醫(yī)院人事檔案管理的數(shù)字化實(shí)現(xiàn)過(guò)程

劉喜珍

（福建醫(yī)科大學(xué)附屬第一醫(yī)院人力資源處，福建 福州 350005）

作為醫(yī)院管理中的重點(diǎn)工作，人事檔案管理不只是對(duì)醫(yī)院內(nèi)部的人事調(diào)動(dòng)和人員管理的補(bǔ)充，而且也是決定醫(yī)院整體管理效率和未來(lái)發(fā)展的關(guān)鍵因素.隨著醫(yī)院人事管理復(fù)雜化程度的逐漸升高，傳統(tǒng)模式下的醫(yī)院人事檔案管理模式已難以滿足醫(yī)院現(xiàn)代化管理的要求.因此，在了解當(dāng)前醫(yī)院人事管理現(xiàn)狀的基礎(chǔ)上，加強(qiáng)對(duì)其人事檔案管理的數(shù)字化建設(shè)，進(jìn)而確保醫(yī)院全面實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理，已成為我國(guó)醫(yī)療衛(wèi)生領(lǐng)域的首要任務(wù).

1 醫(yī)院人事檔案管理的現(xiàn)狀

1.1 醫(yī)院人事檔案管理制度落后

對(duì)醫(yī)院的性質(zhì)進(jìn)行分析可知，其實(shí)質(zhì)上是一類人才高度集中、知識(shí)技術(shù)高度密集的單位.近年來(lái)，醫(yī)療事業(yè)及其人事制度改革的不斷深化，使的聘用合同制成為了醫(yī)院招賢納才的主要制度依據(jù)，但由于家庭、生活等各種原因，所招聘的人才通常在合同期未滿前便提交離職申請(qǐng)，從而增加了人才的流動(dòng)性，使得醫(yī)院人事檔案管理的難度進(jìn)一步增加[1].此外，醫(yī)療衛(wèi)生人事制度的改革促使醫(yī)院建立了績(jī)效考核和評(píng)估體系，并將績(jī)效考核結(jié)果同員工的薪酬緊密相聯(lián)，從而使得部分醫(yī)院應(yīng)聘人員產(chǎn)生了“重醫(yī)療技術(shù)，輕檔案管理”的思想，認(rèn)為檔案對(duì)于自身在本部門和單位（醫(yī)院）的發(fā)展無(wú)關(guān)緊要，而只有技能和實(shí)際工作效果方能夠?qū)ζ淝巴居兴绊懀瑥亩鴮⒂涗涀陨砺臍v的人事檔案轉(zhuǎn)變?yōu)椤八罊n”，一旦出現(xiàn)人事上的變動(dòng)，醫(yī)院便難以對(duì)檔案進(jìn)行補(bǔ)充和完善，使檔案管理工作進(jìn)度停滯不前.

1.2 醫(yī)院人事檔案管理方法落后

對(duì)人事檔案管理工作進(jìn)行分析可知，其通常具有較強(qiáng)的專業(yè)性以及政治性和機(jī)密性，這決定了人事檔案的管理需要專業(yè)人員負(fù)責(zé)，并單獨(dú)存放.但現(xiàn)有的情況是，多數(shù)醫(yī)院辦公用房十分緊張，從而使得存放大量且復(fù)雜的人事檔案材料的檔案室長(zhǎng)期以來(lái)同人事辦公室連在一起，加之人事管理人員編制不足，使得其他人事部門的人員紛紛參與到檔案管理工作中，在增加了檔案管理紕漏的同時(shí)，也降低了檔案管理的效率.

1.3 醫(yī)院人事檔案內(nèi)容單一

長(zhǎng)期以來(lái)，醫(yī)院人事檔案的管理大都由其內(nèi)部的人事部門負(fù)責(zé)，從而使得檔案的內(nèi)容來(lái)源相對(duì)單一，即僅局限于本單位所述職工的日常考核和任免材料方面，而記錄職工個(gè)人資料的正常履歷也相對(duì)簡(jiǎn)單.這使得在新的市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下，醫(yī)院人才的引進(jìn)或流動(dòng)同傳統(tǒng)的人事制度產(chǎn)生了較大的矛盾，即市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)下，醫(yī)院的發(fā)展離不開(kāi)人才的支持，但傳統(tǒng)的人事檔案管理難以對(duì)所招聘人才的技能、綜合素質(zhì)以及平時(shí)表現(xiàn)和重大功過(guò)等信息形成直觀且有層次的記錄和更新，從而增加了人才和醫(yī)院二者發(fā)展的不適應(yīng)性，從整體上阻礙了醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展[2].

