文書檔案工作一體化研究

高用翠(中國石油大港油田分公司， 天津 300280)

0 引言

企業(yè)的管理工作，其中一個(gè)重要部分就是文書檔案管理工作，文書檔案是企業(yè)建設(shè)過程中寶貴經(jīng)驗(yàn)的載體，而且文書檔案的內(nèi)容都非常豐富，它囊括了企業(yè)各方面的工作，包括黨群工作、行政工作、生產(chǎn)技術(shù)和科技管理等內(nèi)容。文書檔案與技術(shù)資料和圖紙不同，它所測重的內(nèi)容是企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)和制度等方面的管理。如果一個(gè)企業(yè)能夠?qū)⑽臅鴻n案工作開展好，那么企業(yè)內(nèi)部基礎(chǔ)管理和經(jīng)營能力等都必將有一定的提升，同時(shí)利用好文書檔案，企業(yè)的各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作也就能夠得到有效的規(guī)范。所以，文書檔案收集和歸檔工作的重要性不言而喻，企業(yè)要想在管理方面取得成效，就務(wù)必要健全文書檔案工作的制度，以促進(jìn)文書檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化和科學(xué)化，為企業(yè)的發(fā)展提供寶貴經(jīng)驗(yàn)。

1 文書檔案工作一體化管理的基本構(gòu)想

在了解了文書檔案工作的重要性之后，要想實(shí)現(xiàn)文書檔案工作的一體化，必須要對文書檔案工作一體化的內(nèi)容和形式有一個(gè)最基本的構(gòu)想。而這個(gè)構(gòu)想，必須是基于對“一體化管理”這個(gè)概念有一個(gè)正確認(rèn)識(shí)的基礎(chǔ)上的。那么何謂“一體化管理”呢？所謂“一體化管理”，就是在管理工作中，將兩個(gè)或者多個(gè)有一定的區(qū)別，但彼此之間又有著相互聯(lián)系的事物密切地聯(lián)系起來并將其視為一個(gè)有機(jī)地整體，再對這個(gè)整體進(jìn)行一個(gè)綜合的管理。對于文書和檔案工作的一體化管理，應(yīng)該是全方位的，也就是說，文書工作和檔案工作從開始到結(jié)束的整個(gè)過程中，都應(yīng)該貫徹以一體化的管理思想，并不是將文書工作的某一個(gè)階段獨(dú)立出來，再與檔案工作的某一個(gè)獨(dú)立環(huán)節(jié)一起來對其實(shí)行一體化管理，這樣的一體化管理是不合乎要求的。

具體的來說，文書和檔案工作的一體化管理主要體現(xiàn)在兩個(gè)方面，其一是機(jī)構(gòu)職能，其二就是工作方法。在機(jī)構(gòu)職能方面，企業(yè)必須要求一個(gè)“一體化”的機(jī)構(gòu)，這樣才能夠統(tǒng)一地來行使文書和檔案工作的職能。從宏觀方面來講，就是要建立國家規(guī)模的行政管理機(jī)關(guān)，通過國家的渠道來制定統(tǒng)一地文書檔案工作法規(guī)和政策，通過這些法規(guī)政策的制定，來對文書檔案工作進(jìn)行統(tǒng)一而有效的指導(dǎo)。從微觀方面來講，就比如在我們油田企業(yè)中，在企業(yè)內(nèi)部還應(yīng)專門設(shè)有統(tǒng)一管理文書檔案的部門，來對文書檔案的管理工作負(fù)責(zé)，負(fù)責(zé)把文書檔案工作計(jì)劃落到實(shí)處。在工作方法上，所謂實(shí)行“一體化”管理，并不是要把文書和檔案工作簡化成一項(xiàng)工作，而是要把這兩項(xiàng)工作融合和協(xié)調(diào)，以形成一個(gè)新的有機(jī)整體，這個(gè)整體既包含了文書工作，也包含了檔案工作在內(nèi)。

2 文書檔案工作一體化的實(shí)施

(1)做好檔案宣傳，引起領(lǐng)導(dǎo)重視 在目前的各個(gè)企業(yè)之中，文書檔案工作一體化之所以沒能夠得到重視，就是由于對于文書檔案工作一體化的宣傳工作不夠到位。許多的文書檔案人員在平時(shí)大都是默默無聞地工作，久而久之，文書檔案工作一體化的問題自然而然就被忽略了，自然也就失去了領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持。所以，文書工作者和檔案工作者都要加強(qiáng)一體化管理的宣傳力度，以引起企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的重視，從而進(jìn)一步加快文書檔案工作一體化管理的進(jìn)程。

(2)完善制度，建立文書檔案管理體系 文書檔案一體化管理應(yīng)該有明確的制度來加以規(guī)范和指引，而且這些規(guī)范和制度應(yīng)該是與時(shí)俱進(jìn)的，應(yīng)該根據(jù)不同的實(shí)際情況進(jìn)行實(shí)時(shí)的修訂和完善。在企業(yè)中，有了專門的文書檔案一體化管理部門和機(jī)構(gòu)還是不夠的，還要制定出一套行之有效并適合于自己企業(yè)發(fā)展的規(guī)范，這樣，相應(yīng)的文書檔案管理人員才能順利的開展其管理工作，提高管理的效率，在對文書檔案一體化管理工作中出現(xiàn)的不規(guī)范現(xiàn)象，也能夠及時(shí)的予以發(fā)現(xiàn)和糾正。這樣，一體化管理工作才能順利的開展。

(3)加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高人員素質(zhì) 文書工作人員和檔案工作人員雖然其工作性質(zhì)相似，但是仍有著一些不同，尤其是在進(jìn)行一體化管理之后，對于文書工作人員和檔案工作人員都提出了更高的要求，要求他們要具備從事文書工作和檔案工作兩方面的技能和相應(yīng)的知識(shí)。所以在進(jìn)行文書檔案工作一體化管理之后，企業(yè)應(yīng)該抓緊對相應(yīng)的工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，以提高他們的專業(yè)技能，這樣才有利于檔案文書工作一體化的開展。

3 結(jié)語

文書和檔案管理都是一個(gè)企業(yè)非常重要的基礎(chǔ)工作，他們能夠?yàn)槠髽I(yè)提高豐富的經(jīng)驗(yàn)和寶貴的資源，在對其而這進(jìn)行一體化管理之后，要特別注意完善相關(guān)的規(guī)范制度，這樣才能保證文書檔案一體化管理工作能夠有條不紊地展開，進(jìn)一步地為企業(yè)的發(fā)展貢獻(xiàn)其力量。

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