財務(wù)共享模式下的企業(yè)集團(tuán)信息系統(tǒng)的構(gòu)建

赤峰新城富龍管道燃?xì)庥邢薰?王曉航

天津新華會計師事務(wù)所 隋杰

財務(wù)共享模式起源于上世紀(jì)80年代的少數(shù)幾個發(fā)達(dá)國家，后來被廣泛地應(yīng)用于跨國公司的經(jīng)營與管理中。伴隨著信息化和大數(shù)據(jù)的蓬勃發(fā)展，財務(wù)共享模式作為一種全新的形態(tài)在企業(yè)集團(tuán)中發(fā)揮著重要的作用。目前，國內(nèi)實行財務(wù)共享模式的企業(yè)集團(tuán)，包括在跨國公司、合資企業(yè)、國內(nèi)經(jīng)營的企業(yè)集團(tuán)等，財務(wù)共享中心的建立在我國還處在起步階段，完全照搬國外的模式不可避免會帶來很多困惑，如何結(jié)合我國國情及企業(yè)集團(tuán)發(fā)展現(xiàn)狀，構(gòu)建信息系統(tǒng)建設(shè)的創(chuàng)新思路與方法，是企業(yè)集團(tuán)組織優(yōu)化轉(zhuǎn)型的全新課題，也是整合企業(yè)集團(tuán)內(nèi)部辦公系統(tǒng)、人力資源管理系統(tǒng)、工程項目系統(tǒng)，實現(xiàn)企業(yè)各信息系統(tǒng)無縫銜接的重要途徑之一。

一、財務(wù)共享模式下信息系統(tǒng)特點與優(yōu)勢

與財務(wù)集中核算的差別之處在于，財務(wù)共享服務(wù)中心將部分經(jīng)營職能付諸于在一個新的半自主業(yè)務(wù)單元，具有協(xié)議、定價等多項功能，是相對獨(dú)立的內(nèi)部組織，其目的在于通過高效的運(yùn)作模式來解決大型企業(yè)集團(tuán)的重復(fù)投入與低效率問題，尤其是在財務(wù)職能建設(shè)中可以實現(xiàn)會計賬務(wù)集中處理，從而降低運(yùn)營成本，提高企業(yè)的規(guī)模效應(yīng)。財務(wù)共享模式下信息系統(tǒng)的特征與優(yōu)勢：

第一，專業(yè)化的分工。傳統(tǒng)會計組織一般以任務(wù)為核心設(shè)立職位和部門，依據(jù)功能導(dǎo)向來分工，容易因過于細(xì)化而難于協(xié)調(diào)，結(jié)果造成組織運(yùn)行效率低下。這種模式客觀上使會計職能范圍過于狹隘，忽視企業(yè)整體戰(zhàn)略布局。以流程作為中心的財務(wù)共享服務(wù)模式，根據(jù)業(yè)務(wù)類型設(shè)立核算崗位，通過專人開展單一的核算業(yè)務(wù)，大幅度提高了人員的熟練程度和工作效率。

第二，形成規(guī)模經(jīng)濟(jì)。一方面，財務(wù)共享中心可以將子公司的會計核算工作進(jìn)行集中、規(guī)?；幚?，客觀上減少了基層會計人員數(shù)量，降低了運(yùn)營成本；另一方面，企業(yè)數(shù)據(jù)經(jīng)過網(wǎng)絡(luò)收集、傳輸及處理以后，各地區(qū)、部門的數(shù)據(jù)進(jìn)一步整合，提高了數(shù)據(jù)處理效率。

第三，業(yè)務(wù)流程再造。財務(wù)共享服務(wù)中心堅持以流程為導(dǎo)向，構(gòu)建一整套能深入企業(yè)各業(yè)務(wù)單元的財務(wù)控制體系，囊括企業(yè)采購、生產(chǎn)、營銷、研發(fā)和風(fēng)險控制在內(nèi)的各個環(huán)節(jié)，動態(tài)、及時地收集信息并加以調(diào)節(jié)和控制。

最后，扁平化組織結(jié)構(gòu)。作為企業(yè)集團(tuán)組織對市場、技術(shù)狀況反應(yīng)的靈活性和敏捷程度關(guān)系著企業(yè)在復(fù)雜、多變環(huán)境中的競爭實力。財務(wù)共享中心通過信息、服務(wù)和資源共享，減少了管理科層組織弊病，加速了信息傳遞速度，提高了信息處理效率。

二、財務(wù)共享模式下的企業(yè)集團(tuán)信息系統(tǒng)構(gòu)建

財務(wù)共享模式下的共享服務(wù)依靠現(xiàn)代IT信息技術(shù)，構(gòu)建和整合企業(yè)信息化平臺，避免傳統(tǒng)分散處理模式下的資源閑置問題。這一模式得以順利實施的先決條件和關(guān)鍵環(huán)節(jié)在于信息化平臺，其主要包含財務(wù)系統(tǒng)、影像系統(tǒng)和銀企互聯(lián)系統(tǒng)等子系統(tǒng)。

（一）企業(yè)集團(tuán)內(nèi)部財務(wù)系統(tǒng)

