民用機(jī)場全面預(yù)算管理信息系統(tǒng)結(jié)構(gòu)及功能設(shè)計——以X機(jī)場為例

西安咸陽國際機(jī)場股份有限公司 鄭波

目前，民用機(jī)場各運營管理機(jī)構(gòu)運用全面預(yù)算實現(xiàn)企業(yè)的管理提升已經(jīng)比較普遍，部分企業(yè)也建立了相關(guān)信息系統(tǒng)予以支撐。但隨著行業(yè)發(fā)展速度不斷加快，企業(yè)管理要求的日益提升，現(xiàn)有的全面預(yù)算管理方法和信息系統(tǒng)已經(jīng)逐漸不能適應(yīng)企業(yè)發(fā)展的要求。本文以X機(jī)場為例，在分析其全面預(yù)算管理業(yè)務(wù)模型的基礎(chǔ)上,提出了與之相適應(yīng)的全面預(yù)算管理信息系統(tǒng)模型及其功能設(shè)計。

一、X機(jī)場全面預(yù)算管理概況

X機(jī)場是全國十大機(jī)場之一，全面預(yù)算管理基礎(chǔ)較好，預(yù)算管理理念深入人心，預(yù)算工作基本實現(xiàn)了“全面”和“全員”的“兩全”目標(biāo)；具備較為完備的預(yù)算管理體系，形成由年度預(yù)算、中期商業(yè)計劃和長期商業(yè)計劃構(gòu)成的預(yù)算體系，建立了較為完善的預(yù)算組織體系和責(zé)任體系；預(yù)算編制和財務(wù)核算精細(xì)化，基本能夠?qū)崿F(xiàn)預(yù)算控制目標(biāo)。但是，隨著機(jī)場的快速發(fā)展，目前也存在著一些需要迫切解決的問題。一是受現(xiàn)有預(yù)算管理系統(tǒng)的限制，預(yù)算的控制功能還沒有充分實現(xiàn)，預(yù)算的執(zhí)行情況需要通過財務(wù)核算系統(tǒng)輸出結(jié)果，事后進(jìn)行匯總分析。預(yù)算管理系統(tǒng)尚未直接與財務(wù)核算數(shù)據(jù)建立審核比對關(guān)系，準(zhǔn)確性和及時性達(dá)不到當(dāng)前預(yù)算管理的需求，很難作為決策分析的參考依據(jù)。二是年度預(yù)算作為中期商業(yè)計劃的更新基礎(chǔ)，目前尚未實現(xiàn)數(shù)據(jù)的互聯(lián)共通，主要通過手工方式銜接。對實現(xiàn)每月根據(jù)實際完成情況對年度預(yù)計完成情況和中期商業(yè)計劃（前兩年）的滾動更新也主要通過手工方式實現(xiàn)。三是在預(yù)算控制方面，無法利用預(yù)算數(shù)據(jù)對日常費用支出、采購支出、項目支出等進(jìn)行實時的事前控制，只能事后定期對預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行分析監(jiān)控，效率低，人工成本和時間成本較高。四是匯總分析的效果不理想，現(xiàn)有預(yù)算系統(tǒng)支持分析維度受限，不能支持按照多角度、多維度對公司預(yù)算編制和預(yù)算執(zhí)行的深入分析。五是信息集成有限。從信息集成的角度，目前預(yù)算管理數(shù)據(jù)處于孤立的狀態(tài)，不能與核算、資金及其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)建立數(shù)據(jù)共享關(guān)系，全面預(yù)算管理的作用發(fā)揮有限，不利于公司整體戰(zhàn)略目標(biāo)的落實和監(jiān)控。

二、系統(tǒng)結(jié)構(gòu)及主要功能

（一）系統(tǒng)建設(shè)目標(biāo)

建立統(tǒng)一的戰(zhàn)略與預(yù)算管理平臺。實現(xiàn)公司年度預(yù)算、中期商業(yè)計劃和長期商業(yè)計劃的系統(tǒng)銜接，實現(xiàn)預(yù)算管理在時間維度上的動態(tài)更新。遠(yuǎn)期實現(xiàn)月度計劃分析、日跟蹤、旬評估。不僅關(guān)注過去，更關(guān)注當(dāng)前和未來。