2 醫(yī)院人事檔案數(shù)字化發(fā)展的優(yōu)勢(shì)分析、

2.1 加強(qiáng)信息整合，實(shí)現(xiàn)信息共享

基于紙質(zhì)的傳統(tǒng)人事檔案管理會(huì)因具體要求的不同而實(shí)施分別記錄，增加了信息共享的難度.數(shù)字化的醫(yī)院認(rèn)識(shí)檔案管理系統(tǒng)中具有較為豐富的人事檔案字段，能夠自動(dòng)對(duì)關(guān)于人事檔案的各類電子信息進(jìn)行準(zhǔn)確分類.同時(shí)，利用數(shù)字化程序輸入、編輯、輸出人事檔案數(shù)據(jù)，從而形成對(duì)電子檔案數(shù)據(jù)的高效整理和歸類，提高檔案的規(guī)范性.借助數(shù)字化檔案管理，醫(yī)院能夠?qū)ζ淙耸抡{(diào)動(dòng)的歷史記錄進(jìn)行全面了解，進(jìn)而將其人事管理工作同其他各部門工作進(jìn)行有機(jī)結(jié)合，在提高資源信息共享程度的同時(shí)，也有效提高了醫(yī)院管理工作的效率.

2.2 提高人事檔案管理效率

將紙質(zhì)形式的人事檔案信息化錄入后，便可建立起基于數(shù)字化管理系統(tǒng)的人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)和相應(yīng)的檢索目錄.檔案管理人員可借助人事檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)中的快捷檢索模塊對(duì)所需的信息資料進(jìn)行查找.以電子信息化人事檔案管理系統(tǒng)為例，其不僅能夠向管理人員提供單一字段的信息檢索模式，而且還能夠提供多種字段結(jié)合的信息檢索方法，從而避免了人工翻閱這一傳統(tǒng)檔案搜索和管理方式所帶來(lái)的不變，從整體上提高了人事檔案的管理效率[3].

2.3 提高人事檔案安全性

加強(qiáng)醫(yī)院人事檔案管理的數(shù)字化建設(shè)是確保人事檔案安全的必要手段.數(shù)字化人事檔案管理模式的構(gòu)建將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化成了電子檔案，檔案的編輯、修改以及錄入和輸出與傳遞等工作可全部在數(shù)字化管理系統(tǒng)中運(yùn)行，降低了紙質(zhì)檔案管理過(guò)程中各類中間環(huán)節(jié)的內(nèi)在風(fēng)險(xiǎn).此外，對(duì)于管理人員而言，其只需記錄人事檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)的賬號(hào)和密碼，便可實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的各類操作，從整體上提高了醫(yī)院人事檔案管理的便捷性和安全性.

3 實(shí)現(xiàn)醫(yī)院人事檔案數(shù)字化發(fā)展的途徑

3.1 提高人事檔案管理的現(xiàn)代化認(rèn)識(shí)

提高醫(yī)院人事檔案管理人員對(duì)檔案管理工作現(xiàn)代化建設(shè)的認(rèn)識(shí)是實(shí)現(xiàn)醫(yī)院人事檔案數(shù)字化發(fā)展的前提.醫(yī)院人事檔案管理人員需要在充分認(rèn)識(shí)數(shù)字化檔案管理工作優(yōu)勢(shì)的基礎(chǔ)上，不斷更新觀念，并加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)代人力資源管理方法和工具的積極探索與學(xué)習(xí)，將關(guān)注的重點(diǎn)集中到改革開(kāi)放的新形勢(shì)和新問(wèn)題中來(lái)，通過(guò)建立醫(yī)院人事改革制度同檔案管理工作間的聯(lián)系，不斷強(qiáng)化檔案管理的現(xiàn)代化、科技化與信息化意識(shí)，最終實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化建設(shè)目標(biāo)[4].對(duì)于醫(yī)院而言，其也需要充分認(rèn)識(shí)到數(shù)字化人事檔案管理對(duì)人才發(fā)展的重要性，加大對(duì)數(shù)字化人事檔案管理系統(tǒng)建設(shè)的投入力度，并通過(guò)定期組織座談會(huì)議和培訓(xùn)課程，強(qiáng)化檔案管理人員的現(xiàn)代化思想和數(shù)字化檔案管理技能，為全面且科學(xué)的數(shù)字化檔案管理模式的建成奠定良好基礎(chǔ).

