科技查新應重視溝通交流的作用

蘇煉

摘要：通過對查新整個過程中，查新員與委托人所需要采取的溝通方式和溝通內容進行分析，探討查新員與委托人的溝通在整個科技查新活動中所起的作用。

關鍵詞：科技查新；查新員；溝通；委托人

1引言

科技查新是文獻檢索和情報調研相結合的情報研究工作，它以文獻為基礎，以文獻檢索和情報調研為手段，以檢出結果為依據(jù)，通過綜合分析，對查新項目的新穎性進行情報學審查，寫出有依據(jù)、有分析、有對比、有結論的查新報告。正是由于科研工作的多學科性以及查新工作必須針對某一特定的研究課題創(chuàng)新點的特殊性，導致查新過程中，由于查新員與委托人雙方在專業(yè)背景、學歷水平、檢索水平、表達水平等條件的不同，查新的效率和質量也有所不同，因此，從查新委托與受理之時就開始與委托人保持良好暢通的溝通，是保證查新效率和質量的前提條件。

2溝通交流的方式

查新一般包括咨詢、正式委托、文獻檢索、撰寫、審核、出具報告、歸檔、隨訪幾個階段，溝通也應該始終貫穿在所有階段當中，只是方式略有不同，在查新的咨詢階段，溝通可采用電話或網(wǎng)絡等形式，因為通常在這一階段，委托人一般只是針對查新的流程、費用等提出疑問。委托階段則是需要重點溝通的階段，在這一階段，查新員和委托人必須就查新項目的技術路線、查新點等進行交流，并簽訂查新合同，這一步是關系到整個查新能否順利進行的重要一步，最好的溝通方式時查新員與委托人面對面進行溝通，其次也可以讓委托人委派其課題組成員或了解其課題的學生進行溝通，而如果委托人是外地或外省的，盡量通過電話或網(wǎng)絡視頻等方式進行溝通，這也是效果最差的一種溝通方式。在文獻檢索、報告撰寫、出具報告、歸檔等后續(xù)幾個階段中，為節(jié)省委托人時間，可主要采取電話、QQ、電子郵件等方式進行交流，這幾種交流方式由于交流的內容針對性強，操作方便，是查新后期常用的幾種交流方式。

3溝通交流的幾個階段

3.1咨詢階段 查新項目（特別是立項類）往往是科研主管部門要求在一段時間內集中申報、辦理，容易造成項目"扎堆"委托的現(xiàn)象[1]，面對這種情況，通常委托人都心情都比較焦急，希望查新報告能"立等可取"，也有的委托人因為第一次申報課題，不了解查新目的和流程，認為查新不過是走過場，或認為查新員不能為他的項目保密，從而拒絕提供項目的任何資料。在這一階段，查新員應該為委托人詳細介紹查新的目的以及流程，大致了解查新課題的基本情況，如：課題查新是立項還是報獎、需要出具的查新報告還是檢索證明、查新報告需要完成的時間、委托書如何正確填寫、委托人的聯(lián)系方式、查新費用等事宜[2]，讓委托人意識到，查新是一項非常嚴謹?shù)墓ぷ?，需要查新員與委托人的共同努力才能完成。

3.2正式委托階段 當委托人決定要在查新站開始正式查新以后，就必須向查新站提交項目申請書或成果鑒定申請，并與查新站簽訂查新合同。在這一階段，查新員與委托人的溝通是整個查新環(huán)節(jié)中至關重要的一環(huán)，溝通的內容包括查新項目的科學技術要點、項目查新點、檢索關鍵詞三個方面。其中，科學技術要點作為項目開展的主要過程和步驟，是整個項目的骨骼部分，但是又不等同于項目申請書的所有內容，委托人應當采用簡潔、概括的語言對所要查新的項目進行說明，包括項目所屬的技術領域或研究領域、國內外同類科學技術和相關科學技術的研究背景和發(fā)展趨勢、要解決的技術或理論問題、采用的技術方案或研究方法、主要技術特征或達到的研究水平及應用等情況，而部分委托人因為圖省事或持無所謂的心態(tài)，要么將項目申請書的研究內容全盤復制，要么只通過一兩句話寫上自己課題的新穎點，這個時候，查新員就必須耐心的與委托人應當填寫的內容進行講解，并讓委托人簡要復述自己的技術路線，并對不懂的地方提出疑問。