建立統(tǒng)一的預(yù)算管理平臺。建立統(tǒng)一的預(yù)算體系和預(yù)算數(shù)據(jù)庫，全面反映和實現(xiàn)企業(yè)預(yù)算管理的要求和內(nèi)容，支持公司預(yù)算編制、審批、控制、分析和考核等公司預(yù)算全過程管理，實現(xiàn)對分、子公司預(yù)算的審核和預(yù)算執(zhí)行情況的動態(tài)跟蹤和評估。

建設(shè)統(tǒng)一的預(yù)算控制平臺，重點建設(shè)一個統(tǒng)一的費用控制系統(tǒng)，統(tǒng)一預(yù)算資金出口，結(jié)合年度預(yù)算數(shù)據(jù)，根據(jù)不同的預(yù)算科目，設(shè)置不同的預(yù)算控制策略和控制方法，保證每一筆資金支出，都要從費用控制系統(tǒng)統(tǒng)一申請、統(tǒng)一控制、統(tǒng)一審批，保持每一筆資金支出的可見性和可控性。

構(gòu)建統(tǒng)一的預(yù)算分析平臺。借助于預(yù)算管理平臺軟件，實現(xiàn)對關(guān)鍵指標(biāo)預(yù)算執(zhí)行情況的監(jiān)控與預(yù)警，與此同時，實現(xiàn)預(yù)算分析的自動化、流程化管理，深化財務(wù)核算和分析的角度和維度應(yīng)用。結(jié)合管理決策需求，通過圖文并茂的直觀展示向管理層提供有價值的信息。

構(gòu)建統(tǒng)一的數(shù)據(jù)平臺。避免“信息孤島”，用信息技術(shù)，整合預(yù)算、核算、資金、生產(chǎn)、資產(chǎn)、人力資源等信息系統(tǒng)，實現(xiàn)各業(yè)務(wù)系統(tǒng)之間數(shù)據(jù)共享。

（二）系統(tǒng)建設(shè)內(nèi)容

1、預(yù)算編制

主要完成預(yù)算的編制、審核、審批、上報、分解、匯總、查詢等功能，既支持自下而上的匯總編制方式，也支持自上而下的分解編制方式，在預(yù)算的編制和調(diào)整等關(guān)鍵業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，可通過嚴(yán)格的審批流進(jìn)行審批控制，提供預(yù)算數(shù)據(jù)的多版本管理?；竟δ茉诂F(xiàn)有定額管理、部門匯編、分月（季）預(yù)算、預(yù)算分解下達(dá)、預(yù)算匯總的功能基礎(chǔ)上，實現(xiàn)預(yù)算編制內(nèi)容、編制流程節(jié)點自定義，離線導(dǎo)入等。通過靈活的工作流定制工具，按照不同的預(yù)算內(nèi)容或者預(yù)算表格定制不同的工作流，適應(yīng)不同情況的業(yè)務(wù)場景。根據(jù)符合業(yè)務(wù)需求的自定義審批流程，送審人員可以設(shè)置單據(jù)流轉(zhuǎn)的審批部門，以及何人對單據(jù)進(jìn)行審批等。預(yù)算審批流程可以與Email、移動設(shè)備結(jié)合，向預(yù)算審批人員提供預(yù)算審批提醒。同時，在審批過程中上級可以對下級的預(yù)算編制內(nèi)容輸入解釋、意見等文字，提高預(yù)算編制流程的溝通效率，支持查看審批痕跡、狀態(tài)管理等。

2、預(yù)算分解

預(yù)算分解可以從橫向和縱向兩個方面進(jìn)行，縱向的分解就是從時間軸角度將大跨度時間范圍的預(yù)算數(shù)分解到小跨度時間范圍的階段結(jié)果，例如將全年的產(chǎn)量分解到月度。橫向分解可以部門的角度進(jìn)行分解。

