高等學(xué)校財(cái)務(wù)內(nèi)部控制的風(fēng)險(xiǎn)與控制方法

上海外國(guó)語(yǔ)大學(xué)　魏條妹

高等學(xué)校財(cái)務(wù)內(nèi)部控制的風(fēng)險(xiǎn)與控制方法

上海外國(guó)語(yǔ)大學(xué)魏條妹

摘要:隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，高等學(xué)校事業(yè)蓬勃發(fā)展，財(cái)務(wù)內(nèi)部控制既是高等學(xué)校的一項(xiàng)重要管理活動(dòng)，又是一項(xiàng)重要的制度安排，是高等學(xué)校內(nèi)部治理的基石。強(qiáng)化內(nèi)部控制，對(duì)于規(guī)范財(cái)經(jīng)秩序，提高單位管理水平，改進(jìn)高等學(xué)校公共服務(wù)的質(zhì)量和效率，都具有重要意義。本文通過(guò)對(duì)現(xiàn)階段高等學(xué)校財(cái)務(wù)內(nèi)部控制中存在的主要風(fēng)險(xiǎn)的闡述，相應(yīng)提出內(nèi)部控制的有效方法。

關(guān)鍵詞:高等學(xué)校內(nèi)部控制控制方法

高等學(xué)校是按照國(guó)家規(guī)定的設(shè)置標(biāo)準(zhǔn)和審批程序批準(zhǔn)舉辦的，通過(guò)全國(guó)普通高等學(xué)校統(tǒng)一招生考試，招收高中畢業(yè)生為主要培養(yǎng)對(duì)象，帶有一定公益性的機(jī)構(gòu)。我國(guó)高等學(xué)校向高等人才提供知識(shí)文化的傳授服務(wù)，弘揚(yáng)文化精神，這不僅在一方面對(duì)于改善我國(guó)國(guó)民的整體知識(shí)文化水平起著巨大的推動(dòng)作用，在另一方面為促進(jìn)我國(guó)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，推動(dòng)整個(gè)社會(huì)的全面進(jìn)步起著不可估量的動(dòng)力。

隨著國(guó)民經(jīng)濟(jì)的日益發(fā)展、國(guó)民觀念的不斷更新，對(duì)高等學(xué)校的財(cái)務(wù)控制和管理提出了更高的要求。為進(jìn)一步提高高等學(xué)校內(nèi)部管理水平，規(guī)范內(nèi)部控制，加強(qiáng)廉政風(fēng)險(xiǎn)防控機(jī)制建設(shè)，財(cái)政部于2012年11月正式發(fā)布了《行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范（試行）》，并于2014年1月1日起在我國(guó)行政事業(yè)單位范圍內(nèi)（包括高等學(xué)校）全面實(shí)施。內(nèi)部控制是單位為實(shí)現(xiàn)控制目標(biāo)，通過(guò)制定制度、實(shí)施措施和執(zhí)行程序，對(duì)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行防控和管控。而高等學(xué)校經(jīng)濟(jì)活動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)的評(píng)估通常從單位層面和業(yè)務(wù)層面展開(kāi)，本文主要關(guān)注業(yè)務(wù)層面的風(fēng)險(xiǎn)，進(jìn)而分析內(nèi)部控制的控制方法。

一、當(dāng)前高等學(xué)校財(cái)務(wù)內(nèi)部控制中存在的主要風(fēng)險(xiǎn)

(一)預(yù)算管理方面的風(fēng)險(xiǎn)

