上海大眾聯(lián)合發(fā)展有限公司 李芳
近年來,各企業(yè)間的競爭日益激烈,內(nèi)控機(jī)制在提升企業(yè)經(jīng)營的效率效果,保證企業(yè)財(cái)務(wù)報(bào)告真實(shí)、可靠和完整,保護(hù)資產(chǎn)的安全完整,促進(jìn)合法合規(guī)以及企業(yè)戰(zhàn)略實(shí)現(xiàn)的過程中發(fā)揮著重要作用,而財(cái)會(huì)內(nèi)控機(jī)制的構(gòu)建在企業(yè)管理體系中占據(jù)著重要的部分,且是現(xiàn)代企業(yè)管理中所采取的一種必要的管控手段。所以,為了更好的防范和化解企業(yè)的風(fēng)險(xiǎn),構(gòu)建有效的企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)防范體系,促進(jìn)企業(yè)合理健康的生存與發(fā)展,就必須要合理的建立及完善財(cái)會(huì)內(nèi)控機(jī)制。
財(cái)會(huì)內(nèi)控機(jī)制的構(gòu)建是企業(yè)為了實(shí)現(xiàn)經(jīng)營戰(zhàn)略目標(biāo),保證業(yè)務(wù)活動(dòng)的有效進(jìn)行,維護(hù)資產(chǎn)的安全和完整,防止、發(fā)現(xiàn)、糾正錯(cuò)誤和舞弊,保證財(cái)務(wù)收支和會(huì)計(jì)資料的真實(shí)、合法、完整。內(nèi)部控制貫穿于企業(yè)經(jīng)營活動(dòng)的各個(gè)方面,只要企業(yè)存在經(jīng)濟(jì)活動(dòng)和經(jīng)營管理,就需要加強(qiáng)內(nèi)部控制,健全的內(nèi)控體系能夠保證內(nèi)部控制的有效實(shí)施。只有不斷進(jìn)行內(nèi)部控制體系的變革與創(chuàng)新,通過內(nèi)部相互牽制、相互制約、才能確保企業(yè)健康有序的發(fā)展,實(shí)現(xiàn)企業(yè)價(jià)值最大化。企業(yè)只要是存在經(jīng)營管理活動(dòng),就一定要有與之相適應(yīng)的財(cái)會(huì)內(nèi)控機(jī)制,且其貫穿于企業(yè)經(jīng)營活動(dòng)的各個(gè)方面。
1、運(yùn)營策略
現(xiàn)狀:大眾聯(lián)合公司現(xiàn)實(shí)行的是財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人委派管理制度,委派范圍涵蓋下屬所有戰(zhàn)略管控企業(yè);下屬企業(yè)非委派財(cái)務(wù)人員的管理是以下屬企業(yè)自主管理為主。
短板:未形成大眾聯(lián)合公司整體的財(cái)務(wù)人才規(guī)劃與戰(zhàn)略,其中對(duì)公司未來財(cái)務(wù)人才質(zhì)量與數(shù)量的規(guī)劃也需要包括在內(nèi)。
2、組織和人員
現(xiàn)狀:總部和下屬企業(yè)分別根據(jù)人才的特點(diǎn)為財(cái)務(wù)人員制定了職業(yè)發(fā)展規(guī)劃,并建立了財(cái)務(wù)人才儲(chǔ)備計(jì)劃與后備人才管理機(jī)制,總部組織了如全體財(cái)務(wù)人員培訓(xùn)、執(zhí)業(yè)資格培訓(xùn)、財(cái)務(wù)主管級(jí)、科經(jīng)理級(jí)及廠部級(jí)領(lǐng)導(dǎo)級(jí)等個(gè)性化的集團(tuán)層面財(cái)務(wù)管理培訓(xùn),并對(duì)考勤進(jìn)行考核??偛亢拖聦倨髽I(yè)分別制定了財(cái)務(wù)人員崗位職責(zé)說明書,對(duì)財(cái)務(wù)人員的任職資格和能力進(jìn)行了規(guī)定,并定期對(duì)財(cái)務(wù)人員的資質(zhì)情況進(jìn)行梳理和評(píng)估??偛控?fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)委派財(cái)務(wù)人員的調(diào)配工作。
短板:下屬企業(yè)財(cái)務(wù)人員的選拔與任職資格都是由企業(yè)自行設(shè)置的,總部并未參與審議與備案,從而未能使企業(yè)財(cái)務(wù)人員的勝任能力水平基本一致得到有效保證??偛糠俏韶?cái)務(wù)人員的輪崗機(jī)制與企業(yè)間財(cái)務(wù)人員的協(xié)調(diào)和調(diào)配機(jī)制并未正式形成,偶爾會(huì)有財(cái)務(wù)資源不足的問題出現(xiàn)。