在了解清楚委托人的技術路線以后，接下來就是根據(jù)委托人的講解，提煉查新點，查新點是委托人申請的項目與其他項目不同的地方，是整個查新過程的靈魂所在，查新點提煉的正確與否，直接關系到后續(xù)的文獻檢索以及報告的撰寫。在這一點上，有的委托人不懂如何填寫查新點，甚至將"檢索XXX技術的國內外研究現(xiàn)狀"這樣的文字寫入查新點，有的委托人無法說清自己的項目與其他項目的區(qū)別，只能用"技術先進"或者"觀察全面系統(tǒng)"這樣的詞來描述，還有的委托人認為查新點越多越好，將一個大點分成好幾個小點。遇到這樣的情況，查新員需要不斷與委托人進行交流，挖掘出其項目的新穎點，并幫助其判斷能否作為查新點，例如，將"XX國內外研究現(xiàn)狀"這樣的查新點去掉，將"技術先進、全面"這樣的查新點修改，詳細寫出該項目采用了哪些方法、觀察了哪些指標從而得出結論，將幾個查新點精煉為1～2個查新點等，最終，與委托人在查新點的確認上取得一致意見，并將其寫入查新合同中。

在檢索的關鍵詞上，查新員需要了解委托人所提供的檢索詞及中英文寫法，向委托人詢問是否還有同義詞或俗稱，根據(jù)委托人提供的詞進行篩選和甄別，去掉極不常用的詞以及拼寫錯誤的詞，另外，查新員還應該自行查閱相關文獻，查驗是否還有其他相同詞匯，并與委托人溝通是否能夠采用，筆者就曾經遇到委托人提供的"破骨細胞分化因子"一詞，有ODF、OPGL、RANKL、TRANCE多種英文縮寫，但委托人僅知道ODF一種形式，經過筆者與委托人溝通，并提供其他幾種縮寫的出處后，委托人知曉并認可使用以上幾種縮寫進行檢索。

3.3文獻檢索階段 查新員了解整個項目的技術路線，并確定查新點及檢索詞后，就進入文獻檢索階段，在這一階段，由于課題的難易程度不同、國內外研究情況的多少不同、查新員專業(yè)背景的限制，導致在檢索過程中通常會遇到檢索結果過多或過少甚至完全不相關的情況，要在短時間內吃透查新項目的科學技術內容，制定出準確的檢索策略，查新員必須與委托人進行深入的溝通，對課題作進一步的了解，然后作出相關的判斷[2]，查新員可采取邊檢索邊與委托人交流的方式，這樣可以使檢出文獻是否相關以及檢索的方向是否正確，得到及時反饋，如果委托人不在身邊，查新員可將檢出的文獻發(fā)送給委托人，如果委托人實在沒有時間，查新員還可以查閱委托人提供的參考文獻，將這些文獻使用的關鍵詞與自己使用的進行對比，根據(jù)實際的檢索情況，反復推敲、修正與完善檢索策略。

3.4報告撰寫階段 報告撰寫的好壞，將直接影響到查新報告的質量，在這一階段，通常查新員會忽略兩個問題，一個是相關文獻的挑選，另外一個是查新結論的撰寫，均沒有委托人的參與。在相關文獻挑選方面，一部分委托人會非常重視，因為查新報告的相關文獻，直接反映了該課題的國內外研究現(xiàn)狀，而這些現(xiàn)狀在項目評審專家眼中，是關系到該項目是否獲得批準的重要砝碼，所以，委托人通常會比較關心相關文獻數(shù)量的多少，以及相關程度的大小，筆者甚至遇到過委托人對查新報告中的密切相關文獻和主要相關文獻的判定提出明確要求，而不同查新員往往由于自身專業(yè)背景、對課題的理解以及邏輯思維的不同，對文獻的相關度判定也不同，在這一點上，筆者認為，在文獻挑選階段，應該與委托人共同協(xié)商，確立一個挑選相關文獻的標準，在此標準下挑選相關文獻。

