會計檔案電子化相關(guān)問題研究

中國石化集團(tuán)東北石油局　閆志秋

會計檔案電子化相關(guān)問題研究

中國石化集團(tuán)東北石油局閆志秋

摘要:隨著人類生產(chǎn)經(jīng)營與經(jīng)濟(jì)體制的不斷改革發(fā)展，我國的會計檔案也經(jīng)歷了三個發(fā)展時期，主要是以下三個時期：紙質(zhì)版會計檔案時期、紙質(zhì)會計檔案與電子會計檔案結(jié)合時期、電子會計檔案時期。隨著信息技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的飛速發(fā)展，衍生出會計電算化、無紙化辦公等技術(shù)，這些技術(shù)都為會計檔案實(shí)現(xiàn)電子化創(chuàng)造了平臺，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案不僅工作量大、查詢困難，而且也不適應(yīng)信息化時代的發(fā)展需求，實(shí)現(xiàn)會計檔案電子化不僅能夠提高檔案人員的工作效率，也順應(yīng)了時代的發(fā)展需求。因此，本文關(guān)于電子檔案電子化的相關(guān)問題進(jìn)行了分析與研究，并提出建議。

關(guān)鍵詞:會計檔案電子化相關(guān)問題電子檔案

隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與信息技術(shù)的不斷改革發(fā)展，會計工作逐步由電算化向信息化轉(zhuǎn)變，同時，會計檔案的管理方式也發(fā)生了翻天覆地的變化。在這一背景下，傳統(tǒng)的紙質(zhì)版會計檔案管理已經(jīng)無法適應(yīng)信息化時代的發(fā)展。因此，實(shí)現(xiàn)會計檔案電子化將是順應(yīng)時代發(fā)展的必然結(jié)果。會計檔案主要包括企事業(yè)單位關(guān)于會計行為以及會計數(shù)據(jù)的各種資料信息，具有保存意義的文件。例如，會計憑證、報銷單據(jù)、財務(wù)報表以及其他會計資料。此外，加強(qiáng)會計檔案電子化管理工作十分重要，要不斷改進(jìn)并完善管理制度，樹立創(chuàng)新意識，努力創(chuàng)新會計檔案電子化管理方法具有重要意義。

一、會計檔案管理中存在的問題

(一)檔案保存不規(guī)范、會計檔案嚴(yán)重缺失

由于考慮到管理成本等因素，大多數(shù)企業(yè)并未專門成立檔案管理部門，多數(shù)重要的會計檔案均有企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)自主管理，例如，企業(yè)的固定資產(chǎn)產(chǎn)權(quán)證明等，由于會計檔案管理缺乏規(guī)范性，極易造成重要檔案資料缺失的現(xiàn)象發(fā)生，從而導(dǎo)致會計檔案缺乏規(guī)范性、完整性。此外，會計檔案嚴(yán)重缺失不僅可以反映出企業(yè)會計管理工作中的不足與存在的問題，這些問題都是阻礙企業(yè)發(fā)展的重要因素；還會拉低企業(yè)在社會中的形象，破壞企業(yè)聲譽(yù)，造成不必要的損失。另一方面，企業(yè)還存在個別不良分子，企圖以權(quán)謀私，實(shí)施偷稅、漏稅等犯法行徑，具體表現(xiàn)為：篡改或編造不真實(shí)的會計憑證，從而造成重要會計檔案缺失的現(xiàn)象

(二)會計憑證數(shù)量較大、嚴(yán)重浪費(fèi)辦公資源

隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，會計電算化已經(jīng)引起多數(shù)企業(yè)的廣泛關(guān)注與重視，為了規(guī)范會計檔案，企業(yè)都安裝了ERP核算系統(tǒng)，通過這一系統(tǒng)生成的會計憑證將會大幅度下降。但是由于ERP系統(tǒng)與其他財務(wù)管理系統(tǒng)有工作上的交叉、滲透，故而系統(tǒng)中產(chǎn)生的記賬憑證會大幅度上升。換言之，從數(shù)量上而言，會計憑證的數(shù)量依舊較大。與此同時，財務(wù)人員將要打印的財務(wù)報表、會計賬簿以及其他會計資料將會更多，嚴(yán)重浪費(fèi)辦公資源。

(三)原始單據(jù)與集成憑證無法相互匹配、工作效率不高

在實(shí)際的會計工作過程中，ERP系統(tǒng)生成的集成憑證以及原始憑證通常產(chǎn)生與工作后，這一現(xiàn)象不僅沒有減輕財務(wù)人員的工作量，還嚴(yán)重拖慢了工作效率。此外，工作后產(chǎn)生的集成憑證往往比原始憑證數(shù)量多，憑證之間無法相互匹配。