3、績效管理
現(xiàn)狀:總部建立了聯(lián)合公司整體的財(cái)務(wù)人員考核機(jī)制,并對(duì)總部一般財(cái)務(wù)人員和委派財(cái)務(wù)人員建立了考核標(biāo)準(zhǔn),同時(shí)要求企業(yè)備案本企業(yè)的考核機(jī)制和考核方案,做到了對(duì)考核機(jī)制和方案的統(tǒng)一管控。
總部一般財(cái)務(wù)人員和委派財(cái)務(wù)人員的考核方案、流程和方法等由總部制定,下屬企業(yè)一般財(cái)務(wù)人員的考核方案、流程和方法等由下屬企業(yè)自行制定,由總部對(duì)其進(jìn)行備案。
總部對(duì)正式財(cái)務(wù)人員和試用財(cái)務(wù)人員有各自相應(yīng)的績效考核表,考核內(nèi)容各不相同。
總部對(duì)委派財(cái)務(wù)主管的績效考核內(nèi)容包括業(yè)績考核和個(gè)性化考核,其中業(yè)績考核包括重大事項(xiàng)報(bào)告、業(yè)務(wù)管理、考勤管理、財(cái)務(wù)風(fēng)控管理;個(gè)性化考核包括團(tuán)隊(duì)建設(shè)考核。
總部和下屬企業(yè)在對(duì)財(cái)務(wù)人員考核后,均能與被考核人員進(jìn)行溝通,考核結(jié)果能與績效獎(jiǎng)金直接掛鉤。
總部在績效管理方面相對(duì)而言是比較成熟的,且處于領(lǐng)先階段。
1、運(yùn)營策略
現(xiàn)狀:大眾聯(lián)合的財(cái)務(wù)職能是以集團(tuán)整體的定位與策略來制定的,并以集團(tuán)的經(jīng)營需求與環(huán)境變化為依據(jù)進(jìn)行必要的調(diào)整,總部財(cái)務(wù)組織各部門之間的職責(zé)分工明確,對(duì)會(huì)計(jì)核算與報(bào)表的制定、控制與管理職能基本能全面覆蓋,而且企業(yè)的財(cái)務(wù)組織架構(gòu)是由企業(yè)自行設(shè)計(jì)的,并由總部進(jìn)行備案。
短板:尚未形成正式的管理性標(biāo)準(zhǔn)與文件,以明確財(cái)務(wù)組織的會(huì)計(jì)核算與報(bào)表制定職能、控制職能與管理職能等,沒有起到對(duì)企業(yè)財(cái)務(wù)組織架構(gòu)設(shè)置的指導(dǎo)性作用,到目前為止集團(tuán)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心也尚未進(jìn)行建設(shè)。
2、制度和流程
現(xiàn)狀:財(cái)務(wù)組織相關(guān)制度與流程由下屬企業(yè)自行制定,總部進(jìn)行備案。下屬企業(yè)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人能夠就財(cái)務(wù)組織相關(guān)問題與總部之間進(jìn)行廣泛且有效的溝通,且總部和下屬企業(yè)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人的職責(zé)得到合理確認(rèn)。
相對(duì)而言,財(cái)務(wù)組織管理中的制度和流程現(xiàn)階段是成熟的,暫無短板。
3、組織和人員
現(xiàn)狀:總部和企業(yè)各自進(jìn)行財(cái)務(wù)職能設(shè)置和編制崗位說明書,不實(shí)行集中化管理??偛繉?duì)企業(yè)職能設(shè)置情況進(jìn)行備案。
短板:在組織與人員中,有的財(cái)務(wù)管理職能的條線管理較弱;在財(cái)務(wù)組織的績效管理中。
4、績效管理
現(xiàn)狀:總部成立部門績效管理專項(xiàng)工作組,負(fù)責(zé)設(shè)定、跟蹤、評(píng)價(jià)各部門績效管理的年度指標(biāo)中的財(cái)務(wù)類指標(biāo),建立了財(cái)務(wù)組織績效管理體系。財(cái)務(wù)組織績效的管理?xiàng)l線清晰明確:總部負(fù)責(zé)總部部門考核中的財(cái)務(wù)類指標(biāo)考核,下屬企業(yè)自行組織對(duì)企業(yè)財(cái)務(wù)部門的考核。下屬企業(yè)財(cái)務(wù)部門的考核由企業(yè)管理層進(jìn)行。
短板:下屬企業(yè)管理層在考核企業(yè)財(cái)務(wù)部門時(shí)未考慮總部的意見。
1、運(yùn)營策略