查新結論是對課題給出的一個綜合性評語，是查新報告的核心內容之一，也是查新用戶、課題評審專家和科研主管部門最關心的內容之一。對于所查新課題評價出的質量好壞、水平高低，將會直接或間接影響到專家的評審結果和衛(wèi)生科研主管部門的最終決策[3]。通常委托人都希望見到自己的查新結論為"該項目具備新穎性"或者是"該項目國內外領先水平"等字句，在這種情況下，查新員要引導委托人對查新結論有一個正確認識，即查新結論的實質是從文獻情報學角度對查新項目作出的新穎性評價，必須準確有據(jù)，客觀反映查新項目的真實情況，但查新結論不是全面的成果評審結論，不能代替專家的作用，它有自身的要求和特點。2013年頒布的《教育部科技查新工作站查新報告撰寫規(guī)范》明確規(guī)定，查新結論是查新報告的核心部分，應對查新點的新穎性作出判斷，文字表述應當客觀、公正、準確、簡明、嚴謹。結論僅能從檢出的文獻當中進行歸納總結，且不能對項目的新穎性做出判斷。對確具有新穎性的查新點，應說明其與相關文獻的區(qū)別；對不具有新穎性的查新點，應說明其與相關文獻相似或相同的理由；對未能檢出相關文獻的查新點可使用"未見報道"加以表述。但是，在申報獎項或立項的項目中，達到全面創(chuàng)新的畢竟是少數(shù)，大多數(shù)是部分創(chuàng)新。這部分創(chuàng)新是指其研究對象或研究方法或所采用檢測方法或觀察指標等與以往研究不同的部分，正是這些與既往研究不同的部分才是該項目研究的核心和特色所在，這也是溝通的關鍵之一[4]。查新員可在報告結論寫好以后，將其發(fā)給委托人閱讀，看其是否存在常識性錯誤或技術描述上的錯誤，也可與委托人共同探討結論的寫法，可在客觀、公正的原則上，滿足委托人在結論語言描述上所提出的合理要求，但要注意不可過分強調甚至夸大課題的新穎性，也不可省略甚至回避與其他課題的相同部分。

3.5審核階段 審核階段是一份報告能夠正式出具的最后階段，在這一階段，查新員通過與委托人的溝通、文獻的檢索、結論的撰寫，已經對課題非常了解，而審核員一般對需要審核的報告，是比較陌生的，而審核的時間一般只有1天甚至半天，要在如此短的時間內了解課題全貌，并對報告使用的檢索式對檢出文獻進行驗證，還要對報告的結論表述進行審查，同時對報告的文字、標點等細節(jié)進行檢查，其中如果少了查新員與審核員的溝通，會影響審核員的審核效率。溝通的重點包括項目的技術路線、相應的名詞術語、制定檢索式的思路、挑選相關文獻的標準以及結論的表述形式。

3.6出具報告、歸檔、隨訪階段 報告出具并交予委托人以后，委托人在報告交付當日及以后的時間內，都可能對報告提出疑問，查新人應該耐心地對疑問點進行解釋，并且還應該在后續(xù)的隨訪中對委托人的項目是否申請成功、對查新報告是否進行過利用等進行統(tǒng)計和調查，接收委托人對于查新報告的意見和建議，建立與委托人長期聯(lián)系的溝通渠道。

4重視非語言溝通

非語言溝通是相對于語言溝通而言的，是指通過身體動作、體態(tài)、語氣語調、空間距離等方式交流信息、進行溝通的過程。在溝通中，信息的內容部分往往通過語言來表達，而非語言則作為提供解釋內容的框架，來表達信息的相關部分，也就是通過身體動作、體態(tài)、語氣語調、空間距離等方式交流信息。在查新的各個階段與委托人溝通時應該注意，在注重語言表達的同時，查新員還需要注意與委托人溝通時的語氣要平和，講話應不緊不慢，體態(tài)要不卑不亢，面對面談話時應與委托人有眼神上的交流，對委托人的講解應及時給予回應，同時，在交流的全過程應該保持微笑，做好非語言上的溝通，能夠很大程度上彌補語言交流不暢所帶來的負面影響，減少查新員和委托人之間的誤會，拉近雙方距離。

5結論

由上可以看出，一份高質量的查新報告，不僅僅需要查新員的深耕細作，還需要在查新的各個階段與委托人共同交流，讓委托人參與到查新中來，使得保證查新質量的同時，也讓委托人了解查新工作的整個流程以及查新報告的嚴謹性、和客觀性，使得查新員能在最短的時間內做出使委托人、查新員、報告接收單位三方都滿意的高質量的查新報告。

參考文獻：

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[3]張力欣.試論醫(yī)學科技查新原則和方法[J].青海大學學報：自然科學版，2009，31（1）：74-76.

[4]吳慧華，陳雪珍.醫(yī)學查新工作中查新用戶存在的問題及對策[J].中國社區(qū)醫(yī)師：醫(yī)學專業(yè)，2013（4）：395-396.

編輯/孫杰