卜延慶
(赤峰學(xué)院 圖書(shū)館,內(nèi)蒙古 赤峰 024000)
書(shū)目數(shù)據(jù)質(zhì)量是書(shū)目數(shù)據(jù)庫(kù)的生命線(xiàn),數(shù)據(jù)庫(kù)中每一條記錄的完成都要經(jīng)過(guò)查重、分類(lèi)標(biāo)引、主題標(biāo)引、文獻(xiàn)著錄以及機(jī)讀著錄規(guī)范化控制等環(huán)節(jié).實(shí)際上每一條數(shù)據(jù)不僅是對(duì)文獻(xiàn)外部形式特征和內(nèi)容特征的描述,也是對(duì)文獻(xiàn)檢索條件進(jìn)行規(guī)范化描述,即利用簡(jiǎn)潔的編目語(yǔ)言與檢索語(yǔ)言來(lái)反映文獻(xiàn)的實(shí)體.數(shù)據(jù)庫(kù)的質(zhì)量不僅關(guān)系到讀者服務(wù)工作和編目工作的開(kāi)展,而且還關(guān)系到圖書(shū)館的整體形象,影響?zhàn)^際間文獻(xiàn)資源共建和共享.對(duì)具體館來(lái)說(shuō),建數(shù)據(jù)庫(kù)前首先要確定使用的分類(lèi)法、主題法、編目規(guī)則、機(jī)讀格式使用手冊(cè)等.其次對(duì)這些規(guī)則理解吃透,并制定出相應(yīng)的具體細(xì)則,在使用中嚴(yán)格遵守.只有這樣,才能做到每一條數(shù)據(jù)完整準(zhǔn)確、規(guī)范標(biāo)準(zhǔn),保證數(shù)據(jù)庫(kù)的質(zhì)量.
編目人員技術(shù)水平及業(yè)務(wù)素質(zhì)是影響數(shù)據(jù)庫(kù)質(zhì)量的關(guān)鍵因素.每一條數(shù)據(jù)制作都是編目人員技術(shù)含量的綜合體現(xiàn),不但要求編目人員有較高綜合分析判斷能力,而且必須具有豐富的經(jīng)驗(yàn),能夠正確處理編目時(shí)遇到的各種問(wèn)題,使每一條數(shù)據(jù)都達(dá)到規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn),同時(shí)還要求編目人員,必須具備提高書(shū)目數(shù)據(jù)質(zhì)量的責(zé)任心和責(zé)任感.
1.1.1 編目人員隊(duì)伍不穩(wěn)定:編目人員是控制數(shù)據(jù)質(zhì)量的核心,編目人員整體素質(zhì)決定數(shù)據(jù)庫(kù)的質(zhì)量.有些館,為了加快編目速度,減少圖書(shū)積壓,編目人員隊(duì)伍調(diào)整頻繁,有些是臨時(shí)人員編學(xué)編做,有些人員稍加培訓(xùn)就上崗,這些人對(duì)編目規(guī)則不熟悉,對(duì)MARC格式以及各個(gè)字段、指示符、的特殊意義不清楚,做的數(shù)據(jù)就出現(xiàn)必備字段不完整,或著錄過(guò)于簡(jiǎn)單,檢索點(diǎn)不全,不規(guī)范等等.同時(shí)編目人員頻繁變動(dòng),使編目工作連續(xù)性、銜接性差,導(dǎo)致問(wèn)題數(shù)據(jù)加劇,數(shù)據(jù)的質(zhì)量難以保證.
