基于工作流技術(shù)的高校無(wú)紙化辦公系統(tǒng)構(gòu)建

□周小娟

無(wú)紙化辦公系統(tǒng)的研究將提高學(xué)校運(yùn)營(yíng)效率，改善學(xué)校資源利用，梳理學(xué)校核心業(yè)務(wù)流程。這種系統(tǒng)的實(shí)現(xiàn)將會(huì)使得學(xué)校充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)的優(yōu)點(diǎn)，充分利用學(xué)校計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)資源，使得學(xué)校容易跟蹤辦公業(yè)務(wù)的處理進(jìn)度和過(guò)程，發(fā)現(xiàn)工作過(guò)程中的問(wèn)題并及時(shí)改正，從而大幅提高工作效率。無(wú)紙化辦公系統(tǒng)的使用可以將學(xué)校日常運(yùn)營(yíng)數(shù)據(jù)在數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)中積累下來(lái)，學(xué)校運(yùn)營(yíng)管理人員可以隨時(shí)查閱歷史數(shù)據(jù)，可以隨時(shí)快速生成各種統(tǒng)計(jì)報(bào)表，為快速?zèng)Q策提供各種參考數(shù)據(jù)。

一、工作流技術(shù)簡(jiǎn)述

紙張?jiān)谌粘＾k公中扮演著非常重要的作用，它是表單、信函、文件、技術(shù)資料等各類信息的載體。傳統(tǒng)的信息傳播基本都是以紙張的方式來(lái)進(jìn)行的，一級(jí)一級(jí)審批簽字，一級(jí)一級(jí)傳遞。隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的不斷發(fā)展，紙張這種載體在信息的傳遞、存儲(chǔ)、檢索等方面顯得越來(lái)越低效，使得人們花費(fèi)很大的精力和物力在紙張資料的傳遞、管理、存儲(chǔ)和檢查上。人們迫切希望利用現(xiàn)代信息技術(shù)，研究出一種無(wú)紙化的和計(jì)算機(jī)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)相結(jié)合的新型辦公系統(tǒng)，減少紙張的使用和傳遞，提高辦公效率。在這一辦公方式的轉(zhuǎn)變過(guò)程中，工作流技術(shù)將扮演非常關(guān)鍵的作用。

工作流以抽象的方式概括描述了工作業(yè)務(wù)流程及其各個(gè)業(yè)務(wù)操作之間的規(guī)則。在計(jì)算機(jī)中可以通過(guò)一定的建模手段將工作業(yè)務(wù)流程中的各個(gè)業(yè)務(wù)邏輯和規(guī)則及其之間的相互關(guān)系以模型的方式表示出來(lái)，并對(duì)其進(jìn)行模擬計(jì)算。通過(guò)工作流建?？梢苑治鼋鉀Q業(yè)務(wù)中多個(gè)業(yè)務(wù)目標(biāo)，多個(gè)參與者之間的業(yè)務(wù)關(guān)系，明確其在業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)的過(guò)程中信息傳遞的規(guī)則和載體。工作流需要在工作流管理系統(tǒng)中進(jìn)行體現(xiàn)，工作流管理系統(tǒng)定義了工作流中的各種角色，業(yè)務(wù)流程，并通過(guò)計(jì)算機(jī)技術(shù)實(shí)現(xiàn)了各種流程，讓流程真正運(yùn)作起來(lái)。

一個(gè)工作流管理系統(tǒng)一般具有如下特點(diǎn):圖形化、可視化設(shè)計(jì)流程圖;支持各種復(fù)雜流程;安全，方便擴(kuò)展;流程處理可以跟蹤管理;報(bào)表功能強(qiáng)大;和MAIL 系統(tǒng)對(duì)接。

二、國(guó)內(nèi)外工作流技術(shù)研究現(xiàn)狀述評(píng)