3、預(yù)算匯總

匯總是指將指定多個單位按指定的匯總方法生成一個匯總單位。按照關(guān)鍵指標(biāo)分類進(jìn)行分級匯總，分級匯總在指定的維度上預(yù)先得出匯總數(shù)據(jù)，為多維數(shù)據(jù)查詢打下堅實的基礎(chǔ)。實現(xiàn)節(jié)點匯總、選擇匯總、選表匯總等?？梢园凑疹A(yù)算組織自由選擇匯總單位，或者是按照預(yù)算內(nèi)容選擇預(yù)算表單進(jìn)行匯總等。

4、預(yù)算控制

預(yù)算控制包括預(yù)算內(nèi)、超預(yù)算、預(yù)算外事項控制，以實現(xiàn)對資本性支出、人力、日常費用支出等實時動態(tài)控制，加強(qiáng)預(yù)算執(zhí)行事前的審核控制。

（1）事前控制。即在成本費用開支使用之前，通過系統(tǒng)可隨時查詢預(yù)算執(zhí)行情況，如預(yù)算額度、已用額度、可用額度、實際發(fā)生數(shù)與預(yù)算數(shù)差額等信息進(jìn)行審批，申請、審批、報銷、付款將按照流程中的處理數(shù)據(jù)進(jìn)行控制；對于已經(jīng)申請的預(yù)算資金，系統(tǒng)自動給予凍結(jié)，以免被其他人申請使用；在不同的方案下進(jìn)行不同的控制。

系統(tǒng)應(yīng)能夠?qū)Ω骺颇康臋?quán)限內(nèi)的使用額度進(jìn)行查詢，并自動展示在相關(guān)表格或單據(jù)內(nèi)。比如，在進(jìn)行費用類用款申請?zhí)峤簧暾垎螘r，系統(tǒng)能夠查詢到該項費用該單位權(quán)限內(nèi)的額度，并顯示在“可用額度”項目中。系統(tǒng)通過控制規(guī)則將申請數(shù)據(jù)與可用額度進(jìn)行比較分析，對相應(yīng)情況進(jìn)行控制，比如通過、拒絕，或預(yù)警提示等。

（2）事中控制。事中控制是指在業(yè)務(wù)進(jìn)展過程中，系統(tǒng)可根據(jù)報銷或者入賬的單據(jù)與預(yù)算數(shù)據(jù)建立勾稽關(guān)系，進(jìn)行數(shù)據(jù)的比對以及審核，從而達(dá)到對預(yù)算執(zhí)行的監(jiān)控。設(shè)定7項功能模塊，一是報銷申請監(jiān)控，類似用款申請監(jiān)控，在報銷申請時，系統(tǒng)也將提取預(yù)算數(shù)據(jù)和執(zhí)行數(shù)據(jù)，計算出可用金額與申請數(shù)對比，判斷所要報銷的金額是否符合預(yù)算執(zhí)行要求；二是監(jiān)控強(qiáng)度設(shè)定。能夠?qū)Y金預(yù)算科目自定義分類，甄別實施剛性控制（申請金額不符合剛性標(biāo)準(zhǔn)則駁回申請）和柔性控制（申請金額不符合柔性標(biāo)準(zhǔn)則提醒）；三是控制方式?？煞譃樵露瓤刂?、階段控制、單項控制、總額控制，并根據(jù)控制類型的不同（剛性控制和柔性控制）系統(tǒng)自動做出不同等級的控制反應(yīng)（同事前控制）；四是數(shù)據(jù)的共享與交流。其他系統(tǒng)例如核算、資金、投資等數(shù)據(jù)按照要求的頻率，通過接口程序?qū)⑵渌麍?zhí)行數(shù)據(jù)傳入預(yù)算管控系統(tǒng)，從而配合預(yù)算執(zhí)行控制；五是指標(biāo)監(jiān)控與預(yù)警。預(yù)算系統(tǒng)通過差異分析表和預(yù)算執(zhí)行進(jìn)度分析表對重要指標(biāo)進(jìn)行監(jiān)控，當(dāng)執(zhí)行數(shù)據(jù)（或余額）與預(yù)算數(shù)據(jù)相差過大或根據(jù)當(dāng)前進(jìn)度情況不能按照預(yù)算計劃完成本年目標(biāo)，系統(tǒng)則提供相應(yīng)的提醒功能；六是觸發(fā)式預(yù)警。預(yù)算系統(tǒng)提供了計劃任務(wù)功能，計劃任務(wù)定期啟動一個預(yù)警條件檢查器，檢查是否有重要指標(biāo)的預(yù)警邊界條件被滿足，然后給出相應(yīng)提示，從而可以實現(xiàn)周期性執(zhí)行預(yù)警結(jié)果；七是查詢功能?？蓪崿F(xiàn)在權(quán)限內(nèi)對最新滾動預(yù)算、已審批結(jié)束預(yù)算、審批中預(yù)算、預(yù)算執(zhí)行進(jìn)度等進(jìn)行多維度的查詢，從而實現(xiàn)預(yù)算執(zhí)行的可見性及可控性。