高等學(xué)校的預(yù)算業(yè)務(wù)主要包括預(yù)算編制、預(yù)算批復(fù)（包括高校內(nèi)部的預(yù)算批復(fù)和上級(jí)主管單位的預(yù)算批復(fù)）、預(yù)算執(zhí)行、決算和績(jī)效評(píng)價(jià)等環(huán)節(jié)。此階段的主要風(fēng)險(xiǎn)：一是業(yè)務(wù)部門(mén)不參與預(yù)算編制，導(dǎo)致預(yù)算編制不科學(xué)、不合理，業(yè)務(wù)活動(dòng)與財(cái)務(wù)支持相脫節(jié)；二是沒(méi)有將批復(fù)的預(yù)算在單位內(nèi)部進(jìn)行指標(biāo)分解、審批下批，單位內(nèi)部預(yù)算追加調(diào)整程序不規(guī)范；三是未按規(guī)定的額度和標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行預(yù)算，產(chǎn)生無(wú)預(yù)算支出、超預(yù)算支出等情形；四是決算編制和績(jī)效評(píng)價(jià)不及時(shí)、不準(zhǔn)確，決算結(jié)果沒(méi)有得到有效運(yùn)用，沒(méi)有起到事后控制的效果。

(二)收支管理方面的風(fēng)險(xiǎn)

高等學(xué)校的收入業(yè)務(wù)主要包括收費(fèi)許可的審批或收入合同的簽訂、收款、會(huì)計(jì)核算等環(huán)節(jié)。支出業(yè)務(wù)主要包括支出事項(xiàng)申請(qǐng)、借款或報(bào)銷(xiāo)、資金支付、會(huì)計(jì)核算等環(huán)節(jié)。收入業(yè)務(wù)主要風(fēng)險(xiǎn)包括未按收費(fèi)許可規(guī)定的項(xiàng)目和標(biāo)準(zhǔn)收取，存在違規(guī)收取的風(fēng)險(xiǎn)；收入收款業(yè)務(wù)分散在各個(gè)業(yè)務(wù)部門(mén)，缺乏統(tǒng)一管理和監(jiān)控，導(dǎo)致收入金額不實(shí)；票據(jù)、印章管理松散，存在收入資金流失的風(fēng)險(xiǎn)。支出業(yè)務(wù)主要風(fēng)險(xiǎn)，包括支出事項(xiàng)事前審核不嚴(yán)格，報(bào)銷(xiāo)時(shí)單據(jù)審核不嚴(yán)格，存在使用虛假票據(jù)套取資金的風(fēng)險(xiǎn)。

(三)政府采購(gòu)方面的風(fēng)險(xiǎn)

高等學(xué)校的政府采購(gòu)業(yè)務(wù)包括政府采購(gòu)預(yù)算和計(jì)劃編制、政府采購(gòu)需求的提出和審核、組織政府采購(gòu)、合同簽訂、組織驗(yàn)收、質(zhì)疑投訴答復(fù)、檔案記錄等環(huán)節(jié)。主要的風(fēng)險(xiǎn)：一是政府采購(gòu)、資產(chǎn)管理和預(yù)算編制部門(mén)之間缺乏溝通協(xié)調(diào)，政府采購(gòu)預(yù)算和計(jì)劃編制不合理，出現(xiàn)資金浪費(fèi)或資產(chǎn)閑置等問(wèn)題；二是政府采購(gòu)需求審核不嚴(yán)格，需求參數(shù)不公允，驗(yàn)收不嚴(yán)格，導(dǎo)致采購(gòu)的貨物或服務(wù)質(zhì)次價(jià)高；三是政府采購(gòu)活動(dòng)不規(guī)范，不按規(guī)定選擇采購(gòu)方式、發(fā)布政府采購(gòu)信息，甚至規(guī)避公開(kāi)招標(biāo)，導(dǎo)致單位被起訴或受到處罰，影響正常業(yè)務(wù)活動(dòng)。

(四)資產(chǎn)管理方面的風(fēng)險(xiǎn)

高等學(xué)校資產(chǎn)管理涉及日常管理、清查盤(pán)點(diǎn)、處置等環(huán)節(jié)。主要風(fēng)險(xiǎn)：一是缺少有效的資產(chǎn)管理制度和信息系統(tǒng)，對(duì)資產(chǎn)保管不善引發(fā)資產(chǎn)流失，或資產(chǎn)使用效率低下、資源閑置浪費(fèi)嚴(yán)重；二是缺少定期或不定期清查盤(pán)點(diǎn)的機(jī)制，資產(chǎn)清查不夠及時(shí)，導(dǎo)致存在賬外資產(chǎn)，賬實(shí)不符的現(xiàn)象；三是對(duì)資產(chǎn)處置沒(méi)有執(zhí)行嚴(yán)格的審核審批程序，處置程序不合規(guī)，手續(xù)不健全，處置收入流失。

