信息化背景下高校檔案材料的收集

于應華，羅麗萍

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信息化背景下高校檔案材料的收集

于應華，羅麗萍

（湖南城市學院檔案館，湖南益陽 413000）

信息化背景下，高校檔案材料收集工作出現了許多新特點，特別是民生檔案的利用率越來越高，使檔案材料收集的范圍、方式等發(fā)生了重大變化，對檔案材料的質量要求也日益凸顯。因此，高校檔案材料收集工作必須采取新方法：注重基層調研、完善管理制度、拓展收集渠道、提高人員素質、加強考核評比。

信息化；檔案收集；新特點；新方法

隨著信息技術的發(fā)展、國家政策的變化以及廣大民眾檔案意識的普遍提高，檔案作為一種重要的信息資源和信息資產，正逐步成為善治良政和問責的主要依據。檔案材料收集的范圍、形式、內容、要求及收集方式、途徑、特點等都發(fā)生了很大變化，檔案工作者只有與時俱進，緊跟形勢，了解國家政策的變化，努力掌握現代信息技術，積極探討并踐行高校檔案材料收集的新途徑，才能勝任新時期檔案工作，圓滿完成各項工作任務。筆者結合實踐，就信息化背景下高校檔案材料的收集談點個人淺見。

一、信息化背景下高校檔案材料收集新特點

（一）民生檔案已經擺到了突出位置

隨著國家科學發(fā)展觀的深入貫徹落實，民生問題成為黨政領導關注的重點，特別是新一屆中央領導集體理政以來系列重大民生政策出臺后，涉及人民群眾切身利益的民生檔案價值日益凸顯。高校檔案是民生檔案的重要組成部分，是全體教師、學生在教學、科研、管理及社會服務等活動中形成的維護師生合法權益的原始憑證。高校民生檔案主要包括與教職工、學生切身利益密切相關的人事、獎懲、工資福利、師資培訓、職稱評定、科研成果、招生錄取、學籍管理、畢業(yè)證、學位證發(fā)放、醫(yī)療保險、聘用合同、房產證明等方面的檔案，這部分檔案在高校解決民生問題時發(fā)揮著不可替代的憑證作用，對構建和諧校園具有重要意義。因此，高校檔案工作要以人為本，滿足廣大教職工、學生的各種需要，就要求我們建立起覆蓋廣大教職工、學生的檔案資源體系，建立起方便廣大教職工、學生的檔案利用體系。為此，檔案工作者應做到與時俱進，時刻關注各職能部門政策的新變化、新動態(tài)、新人新事，并及時調整檔案材料的收集范圍，讓檔案資源體系建設覆蓋所有被檔案記載過的人和事。否則，一些重要的人和事隨著時間推移、地點變遷，在檔案資源中就容易成為空白，當需要利用相關檔案資料時，就無法滿足其需要。

《高等學校檔案管理辦法》規(guī)定：高等學校檔案是指高等學校從事招生、教學、科研、管理等活動直接形成的對學生、學校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、不同載體的歷史記錄。該辦法明確將學生檔案納入歸檔范圍并單獨設類，體現了以人為本和重視民生的重要理念。當前，高校民生檔案利用率特別高，如畢業(yè)生利用在校學籍檔案為其就業(yè)、讀研、出國、職稱評聘、調動工作等辦理各種證明；也有用人單位來函或來人查閱檔案對學校畢業(yè)生學歷、學位等相關信息進行認證等，這就需要高校檔案管理部門根據服務對象的不同需求做好工作，以滿足社會各界人士及廣大師生對檔案利用的需求，發(fā)揮高校民生檔案的獨特作用。

（二）檔案材料收集的范圍有了明顯改變

根據《高等學校歸檔范圍和保管期限》的規(guī)定, 高校民生檔案涵蓋的范圍較廣，學生檔案、人事檔案、教學檔案、文書檔案、科研檔案、基建檔案、會計檔案中都包含有大量民生檔案的內容，其形成主體具有多元性。因此，高校不能簡單地建立一種專門的民生檔案類別，只能在做好其它類檔案工作的同時，注重民生檔案的收集形成、歸檔管理。但由于高校目前執(zhí)行的《高等學校歸檔范圍和保管期限表》仍是國家教委在20世紀八九十年代制定的規(guī)范和標準，一直沒有調整，一些反映高校民生需求的檔案材料不在歸檔范圍，針對這一情況，檔案部門需引起高度重視，廣泛開展實地調研，抓緊制定相關制度加以規(guī)范。