共享模式下的財務(wù)系統(tǒng)分為會計基礎(chǔ)核算系統(tǒng)和財務(wù)輔助系統(tǒng)。一般企業(yè)集團(tuán)都建立了應(yīng)收和應(yīng)付模塊、總賬模塊、報表模塊等，實施財務(wù)共享服務(wù)還需要對原有系統(tǒng)IT進(jìn)行改造，以支持影像調(diào)閱、銀企直聯(lián)等對接。而財務(wù)輔助系統(tǒng)是共享模式下日常業(yè)務(wù)管理最重要的環(huán)節(jié)之一，其主要功能是預(yù)算管理、日常管理、網(wǎng)上報賬等。對于已經(jīng)建立財務(wù)共享服務(wù)的企業(yè)來講，財務(wù)系統(tǒng)上述兩大模塊的功能基本已實現(xiàn)，目前主要攻克的任務(wù)在于如何跟日常業(yè)務(wù)進(jìn)行聯(lián)接，不斷地對共享服務(wù)平臺運(yùn)行中的影像掃描系統(tǒng)與銀企直聯(lián)系統(tǒng)進(jìn)行深入地調(diào)整和優(yōu)化。

（二）企業(yè)集團(tuán)影像系統(tǒng)

企業(yè)集團(tuán)實施財務(wù)共享中心以后，通過信息化流程解決業(yè)務(wù)審批和核算環(huán)節(jié)中的原始憑證流轉(zhuǎn)、查閱和集中審核等，這一功能的實現(xiàn)必須借助于影像系統(tǒng)。影像系統(tǒng)的基本功能包括：影像的收集、傳輸、審核、查閱、業(yè)務(wù)表單跟蹤及影像檔案的管理等。應(yīng)用影像系統(tǒng)可以實現(xiàn)企業(yè)集團(tuán)的無紙化會計作業(yè)、審批和傳遞，對財務(wù)共享中心模式的順利運(yùn)轉(zhuǎn)起到高效支撐作用。以銷售費(fèi)用報銷為例，傳統(tǒng)模式下，銷售人員將單據(jù)提交給自己所在子公司的會計，由負(fù)責(zé)費(fèi)用的會計人員對單據(jù)進(jìn)行審核，根據(jù)公司財務(wù)制度進(jìn)行報銷。而財務(wù)共享服務(wù)中心的運(yùn)行，摒棄了按照子公司進(jìn)行分工模式，采取依據(jù)費(fèi)用類型進(jìn)行分工，根據(jù)企業(yè)具體情況分配專門會計人員處理招待費(fèi)用、差旅費(fèi)用、辦公費(fèi)用等。詳細(xì)流程如圖1所示：首先，報賬人登錄財務(wù)系統(tǒng)后，依據(jù)報銷活動內(nèi)容在特定的報銷模板上填寫發(fā)生時間、具體事項、報銷金額等。上述內(nèi)容將依據(jù)事先設(shè)定的審批權(quán)限傳遞給相對應(yīng)的業(yè)務(wù)主管進(jìn)行電子審批，報銷事項受到企業(yè)集團(tuán)的預(yù)算控制。其次，報賬人將業(yè)務(wù)事項的原始票據(jù)粘貼在報銷單上，并投入到指定的財務(wù)單據(jù)箱中。再次，票據(jù)員每日取出票據(jù)箱中的單據(jù)，通過掃描儀掃描整個報銷單，掃碼器掃描每張報銷單的條形碼，檢查報賬人填寫的報銷內(nèi)容是否與報銷單的影像信息相一致，審查通過后，將影像信息傳遞到財務(wù)共享中心。最后，共享服務(wù)中心的業(yè)務(wù)員對單據(jù)進(jìn)行審核，確認(rèn)無誤后，告知銀行處理報銷支付業(yè)務(wù)，整個費(fèi)用報銷流程結(jié)束。由此可以看出，這種模式相關(guān)人員可以了解當(dāng)天的任務(wù)量，并逐單進(jìn)行審批。區(qū)別于傳統(tǒng)的審批模式，共享中心充分利用影像系統(tǒng)里的資料，與表單逐一對比，確認(rèn)業(yè)務(wù)真實性后，再進(jìn)行集中化處理，降低了費(fèi)用的管控風(fēng)險。

圖1 財務(wù)共享中心費(fèi)用報銷流程

（三）企業(yè)集團(tuán)“銀企直連”系統(tǒng)