3.2 醫(yī)院數(shù)字化人事檔案管理系統(tǒng)的構(gòu)建

3.2.1 建立人事檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)

加強(qiáng)對(duì)人事檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)力度是實(shí)現(xiàn)醫(yī)院人事檔案數(shù)字化管理的首要任務(wù).首先，可將醫(yī)院部分?jǐn)?shù)字化辦公系統(tǒng)引入人事檔案的管理工作當(dāng)中，例如，醫(yī)院信息系統(tǒng)HIS、資源規(guī)劃系統(tǒng)HRP以及辦公自動(dòng)化系統(tǒng)OA等，針對(duì)不同的檔案管理需求，選擇不同特點(diǎn)的檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng).其次，以不同形式的數(shù)據(jù)將原有的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案，即紙質(zhì)檔案的信息化轉(zhuǎn)換.通過(guò)建立數(shù)據(jù)表，并將已經(jīng)分好類別的紙質(zhì)檔案的內(nèi)容全部對(duì)應(yīng)錄入至數(shù)據(jù)表中，以確保電子數(shù)據(jù)表中的各個(gè)信息字段與紙質(zhì)檔案中內(nèi)容的一一對(duì)性性.需要說(shuō)明的是，在采集檔案圖像前，需先將Excel格式的電子檔案目錄導(dǎo)入至醫(yī)院人事檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)中，進(jìn)而形成標(biāo)準(zhǔn)目錄，進(jìn)而確定出檔案的數(shù)量和每份檔案的頁(yè)數(shù)，當(dāng)檔案全部倒入后，還需進(jìn)行電子檔案與紙質(zhì)檔案的信息核對(duì)，確保檔案信息的準(zhǔn)確性[5].最后，開(kāi)展檔案信息系統(tǒng)交互界面的設(shè)計(jì)工作.醫(yī)院人事檔案信息系統(tǒng)的前臺(tái)操作子系統(tǒng)的界面主要包括了信息檢索、信息管理；后臺(tái)管理操作子系統(tǒng)的任務(wù)則是添加、修改或刪除相關(guān)人員的資料信息，從而滿足檔案管理工作人員對(duì)不同職工檔案的管理要求.

3.2.2 加強(qiáng)對(duì)查詢系統(tǒng)的設(shè)計(jì)

對(duì)醫(yī)院人事檔案管理進(jìn)行分析可知，其工作核心便是通過(guò)加大對(duì)信息化與數(shù)字化服務(wù)的投入力度，對(duì)其內(nèi)部人事檔案進(jìn)行加工以及檢索和更新，從而確保人事檔案利用效率與管理效率的全面提升.這就要求醫(yī)院信息化人事檔案管理系統(tǒng)所提供的屬性或字段要具有豐富性和實(shí)用性，除了能夠提供職工的基本屬性資料外，還需要向管理人員提供相應(yīng)的字段查詢功能，如工作、部門、考核成績(jī)和重大功過(guò)等，以確保事檔案的動(dòng)態(tài)管理.基于此，前臺(tái)現(xiàn)實(shí)界面中查詢系統(tǒng)的設(shè)計(jì)則尤為重要.以數(shù)據(jù)庫(kù)中不同字段的重要性為依據(jù)，對(duì)檢索條件中的字段進(jìn)行設(shè)置，同時(shí)，從總表當(dāng)中揀選出命中的記錄動(dòng)態(tài)進(jìn)而生成符合管理人需求的檔案資料查詢表.值得注意的是，為了確保檔案資料查詢表的順利生成，系統(tǒng)還需向人事檔案的管理者提供多種查詢機(jī)制，進(jìn)而滿足管理人員的不同需求.例如，系統(tǒng)可對(duì)檔案信息的編輯模式進(jìn)行設(shè)置，提高所涉的關(guān)鍵字查詢條件的靈活性；或者通過(guò)向用戶提供檔案錄入查詢、調(diào)離查詢以及資料的寫入和刪除查詢等功能，對(duì)醫(yī)院內(nèi)部人事的多種檔案信息進(jìn)行管理，提高人事檔案管理效率[6].

