基于信息化的高校財務報賬流程及內部控制分析

常熟理工學院 丁克崗

一、前言

參加高校經(jīng)濟活動的經(jīng)辦人，獲得相應的發(fā)票或者收款收據(jù)，按照規(guī)定填寫相應的報銷單，經(jīng)相關負責人審核之后，憑本人及相關人員的簽字和報銷憑證到財務部門進行經(jīng)濟消費的報銷，這就是高校財務報賬。但財務報賬需要有嚴格的內部控制制度進行監(jiān)督和監(jiān)察，需要有嚴格的報賬流程：報賬人要持準確的報銷憑證，經(jīng)相應部門審核、簽字后，報送財務部門；財務人員對報銷單和報銷憑證進行核對，確認準確無誤后，對報賬金額、報賬時間、報賬內容和報賬人等進行嚴格準確的記錄。

二、目前高校財務報賬流程中出現(xiàn)的問題分析

（一）高校資金來源渠道比較多，導致報賬難的現(xiàn)象

目前國家對高校的政策支持以及扶持自主辦學，高校的資金來源渠道有很多，如：政府的撥款與扶持、學生的學費、科研經(jīng)費的項目撥款、社會力量的贊助等。多方資金來源渠道容易導致財務狀況的混亂。在報賬過程中，報賬業(yè)務的完成要經(jīng)過一系列領導的審批簽字，過程較復雜，同時高校領導一般多項事務纏身，報賬人員需要投入大量的時間和精力來完成報賬手續(xù)，就形成了報賬難的局面。很多高校為了保證報賬賬單的安全性和真實性，反復核對，而報賬人員就需要耐心等待，導致報賬效率低下。

（二）報賬過程中信息化程度不夠，導致各部門之間的協(xié)調不到位

我國一般高校的規(guī)模都比較大，而報賬流程中涉及教職工薪酬的發(fā)放、教學設備物資采購資金的支付、后勤資金的投入等各個方面，各個部門都有屬于自己的信息庫，但在報賬過程中缺乏信息的流通和資源的共享，審核人很難及時的了解財務收入支出狀況，從而增加報賬時間。

（三）報賬信息不夠準確

眾多高校缺乏一套完善的報賬項目分析表，使教職工對報賬的內容和流程沒有一個充分的了解和正確的認識，因此在報賬過程中會出現(xiàn)原本不該報賬的項目卻被上報等現(xiàn)象，這樣不僅浪費審核時間，也浪費教職工的時間和精力。

三、高校財務內部控制現(xiàn)狀分析

（一）對財務內部控制體系認識不夠

在國內不少高校的領導往往只注重發(fā)展教育事業(yè)，導致對財務管理的內部控制不到位，執(zhí)行力度不夠。高校雖然不需要追求經(jīng)濟利益，但在發(fā)展過程中需要財政的支撐。財政是保障高校順利運行的基礎，而有些領導往往看不到財政在高校發(fā)展過程中所起到的重要作用，沒有建立起相應的財務內部控制制度，缺乏管理，導致財務部門對財務的監(jiān)督監(jiān)察制度也不夠完善，不能做到財務的認真核算，在財務報銷過程中也不能嚴格按照報賬流程行事，使許多管理制度和管理條例僅僅流于形式。

（二）內部控制制度不夠完善，缺乏完整的監(jiān)督監(jiān)察體系

一些高校的領導以權謀私，比如在招收新生過程中貪污受賄，給學校的聲譽造成不良的影響。例如會出現(xiàn)部分教師因為考試、獎學金、助學金以及榮譽證書的授予等問題收取學生賄賂等現(xiàn)象，這些現(xiàn)象都是由于學校財務內部控制制度不健全，沒有完善的監(jiān)督檢查體系而造成的。

（三）經(jīng)濟責任制沒有得到認真的落實

由于高校的內部控制制度不夠完善，所以在管理過程中存在著很多漏洞，以致近年來高校貪污腐敗、攜款潛逃現(xiàn)象屢有發(fā)生，不僅損害學校的經(jīng)濟利益和名譽，還阻礙學校教育事業(yè)的繼續(xù)發(fā)展。

（四）高校會計師的地位不受重視

有些高校認識到了經(jīng)濟責任制對高校正常運行與發(fā)展中的作用，建立并積極落實經(jīng)濟責任制。但在財務管理過程中，對會計師的地位和作用不夠重視。一些高校缺乏專門的會計師職務，是由會計專業(yè)的教師兼職處理學校的財務事務。這樣其專業(yè)性就不夠，身兼數(shù)職，也不能及時準確的處理財務方面的相關事宜。