現(xiàn)狀:總部制定公司整體制度,由下屬企業(yè)在總部基礎(chǔ)上根據(jù)企業(yè)實(shí)際情況對(duì)制度進(jìn)行細(xì)化。備案下屬企業(yè)建立的制度,審核下屬企業(yè)制度與總部制度有無沖突。
短板:財(cái)務(wù)制度建設(shè)規(guī)劃未形成書面性文件。
2、制度和流程
現(xiàn)狀:總部制定了大眾聯(lián)合公司整體的財(cái)務(wù)類制度,且基本覆蓋了全部財(cái)務(wù)管理領(lǐng)域。且對(duì)財(cái)務(wù)管理類制度能夠進(jìn)行定期梳理、優(yōu)化和更新。
3、技術(shù)和數(shù)據(jù)
現(xiàn)狀:通過郵件和信息化平臺(tái)下發(fā)各項(xiàng)制度,并設(shè)置專職對(duì)制度進(jìn)行維護(hù)。
1、運(yùn)營策略
現(xiàn)狀:聯(lián)合公司主要通過財(cái)務(wù)人員委派、財(cái)務(wù)管理制度建設(shè)、定期開展財(cái)務(wù)檢查,統(tǒng)一化財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)等方式初步構(gòu)建了財(cái)務(wù)管理架構(gòu)??偛控?cái)務(wù)建立了聯(lián)合公司標(biāo)準(zhǔn)化財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)控制指標(biāo)體系??偛控?cái)務(wù)部主導(dǎo)開展內(nèi)部控制建設(shè)與內(nèi)部控制檢查。
短板:大眾聯(lián)合公司尚未基于不同企業(yè)組織特征(規(guī)模、發(fā)展階段)組織架構(gòu)建立起系統(tǒng)化的財(cái)務(wù)管控架構(gòu),對(duì)總部與下屬企業(yè)財(cái)務(wù)部,以及下屬企業(yè)財(cái)務(wù)部與管理層,在各財(cái)務(wù)管理模塊中權(quán)責(zé)分配作出系統(tǒng)性機(jī)制設(shè)置。且絕大部分下屬企業(yè)尚未建設(shè)自身內(nèi)控體系,并獨(dú)立開展內(nèi)控自我評(píng)估工作。
2、制度和流程
現(xiàn)狀:總部財(cái)務(wù)管理部建立《財(cái)務(wù)內(nèi)控手冊(cè)》,對(duì)各與財(cái)務(wù)相關(guān)的流程內(nèi)控要點(diǎn)進(jìn)行了明確。
短板:下屬企業(yè)尚未根據(jù)自身情況建立內(nèi)控與合規(guī)控制手冊(cè),對(duì)內(nèi)控與合規(guī)性要點(diǎn)進(jìn)行細(xì)化與明確。
3、技術(shù)和數(shù)據(jù)
現(xiàn)狀:總部建立了財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)指標(biāo)檢測指標(biāo)庫并設(shè)定了風(fēng)險(xiǎn)閥值。
短板:財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)閥值的更新和維護(hù)機(jī)制有待進(jìn)一步完善。
4、績效管理
現(xiàn)狀:總部財(cái)務(wù)部已經(jīng)將對(duì)企業(yè)內(nèi)部控制檢查結(jié)果納入對(duì)企業(yè)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人KPI考核之中。
短板:絕大部分下屬企業(yè)管理層未能將財(cái)務(wù)部內(nèi)控與合規(guī)性檢查以及自我評(píng)估結(jié)果納入財(cái)務(wù)部門整體KPI考核之中。
5、組織和人員
現(xiàn)狀:財(cái)務(wù)部內(nèi)部控制與風(fēng)險(xiǎn)管理職能建立在總部。
短板:絕大部分企業(yè)尚未建立內(nèi)部控制與風(fēng)險(xiǎn)管理職能。
1、運(yùn)營策略
現(xiàn)狀:財(cái)務(wù)部門為集團(tuán)整體戰(zhàn)略的制定提供數(shù)據(jù),并參與戰(zhàn)略規(guī)劃的制定工作。
短板:設(shè)定了年度財(cái)務(wù)目標(biāo),但未設(shè)定中長期財(cái)務(wù)戰(zhàn)略目標(biāo)。
2、制度和流程
現(xiàn)狀:總部財(cái)務(wù)部每年制定年度計(jì)劃,并按月度跟蹤執(zhí)行,工作流程已經(jīng)明確和規(guī)范。
