淺析經(jīng)營性汽車租賃公司的內(nèi)部控制

天津三建建筑工程有限公司第三分公司 李少穎

國務(wù)院在2010年深化經(jīng)濟體制改革重點工作的意見中明確提出，要推進中央國家機關(guān)公務(wù)用車制度改革，交通運輸部也在2011年下發(fā)了促進汽車租賃行業(yè)健康發(fā)展的通知。而且隨著生活水平的提高，人們開始自駕游出行或者在旅游當?shù)刈廛嚒Ｆ嚨南拶徴?，也讓一部分人開始選擇以租代買的方式，這給汽車租賃行業(yè)的發(fā)展提供了大好的機會。

政府的有利支持和龐大的市場前景，受這些宏觀環(huán)境的影響，經(jīng)營性汽車租賃公司抓住了機會，這幾年陸續(xù)的發(fā)展壯大起來，形成規(guī)?；慕?jīng)營方式。與融資租賃相比，因為其不轉(zhuǎn)移租賃車輛的所有權(quán)，因此其業(yè)務(wù)更加單一，而且公司更容易進行資產(chǎn)的管理。但是公司的所有權(quán)、決策權(quán)和管理權(quán)比較集中，管理層多采用集權(quán)式管理、職能制組織結(jié)構(gòu)，管理跨度小、層級少、決策權(quán)的集中容易導(dǎo)致公司的決策失誤和舞弊的發(fā)生。

租賃公司的領(lǐng)導(dǎo)層更多的將精力集中于業(yè)務(wù)的發(fā)展、市場份額的占有率、上、下游產(chǎn)業(yè)鏈的延伸，容易降低對行業(yè)風(fēng)險的敏感度，當對行業(yè)前景預(yù)測不準時，公司仍盲目擴張的結(jié)果會導(dǎo)致大量的購置車輛的積壓，會使公司經(jīng)營陷入困境，阻礙公司的發(fā)展，降低盈利能力，更甚者會導(dǎo)致破產(chǎn)。因此，領(lǐng)導(dǎo)層應(yīng)該積極主動的識別可能存在的各種主要風(fēng)險，并且對識別出的風(fēng)險加以防范和監(jiān)督，建立內(nèi)部控制體系。

一、《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》及配套指引

為了促進企業(yè)建立、實施和評價內(nèi)部控制，財政部等五部門分別在2008年制定了《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》，2010年又制定了18項企業(yè)內(nèi)部控制應(yīng)用指引。

《基本規(guī)范》明確指出內(nèi)部控制的目標：

理保證企業(yè)經(jīng)營管理合法合規(guī)；

維護資產(chǎn)安全；

保證財務(wù)報告及相關(guān)信息真實完整；

提高經(jīng)營效率和效果；

促進企業(yè)實現(xiàn)發(fā)展戰(zhàn)略。

二、租賃公司的內(nèi)部控制目標

公司要在國家法律法規(guī)允許的租賃范圍內(nèi)經(jīng)營，依法納稅，不以降低價格、降低服務(wù)等惡性競爭來搶占市場。

公司對現(xiàn)金及銀行存款等貨幣資金要全面管理，不能私自設(shè)立小金庫、不坐支現(xiàn)金、將收到的款項及時存入銀行，公司股東、經(jīng)理、管理層不能將資金存入個人賬戶或者移作他用。而對于出租在外的車輛，應(yīng)當進行跟蹤管理，掌握車輛的使用情況，定期對車輛進行保養(yǎng)、維修，保證車輛的安全使用。對未出租的車輛，要記錄在案，做好保管工作，防止車輛的損壞和被盜。

公司對外報出的財務(wù)報告及相關(guān)信息要保證真實完整，真實反映公司的財務(wù)狀況、經(jīng)營成果和現(xiàn)金流量，為內(nèi)、外部財務(wù)報表使用人提供可靠準確的財務(wù)信息，不提供虛假、偽造的財務(wù)信息、數(shù)據(jù)。

公司應(yīng)關(guān)注行業(yè)所處的內(nèi)、外部環(huán)境，監(jiān)管方面的要求，分析經(jīng)營風(fēng)險、財務(wù)風(fēng)險、市場風(fēng)險、運營風(fēng)險、法律風(fēng)險等，采取相應(yīng)的風(fēng)險應(yīng)對策略。

公司必須要達到上述四個控制目標，還要分析戰(zhàn)略風(fēng)險，規(guī)劃出公司將要采用的戰(zhàn)略以及實行該戰(zhàn)略的可行性，做出有利于提升可持續(xù)發(fā)展能力和創(chuàng)造長久價值的策略選擇。

三、公司層面的內(nèi)部控制

公司內(nèi)部機構(gòu)和人員的設(shè)置體現(xiàn)不相容職務(wù)相互分離的要求。采購部門劃分為采購申請、采購審批、采購執(zhí)行；財務(wù)部門設(shè)置機構(gòu)負責(zé)人、會計、出納；車務(wù)部門分為車輛驗收、車輛保管、車輛報廢；租賃部門劃分為出租申請、出租審批、出租執(zhí)行；另設(shè)銷售部門負責(zé)舊車輛的銷售；內(nèi)部審計部門分為內(nèi)部審計和內(nèi)部控制的監(jiān)督。