1.1.2 分類(lèi)主題標(biāo)引不一致:編目人員在進(jìn)行文獻(xiàn)分類(lèi)標(biāo)引時(shí),不僅要熟練掌握《中圖法》的體系結(jié)構(gòu),還要熟悉本館分編細(xì)則,標(biāo)引前后一致是保證數(shù)據(jù)庫(kù)質(zhì)量關(guān)鍵因素.由于編目人員水平參差不齊,以及對(duì)分類(lèi)法理解程度不同,或不同時(shí)間考慮問(wèn)題角度不同,導(dǎo)致分類(lèi)標(biāo)引前后不一致.同一種文獻(xiàn)有的分到上位類(lèi),有的分到下位類(lèi);有的文獻(xiàn)進(jìn)行復(fù)分、仿分,有的文獻(xiàn)沒(méi)進(jìn)行復(fù)分、仿分,造成文獻(xiàn)分類(lèi)標(biāo)引前后不一致.有的文獻(xiàn)主題標(biāo)引深度不夠,有的文獻(xiàn)是多主題或隱含主題,沒(méi)有分析標(biāo)引.分類(lèi)、主題標(biāo)引不一致,不僅使讀者在使用分類(lèi)或主題進(jìn)行檢索時(shí)感到困難,還給分編人員在分析同類(lèi)文獻(xiàn)時(shí)造成誤區(qū),嚴(yán)重影響數(shù)據(jù)庫(kù)質(zhì)量.
1.1.3 機(jī)讀著錄不規(guī)范:文獻(xiàn)著錄要嚴(yán)格遵循編目規(guī)則,不僅要全面揭示文獻(xiàn)外部和內(nèi)容特征,還要對(duì)文獻(xiàn)中需要著錄的項(xiàng)目?jī)?nèi)容進(jìn)行科學(xué)辨析、理解和正確判斷.編目人員在做數(shù)據(jù)時(shí)由于沒(méi)有細(xì)則,對(duì)在編文獻(xiàn)編目時(shí),有的遵循這個(gè)規(guī)則,有的遵循那個(gè)規(guī)則,造成數(shù)據(jù)庫(kù)的數(shù)據(jù)前后不一致.有的編目員由于工作量大,時(shí)間緊,或者突擊做數(shù)據(jù),沒(méi)有仔細(xì)考慮、校對(duì),使數(shù)據(jù)著錄不全或不準(zhǔn);有的編目員任意刪減,遺漏字段,有的文獻(xiàn)只是在200字段客觀描述,5、6、7字段未做檢索點(diǎn);有的即使做了檢索點(diǎn),也沒(méi)有規(guī)范化處理,嚴(yán)重影響了數(shù)據(jù)庫(kù)質(zhì)量.
1.1.4 數(shù)據(jù)源不穩(wěn)定:建庫(kù)初始,大多是套錄數(shù)據(jù),套錄數(shù)據(jù)不穩(wěn)定,來(lái)自不同的數(shù)據(jù)源.不同數(shù)據(jù)源遵循著錄規(guī)則不完全一樣,編目部門(mén)又沒(méi)有編制著錄規(guī)則細(xì)則,編目人員只能根據(jù)自己的想法來(lái)修改數(shù)據(jù),使同一條記錄有多種不同的做法,造成數(shù)據(jù)庫(kù)不標(biāo)準(zhǔn)、不規(guī)范.
1.1.5 數(shù)據(jù)庫(kù)沒(méi)有建立科學(xué)檢查制度:由于種種原因,編目員所做的數(shù)據(jù)沒(méi)有經(jīng)過(guò)自校、互校、總校,檢查制度沒(méi)有形成,編目人員所做的數(shù)據(jù)只是偶爾進(jìn)行抽查,因此,出現(xiàn)的差錯(cuò)和問(wèn)題不能及時(shí)發(fā)現(xiàn)糾正.編目工作本身具有積累性和連續(xù)性的特點(diǎn),往往一錯(cuò)再錯(cuò),出現(xiàn)積重難返的現(xiàn)象.同時(shí)還使編目人員做數(shù)據(jù)時(shí)隨意性增大,許多從源頭就可以避免的問(wèn)題,沒(méi)有解決.如對(duì)多卷書(shū)的查重,有的只從正題名查重,有的從分輯題名查,不同版本的同種書(shū)給多個(gè)種次號(hào)等等,使數(shù)據(jù)庫(kù)混亂.另外編目規(guī)則及機(jī)讀規(guī)則不斷修改、修訂,但細(xì)則卻沒(méi)有相應(yīng)修補(bǔ)、更新,影響數(shù)據(jù)庫(kù)的質(zhì)量.