近年高校檔案工作實地檢查、考核中，發(fā)現一些重要民生檔案材料未納入歸檔范圍，沒有存檔。例如，學校組織部門產生的關于大學生村官材料、選調生材料，團委產生的關于大學生西部志愿者計劃材料及名單，保衛(wèi)處產生的關于大學生征兵入伍名冊及相關政策等，都因是近年新產生，沒納入歸檔范圍，所以沒有存檔。檢查工作結束后，學校檔案館逐一上門收集，進行整理歸檔。另外，也發(fā)現一些重要的檔案材料，如畢業(yè)生學士學位審批表、返校補考成績表、補發(fā)畢業(yè)證、學位證名冊等相關檔案材料及電子數據未存檔等問題，這些都是重要的、新出現的民生檔案，要求我們檔案管理機構及時將它們納入歸檔范圍進行收集。

（三）檔案材料收集的方式有了較大創(chuàng)新

高校檔案材料的收集，過去局限于接收簡單的紙質材料，現在已進入數字信息化時代。在信息化背景下，高校檔案材料產生來源廣泛、形式多樣、內容豐富，出現了新技術、新領域。尤其隨著社交媒體的出現，檔案材料更是眾出多門，沿用常規(guī)慣例的檔案材料收集方式，不僅不能發(fā)現新問題，還會造成大量具有重要意義的新型檔案材料丟失。另外，隨著檔案信息化建設步伐的加快，高校檔案接收工作對接收原生檔案信息的要求越來越高。今后要做好高校檔案材料的收集工作，必須主動出擊，采取靈活多樣的方式、途徑，多渠道、多角度收集。既收紙質材料也收電子材料，既接收各部門常規(guī)移交的檔案材料也不放棄對學校重要名人、重大歷史事件檔案材料的征集，檔案工作人員還要經常了解信息參與學校重大決策和活動，拍攝第一手現場材料或獲取社交媒體重要評價材料。

另外，數字信息化時代的到來給檔案工作本身也帶來了新的挑戰(zhàn)，檔案工作要與時代協同發(fā)展就必須應對新的變化。根據湖南省檔案局檔案信息化建設的要求，今后各單位移交檔案必須是“兩套制”，即傳統載體的實體檔案和相對應的數字化檔案。[1]與此同時，檔案材料在收集過程中還要采用先進技術和手段保證電子文件本身的真實性、可靠性和完整性。

（四）檔案材料收集與高校業(yè)務活動的聯系更加緊密

檔案材料的收集要確保電子文件本身的真實性、可靠性和完整性，就必須確保與文件相關元數據的真實、可靠和完整，檔案工作者就必須重點關注文件材料的產生與管理過程，將文件的形成、捕獲、組織和利用置于文件之前，促進整個文件管理過程的統一。

特別是隨著網絡應用的普及，一些新的社交媒體的出現，使得傳統的文件管理模式被打破，業(yè)務流程更加靈活、開放，反映在文件上則需要建立起文件追蹤，以記錄文件隨業(yè)務流程而產生的變化。[2]將文件管理關注的重點從管理對象轉向管理過程，突出文件管理在輔助政府治理上的重要作用。特別是數字環(huán)境下文件管理的復雜性，電子文件的連續(xù)管理、全程管理、前端控制以及元數據的提取與運用等問題，[3]檔案材料的收集工作就應考慮如何主動加強與高校業(yè)務活動的聯系，記錄信息，組織歸檔，將應用軟件引入檔案文件管理，高校檔案事業(yè)才能可持續(xù)發(fā)展。

（五）檔案材料收集的質量要求日益凸顯

文件是指“組織或個人在履行其法定義務或開展業(yè)務活動過程中形成、接收并維護的作為憑證和資產的信息”。[4]將文件作為資產進行管理，突出了高校文件檔案管理的重要地位，同時對文件檔案材料收集的質量也提出了更高要求。