四、做好高校在財務報賬流程上的財務內部控制工作

作為高等教育機構，高校往往都比較重視教育水平和學生的就業(yè)率的提高，而比較忽略內部的管理，導致了財務內部控制制度不夠完善，沒有確立起監(jiān)督監(jiān)察機制，達不到責任的有效追究等多方面問題的出現(xiàn)。面對這些問題，高校需要不斷地創(chuàng)新工作方法和管理模式，加強制度建設，充分運用現(xiàn)代化的信息技術，加強內部控制體系的建設，保障高校財務工作順利開展。

（一）充分利用先進的科學技術，做到信息化管理，完善內部控制體系

目前高校都有自己的信息管理系統(tǒng)，要及時做好系統(tǒng)的優(yōu)化和更新，報銷人員在報賬的同時，通過某種操作，系統(tǒng)會自主對這些費用進行歸類整理并做好編碼標記，避免重復錄入。

高校要及時組建內部的信息化服務平臺，將學校的多方渠道收入及日常生活中的水電費等都納入到信息化的管理平臺中，在報銷過程中便捷的查出真實的消費情況，保證報賬的透明化和真實性。這需要財務部門工作人員對計算機系統(tǒng)有全面的認識和掌握。

同時高校要做到師生共同監(jiān)督，比如各種形式的獎學金和助學金的發(fā)放，為了保證這些資金都順利發(fā)放到學生手中，就需要學校將所有的信息進行串聯(lián)，形成相應的互動模式，學生收到補貼之后按照流程登錄信息管理系統(tǒng)進行信息反饋。這樣財務管理部門和各級領導對學生反饋的信息進行核實，不僅優(yōu)化了財務報銷流程，還完善了高校的內部控制體系。

（二）做好高校財務報賬的流程控制

高校要結合校內的管理體系的具體情況，做好財務報賬的流程分析，嚴格按照流程進行財務報賬。具體流程圖如圖1（以教學設備財務報賬為例）。

（三）加強財務監(jiān)督監(jiān)察體系建設

在報賬過程中，高校要建立起完整的監(jiān)督監(jiān)察體系，嚴禁虛報、假報等現(xiàn)象的出現(xiàn)，一旦發(fā)現(xiàn)，要進行嚴肅處理。

高校要進行報賬制度的建設，明確規(guī)定哪些費用是在報賬范圍內的，哪些費用不予以報賬，做到有法可依，按規(guī)章制度行事。

同時高校要保證報賬制度和報賬體系的科學性，做到分工明確，哪一方面的經(jīng)濟消費報賬歸誰負責都要清楚明了，做到條理清晰。做好報賬制度的監(jiān)督監(jiān)察管理，發(fā)現(xiàn)有造假行為，要及時加以制止，并給予一定的懲罰，加大懲罰力度，做到執(zhí)法必嚴，通過監(jiān)督促進高校報賬的流程化。

圖1 高校教學設備財務報賬流程圖

（四）加強并落實財務預算

由于很多高校都是一年進行一次財務預算，在預算過程中難免會出現(xiàn)一些方面考慮不到位、期間會出現(xiàn)變化等問題，進而導致預算沒有任何意義。因此，在財務管理過程中，做好分階段預算就顯得尤為重要。準確預計每一個階段可能會落實的項目，并對項目開支做好提前預算、合理規(guī)劃。在項目實施過程中，嚴格按照預算進行，強化內部控制，保證以最低的消費取得最高的效益，不可有太大的超支現(xiàn)象。

（五）充分認識財務報賬制度和內部控制的重要性，加強財務工作者素質的培養(yǎng)

財務制度是高校正常運作的基礎，高校領導一定要加強對財務報賬制度的認識，從而配合財務工作人員做好報賬流程和報賬法規(guī)的策劃與擬定。同時，財務工作人員要提高自身的知識素養(yǎng)和道德修養(yǎng)，提高自己對信息系統(tǒng)和技術的掌握和使用能力，加強自己預算能力的培養(yǎng)，將高校對財務專業(yè)知識培訓落到實處。提高自己的思想道德水平，做到依法辦事，在財務問題上不可投機取巧，徇私舞弊，包庇違法犯罪行為。

五、結束語

總之，在信息化高度發(fā)展的社會，要加強高校報賬流程的信息化建設，建立有效的反饋體系，財務管理部門通過將各項財務工作進行分工管理，會有效地避免“霸權主義”現(xiàn)象的出現(xiàn)，會使高校財政工作更加清楚透明，從而減小高校財務管理工作的壓力。

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