淺談公路交通行業(yè)內(nèi)部控制的要點和方法

甘肅省張掖公路管理局 陶潤平

行政事業(yè)單位內(nèi)部控制是指單位為實現(xiàn)控制目標(biāo)，通過制定制度、措施和一些相應(yīng)的執(zhí)行程序，對經(jīng)濟(jì)活動的風(fēng)險進(jìn)行有效的防范和管控。行政事業(yè)單位建立和實施內(nèi)部控制要由單位領(lǐng)導(dǎo)層和全體員工共同參與，才能達(dá)到內(nèi)部控制目標(biāo)，提高單位管理服務(wù)水平，促進(jìn)單位健康、持續(xù)發(fā)展。其內(nèi)部控制目標(biāo)具體有以下五個方面：一是保證經(jīng)濟(jì)活動合規(guī)合法；二是保證資產(chǎn)安全和有效使用；三是保證財務(wù)信息真實完整；四是防范舞弊和腐?。晃迨翘岣叻?wù)公眾的效率和效果。如何把以上內(nèi)控目標(biāo)落實和融匯到公路交通行業(yè)的日常管理和內(nèi)部控制實施當(dāng)中？本人想通過以下兩個方面的闡述，加以說明：

一、做好內(nèi)部控制，應(yīng)當(dāng)重點關(guān)注以下方面：

（一）風(fēng)險評估機(jī)制的建立和完善情況

包括是否建立了經(jīng)濟(jì)活動風(fēng)險的評價、評估和分析機(jī)制。

（二）內(nèi)控組織機(jī)構(gòu)和部門分工情況

包括內(nèi)控部門或牽頭部門是否健全，履行職責(zé)是否積極有效，各部門協(xié)調(diào)、溝通、聯(lián)動機(jī)制是否暢通有效。

（三）內(nèi)控制度的建立和完善情況

包括內(nèi)部管理制度、議事決策機(jī)制、崗位責(zé)任制、內(nèi)部監(jiān)督等機(jī)制是否建立和完善。

（四）內(nèi)控關(guān)鍵崗位人員管理情況

包括是否建立人員培訓(xùn)、交流輪崗、業(yè)績評價、崗位資格和能力認(rèn)定等制度。

（五）財務(wù)制度執(zhí)行和財務(wù)報告編制情況

包括會計核算、賬務(wù)處理和分析是否按照會計制度規(guī)定，是否按法定要求編制和提供財務(wù)信息。

（六）預(yù)算管理情況

包括預(yù)算編制、批復(fù)、分解的指標(biāo)是否合理，預(yù)算追加調(diào)整是否嚴(yán)格控制；是否按照批復(fù)的預(yù)算安排各項收支，預(yù)算執(zhí)行是否嚴(yán)格有效、進(jìn)度合理；是否有決算與績效評價控制措施。

（七）收支管理情況

包括收入業(yè)務(wù)是否實施歸口管理，是否嚴(yán)格執(zhí)行“收支兩條線”管理規(guī)定，是否建立收入分析和對賬制度，是否建立健全票據(jù)管理制度；各支出事項的開支范圍和標(biāo)準(zhǔn)是否明確，支出事前申請、審批、審核、資金支付、會計核算、業(yè)務(wù)分析等環(huán)節(jié)控制是否到位。

（八）政府采購管理情況

包括政府采購預(yù)算編制和批復(fù)，采購計劃制定，采購業(yè)務(wù)組織、管理、執(zhí)行和驗收等。

（九）資產(chǎn)管理情況

包括是否對資產(chǎn)實行歸口管理；資產(chǎn)管理制度和崗位設(shè)置是否健全，相關(guān)崗位是否責(zé)權(quán)明確、相互制約；是否定期對資產(chǎn)進(jìn)行盤點清查，處置資產(chǎn)是否合規(guī)。

（十）建設(shè)項目管理情況

包括項目立項、概預(yù)算投資、招投標(biāo)、項目實施、價款結(jié)算與支付、工程變更等環(huán)節(jié)是否有嚴(yán)格的審核審批控制機(jī)制；項目資金使用管理是否規(guī)范、安全；項目建設(shè)檔案是否齊全，移交及時。