（3）事后控制。事后控制指在業(yè)務(wù)發(fā)生之后，系統(tǒng)將實際的已發(fā)生費用與預(yù)算目標(biāo)進(jìn)行對比分析。從而對之后預(yù)算監(jiān)控計劃的做出調(diào)整，并為下一期的預(yù)算計劃提供依據(jù)。主要包括：一是預(yù)算執(zhí)行情況分析。通過部門、項目、科目匯總申請、審批及使用的明細(xì)，以及預(yù)算余量值等多項數(shù)據(jù)的分析得到詳細(xì)的預(yù)算執(zhí)行情況，同時對當(dāng)前的預(yù)算執(zhí)行的風(fēng)險進(jìn)行預(yù)警。二是數(shù)據(jù)挖掘。在預(yù)算執(zhí)行情況分析界面，可以查看對比各指標(biāo)的匯總數(shù)據(jù)值，通過數(shù)據(jù)挖掘功能，可以深入分析此數(shù)據(jù)的構(gòu)成和具體來源，從而實現(xiàn)數(shù)據(jù)由粗到細(xì)，由上到下的分析過程。三是全面的查詢功能——可實現(xiàn)在權(quán)限內(nèi)對最新滾動預(yù)算、已審批結(jié)束預(yù)算、審批中預(yù)算、預(yù)算執(zhí)行進(jìn)度等進(jìn)行多維度的查詢，從而實現(xiàn)預(yù)算執(zhí)行的可見性及可控性。

5、報銷管理

報銷管理包括申請單、借款單、報銷單、分?jǐn)倖蔚?。對于資本性支出，例如基本建設(shè)支出、資產(chǎn)購置支出、材料采購支出等，適用于支出申請單，也可以作為費用發(fā)生前的業(yè)務(wù)申請；而對于差旅費、會議費、辦公費等日常費用支出，則適用于報銷單；需要幾個部門按照比例分?jǐn)偟馁M用，適用分?jǐn)倖巍?/p>

6、憑證處理

憑證處理用于財務(wù)人員對單據(jù)進(jìn)行批量查詢和財務(wù)處理，并在借款或報銷審批通過后，通過設(shè)置組織架構(gòu)映射，將內(nèi)部管理組織與法人組織建立對應(yīng)關(guān)系，生成符合需要的記賬憑證。

7、預(yù)算分析

在預(yù)算數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)上，通過在系統(tǒng)中建立主題分析模型，并利用各種數(shù)據(jù)分析工具實現(xiàn)對數(shù)據(jù)的深度挖掘和有效利用。

（1）多維分析?；诙嗑S預(yù)算模型和預(yù)算指標(biāo)，可以從任意維度進(jìn)行預(yù)算執(zhí)行進(jìn)度分析、預(yù)算差異分析等，通過各個維度、不同的分析視角，既可以按照同比、環(huán)比、預(yù)算比、各部門、各版塊的橫向、縱向、提供多維度、差異性、全方位的分析結(jié)果。又可以按照期間、單位、地域、科目等維度，查詢和分析利潤、營業(yè)收入、預(yù)算完成情況等關(guān)鍵指標(biāo)。

（2）戰(zhàn)略目標(biāo)主題分析。戰(zhàn)略目標(biāo)主題分析包括關(guān)鍵指標(biāo)的各年度趨勢分析、對標(biāo)分析、成本構(gòu)成分析、預(yù)算同比、環(huán)比分析等。