工作流技術(shù)最早研究起源于國(guó)外，20世紀(jì)70年代中期對(duì)辦公自動(dòng)化領(lǐng)域的研究過(guò)程中衍生出了對(duì)工作流技術(shù)的研究。20世紀(jì)90年代后，對(duì)工作流的研究積累到了一定程度，并進(jìn)入到了一個(gè)新的高潮，1993年8月，工業(yè)組織——工作流管理聯(lián)盟(WFMC)成立，該組織專門負(fù)責(zé)工作流技術(shù)的標(biāo)準(zhǔn)化。2000年以后，多個(gè)標(biāo)準(zhǔn)化組織制定了各自和工作流技術(shù)相關(guān)的Web 服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，如XLANG、WSFL 等。

國(guó)內(nèi)對(duì)工作流技術(shù)的研究起步較晚。20世紀(jì)90年代，以CIMS 的研究為契機(jī)，清華大學(xué)首先對(duì)工作流技術(shù)的理論，工作流建模和仿真，工作流引擎的執(zhí)行和效率，工作流系統(tǒng)的實(shí)現(xiàn)等進(jìn)行了研究。此后，國(guó)內(nèi)一些廠商也推出了一些工作流管理系統(tǒng)的產(chǎn)品。國(guó)內(nèi)對(duì)工作流的研究還存在一些問(wèn)題，比如缺少一種支持過(guò)程定義，過(guò)程演變以及過(guò)程分析的工作流建模方式;不支持對(duì)模型的動(dòng)態(tài)修改，對(duì)不確定問(wèn)題很難預(yù)測(cè)和處理等等。這些問(wèn)題都阻礙了工作流技術(shù)在國(guó)內(nèi)的大規(guī)模實(shí)施。

三、高校無(wú)紙化辦公系統(tǒng)的研究目標(biāo)、研究?jī)?nèi)容、研究假設(shè)和創(chuàng)新之處

我們將從高校辦公系統(tǒng)的實(shí)際功能出發(fā)，分析高校辦公系統(tǒng)的常用業(yè)務(wù)，網(wǎng)絡(luò)拓?fù)浣Y(jié)構(gòu)以及軟件框架;定義工作流技術(shù)和數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)的關(guān)系;設(shè)計(jì)出一個(gè)滿足高校辦公系統(tǒng)的幾個(gè)典型功能的工作流模型，并給出其修改策略，修改方法，以及進(jìn)行性能分析。

我們以工作流技術(shù)為研究方向，將從以下幾個(gè)方面進(jìn)行研究:一是對(duì)工作流技術(shù)的現(xiàn)狀進(jìn)行研究，了解這種技術(shù)的優(yōu)勢(shì)和現(xiàn)階段的不足;二是對(duì)高?，F(xiàn)有辦公業(yè)務(wù)進(jìn)行調(diào)查，理解其現(xiàn)有業(yè)務(wù)邏輯、流程、角色定義;并了解高?，F(xiàn)有網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)和物理部署結(jié)構(gòu);了解高?，F(xiàn)有各種業(yè)務(wù)系統(tǒng)的主要功能;三是搭建出基于工作流理論模型的工作流管理系統(tǒng)的框架，并實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)的幾個(gè)主要功能;四是研究指出動(dòng)態(tài)修改的工作流模型的修改策略、方法、操作以及具體的修改步驟。

信息技術(shù)的快速發(fā)展使得企業(yè)、學(xué)校必須不斷自我改變才可以適應(yīng)信息化社會(huì)的需求。這要求高校需要不斷地利用先進(jìn)技術(shù)更新辦公、教學(xué)手段，才可以培養(yǎng)具有信息素養(yǎng)的有用人才。假設(shè)本研究成果能成為高校信息化成功、高效的評(píng)價(jià)準(zhǔn)則，通過(guò)這一標(biāo)準(zhǔn)，更新和完善現(xiàn)有的信息化教學(xué)手段、方法，充分發(fā)揮信息技術(shù)應(yīng)用于高校辦公系統(tǒng)的最大效能，實(shí)現(xiàn)可持續(xù)、高效和正確發(fā)展，達(dá)到培養(yǎng)新型高素質(zhì)人才的目的。