高校檔案要成為善治良政和問責的依據，必須運用科學的方法和規(guī)范的標準管理檔案，收集到真實可靠有用的信息，能贏得各方信任。特別是信息化、全球化背景下高校業(yè)務工作更具開放性、動態(tài)性特點，需要基于證據的業(yè)務治理，支持高效率和高效益的業(yè)務運行，以減少風險、快速應對動態(tài)復雜的業(yè)務環(huán)境變化和審核業(yè)務績效，節(jié)約資源、減少成本、改進效率，文件形成和控制成為業(yè)務治理的有機組成。[4]其預期結果是文件質量得以保證，基于證據的業(yè)務治理活動能夠滿足信息通訊技術動態(tài)變化的需求。這就要求提高檔案材料收集工作的質量，準確捕獲鮮活、真實、原始且齊全完整的第一手檔案材料。

二、信息化背景下高校檔案材料收集工作必須采取新方法

（一）注重基層調研

高校文件檔案材料產生于高校各機關處室、教輔單位及二級學院的教學、科研、管理等各項工作實踐中，是伴隨各項業(yè)務活動而形成的，是對各項業(yè)務活動最原始、最真實的記錄。檔案材料產生的質量、數量及新技術的采用程度，與各項業(yè)務活動的布局、謀劃、安排緊密相關。因此，高校檔案館要根據高校業(yè)務活動運行的規(guī)律，有目的、有計劃地深入機關處室、二級院系開展廣泛調研，探討檔案材料的運行規(guī)律、發(fā)展方向，明確檔案材料收集工作的方向、重點、難點，以及采用的新技術和可能產生的社會反響，保證檔案材料收集工作積極主動、有的放矢。另外，通過調研還可拓展收集領域，豐富檔案內容，制定切合實際的工作目標，明確未來工作發(fā)展方向及檔案材料的收集方向，促使檔案工作向基層延伸、向特色領域延伸，向新行業(yè)、新載體延伸，做到業(yè)務工作發(fā)展到哪里，檔案資源就收集到哪里。

（二）完善管理制度

高校各機關處室、教輔單位及二級學院形成了豐富的檔案材料，多角度全方位地反映了這些基層單位的工作情況，要加強這些單位檔案工作的管理，就必須掌握各部門檔案材料的形成規(guī)律，必須為文件管理任務的完成提供綜合的管理指南和詳細的工作原則方法；必須制定文件管理方針政策和程序，逐步完善信息化背景下高校檔案材料收集的歸檔范圍，督促并指導各部門和基層單位完善檔案管理制度，制定好本部門文件材料歸檔范圍和保管期限表，做到定時集中收集與階段性零散收集相結合；確保所產生的檔案材料應收盡收并歸檔保存。特別是關系到民生的檔案材料，應該成為我們檔案材料收集工作的重點，如各類學生的各種等級考試成績、所獲得的資質、獎勵、合同、協議及科研成果等材料，本部門教職工包括臨時工在內的所有資金發(fā)放名冊、資質、獎懲、合同、協議及科研成果等信息都應該納入檔案工作的體系當中，并作為體系的中心形成規(guī)范的文件材料流向制度。另外，還要督促幫助基層單位保管好、利用好這些檔案，有效地為教職工和學生服務，及時將有價值的重要檔案上交學校檔案館，以便保存好學校重要的信息資產。

（三）拓展收集渠道

文件材料是最原始的歷史記錄，是事件最直觀最生動形象的當時當地的真實記載。高校每一件大事其過程都是復雜的，涉及時間或許很長，牽涉人員可能很多，工作環(huán)節(jié)、步驟、頭緒多，條件要求高，且對內對外聯系廣泛，產生的影響很大。專兼職檔案員為了收集到詳細生動的第一手文件材料，必須及時跟蹤，記錄精彩瞬間，這是一種非常重要且非常有效的收集渠道。與此同時，高校的重大事件不僅會對學校內部產生重大影響，必然也會對社會產生重大影響，受到各級社會媒體的廣泛關注，或是報道，或是評價。這些文件檔案材料都是記錄、反映事實的重要素材，專兼職檔案員要把這些材料收集好，作為檔案形成過程的重要補充，多角度反映立體的大事件。