書(shū)目數(shù)據(jù)來(lái)源有套錄數(shù)據(jù)、自編數(shù)據(jù)、生產(chǎn)商數(shù)據(jù)等.文獻(xiàn)編目時(shí)利用質(zhì)量高的外部數(shù)據(jù)源,可以降低編目難度,提高工作效率,減少重復(fù)勞動(dòng),縮短圖書(shū)編目時(shí)間,加快文獻(xiàn)周轉(zhuǎn)速度.但有些外部數(shù)據(jù)源的質(zhì)量難以保證,編目人員必須斟酌使用.
1.2.1 套錄數(shù)據(jù)不注意修改:目前套錄數(shù)據(jù)主要存在兩大中心,一是國(guó)家圖書(shū)館編目中心,一是CALIS聯(lián)合編目中心,都是較權(quán)威的核心機(jī)構(gòu),但是因?yàn)閮纱笾行淖裱木幠恳?guī)則不同,編目數(shù)據(jù)有較大差異.編目人員在套錄數(shù)據(jù)時(shí),鑒別不認(rèn)真,或者不清楚兩規(guī)則的差異,有的把國(guó)圖書(shū)據(jù)沒(méi)按照CALIS規(guī)則修改,直接粘貼造成數(shù)據(jù)混亂,有的編目人員使用相似數(shù)據(jù)時(shí)不按在編文獻(xiàn)進(jìn)行修改,字段的基本信息代碼、混亂錯(cuò)誤,字段的基本信息與在編文獻(xiàn)不符,難以保證數(shù)據(jù)質(zhì)量.
1.2.2 書(shū)商的數(shù)據(jù)疏于管理:書(shū)商提供的數(shù)據(jù)免費(fèi),及時(shí),滿(mǎn)足了圖書(shū)館對(duì)于加工速度的要求.但書(shū)商的數(shù)據(jù)質(zhì)量參差不齊,有些書(shū)商只求速度,不顧質(zhì)量,有的套錄數(shù)據(jù)不加修改,有的數(shù)據(jù)標(biāo)引是錯(cuò)誤的,如主題標(biāo)引為中國(guó)-現(xiàn)代-長(zhǎng)篇小說(shuō),而給的分類(lèi)號(hào)為I267中國(guó)當(dāng)代散文.有的書(shū)商對(duì)分類(lèi)標(biāo)引規(guī)則不了解,編目人員得一邊教,一邊做,對(duì)編目外包人員管理處于失控狀態(tài).書(shū)商書(shū)據(jù)質(zhì)量很難保證.
1.2.3 自編數(shù)據(jù)質(zhì)量不高:自編目數(shù)據(jù)是指編目人員根據(jù)在編文獻(xiàn)特點(diǎn)和編目規(guī)則按字段逐項(xiàng)進(jìn)行的錄入.有的編目人員對(duì)文獻(xiàn)基本信息著錄不準(zhǔn)確,檢索點(diǎn)不規(guī)范、MARC格式使用有誤.有的編目人員完全依賴(lài)文獻(xiàn)再版編目,再版編目,只能起參考作用,有的分類(lèi)號(hào)和主題標(biāo)引不一致,有的分類(lèi)標(biāo)引深淺度不夠,有的著錄簡(jiǎn)單,著錄內(nèi)容不全等等,有的甚至存在錯(cuò)誤.這些數(shù)據(jù)很容易誤導(dǎo)編目員,編目人員圖方便省事采用“拿來(lái)主義”,照搬照錄數(shù)據(jù),影響了數(shù)據(jù)庫(kù)質(zhì)量.