對于常規(guī)的資金支付業(yè)務(wù)，經(jīng)理層制定權(quán)限的劃分，規(guī)定部門科長、主管經(jīng)理和總經(jīng)理審批的權(quán)限范圍，包括可以辦理的業(yè)務(wù)類別和金額。部門機構(gòu)的人員在日常業(yè)務(wù)處理過程中，按照規(guī)定的制度辦理或執(zhí)行各項業(yè)務(wù)。而對于非常規(guī)的重要決策、重要事項、重要人事變動以及大額資金業(yè)務(wù)等，由公司進行集體決策審核和批準。

治理層根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展的需要，在評估當前和未來市場的情況下做出當年的經(jīng)營方案，經(jīng)理層制定具體的經(jīng)營計劃，財務(wù)科做出全面預(yù)算，包括當年的購車預(yù)算、收入預(yù)算、籌資預(yù)算、對外投資預(yù)算等，再經(jīng)過經(jīng)理層的審批后，交由治理層審議通過，最終形成年度預(yù)算方案，交由各部門分別執(zhí)行。

內(nèi)部審計部門在監(jiān)督過程中，針對內(nèi)部控制存在的問題和薄弱環(huán)節(jié)，要及時采取應(yīng)對措施，每年要報告內(nèi)部控制有效性的評價結(jié)果，并且聘請會計師事務(wù)所出具內(nèi)部控制審計報告。

四、業(yè)務(wù)流程層面的內(nèi)部控制

(一)汽車購置的內(nèi)部控制

對審批通過的采購計劃要交由采購部門負責(zé)，采購申請人員按照預(yù)算執(zhí)行進度辦理請購手續(xù)，在采購申請單上填寫選定的供應(yīng)商名單、采購價格、數(shù)量、品牌、付款方式等信息，對于超預(yù)算和預(yù)算外采購，應(yīng)先對預(yù)算進行調(diào)整，由經(jīng)理層或者集體決策后，再行辦理請購手續(xù)。

由采購審批人員，對采購申請單上的內(nèi)容進行復(fù)核，復(fù)核是否是預(yù)算內(nèi)，選定的供應(yīng)商是否在確定的合格供應(yīng)商名單中，數(shù)量和品牌、價格等信息，進行審批確認。

由采購執(zhí)行人員，按照審批后的申請單與選定的供應(yīng)商簽訂合同，合同條款應(yīng)包括采購價格、數(shù)量、品牌、付款方式等信息，明確雙方的權(quán)利義務(wù)和違約責(zé)任。

付款由財務(wù)部門的出納辦理，付款時要核對發(fā)票信息、收款單位及賬號是否與申請單上的供應(yīng)商一致。

車務(wù)部門負責(zé)驗收，核實車輛的數(shù)量、品牌。

(二)資產(chǎn)（汽車）管理的內(nèi)部控制

車務(wù)部門的保管人員應(yīng)當制定汽車目錄，對每輛汽車進行編號并建立固定資產(chǎn)卡片，詳細記錄各輛汽車的使用地點、租賃單位、責(zé)任人、使用情況、維修、保養(yǎng)、盤點等情況。

財務(wù)部門會計根據(jù)固定資產(chǎn)卡片，建立固定資產(chǎn)總賬和明細賬，每月月末對車輛計提折舊，分別按照已出租、未出租和管理自用，進行不同的賬務(wù)處理。定期對車輛進行實地盤點，盤點其狀態(tài)和數(shù)量，做到賬實相符。

車務(wù)部門制定汽車的日常維修和大修理計劃，定期對汽車進行維護保養(yǎng)，確保其安全行駛。

車務(wù)部門要對各輛汽車進行投保，交納交通強制保險和商業(yè)保險，目的是降低車輛發(fā)生賠償時的損失。

租賃部門在簽訂租車合同時，在租賃合同中明確條款規(guī)定，由于承租單位駕駛或者其他原因，導(dǎo)致車輛發(fā)生違章或者損失時，由承租單位來承擔(dān)責(zé)任。

對于已到報廢期或者未到報廢期但需要提前清理的車輛，由車務(wù)部門的報廢人員，填制清理、報廢申請表，經(jīng)部門科長、主管經(jīng)理批準后方能對該車輛進行清理。

(三)資金籌集的內(nèi)部控制

財務(wù)部門根據(jù)批準的財務(wù)預(yù)算提出籌資方案，包括籌資金額、形式、利率、期限、資金用途等內(nèi)容后，公司應(yīng)組織相關(guān)專家對初始投資方案進行充分的可行性論證。

籌資方案通過可行性論證后，公司按照事先授權(quán)的權(quán)限進行審核和批準，對于大額的籌資，必須經(jīng)由公司集體進行決策和審核、批準。

批準后由財務(wù)部門編制具體的籌資計劃，包括本次的籌資金額、期限、還款方式、資金使用部門、貸款銀行、證券公司等，籌資工作由財務(wù)科長來負責(zé)。

公司要與貸款銀行、證券公司等簽訂貸款合同或者發(fā)債協(xié)議，并且嚴格按照籌資用途來使用資金，到期還款或者按時支付利息、歸還本金，保證公司的良好信用。

財務(wù)部門要對籌資做好記錄，包括貸款日期、債券發(fā)行日期、資金的數(shù)額、資金的使用金額、尚未使用的金額、計息方式、還款方式、到期還款日。每月進行籌資費用的計提、支付以及會計核算等工作。

內(nèi)部控制既是對生產(chǎn)經(jīng)營過程的控制，也是對發(fā)展目標過程的控制，它不是一成不變的，需要針對公司的狀況不斷優(yōu)化完善的過程，必須堅持不懈、持之以恒地持續(xù)改進。

[1] 楊秀榮,黃赤和,王軍強.企業(yè)內(nèi)部控制規(guī)范指引解讀及案例分析,2010