短板:尚未制定財(cái)務(wù)戰(zhàn)略管理的制度和流程。
3、組織和人員
現(xiàn)狀:總部財(cái)務(wù)設(shè)置了財(cái)務(wù)規(guī)劃與風(fēng)險(xiǎn)控制的專門科室,進(jìn)行財(cái)務(wù)戰(zhàn)略管理相關(guān)管理工作。總部財(cái)務(wù)部門對(duì)下屬企業(yè)進(jìn)行條線管理,定期收集企業(yè)完成年度計(jì)劃的執(zhí)行情況。
4、績效管理
現(xiàn)狀:總部財(cái)務(wù)依據(jù)設(shè)定的年度工作計(jì)劃的完成情況,考核總部財(cái)務(wù)各科室和下屬企業(yè)財(cái)務(wù)主管,并與績效掛鉤。
短板:尚未將創(chuàng)新工作的成果與績效考核進(jìn)行掛鉤。
大眾聯(lián)合公司將財(cái)務(wù)人員的目標(biāo)管理狀態(tài)分為了短期、中期與長期三個(gè)目標(biāo)狀態(tài),首先短期將制定財(cái)務(wù)人員的發(fā)展戰(zhàn)略與規(guī)劃,并結(jié)合聯(lián)合公司財(cái)務(wù)管理工作規(guī)劃、財(cái)務(wù)轉(zhuǎn)型發(fā)展方向以及財(cái)務(wù)管控職能定位等依據(jù)進(jìn)行制定,對(duì)集團(tuán)未來發(fā)展所需要的財(cái)務(wù)人才質(zhì)量與數(shù)量進(jìn)行綜合的考慮,制定短、中、長期的財(cái)務(wù)人員發(fā)展戰(zhàn)略與規(guī)劃;在短期目標(biāo)狀態(tài)達(dá)成之后,就正式形成總部非委派財(cái)務(wù)人員的輪崗機(jī)制,將財(cái)務(wù)資源的靈活調(diào)配有效提高,并對(duì)其進(jìn)行充分的利用;在中期目標(biāo)狀態(tài)達(dá)成后,就要根據(jù)集團(tuán)的實(shí)際情況,加強(qiáng)對(duì)財(cái)務(wù)人員能力的統(tǒng)一管控,保證集團(tuán)內(nèi)同質(zhì)企業(yè)同質(zhì)崗位的財(cái)務(wù)人員任職能力水平保持基本一致。
首先大眾聯(lián)合集團(tuán)公司要明確財(cái)務(wù)組織職能定位,將正式的管理性標(biāo)準(zhǔn)與文件制定出來,對(duì)財(cái)務(wù)組織的會(huì)計(jì)核算和報(bào)表制定職能、控制與管理職能進(jìn)行明確,并指導(dǎo)下屬企業(yè)設(shè)置財(cái)務(wù)組織架構(gòu);其次加強(qiáng)條線管理,通過健全集中管理機(jī)制、健全監(jiān)控保障機(jī)制與加強(qiáng)財(cái)務(wù)信息歸集等措施,來加強(qiáng)條線管理成熟度較低的管控領(lǐng)域;再其次將下屬企業(yè)財(cái)務(wù)組織考核納入總部意見中,總部能參與到下屬企業(yè)對(duì)自身財(cái)務(wù)部門的考核中,并將考核的意見傳達(dá)給下屬企業(yè)的管理層;最后建設(shè)財(cái)務(wù)共享中心,對(duì)財(cái)務(wù)共享中心共享服務(wù)的詳細(xì)流程與組織架構(gòu)進(jìn)行確定,并將財(cái)務(wù)共享中心的管理制度文檔編寫出來,然后進(jìn)行試點(diǎn)實(shí)施,使整體財(cái)務(wù)共享最終得以實(shí)現(xiàn)。
首先,要提升管理成熟度。對(duì)于制度建設(shè)成熟度較低的管理領(lǐng)域,通過補(bǔ)充和更新制度內(nèi)容等方法,完善現(xiàn)有制度體系和內(nèi)容。
其次,細(xì)化對(duì)下屬企業(yè)的指導(dǎo)。部分管理領(lǐng)域的制度指導(dǎo)性較弱,通過規(guī)范流程和制定操作手冊(cè),細(xì)化對(duì)下屬企業(yè)的管理指導(dǎo)。
再次,促進(jìn)財(cái)務(wù)轉(zhuǎn)型。在明確重點(diǎn)財(cái)務(wù)轉(zhuǎn)型方向后,根據(jù)轉(zhuǎn)型目標(biāo)進(jìn)行配套制度、流程和手冊(cè)的建設(shè)。