(四)電子與手工查賬方式不同、會計檔案管理缺乏科學(xué)性

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，財務(wù)管理系統(tǒng)引入了最先進(jìn)的管理理念、管理技術(shù)，這些都是傳統(tǒng)會計工作中無法實(shí)現(xiàn)的。雖然電子化會計檔案還是會有部分檔案需要打印，但是通過電子制表已經(jīng)大大的提高了工作效率，使傳統(tǒng)的手工查賬方式無用武之地?？偠灾?，由于企業(yè)在管理過程中，對會計檔案管理工作沒有給予一定的重視，導(dǎo)致企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營需求與會計檔案信息的管理差距逐步加深，因此，優(yōu)化會計檔案電子化管理方式，從而促進(jìn)會計檔案利用水平的提高。

二、加強(qiáng)會計檔案管理的具體措施

(一)完善硬件設(shè)施建設(shè)，促進(jìn)電子化會計檔案的有效利用

傳統(tǒng)的財務(wù)查賬過程中，最先是從財務(wù)系統(tǒng)中獲取財務(wù)憑證號，憑借這一號碼到檔案管理部門去查詢相應(yīng)的檔案資料，當(dāng)辦公地點(diǎn)與檔案存放地點(diǎn)距離比較遠(yuǎn)時，那么查賬將會耗費(fèi)較長的時間。因此，為了促進(jìn)電子化會計檔案的有效利用，企業(yè)必須配備相關(guān)的硬件措施，例如，上網(wǎng)設(shè)備、掃描儀、傳真機(jī)等。此外，在計算機(jī)中安裝專業(yè)的會計檔案查詢系統(tǒng)尤為重要，這一系統(tǒng)與企業(yè)的財務(wù)管理系統(tǒng)是融合的，能夠?qū)崿F(xiàn)信息共享，這樣就能夠節(jié)省查詢時間，直接憑借憑證號碼就能調(diào)取相應(yīng)的檔案資料，兩系統(tǒng)的有機(jī)融合不僅提升了會計電子檔案的利用率，還使企業(yè)工作人員的工作效率有所提升。

(二)利用數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)接口，實(shí)現(xiàn)會計信息標(biāo)準(zhǔn)化

隨著信息技術(shù)深入應(yīng)用于會計工作中，統(tǒng)一會計信息尤為重要，這一問題亟待解決，實(shí)現(xiàn)會計數(shù)據(jù)接口標(biāo)準(zhǔn)化是解決這一問題的最佳途徑。這是因為數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)格式XBRL不僅能夠提供標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)據(jù)接口，還能實(shí)時轉(zhuǎn)換各種不同格式。此外，由于XBRL操作設(shè)備不統(tǒng)一，尤其在開放網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，因此必須具備國際化標(biāo)準(zhǔn)。通過XBRL既能夠整合企業(yè)內(nèi)部結(jié)構(gòu)、優(yōu)化企業(yè)會計資源、統(tǒng)一會計信息數(shù)據(jù)，針對不同軟件、不同格式的會計信息，還能進(jìn)行自由轉(zhuǎn)換，并且還具有較高的安全性，根據(jù)相關(guān)的數(shù)據(jù)制定出相關(guān)的財務(wù)報表。根據(jù)新的會計制度與財務(wù)制度的相關(guān)要求，利用有效的工具，實(shí)現(xiàn)財務(wù)報表的二次利用，防止不同財務(wù)軟件版本不同導(dǎo)致會計數(shù)據(jù)丟失。換言之，只要采取XBRL技術(shù)，就能夠?qū)崿F(xiàn)不同財務(wù)軟件版本之間會計數(shù)據(jù)信息的自由轉(zhuǎn)換，同時統(tǒng)一了財務(wù)報告數(shù)據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)。另外，這一激素既拓展了電子化會計檔案的數(shù)據(jù)使用范圍，還將標(biāo)準(zhǔn)接口的相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行了整合，實(shí)現(xiàn)會計信息的標(biāo)準(zhǔn)化目標(biāo)。

