高職院?？蒲袡n案規(guī)范化管理探索

□李強華

高職院校大多是由中職及技工合并升級而來，科研工作起點較低，科研能力相對薄弱，科研檔案價值相對被忽略，但隨著高職教育十多年的潛心發(fā)展，科研能力與水平都達到了一定高度，而且由于高職的科研貼近生產(chǎn)一線，側(cè)重于技能性、實踐性，科研成果直接與產(chǎn)業(yè)、與崗位接軌，所以高職的科研具有與眾不同的特色——親民、接地氣，科研檔案的現(xiàn)實意義與技術指導價值非常高。然而，高職院校的檔案工作較其他綜合類高校起步晚，檔案的管理與建設尚需完善與提高，尤其是科研檔案的管理與建設，成為當前亟待解決的問題。

一、高職科研檔案范圍的界定

(一)科研項目檔案。主要包括:準備階段的項目申請書、任務書、審批文件、調(diào)研報告、委托書、項目協(xié)議書計劃書、開題報告等材料;研究階段各種載體的重要原始記錄、項目進展報告、實驗報告、計算材料、專利申請有關材料;驗收鑒定階段的科研報告、科研資金投入記錄、技術鑒定材料等;獎勵與專利申報階段的申報材料、審批材料、獎項榮譽等以及各階段相關的其它管理文件資料。

(二)科研成果檔案。主要包括:科研成果及成果報告、學術論文、學術著作、獲獎成果、專利與技術轉(zhuǎn)讓材料、科研年度統(tǒng)計表等資料。

二、高職院校科研檔案管理與建設開發(fā)的舉措

(一)項目研究、管理工作與項目建檔工作同時展開，確保材料歸檔的全面與及時。目前，高職的科研管理工作僅停留在要求項目開展與管理同時進行的狀態(tài)，對科研材料的歸檔工作要求相對滯后。一個科研項目的完成歷時較長(2 至3年)，涉及范圍廣、參與人員多，涉及資料龐雜，造成科研檔案材料形成周期長的現(xiàn)實，再加上項目的進展過程中形成的資料內(nèi)容會發(fā)生一定的變化，檔案材料的形成也就難以產(chǎn)生連續(xù)性，最終歸檔材料往往不夠全面、不夠完善。國務院發(fā)布的《科學技術檔案工作條例》明確規(guī)定要“達到科技檔案完整、準確、系統(tǒng)、安全和有效利用的要求”。所以一是在科研管理工作與科研工作每個環(huán)節(jié)緊密結(jié)合起來的基礎上，把科研檔案的建檔工作也與之緊密結(jié)合起來，走邊研究、邊管理工作、邊建檔三者協(xié)調(diào)發(fā)展的道路。具體為:確定項目負責人主持、立卷、歸檔責任為項目工作任務之一，發(fā)揮項目組在材料的形成、收集、立卷等檔案工作中的主動性、積極性。及時完善科研檔案收集整理工作，將科研活動每個階段的文件資料都收集齊全。為促進工作開展，可在校內(nèi)每年進行考核評比，對科研檔案搞得好的項目組進行適當獎勵，對檔案質(zhì)量未達標的項目限期整改甚至不予以結(jié)題、申報獎項。二是理順好科研工作管理部門、高職學校檔案管理部門、科研檔案形成單位之間的工作關系，形成一個相互配合、相互滲透的聯(lián)合體，明確各自工作職責任務，建立合理的歸檔秩序，提高歸檔質(zhì)量和效率，保障科研檔案的準確、完整、系統(tǒng)，最終使高職科研檔案管理工作走上科學化、規(guī)范化道路。以威海職業(yè)學院為例，科研檔案的管理工作就放在科研處這個科研管理部門進行，這樣較好保證了科研檔案歸檔的完整及時。