首先大眾聯(lián)合公司要對(duì)財(cái)務(wù)管控模型進(jìn)行推廣,根據(jù)不同企業(yè)組織的特征,如發(fā)展階段與規(guī)模等將系統(tǒng)化的財(cái)務(wù)管控架構(gòu)進(jìn)行組織架構(gòu)與建立,并明確總部與下屬企業(yè)財(cái)務(wù)部,及管理層與下屬企業(yè)財(cái)務(wù)部在各財(cái)務(wù)管理模塊中權(quán)責(zé)的分配;其次,對(duì)財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)管理閥值進(jìn)行維護(hù)更新,在聯(lián)合公司層級(jí)與企業(yè)層級(jí)分別建立財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控體系,對(duì)聯(lián)合公司整體財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控指標(biāo)及關(guān)鍵行業(yè)與關(guān)鍵企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控指標(biāo)與監(jiān)控指標(biāo)閥值等進(jìn)行明確;最后,將下屬企業(yè)內(nèi)控與合規(guī)自我評(píng)估能力進(jìn)行建立,在下屬企業(yè)建立內(nèi)控員合規(guī)測試底稿、內(nèi)控手冊(cè)、整改工作方案以及跟進(jìn)報(bào)告體系等,使下屬企業(yè)內(nèi)控與合規(guī)自我評(píng)估結(jié)果與總部的內(nèi)控檢查相結(jié)合,并與讓與下屬企業(yè)財(cái)務(wù)部的績效考評(píng)掛鉤。
其短期管理目標(biāo)狀態(tài)為:財(cái)務(wù)參與戰(zhàn)略規(guī)劃目標(biāo)的討論和審批,確保最終的戰(zhàn)略規(guī)劃目標(biāo)從財(cái)務(wù)的角度可實(shí)現(xiàn),主導(dǎo)建設(shè)戰(zhàn)略規(guī)劃中量化指標(biāo),并從風(fēng)險(xiǎn)的角度進(jìn)行提示;完善規(guī)劃的相關(guān)內(nèi)容、制度和流程,并確定崗位分工和崗位說明書,編制財(cái)務(wù)戰(zhàn)略規(guī)劃,要確立明確的財(cái)務(wù)規(guī)劃的編制方法和工具,并滾動(dòng)執(zhí)行和持續(xù)更新;總部每年檢查戰(zhàn)略規(guī)劃的企業(yè)執(zhí)行情況,并在企業(yè)KPI指標(biāo)中予以反映;財(cái)務(wù)部聯(lián)合其他部門,組織財(cái)務(wù)分析報(bào)告的編寫,從財(cái)務(wù)的角度持續(xù)監(jiān)控可能影響規(guī)劃目標(biāo)實(shí)現(xiàn)的內(nèi)外部環(huán)境因素,并定期進(jìn)行分析,形成正式和規(guī)范的分析和匯報(bào)機(jī)制;財(cái)務(wù)部建立對(duì)財(cái)務(wù)戰(zhàn)略規(guī)劃進(jìn)行調(diào)整的機(jī)制,并及時(shí)調(diào)整規(guī)劃。
在短期目標(biāo)狀態(tài)達(dá)成的基礎(chǔ)上,建立財(cái)務(wù)創(chuàng)新激勵(lì)機(jī)制,明確財(cái)務(wù)創(chuàng)新提案上交的渠道,根據(jù)財(cái)務(wù)人員的創(chuàng)新提案給予激勵(lì)。.建立收集、跟蹤合理化建議和創(chuàng)新提案的流程,定期將財(cái)務(wù)人員提出的合理化建議和創(chuàng)新提案進(jìn)行公開發(fā)布,并能協(xié)同職能部門和集團(tuán)管理層,促進(jìn)轉(zhuǎn)化。
經(jīng)過探索與實(shí)踐,大眾聯(lián)合公司在建設(shè)及完善財(cái)務(wù)內(nèi)控規(guī)范體系上已取得一定成效,但還需不斷推進(jìn)及完善。致力于大眾聯(lián)合公司的發(fā)展戰(zhàn)略目標(biāo),構(gòu)建并完善以風(fēng)險(xiǎn)管理為導(dǎo)向的財(cái)務(wù)內(nèi)部控制體系是聯(lián)合公司健康發(fā)展的重要保證。既可為大眾聯(lián)合公司實(shí)施內(nèi)部控制規(guī)范體系積累寶貴經(jīng)驗(yàn),更可為大眾聯(lián)合公司規(guī)模的擴(kuò)大和實(shí)現(xiàn)集團(tuán)財(cái)務(wù)共享奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。
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