(五)建設(shè)項(xiàng)目管理方面的風(fēng)險(xiǎn)

高等學(xué)校建設(shè)項(xiàng)目主要包括立項(xiàng)、設(shè)計(jì)與概算編制、項(xiàng)目建設(shè)、竣工驗(yàn)收等環(huán)節(jié)。高等學(xué)校的大型建設(shè)項(xiàng)目一般由學(xué)校的基建處負(fù)責(zé)，國(guó)有資產(chǎn)管理辦公室承擔(dān)日常的小型采購(gòu)項(xiàng)目。在高等學(xué)校建設(shè)項(xiàng)目中，存在的主要風(fēng)險(xiǎn)：一是前期研究論證不充分，審核管理流于形式，導(dǎo)致決策失誤或影響項(xiàng)目進(jìn)度，造成資產(chǎn)損失或資源浪費(fèi)；二是施工設(shè)計(jì)和項(xiàng)目投資缺乏有效管控，工程變更頻繁，存在超概算現(xiàn)象；三是竣工驗(yàn)收不規(guī)范，檔案和資產(chǎn)移交不及時(shí)，影響財(cái)務(wù)信息的真實(shí)完整等。

(六)合同管理方面的風(fēng)險(xiǎn)

高等學(xué)校合同管理包括合同訂立、合同履行、合同登記、糾紛處理等環(huán)節(jié)。主要風(fēng)險(xiǎn)：一是未明確合同簽署權(quán)限和妥善保管合同專(zhuān)用章，對(duì)合同缺乏統(tǒng)一管理和監(jiān)控，導(dǎo)致擅自以單位名義簽訂合同或違規(guī)簽訂合同的情況，造成合同收入流失或產(chǎn)生法律糾紛；二是未能恰當(dāng)?shù)芈男泻贤s定的義務(wù)，或者發(fā)生合同糾紛時(shí)處理不善，造成經(jīng)濟(jì)損失并影響單位的聲譽(yù)。

二、高等學(xué)校財(cái)務(wù)內(nèi)部控制的控制方法

內(nèi)部控制的控制方法實(shí)質(zhì)上就是內(nèi)部控制的機(jī)制，是指將經(jīng)濟(jì)活動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)控制在可承受的范圍之內(nèi)，結(jié)合風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估的結(jié)果，針對(duì)風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)選擇的措施和程序。因此，針對(duì)高等學(xué)校業(yè)務(wù)層面各種常見(jiàn)的風(fēng)險(xiǎn)，通?？梢圆扇∫韵戮欧N控制方法，其中歸口管理、單據(jù)管理和信息內(nèi)部公開(kāi)更具有創(chuàng)新性。

(一)增強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)

加強(qiáng)內(nèi)部控制建設(shè)，首要一條就是對(duì)其重要性、緊迫性有清晰的認(rèn)識(shí)，特別是單位的負(fù)責(zé)同志，要時(shí)刻緊繃內(nèi)部控制這根弦，否則難以有效抓落實(shí)。加強(qiáng)內(nèi)部控制不光是企業(yè)應(yīng)該做的事，作為公共服務(wù)提供者和知識(shí)文化傳承者的高等學(xué)校，執(zhí)行好內(nèi)部控制具有更重要的積極意義。