本系統(tǒng)的創(chuàng)新之處:一是建立適用于高校辦公系統(tǒng)的工作流模型，并利用該模型開(kāi)發(fā)工作流管理系統(tǒng);二是提出一種全新的高校辦公新概念，提高辦公效率，實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化辦公;三是該模型可以方便地拓展到高校之外的企事業(yè)單位辦公系統(tǒng)中去。

四、高校無(wú)紙化辦公系統(tǒng)的研究思路、研究方法及實(shí)施

實(shí)現(xiàn)工作流管理系統(tǒng)的第一步是映射，其目的是明確并定義好要實(shí)現(xiàn)的全部業(yè)務(wù)流程。第二步是建模，以計(jì)算機(jī)模型的方式將業(yè)務(wù)流程反映出來(lái)，并進(jìn)行驗(yàn)證。第三步是管理，重點(diǎn)進(jìn)行軟件實(shí)施，在實(shí)施的過(guò)程中進(jìn)行跨部門的合作，以及和其它業(yè)務(wù)系統(tǒng)的對(duì)接整合。本系統(tǒng)將按照這個(gè)步驟和思路進(jìn)行研究。

在具體的研究過(guò)程中，研究人員需要和高校各個(gè)業(yè)務(wù)相關(guān)的人員，特別是辦公系統(tǒng)的實(shí)際使用者進(jìn)行充分的交流，收集業(yè)務(wù)需求和明確業(yè)務(wù)要點(diǎn)，從而在以后的設(shè)計(jì)實(shí)施過(guò)程中考慮如何滿足這些業(yè)務(wù)需求。在和業(yè)務(wù)相關(guān)人員進(jìn)行充分交流后，需要對(duì)獲得的業(yè)務(wù)需求和要點(diǎn)進(jìn)行分析，明確哪些流程是需要優(yōu)化和改造的，需要達(dá)到何種目標(biāo)。這樣在對(duì)需求進(jìn)行充分的分析后，就明確了目標(biāo)。在目標(biāo)明確后，就需要進(jìn)行建模，在模型中需要明確每一個(gè)階段要達(dá)到的目標(biāo)和是否已經(jīng)達(dá)到。在研究過(guò)程中建立業(yè)務(wù)模型是一個(gè)極重要的步驟，需要和高校辦公系統(tǒng)的實(shí)際使用人員進(jìn)行密切的交流，來(lái)檢查模型是否和實(shí)際環(huán)境有誤差。在這個(gè)階段還需要分析出需要和新的工作流系統(tǒng)進(jìn)行業(yè)務(wù)交互的其它系統(tǒng)和流程，它們之間的數(shù)據(jù)流向和格式，保證新的工作流可以和已經(jīng)存在的工作流進(jìn)行無(wú)縫對(duì)接。對(duì)已經(jīng)完成的模型和系統(tǒng)進(jìn)行評(píng)估，包括性能評(píng)估、未來(lái)出現(xiàn)問(wèn)題的修改策略、修改方法。

實(shí)施步驟:第一階段:調(diào)查研究準(zhǔn)備階段。制定研究方案。通過(guò)對(duì)工作流技術(shù)的系統(tǒng)學(xué)習(xí)和研究，了解高校辦公系統(tǒng)中遇到的困難及需求;第二階段:實(shí)踐研究階段。進(jìn)行工作流模型的分析和建模。主要包括系統(tǒng)軟硬件的結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)，數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)計(jì)和軟件界面的模型設(shè)計(jì);第三階段:研究總結(jié)階段。對(duì)建立該模型的過(guò)程及效果進(jìn)行評(píng)價(jià)，并積極推廣和應(yīng)用本系統(tǒng)的研究成果。