情況的一套人事檔案管理系統(tǒng)。

1.2要將檔案管理職責與權益相融合

在事業(yè)單位人事檔案管理的過程中一定要確定各級領導的工作職責以及其權利的范圍。對于事業(yè)單位檔案管理部門的領導來講，其主要職業(yè)就是要對檔案管理工作的工作任務進行制定，并進行合理分配，同時需要對已經(jīng)歸檔的一些檔案材料進行不定期的抽查與指導。并且在檔案管理工作責任明確的過程中要確保檔案工作人員的權益不受到損害。在工作的過程中，如果領導對相關的工作人員的權益不重視，就會對工作人員的工作熱情造成很大程度的影響，這也會對整個單位的發(fā)展造成影響。這就要求在構建事業(yè)單位檔案管理工作辦法時必須要做到將檔案管理職責與權益緊密融合在一起。

1.3在進行檔案管理的過程中要將動態(tài)與靜態(tài)相結合

對于事業(yè)單位來講，在一段時期以內(nèi)想要穩(wěn)定的發(fā)展就需要在有較長時間的制度穩(wěn)定作為基礎。但是，隨著我國的經(jīng)濟不斷發(fā)展與社會的不斷進步，事業(yè)單位的各項制度與辦法都需要進行相應的改變，從而滿足單位的可持續(xù)發(fā)展需要。尤其是在我國各行業(yè)以及逐漸國際化的今天，對于事業(yè)單位的檔案管理部門來講，為了滿足時代的發(fā)展需要也應該學習一些較為現(xiàn)金的管理制度，并且與本單位的實際情況相結合，對現(xiàn)有的工作制度進行優(yōu)化。

2　現(xiàn)階段我國事業(yè)單位檔案管理工作中存在的問題

2.1事業(yè)單位對檔案管理工作的重視程度缺乏

在一些事業(yè)單位，對國家出臺的檔案管理相關文件以及管理辦法的學習力度以及執(zhí)行力欠缺，不能正確的看待檔案管理對國家發(fā)展的重要程度。由于長時間的對檔案管理工作不能正確的認識，造成了檔案管理工作的無序進行，最終造成了了檔案管理工作的混亂局面。

2.2檔案管理工作的業(yè)務基礎不扎實

就現(xiàn)階段我國事業(yè)單位的檔案管理現(xiàn)狀來講，一些單位在檔案管理的基礎工作方面基礎非常不牢固，并且經(jīng)常會出現(xiàn)這樣的情況，為了應對上級主管部門的檢查，雖然制定出了相應的檔案管理制度，但是在實際的工作中，并沒有按照制定的制度執(zhí)行。這就造成了很多的檔案整理并不規(guī)范，組卷的混亂現(xiàn)象依舊比較嚴重，甚至存在著在某些單位沒有經(jīng)過相關的程序就私自決定對一些本應該進行留存的檔案材料進行銷毀。

2.3我國檔案現(xiàn)代化的管理硬件較為落后

在某些事業(yè)單位，由于長期對檔案管理的重視程度不夠，以及資金缺乏等問題，使得很多事業(yè)單位的檔案管理部門硬件都比較落后，一些事業(yè)單位的檔案存儲室過于簡陋，更有甚者將一些易燃易爆的物品與檔案材料堆放在一起;同時也存在著一些單位的檔案室、辦公室以及接待室并沒有分開依舊在一起辦公，同時很多事業(yè)單位內(nèi)缺乏檔案管理現(xiàn)代化設備以及有關的檔案保護設備。

2.4現(xiàn)階段我國檔案管理人員的素質(zhì)較低并且隊伍不穩(wěn)定

由于很多事業(yè)單位對檔案管理工作并不重視，但與此同時檔案管理工作又是一項具有較強專業(yè)性的工作，檔案管理工作人員的頻繁變動造成了檔案管理部門經(jīng)常處于一種每個月都在對員工進行培訓的狀態(tài)，但是對于檔案管理人員來講，卻始終都是新員工，不具備獨擋一面的工作能力。

3　對事業(yè)單位的檔案管理辦法進行優(yōu)化與創(chuàng)新

3.1構建全面的檔案管理制度

(1)構建的檔案管理規(guī)章制度一定要結合各單位的實際情況，具有一定的合理性與可操作性。

(2)構建的檔案管理制度一定要具有簡潔、實用等特點。

3.2對事業(yè)單位的檔案管理工作進行優(yōu)化，有針對性的提升管理水平

事業(yè)單位要定期對檔案管理辦法等信息進行宣傳，并且組織相關的人員進行學習培訓，有針對性的提高相關人員對檔案管理工作的重視程度，將檔案管理工作放在一個正確的位置上對待。這就需要事業(yè)單位需要有合格的領導，對檔案管理工作進行定期的指導以及不定期的檢查，并且還要根據(jù)單位的實際情況，制定出一套符合本單位實際情況的考核體系，促進檔案管理工作向著科學化與規(guī)范化的方向發(fā)展。

3.3推動檔案信息化建設，增強工作質(zhì)量

(1)事業(yè)單位的各級檔案管理部門要及時、準確的進行檔案信息的傳遞，并且要確保信息的真實性;

(2)通過利用掃描儀等先進的設備，將紙質(zhì)的檔案資料存儲在計算機中，在經(jīng)過相關軟件的處理，使其變?yōu)閿?shù)據(jù)資料;

(3)要充分利用網(wǎng)絡技術進行檔案管理創(chuàng)新，通過網(wǎng)絡向社會提供高效的檔案信息服務，以實現(xiàn)檔案信息資源的有效共享，這樣一來既方便了廣大民眾，也提高了檔案的使用效率，同時也提高了檔案管理工作的質(zhì)量。

參考文獻:

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［4］陸曉惠.淺談如何提高基層單位檔案管理人員的素質(zhì)［J］.中國水運(理論版)，2007，(4).

收稿日期:2014－12－11

中圖分類號:U492

文獻標識碼:C

文章編號:1008－3383(2015)05－0172－01