例如，加強(qiáng)單位領(lǐng)導(dǎo)和職工的財(cái)務(wù)內(nèi)部控制意識(shí)，對(duì)于內(nèi)部控制的改善起著關(guān)鍵的作用。高等學(xué)校可以通過(guò)建立制度、培訓(xùn)學(xué)習(xí)、組織講座，使全體教職員工加強(qiáng)思想認(rèn)識(shí)，同時(shí)，明確各部門(mén)工作職責(zé)，落實(shí)內(nèi)部控制責(zé)任，與部門(mén)負(fù)責(zé)人簽訂責(zé)任狀，設(shè)立獎(jiǎng)罰激勵(lì)機(jī)制，強(qiáng)化內(nèi)部控制意識(shí)，讓單位全體人員都參與到內(nèi)部控制工作中來(lái)。

(二)不相容崗位相互分離

要求合理設(shè)置內(nèi)部控制關(guān)鍵崗位，明確劃分職責(zé)權(quán)限，實(shí)施相應(yīng)的分離措施，形成相互制約、相互監(jiān)督的工作機(jī)制。所謂不相容崗位，是指從相互牽制的角度出發(fā)，不能由一人兼任的崗位。

例如，在某些規(guī)模較小的高等學(xué)校，可能受到人員和機(jī)構(gòu)編制的限制，出納人員既負(fù)責(zé)收款、開(kāi)票，又負(fù)責(zé)登記收入賬目，同時(shí)還負(fù)責(zé)保管票據(jù)和會(huì)計(jì)檔案，一人辦理了收入業(yè)務(wù)的全過(guò)程，這類(lèi)單位就可能存在

出納截留收入資金而且長(zhǎng)期不被發(fā)現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)。

(三)內(nèi)部授權(quán)審批控制

要求明確各崗位辦理業(yè)務(wù)和事項(xiàng)的權(quán)限范圍、審批程序和相關(guān)責(zé)任，建立重大事項(xiàng)集體決策和會(huì)簽制度。相關(guān)工作人員應(yīng)當(dāng)在授權(quán)范圍內(nèi)行使職權(quán)、辦理業(yè)務(wù)。

例如，某些高等學(xué)校，“一支筆、一言堂、一張紙”的“三一”現(xiàn)象嚴(yán)重，與單位經(jīng)濟(jì)活動(dòng)相關(guān)的重大決策、重大事項(xiàng)、重要人事任免及大額資金支付業(yè)務(wù)，即“三重一大”業(yè)務(wù)，沒(méi)有建立起集體決策和會(huì)簽制度，由一人說(shuō)了算，容易產(chǎn)生決策風(fēng)險(xiǎn)和腐敗風(fēng)險(xiǎn)。

(四)歸口管理

要求根據(jù)本單位實(shí)際情況，按照權(quán)責(zé)對(duì)等的原則，按照管控事項(xiàng)的性質(zhì)與管理要求，結(jié)合單位職責(zé)、組織機(jī)構(gòu)和崗位設(shè)置，在不相容崗位相互分離和內(nèi)部授權(quán)審批控制的前提下，明確單位內(nèi)部各個(gè)業(yè)務(wù)的歸口管理責(zé)任，采取成立聯(lián)合工作小組并確定牽頭部門(mén)或牽頭人員等方式，對(duì)有關(guān)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)實(shí)行統(tǒng)一管理。

例如，一些經(jīng)濟(jì)活動(dòng)涉及到的內(nèi)部部門(mén)較多，需要各部門(mén)協(xié)同完成，如果不成立聯(lián)合工作小組并確定牽頭部門(mén)或牽頭人員，明確權(quán)利和相應(yīng)的責(zé)任，一旦發(fā)生問(wèn)題，各部門(mén)就可能相互推諉，影響經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的順利開(kāi)展。

(五)預(yù)算控制

要求強(qiáng)化對(duì)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的預(yù)算約束，使預(yù)算管理貫穿于單位經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的全過(guò)程。預(yù)算控制在高等學(xué)校的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中發(fā)揮著事前計(jì)劃、事中控制、事后反饋的作用。