（3）預(yù)算執(zhí)行進(jìn)度分析。全面展示和分析各單位關(guān)鍵指標(biāo)預(yù)算目標(biāo)、已執(zhí)行數(shù)、執(zhí)行進(jìn)度等。

（4）預(yù)算考核。包括預(yù)算完成情況的考核以及預(yù)算編制效率和質(zhì)量的考核。根據(jù)各預(yù)算主體年度或者月度的責(zé)任目標(biāo)，結(jié)合預(yù)算完成情況、編制情況，實現(xiàn)對各級預(yù)算責(zé)任人的預(yù)算考核。

三、建設(shè)效果

（一）實現(xiàn)戰(zhàn)略與預(yù)算全面銜接

在戰(zhàn)略管理方面，X機(jī)場已經(jīng)有比較成熟的中長期滾動商業(yè)計劃，每月根據(jù)實際執(zhí)行數(shù)，向以后期間滾動兩年，而年度商業(yè)計劃根據(jù)年度實際執(zhí)行情況向以后期間滾動五年，為月度預(yù)算和年度預(yù)算目標(biāo)的制定指明了戰(zhàn)略方向，有效的連接了戰(zhàn)略與市場、內(nèi)部經(jīng)營和財務(wù)，成為戰(zhàn)略管理和內(nèi)部經(jīng)營的重要工具。

（二）預(yù)算全過程閉環(huán)管理

在統(tǒng)一的全面預(yù)算管理平臺之上，建立從戰(zhàn)略到預(yù)算編制、控制、分析、調(diào)整和考核的預(yù)算全閉關(guān)管理，實現(xiàn)全面預(yù)算管理“橫向到底、縱向到邊”，使全員參與預(yù)算，每個員工都能了解公司的年度和月度目標(biāo)，使得公司整體的目標(biāo)與個人目標(biāo)統(tǒng)一起來，并利用全面預(yù)算管理全過程監(jiān)督戰(zhàn)略實施，從而提升公司核心凝聚力，形成人人參與預(yù)算、自覺接受預(yù)算控制和考核的企業(yè)文化。

（三）預(yù)算執(zhí)行控制與核算一體化管控

通過建立全面預(yù)算管理信息化系統(tǒng)，所有預(yù)算管理在統(tǒng)一的平臺上實現(xiàn)線上操作，所有的預(yù)算支出，在費用控制系統(tǒng)統(tǒng)一申請、報銷、控制、審批，并根據(jù)費用科目個性化定制不同的控制策略和控制流程。報銷審批完成后，自動生成憑證傳遞到核算系統(tǒng)，一方面保證了業(yè)務(wù)和財務(wù)數(shù)據(jù)的一致性，另一方也減輕了財務(wù)人員的工作量。從而實現(xiàn)了從預(yù)算編制、執(zhí)行控制和核算的一體化管控，也實現(xiàn)了管理下沉和預(yù)算管控思想的落實。

（四）預(yù)算分析實時化

重點提升預(yù)算分析的及時性和準(zhǔn)確性，擺脫目前手工處理再進(jìn)行預(yù)算分析的模式，直接從核算系統(tǒng)自動提取實際執(zhí)行數(shù)據(jù)，建立完善的預(yù)算分析模型，形成可靠的預(yù)算分析體系，管理層可實時查詢分析年度預(yù)算執(zhí)行情況，以及基于歷史數(shù)據(jù)和本年數(shù)據(jù)的收入、利潤、成本等趨勢分析、結(jié)構(gòu)分析、儀表盤分析等，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供數(shù)據(jù)支持。

（五）預(yù)算考核自動化

為不同的預(yù)算責(zé)任主體建立與預(yù)算責(zé)任相匹配的考核指標(biāo)體系和考核模型，預(yù)算指標(biāo)可以直接作為考核指標(biāo)，并支持自定義指標(biāo)，系統(tǒng)自動根據(jù)預(yù)算指標(biāo)獲取預(yù)算數(shù)據(jù)和執(zhí)行數(shù)據(jù)，并根據(jù)考核評分標(biāo)準(zhǔn)完成考核評分、獎懲計算，從而實現(xiàn)預(yù)算自動化考核，提高考核效率。