（四）提高人員素質

信息化背景下，高校檔案材料收集工作做得好不好，關鍵在于人員素質。作為專門從事這一工作的專兼職檔案員，應該具備四種意識，即主人翁意識、責任意識、學習意識、創(chuàng)新意識；要與時俱進時刻關心、關注學校發(fā)展大事和要事，進一步轉變觀念，重視所有涉及人的檔案的價值，樹立“人的檔案最重要、最具有價值”的新觀念。為此，高校檔案管理部門要通過召開專門工作會議，舉辦相應業(yè)務培訓，提高專兼職檔案員的素質，要組織力量緊緊圍繞檔案工作中急需解決的關鍵技術問題開展攻關，不斷提高檔案工作的科技含量，逐步實現存儲數字化、管理現代化、利用網絡化。

（五）加強考核評比

在年度檢查及考核評比過程中，我們發(fā)現造成檔案材料遺漏大致有三種情形：一是有些單位的兼職檔案員變動頻繁，業(yè)務不熟，工作被動，導致本單位重要檔案材料未能及時收集歸檔；二是個別單位兼職檔案員工作教條，缺乏主動性和敏感性，明知單位隨著形勢發(fā)展新產生了一系列重要特色材料，但對這些材料熟視無睹，不聞不問，沒有及時收集，只按部就班按原來本部門檔案材料歸檔范圍收集，應付了事；三是個別單位因分管領導檔案意識談薄，沒有將檔案工作納入單位工作計劃，納入職責范圍，沒有形成規(guī)范的文件流向制度，致使本單位一些重要的檔案材料無人收集整理歸檔，造成不可估量的損失。檔案館不是權力部門，不能指揮和命令其它單位或部門，只能曉之以理，動之以情，多深入基層開展檔案工作檢查，借助考核評比和表彰手段督促其完成檔案工作任務。

工作實踐證明，通過年度檢查及考核評比，一方面能發(fā)現各單位或部門職能工作中出現的新情況、新問題，出現的新人、新事、新材料，及時收集一批重要檔案材料，實現平時收集與零散文件收集相結合。零散文件收集是豐富館藏的重要補充。另一方面，能查漏補缺，發(fā)現上交檔案中遺漏的內容，及時采取補救措施，幫助“帳外”文件的收集。有些機關內部文件或外部文件，未經過文書部門收發(fā)登記，這些文件不易控制，但很有價值，例如，領導人或專業(yè)人員開會帶回來的會議文件，單位領導人在有關會議上的講話稿，以及體現會議（活動）的照片、錄音、錄像材料；還有本單位與外單位或個人簽訂的合同、協議、責任書等。通過開展檔案工作的年度檢查考核，能確保學校檔案材料上交齊全、完整。

參考文獻：

[1] 胡振榮. 強化公共服務規(guī)范行業(yè)管理不斷提高全省檔案事業(yè)科學發(fā)展水平——在全省檔案工作會議上的講話（2014年2月24日）[J]. 檔案時空, 2014(4): 6.

[2] 黃霄羽, 錢紅梅. 國際檔案界的新思想——對文件管理信息學及統一理念的初步理解[J]. 中國檔案, 2013(7): 50-51.

[4] 安小米, 李音, Judith Ellis. ISO 30300 & ISO 30301文件管理國際標準及其新發(fā)展[J]. 中國檔案, 2012(2): 51-52.

（責任編校：彭 萍）

Collection of Archives of College Under the Background of Information

YU YinhuaLUO Liping

（Library of Archives, Hunan City University, Yiyang, Hunan 413000, China）

Under the background of information the collection of archives materials appears many new features. In particularly the archives of people’s life used in wide scope, great changes of collection scope and many collection ways and means. The quality requirement of the archives is higher. It is, therefore, that the collection of higher learning archives should take new method on the basic investigation and should raise the collectors’ quality.

informationization; collection of archives; new features; new ways and means

G 278.6

A

10.3969/j. issn. 2096-059X.2015.05.022

2096-059X(2015)05–0106–04

2015-01-24

湖南省哲學社會科學基金項目（11YBB074）

于應華（1969-），女，湖南沅江人，副研究館員，主要從事高校檔案管理研究；羅麗萍（1985-），女，湖南澧縣人，主要從事高校檔案管理研究。