例如，高等學(xué)校應(yīng)當(dāng)按照預(yù)算批復(fù)的額度和規(guī)定的開(kāi)支范圍辦理資金支付業(yè)務(wù)，這就對(duì)資金的使用形成了預(yù)算約束。此外，政府采購(gòu)業(yè)務(wù)也必須經(jīng)過(guò)先預(yù)算、后計(jì)劃、再采購(gòu)的流程，形成了預(yù)算對(duì)單位資產(chǎn)購(gòu)置行為的約束。

(六)財(cái)產(chǎn)保護(hù)控制

要求建立資產(chǎn)日常管理制度和定期清查機(jī)制，采取資產(chǎn)記錄、實(shí)物保管、定期盤(pán)點(diǎn)、帳實(shí)核對(duì)等措施，確保資產(chǎn)安全完整。

例如，在高等學(xué)校中，資產(chǎn)的定期清查尤為重要，包括定期盤(pán)點(diǎn)、賬實(shí)核對(duì)，定期核實(shí)各類(lèi)資產(chǎn)的實(shí)際數(shù)量，將盤(pán)點(diǎn)結(jié)果與資產(chǎn)臺(tái)賬和會(huì)計(jì)賬簿進(jìn)行比對(duì)，發(fā)現(xiàn)不符的，及時(shí)查明原因，并按照國(guó)家相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。

(七)會(huì)計(jì)控制

要求建立健全本單位財(cái)會(huì)管理制度，加強(qiáng)會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)建設(shè)，提高會(huì)計(jì)人員業(yè)務(wù)水平，強(qiáng)化會(huì)計(jì)人員崗位責(zé)任制，規(guī)范會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作，加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理，明確會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)帳簿和財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告處理程序。

例如，某些高等學(xué)校不重視制度建設(shè)，財(cái)會(huì)管理制度長(zhǎng)期不進(jìn)行修訂完善，又如，不重視會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)建設(shè)，未配備具有相應(yīng)資格和能力的會(huì)計(jì)人員，從事會(huì)計(jì)工作的人員沒(méi)有取得會(huì)計(jì)從業(yè)資格證書(shū)。

(八)單據(jù)控制

要求單位根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定和單位的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)業(yè)務(wù)流程，在內(nèi)部管理制度中明確界定各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)所涉及的表單和票據(jù)，要求相關(guān)工作人員按照規(guī)定填制、審核、歸檔、保管單據(jù)。

例如，高等學(xué)校出差報(bào)銷(xiāo)制度通常規(guī)定，工作人員出差必須要提交出差審批單，差旅費(fèi)報(bào)銷(xiāo)單據(jù)必須是正規(guī)的住宿發(fā)票、飛機(jī)票或火車(chē)票，不接受旅行社開(kāi)具的發(fā)票或景點(diǎn)門(mén)票，必須附公務(wù)卡支付結(jié)算憑證等。單據(jù)控制可以有效地避免虛假交易，減少建立“小金庫(kù)”的機(jī)會(huì)，同時(shí)也使“假發(fā)票”市場(chǎng)無(wú)處可循。

(九)信息內(nèi)部公開(kāi)

要求建立健全經(jīng)濟(jì)活動(dòng)相關(guān)信息內(nèi)部公開(kāi)制度，根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定和單位的實(shí)際情況，確定信息內(nèi)部公開(kāi)的內(nèi)容、范圍、方式和程序。

例如，高等學(xué)校應(yīng)定期通報(bào)各部門(mén)預(yù)算執(zhí)行情況，召開(kāi)預(yù)算執(zhí)行分析會(huì)議，這有利于督促相關(guān)部門(mén)合理安排工作進(jìn)度，自覺(jué)提高預(yù)算執(zhí)行的有效性。因此，內(nèi)部信息公開(kāi)是一種十分有效的控制方法，通過(guò)輿論監(jiān)督、社會(huì)監(jiān)督，一方面可以防范經(jīng)濟(jì)活動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)，及時(shí)堵塞管理漏洞；另一方面有利于持續(xù)地完善單位內(nèi)部控制體系，使內(nèi)部控制發(fā)揮更大的作用。