3.2.3 及時(shí)更新檔案數(shù)據(jù)庫(kù)

檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的更新是實(shí)現(xiàn)醫(yī)院人事檔案數(shù)字化發(fā)展的重要保障.醫(yī)院人事檔案因其職工個(gè)人工作和發(fā)展情況而處于動(dòng)態(tài)變化當(dāng)中，故而決定了電子檔案更新的高頻率特性.對(duì)于醫(yī)院人事檔案管理人員而言，其需要定期對(duì)人員檔案的更新情況進(jìn)行檢查，根據(jù)所發(fā)生的人事變動(dòng)或既有人事的資料變化對(duì)電子檔案進(jìn)行及時(shí)更新.通常，檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的更新由各科室負(fù)責(zé)人以及醫(yī)院上下級(jí)用戶和系統(tǒng)內(nèi)部用戶及管理員共同完成.各科室負(fù)責(zé)人需要將部門成員近期的工作情況與崗位調(diào)動(dòng)情況進(jìn)行整理，并上傳至數(shù)字化檔案信息管理系統(tǒng)，管理人員在接收到相關(guān)信息后，將相關(guān)信息同既有人員的檔案進(jìn)行核對(duì)，并針對(duì)已做更改的內(nèi)容在職工電子檔案中進(jìn)行更新，確保醫(yī)院人事檔案管理的時(shí)效性.

3.3 加強(qiáng)醫(yī)院人事管理人員專業(yè)素質(zhì)建設(shè)

檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)直接決定了醫(yī)院檔案管理工作的整體情況.信息時(shí)代的來(lái)臨對(duì)醫(yī)院檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和職業(yè)道德均提出了更為嚴(yán)格的要求，對(duì)于管理人員而言，其應(yīng)該加強(qiáng)自身專業(yè)知識(shí)的學(xué)習(xí)，并在同其他各部門人員的溝通和交流中提升自我道德修養(yǎng)，在不斷拓寬知識(shí)面、掌握檔案管理工作的新技術(shù)和新知識(shí)的同時(shí)，以端正、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度為數(shù)字化人事檔案管理工作的開(kāi)展保駕護(hù)航.首先，醫(yī)院需要定期組織開(kāi)展包括檔案管理人員在內(nèi)的全體管理人員的計(jì)算機(jī)知識(shí)培訓(xùn)工作，提高人事檔案管理對(duì)數(shù)字化管理系統(tǒng)使用的熟練程度，并加大對(duì)數(shù)字化技術(shù)專業(yè)和檔案管理專業(yè)相結(jié)合的復(fù)合型人才，從整體上提高其人事檔案管理工作的效率.其次，加強(qiáng)檔案管理人員思想政治工作與職業(yè)道德教育，在向其說(shuō)明人事檔案管理工作重要性的同時(shí)，降低其隨意刪除、篡改檔案信息的風(fēng)險(xiǎn)，確保檔案工作的安全、有序進(jìn)行.

4 結(jié)論

本文從醫(yī)院人事檔案管理現(xiàn)狀這一角度出發(fā)，通過(guò)闡述醫(yī)院人事檔案數(shù)字化發(fā)展的相關(guān)優(yōu)勢(shì)，進(jìn)而從提高人事檔案管理的現(xiàn)代化認(rèn)識(shí)、數(shù)字化人事檔案管理系統(tǒng)的構(gòu)建以及加強(qiáng)醫(yī)院人事管理人員專業(yè)素質(zhì)建設(shè)等方面對(duì)醫(yī)院人事檔案管理的數(shù)字化實(shí)現(xiàn)途徑做出了系統(tǒng)剖析.研究結(jié)果表明，當(dāng)前，我國(guó)醫(yī)院人事檔案管理仍然存在著諸多不足，未來(lái)，有必要在充分認(rèn)識(shí)數(shù)字化人事檔案管理重要性的基礎(chǔ)上，加強(qiáng)對(duì)醫(yī)院人事檔案管理數(shù)字化發(fā)展途徑的研究和應(yīng)用力度，促進(jìn)我國(guó)醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的健康、穩(wěn)定發(fā)展.

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