在建庫(kù)時(shí),編目部門(mén)首先應(yīng)在遵循編目規(guī)則的基礎(chǔ)上制定本館細(xì)則,細(xì)則要制定的全面規(guī)范,細(xì)則一經(jīng)制定,編目人員要嚴(yán)格遵守細(xì)則.完善的細(xì)則使編目人員做到有章可循,有利于保證書(shū)目質(zhì)量.對(duì)于套錄數(shù)據(jù),編目人員不能只當(dāng)“套錄員”,采用“拿來(lái)主義”,簡(jiǎn)單的添加館藏信息,要按照細(xì)則逐字段的檢查、修改,防止因?yàn)楣ぷ鞔中暮褪д`,造成數(shù)據(jù)記錄不全或不規(guī)范.
建立高質(zhì)量的數(shù)據(jù)庫(kù),不但要對(duì)編目人員提出質(zhì)量要求,而且必須建立嚴(yán)格的檢查制度.對(duì)編目人員所做數(shù)據(jù)成果要進(jìn)行審查核對(duì),檢查數(shù)據(jù)是否符合規(guī)則要求.通過(guò)審查與校核,及時(shí)糾正數(shù)據(jù)中的差錯(cuò).數(shù)據(jù)庫(kù)質(zhì)量檢查有自查、互查、總校等方式.
自查:自查就是編目人員對(duì)自已的工作成果進(jìn)行檢查.編目人員所做的每批數(shù)據(jù)在進(jìn)入書(shū)庫(kù)前必須進(jìn)行自查,查找數(shù)據(jù)中是否有錯(cuò)誤,查財(cái)產(chǎn)號(hào)和所做的文獻(xiàn)是否相符,索書(shū)號(hào)分配是否合理,多卷書(shū)、叢書(shū)及不同版本書(shū)是否揭示清楚,習(xí)題集、續(xù)集、補(bǔ)集是否鏈結(jié),分類(lèi)與標(biāo)引是否準(zhǔn)確、適度、反映充分,揭示主題是否全面,查MACR格式是否使用準(zhǔn)確,檢索點(diǎn)是否規(guī)范.人人參與檢查活動(dòng),及時(shí)糾正工作中的差錯(cuò),有利于提高了數(shù)目數(shù)據(jù)的質(zhì)量.
互查:互查就是編目人員互相檢查工作成果.必須在共同遵守細(xì)則的基礎(chǔ)上,進(jìn)行互相檢查,發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)解決;對(duì)所做數(shù)據(jù)有爭(zhēng)議的地方要相互探討,以達(dá)成共識(shí);對(duì)有共性的問(wèn)題要有記載,以供大家借鑒.
總校:總校是對(duì)一批書(shū)錄入完畢后的工作成果進(jìn)行檢驗(yàn).總校工作由業(yè)務(wù)水平高、責(zé)任心強(qiáng)、鉆研業(yè)務(wù)并熟悉本館數(shù)據(jù)的人員來(lái)承擔(dān),總校人員要能夠解決編目中的難點(diǎn)疑點(diǎn),能夠?qū)?shū)目數(shù)據(jù)中出現(xiàn)的問(wèn)題予以分析總結(jié),并能控制分類(lèi)標(biāo)引中的深度;同時(shí)總校員要把檢查結(jié)果及時(shí)反饋給編目員,以便對(duì)錯(cuò)誤數(shù)據(jù)及時(shí)修改、更新,防止再次出現(xiàn)同類(lèi)錯(cuò)誤.只有這樣,才能提高編目人員的水平,保證書(shū)目數(shù)據(jù)中的質(zhì)量.同時(shí)編目部門(mén)通過(guò)信息反饋等方法,有組織、有目地的對(duì)所出現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行收集、整理、分析,找出其出現(xiàn)的原因,并及時(shí)解決,將編目后的檢查把關(guān)變成一道工序,這樣才能保證數(shù)據(jù)庫(kù)的質(zhì)量.