（十一）合同管理情況

包括合同是否實現(xiàn)歸口管理；對合同事項的確定，合同的擬定、簽訂、履行、變更、糾紛是否有有效的監(jiān)管機(jī)制。

（十二）績效考核制度和激勵機(jī)制的執(zhí)行情況

包括日常工作的獎優(yōu)罰劣制度和兌現(xiàn)方式，職工積極性和能動性的調(diào)動，重大貢獻(xiàn)的激勵機(jī)制等。

二、針對以上各方面的風(fēng)險點，查找管理漏洞和薄弱環(huán)節(jié)，采取不同的控制方法加以校正和管控。

（一）遵循全面性原則

從建立和完善制度入手，使內(nèi)部控制貫穿單位經(jīng)濟(jì)活動的全過程，覆蓋經(jīng)濟(jì)活動涉及的所有事項，實現(xiàn)全面管控。

（二）遵循重要性原則

采取授權(quán)審批制、不相容崗位分離制、關(guān)鍵工作輪崗制、內(nèi)控考評制等措施，關(guān)注單位關(guān)鍵控制點和主要風(fēng)險，采取有效的控制措施。

1、內(nèi)部授權(quán)審批制

首先要明確需要審批的業(yè)務(wù)范圍和審批權(quán)限，制定審批程序和相關(guān)責(zé)任人，需要審批的業(yè)務(wù)必須有審批流程，不需要審批的業(yè)務(wù)正常辦理，比如，一個公路養(yǎng)護(hù)事業(yè)單位，他的業(yè)務(wù)可以小到一件辦公用品的購買，大到幾千萬養(yǎng)護(hù)維修工程的建設(shè)，這就要求我們對重大事項集體決策和會簽，重大事項可分解的各分項業(yè)務(wù)必須要有一套完善、可行、高效的內(nèi)部授權(quán)審批制度。

2、不相容的崗位相分離制度

這其實是單位內(nèi)部控制的基本常識，就是把可能存在舞弊的崗位交給不同的人來管理。比如：單位經(jīng)濟(jì)活動的決策、執(zhí)行和評價監(jiān)督應(yīng)當(dāng)相互分離；單位預(yù)算編制、審批、執(zhí)行、評價崗位應(yīng)當(dāng)相互分離；印鑒分管，嚴(yán)禁一人保管收付款項所需的全部印章等?？吹揭陨舷嚓P(guān)規(guī)定，我們的單位領(lǐng)導(dǎo)都懂，但是，由于公路交通行業(yè)的工作人員大致分為兩類，一類是機(jī)關(guān)管理人員，一類是一線養(yǎng)護(hù)或工程人員，這么多的業(yè)務(wù)和崗位要分離但是人員編制有限，對這些內(nèi)部控制的問題往往更多的依賴從業(yè)者的職業(yè)道德和工作技能來制約，其實，為了即符合單位的實際情況和“三定”規(guī)定，又能杜絕內(nèi)部控制存在的漏洞，我們在實際工作中可以從經(jīng)濟(jì)活動的特點出發(fā)，讓不同專業(yè)和崗位的管理人員分別兼任相關(guān)領(lǐng)域的其他職務(wù)，來規(guī)避不相容崗位分離與人員緊缺的矛盾，比如：可以讓工程技術(shù)人員參與竣工審計、讓財務(wù)主管人員參與預(yù)算的編制或?qū)徍?、讓檔案保管人員兼任材料保管等。內(nèi)控聽起來復(fù)雜、做起來困難，但是必須堅持做到位。

3、關(guān)鍵工作輪崗制度

就是根據(jù)風(fēng)險控制的需要，有計劃的安排關(guān)鍵崗位工作人員定期或不定期的調(diào)換工作崗位的內(nèi)控手段。比如財務(wù)人員、采購人員、工程項目負(fù)責(zé)人員輪崗等，各單位應(yīng)該在年初或一個項目結(jié)束后，就做好人員輪崗的計劃，包括需要輪換的崗位、輪換的方式、輪換的時間、輪換人員名單及交接程序等，這樣就可以有效防止利用職務(wù)之便謀私、挪用、貪污等行為。

4、內(nèi)部控制考核制度

就是對單位內(nèi)部各部門的內(nèi)部控制執(zhí)行情況，按照明確、規(guī)范的內(nèi)部控制考核標(biāo)準(zhǔn)、考核內(nèi)容和實施細(xì)則，對該部門一段時期內(nèi)的內(nèi)控程序和效果進(jìn)行客觀分析和評價，用剛性的制度來管理和引導(dǎo)動態(tài)的人和事，將內(nèi)控制度的效果量化，以便獎懲和校正。