(三)構(gòu)建信息平臺，加強(qiáng)會計檔案管理信息化的腳步

根據(jù)企業(yè)先行的會計檔案管理現(xiàn)狀而言，大多存在會計憑證連貫性差、管理缺乏規(guī)范性等問題?；诖?，企業(yè)必須加強(qiáng)信息平臺的構(gòu)建工作，同時，要保證信息平臺的人性化，便于日后檔案管理人員進(jìn)行管理，會計檔案中的數(shù)據(jù)信息的安全性、各類憑證的連貫性、管理權(quán)限的明確性等，這些都是為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營管理工作而服務(wù)的，隨著電子單據(jù)的廣泛應(yīng)用，紙質(zhì)單據(jù)數(shù)量隨之下降。根據(jù)企業(yè)中財務(wù)系統(tǒng)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)的有機(jī)結(jié)合，身份識別系統(tǒng)正在快速發(fā)展中，其中領(lǐng)導(dǎo)人的簽字與簽章也由手工向電子化轉(zhuǎn)變，企業(yè)會計電子檔案管理工作正在日漸健全。

(四)促進(jìn)數(shù)據(jù)集成，加快財務(wù)檔案精簡的腳步

隨著時代的不斷發(fā)展，各種管理系統(tǒng)正在日漸成熟并應(yīng)用于管理工作中，利用數(shù)據(jù)接口轉(zhuǎn)換為FMIS的數(shù)據(jù)信息日漸增多，例如，通過ERP系統(tǒng)生成FMIS自動集成進(jìn)貨信息等。現(xiàn)階段，企業(yè)要想使業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)滿足集成的條件，有必要將企業(yè)各業(yè)務(wù)操作功能進(jìn)行細(xì)分，將之與實(shí)際經(jīng)營流程一一匹配。值得重視的是，通過FMIS系統(tǒng)生成的會計數(shù)據(jù)，原始憑證就不用繼續(xù)添加進(jìn)去，只用做個標(biāo)注即可，這樣一來，會計憑證數(shù)量將大幅度減少，工作人員的工作效率將大幅度上升。

(五)構(gòu)建會計電子文件管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)會計檔案文檔一體化

會計電子文件是通過辦公自動化軟件生產(chǎn)的文件，將之輸入到會計檔案管理系統(tǒng)中，從而形成會計電子文件管理系統(tǒng)。這一系統(tǒng)能夠自動記錄關(guān)于會計電子文件的相關(guān)資料，能夠根據(jù)會計電子文件的生成時間，設(shè)置一定的年限并對管理進(jìn)行提醒，超出管理年限的可以進(jìn)行備份后刪除。這一過程中，不僅能夠保障會計電子文件和檔案的真實(shí)性、可靠性，還能提供各種企業(yè)需要的會計電子文件以及檔案。此外，還能保存紙質(zhì)版會計檔案錄入后的會計信息，從而全面促進(jìn)會計檔案文件實(shí)現(xiàn)一體化。

(六)構(gòu)建安全保障體系，確保信息安全

會計檔案包含企業(yè)重要的商業(yè)文件，因此坐高安全工作尤為重要，檔案管理部門可以通過安裝防火墻、加密以及各種殺毒軟件等方式加強(qiáng)會計檔案信息安全，防止惡意攻擊事件的發(fā)生，從而保證會計檔案管理系統(tǒng)的安全運(yùn)行。與此同時，有必要規(guī)范檔案人員的工作流程，促進(jìn)會計信息安全運(yùn)轉(zhuǎn)。構(gòu)建安全監(jiān)督體系，不僅能夠確保會計信息的完整性、全面性、真實(shí)性，還能保障各個系統(tǒng)的安全運(yùn)行。因此，加強(qiáng)檔案管理工作流程的規(guī)范性具有重要意義，明確各個工作人員的權(quán)責(zé)范圍，實(shí)施責(zé)任制，進(jìn)一步保證電子檔案信息的安全。

三、結(jié)束語

綜上所述，會計檔案實(shí)現(xiàn)電子化實(shí)質(zhì)上是革新傳統(tǒng)會計檔案管理的一個形式，同時使會計檔案管理更加規(guī)范化。采取科學(xué)合理的管理方法能夠深度挖掘會計檔案中的隱藏信息，通過現(xiàn)代化信息技術(shù)，給企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)做決策時提供真實(shí)、可靠的依據(jù)，進(jìn)一步提升企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。因此，實(shí)現(xiàn)會計檔案電子化，并做好電子化管理工作具有重要意義，以此才能最大限度的發(fā)揮會計檔案的職能作用。從而檔案管理的人員，一定要有自我提升的意識，不斷創(chuàng)新管理方法，為提升企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益貢獻(xiàn)自己的一份力量。

參考文獻(xiàn):

[1]牛雪梅.論會計檔案電子化的創(chuàng)新管理[J].經(jīng)營管理者,2015,03

[2]王東娣,朱丹.淺探會計信息化下會計檔案的電子化管理[J].會計師,2011,06

[3]孫紅雁,邱明東,王櫻樺.淺探信息化條件下會計檔案的電子化管理[J].商業(yè)會計,2012,19