企業(yè)在傳統(tǒng)模式下大部分資金的調(diào)撥、轉(zhuǎn)入等業(yè)務(wù)，必須配備專門人員去銀行柜臺現(xiàn)場辦理。而實施財務(wù)共享中心后，由于搭建了網(wǎng)絡(luò)報銷系統(tǒng)模塊，企業(yè)通過“銀企直連”服務(wù)，即相關(guān)金融機(jī)構(gòu)向企業(yè)提供特定的業(yè)務(wù)操作接口，能夠滿足財務(wù)核算與網(wǎng)上報賬無縫集成，這使得企業(yè)集團(tuán)內(nèi)部財務(wù)系統(tǒng)通過設(shè)定的接口，對本企業(yè)的銀行賬戶能夠直接掌控。“銀企直連”系統(tǒng)的主要運(yùn)作流程包括：操作人員將審核后的數(shù)據(jù)錄存入企業(yè)財務(wù)系統(tǒng)中，并向端口銀行（1個或多個）發(fā)送申請報文；銀企適配器接到報文后，經(jīng)數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換、格式匹配、加密保護(hù)等程序，發(fā)送到外聯(lián)平臺，然后傳輸給銀行客戶端；銀行客戶端接受任務(wù)，對此項請求進(jìn)行處理后，再由外聯(lián)平臺將處理結(jié)果反饋給銀企適配器，經(jīng)數(shù)據(jù)格式調(diào)整，將執(zhí)行結(jié)果返回給企業(yè)內(nèi)部的財務(wù)系統(tǒng)（參見圖2）。

圖2 “銀企直連”資金集中管理系統(tǒng)流程圖

三、財務(wù)共享模式下信息系統(tǒng)的保障措施

企業(yè)集團(tuán)在“一體化”財務(wù)共享中心模式建設(shè)的思路指引下，在信息系統(tǒng)的實踐探索中，還需要注意以下幾方面：

其一，企業(yè)財務(wù)共享中心的信息化平臺不能替代自身業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)，提高業(yè)務(wù)處理效率，還需要強(qiáng)化風(fēng)險意識，建立制衡機(jī)制。財務(wù)共享模式通過集中整合重復(fù)性、同質(zhì)性的業(yè)務(wù)，發(fā)揮了標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)模效應(yīng)化和專業(yè)分工的功能，極大地提高了公司業(yè)務(wù)處理效率。與此同時，企業(yè)集團(tuán)必須在決策制定、履行、監(jiān)管等方面，構(gòu)建合理的職責(zé)分工和制衡機(jī)制，注意業(yè)務(wù)流程的緊密銜接，不斷增強(qiáng)內(nèi)部控制環(huán)境建設(shè)，樹立風(fēng)控管理文化意識，確保風(fēng)控工作有效開展。

其二，順利開展財務(wù)共享中心的崗位交接工作，注重與現(xiàn)有信息系統(tǒng)的整合。財務(wù)共享中心建立之前，必須要對本單位的組織機(jī)構(gòu)和崗位設(shè)置進(jìn)行全面梳理。對于那些已經(jīng)建立完成ERP系統(tǒng)的企業(yè)，可以利用ERP系統(tǒng)收集的經(jīng)營數(shù)據(jù)支持共享服務(wù)，還可以利用網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢，進(jìn)行分散使用、集中管理，實現(xiàn)資源共享。對于那些沒有信息化平臺的企業(yè)，首先就要考慮集團(tuán)各級層面的管理目標(biāo)、業(yè)務(wù)需求，創(chuàng)建適應(yīng)企業(yè)集團(tuán)財務(wù)系統(tǒng)與其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)交互與流程關(guān)聯(lián)程度，逐步解決信息化平臺建立問題。

其三，確立與企業(yè)財務(wù)共享服務(wù)模式相配套的KPI體系。企業(yè)搭建的財務(wù)共享模式如果與績效管理信息平臺之間存在著某些方面不匹配情況，那么很可能導(dǎo)致各業(yè)務(wù)單元和共享系統(tǒng)之間相互脫節(jié)，這不但影響到績效管理系統(tǒng)，甚至無法確保財務(wù)共享中心與企業(yè)集團(tuán)戰(zhàn)略的有效貫徹和落實。企業(yè)KPI績效管理可以通過日報、月報等及時動態(tài)的數(shù)據(jù)統(tǒng)計和對比獲得績效評價的數(shù)據(jù)支持。一般而言，企業(yè)財務(wù)共享服務(wù)模式下的KPI具體流程分為五步：即根據(jù)崗位劃分關(guān)鍵工作權(quán)責(zé)、設(shè)定關(guān)鍵業(yè)務(wù)權(quán)重、擬定考核標(biāo)準(zhǔn)、與被考核者就考核流程標(biāo)準(zhǔn)達(dá)成一致、考核雙方就相關(guān)事項簽字確認(rèn)。KPI績效管理必須堅持“以人為本”原則，實現(xiàn)管理者和員工在各個環(huán)節(jié)中相互協(xié)作與配合。

總之，財務(wù)共享模式下信息系統(tǒng)能形成規(guī)模效應(yīng)，通過專業(yè)化分工、業(yè)務(wù)流程再造和扁平化組織結(jié)構(gòu)，利用現(xiàn)代IT信息技術(shù)，加速了信息傳遞和處理速度，整合了企業(yè)集團(tuán)各項資源。在企業(yè)集團(tuán)“一體化”思想的指引下，注重業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)建設(shè)，理順各崗位交接工作，建立與企業(yè)財務(wù)共享服務(wù)模式相配套的KPI體系，才能實現(xiàn)財務(wù)共享中心與企業(yè)集團(tuán)戰(zhàn)略的有效貫徹和落實。

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