（三）遵循制衡性原則

就是說在單位部門管理、權(quán)責(zé)劃分、業(yè)務(wù)流程等方面形成相互制約、相互制衡。比如公路養(yǎng)護(hù)事業(yè)單位的一項大中修工程，從項目的立項、審批、開工、施工、交工驗收有很多分項工程和業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)需要制約和控制，就拿材料來講，大宗材料要招標(biāo)采購、招標(biāo)委員會的成員要有工程技術(shù)部門、材料采購部門、材料試驗檢測部門、財務(wù)資產(chǎn)管理部門、項目管理主管人員一起參加，對供應(yīng)商的經(jīng)營狀況、財務(wù)狀況、信譽(yù)度、材料質(zhì)量、材料價格、技術(shù)狀況等進(jìn)行詳細(xì)的調(diào)查和詢證，最后按照擇優(yōu)的原則選定供應(yīng)商。當(dāng)大家都歇了口氣的時候，這項工作才剛開始，材料入場要先進(jìn)行試驗檢測，這項工作要有試驗部門負(fù)責(zé)；入場之后要有保管人員簽字驗收，驗收之后要有技術(shù)人員履行審批手續(xù)通知領(lǐng)用，同時財務(wù)人員要根據(jù)合同條款和財務(wù)入賬流程逐一核對做財務(wù)處理，然后有工程技術(shù)人員復(fù)核付款計劃，項目負(fù)責(zé)人簽批后交出納付款。這樣的流程看起來已經(jīng)很繁瑣、很周密了，但是現(xiàn)實當(dāng)中，還是有這樣那樣的舞弊行為讓公路工程建設(shè)成為腐敗的高危行業(yè)！由此看來各崗位、各環(huán)節(jié)的制衡不但是必要的，而且是非常關(guān)鍵的內(nèi)控手段，在公路建設(shè)管理中舉足輕重！

（四）遵循適應(yīng)性原則

單位內(nèi)部控制要隨著內(nèi)、外部環(huán)境的變化和單位經(jīng)濟(jì)策略的調(diào)整，不斷修訂和完善。要增強(qiáng)公路交通行業(yè)內(nèi)部控制的適應(yīng)性和有效性，首先要明確歸口管理，按照權(quán)責(zé)對等的原則，對有關(guān)經(jīng)濟(jì)活動實行統(tǒng)一管理。其次要加強(qiáng)預(yù)算控制，按預(yù)算安排各項支出，強(qiáng)化預(yù)算的剛性約束。第三要提高會計控制、單據(jù)控制和財產(chǎn)保護(hù)控制的水平。第四要積極開展信息內(nèi)部公開，對一些應(yīng)該讓職工知情的問題，處理結(jié)果、執(zhí)行情況、相關(guān)責(zé)任人等要在醒目的位置設(shè)置公示欄及時公開，接受群眾監(jiān)督，聽取職工群眾的意見和建議。

按照企業(yè)內(nèi)部控制“五要素”的標(biāo)準(zhǔn)，第一是要健全控制內(nèi)部環(huán)境，第二是要建立風(fēng)險評估機(jī)制，第三是要落實具體的控制活動，第四是要有有效的信息與溝通機(jī)制，第五是要對控制效果進(jìn)行評價與監(jiān)督。這五個要素當(dāng)中內(nèi)部環(huán)境是建立內(nèi)部控制的土壤，是一切控制流程、控制點得以實施的根本條件，有了好的土壤，種子才可以以良好的勢頭成長，最終結(jié)出碩果。我們公路交通行業(yè)也一樣可以把這些模式和程序引入進(jìn)來，把我們的行業(yè)管理模式、人事用工機(jī)制、工作業(yè)務(wù)內(nèi)容、控制目標(biāo)和程序貫穿其中，通過制定規(guī)章制度，逐步形成部門、崗位之間的相互制約，有了部門人員的分工負(fù)責(zé)、通過部門之間、人員之間由于職責(zé)分工所形成的相互制約的交叉網(wǎng)和交叉點，通過系統(tǒng)分析經(jīng)濟(jì)活動的風(fēng)險，找出風(fēng)險點、關(guān)鍵控制點、對其進(jìn)行重點管控，以制度管理代替經(jīng)驗管理、情感管理、印象管理，實現(xiàn)從傳統(tǒng)的經(jīng)驗管理逐步過渡到科學(xué)管理和文化管理，才能有效保證內(nèi)部控制目標(biāo)和單位總體目標(biāo)的實現(xiàn)。