編目工作是一項(xiàng)技術(shù)性工作,編目人員必須具有綜合技能,不但需要有理論知識(shí),還必須有豐富經(jīng)驗(yàn),尤其是經(jīng)驗(yàn)積累更為重要.編目人員不僅要知道本館對(duì)文獻(xiàn)是怎樣進(jìn)行分類(lèi)與標(biāo)引,而且還要知道套錄數(shù)據(jù)中的分類(lèi)與標(biāo)引是否準(zhǔn)確適度,能夠分析對(duì)比;如果沒(méi)有經(jīng)驗(yàn),就無(wú)法判定取舍,所以保持編目人員隊(duì)伍穩(wěn)定非常重要.同時(shí),對(duì)新編目人員要考察是否適合做編目工作,對(duì)新編人員進(jìn)行理論培訓(xùn),認(rèn)真研究各項(xiàng)編目規(guī)則,要有專(zhuān)人輔導(dǎo),所做的數(shù)據(jù)要逐條檢查.
由于大家平時(shí)都忙于做數(shù)據(jù),沒(méi)有時(shí)間思考數(shù)據(jù)中存在的問(wèn)題,通過(guò)定期召開(kāi)研討會(huì),能夠解決工作中遇到問(wèn)題,避免發(fā)生類(lèi)似錯(cuò)誤;通過(guò)交流,能夠取長(zhǎng)補(bǔ)短,學(xué)到技巧,加快編目速度.經(jīng)常與讀者服務(wù)部門(mén)溝通,通過(guò)信息反饋,隨時(shí)了解讀者在使用過(guò)程遇到的各類(lèi)問(wèn)題和困難,及時(shí)處理這些問(wèn)題,不斷改進(jìn)書(shū)目制作的質(zhì)量.加強(qiáng)數(shù)據(jù)信息的反饋,對(duì)反饋意見(jiàn)進(jìn)行反思,找出根源,并進(jìn)行修改、更新,使數(shù)據(jù)錯(cuò)誤在萌芽階段得到解決.
編目人員的整體素質(zhì)決定書(shū)目數(shù)據(jù)質(zhì)量高低,是質(zhì)量控制的核心.編目人員要在思想上加以重視,有高度的責(zé)任感,嚴(yán)格按照編目規(guī)則進(jìn)行著錄.編目人員要加強(qiáng)業(yè)務(wù)知識(shí)學(xué)習(xí)及交流,不斷進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn),熟練掌握MARC格式和計(jì)算機(jī)操作基礎(chǔ)知識(shí);全面領(lǐng)悟編目規(guī)則以及主題詞、分類(lèi)法等相應(yīng)規(guī)則.只有業(yè)務(wù)素質(zhì)提高,才能保證數(shù)據(jù)庫(kù)的質(zhì)量.鼓勵(lì)編目人員參加CALIS編目員資格認(rèn)證考試,考試可促進(jìn)編目人員認(rèn)真研究各項(xiàng)規(guī)則,使編目人員水平會(huì)有更大的提高.
總之,數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)是一項(xiàng)細(xì)致、繁瑣的工作,數(shù)據(jù)錄入量大,質(zhì)量要求高.提高質(zhì)量,是編目人員應(yīng)面對(duì)并力求解決的問(wèn)題,這就要求編目人員不但要有精湛的編目專(zhuān)業(yè)知識(shí)和技能,還要求具備良好的敬業(yè)精神與大局意識(shí).編目人員把質(zhì)量意識(shí)貫穿于整個(gè)編目過(guò)程,以確保數(shù)目數(shù)據(jù)的質(zhì)量,從而促進(jìn)文獻(xiàn)著錄的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化,為資源共知,共建、共享提供有力保障.
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