(二)實現(xiàn)科研檔案的數(shù)字化管理，升級檔案的交流傳播方式與途徑。科研檔案的數(shù)字化發(fā)展是檔案管理的必由之路，傳統(tǒng)的檔案交流方式與途徑不再適應科研檔案新的發(fā)展需求，高職院校由于起步較晚，對這一塊的關注與投入力度不大，不過船小好掉頭，為了盡可能地開發(fā)利用科研檔案資源的潛在價值，必須進行數(shù)字網(wǎng)絡平臺建設，在不涉及知識產(chǎn)權(quán)的前提下，把傳統(tǒng)紙質(zhì)科研檔案電子化，提供便捷途徑，擴大受眾范圍，實現(xiàn)科研檔案信息的網(wǎng)絡化利用，這亦是大勢所趨。數(shù)字網(wǎng)絡平臺不僅是傳遞信息的便利途徑，而且也是良好服務渠道。將傳統(tǒng)的查閱、外借、報道、展覽、檢索等利用數(shù)字網(wǎng)絡平臺來解決，最大限度地解決了科研檔案信息資源的及時流通，傳遞最新科研動態(tài)，避免某一技術范疇的科研工作的重復進行，更好地服務于高職院校的科研工作。

(三)編研開發(fā)科研檔案信息資源，在內(nèi)部形成有效分享，避免科研資源的浪費與重復。一方面，對科研檔案信息資源的開發(fā)利用是檔案管理工作的拓展與深化?？蒲袡n案中一部分反映學院科研技術研究發(fā)展的現(xiàn)狀與歷史，具有紀錄性質(zhì)、憑證性，這是檔案得以保存的一個理由，但是科研檔案保存的更重要的原因卻是因為它的利用價值，即成果性，成果性是科研檔案開發(fā)利用的根本原因。另一方面，高職院?？蒲袡n案工作者在不違背知識產(chǎn)權(quán)法律法規(guī)情況下，可根據(jù)客觀實際需要，利用科研檔案實體，就某一專題進行系統(tǒng)的較深層次的加工，用新的語言、新的體例匯編成相對集中、系統(tǒng)的信息資料，把靜態(tài)的檔案動態(tài)化，供全校科研工作者參考，以充分發(fā)揮高職科研檔案在一定范圍內(nèi)的有效交流傳遞功能，從而避免科研成果分散化、零星化、不能有效整合分享的局面。

(四)深化服務形式，為科研成果及早轉(zhuǎn)化成生產(chǎn)力構(gòu)建橋梁。隨著科技成果轉(zhuǎn)讓機制和技術市場的形成，高職科研檔案所有權(quán)轉(zhuǎn)讓成為科研成果開發(fā)利用的重要方式。而目前，科技成果轉(zhuǎn)化率不高，科技成果不能及時轉(zhuǎn)化成生產(chǎn)力，原因之一就是科技供求信息不暢。高職院校檔案工作者要結(jié)合學?？蒲刑攸c，積極參與技術市場和信息市場活動，促進與社會的橫向經(jīng)濟聯(lián)系及經(jīng)濟技術交流。在建立有效的檢索系統(tǒng)、做好科研檔案的著錄基礎上對檔案中科研成果涉及的先進技術、工藝方法、新發(fā)現(xiàn)等以目錄、簡介、文摘等形式，定期或不定期向社會相關部門、企業(yè)進行交流報道。并配合學院為技術咨詢、轉(zhuǎn)讓、成果開發(fā)等提供必要的檔案材料，及時為供給者與需求者架起橋梁，更好地推動科技成果轉(zhuǎn)化。

三、結(jié)語

科研檔案規(guī)范化管理開發(fā)的這些舉措，能為高職科研工作的深入開展提供有效服務;為高職院?？蒲兴降奶嵘l(fā)揮重要作用;為高職教育的深化發(fā)展保駕護航，同時這也是檔案管理工作的發(fā)展需求。

［1］國家科學技術委員會，國家檔案局．科學技術研究檔案管理暫行規(guī)定(2010 -10 -22)［EB/OL］．http://www．34law．com/lawfg/law/6/1187/law_252538094609．shtml

［2］國家經(jīng)委，國家科委．科學技術檔案工作條例(1980 -12-9)［EB/OL］．http://www．law-lib．com/law/law_view．a(chǎn)sp?id=2179

［3］科研全面突破多項指標翻番［N］．南方日報，2010 -12 -28(A10)

［4］蔡穎．高校檔案館參與數(shù)字校園建設的研究與對策［J］．辦公自動化，2011，2:7 ～9