PDCA循環(huán)法在提高醫(yī)院出納與會計(jì)對賬率中的應(yīng)用

陜西省第二人民醫(yī)院 夏軍 汪媛 高遠(yuǎn)哲

對賬是財(cái)務(wù)工作中非常重要的環(huán)節(jié)，是確保會計(jì)信息質(zhì)量、降低會計(jì)舞弊風(fēng)險(xiǎn)的一項(xiàng)重要措施。但由于大部分企業(yè)、事業(yè)單位對會計(jì)對賬的重要性認(rèn)識不足，導(dǎo)致實(shí)際操作中不能按照必要的程序以及科學(xué)的方法進(jìn)行對賬，從而致使部分單位形成了會計(jì)管理領(lǐng)域?qū)~率普遍偏低的現(xiàn)狀。一日不對賬，事小危害大，對賬工作敷衍了事的背后，隱藏了財(cái)務(wù)工作的隱患，耽誤了解決問題的時(shí)機(jī)，對單位的發(fā)展會造成不良的影響。

一、對象與方法

PDCA是以循環(huán)法作為開展質(zhì)量管理活動的一種科學(xué)工作程序，廣泛應(yīng)用于各個(gè)領(lǐng)域并卓有成效，也日益受到了各企業(yè)、單位管理者的關(guān)注與重視。PDCA循環(huán)法分為四個(gè)階段：計(jì)劃（Plan）、執(zhí)行（Do）、檢查（Check）、處理（Action）;共八個(gè)步驟：研究現(xiàn)狀找問題、分析影響因素、確定主要因素、擬定改進(jìn)措施、執(zhí)行改進(jìn)措施、核查成果、總結(jié)分析、發(fā)現(xiàn)新問題并進(jìn)行下一循環(huán)（圖1-1）。

2013年12月，陜西省第二人民醫(yī)院開展以運(yùn)用PDCA循環(huán)管理模式全面提高醫(yī)院質(zhì)量管理活動，醫(yī)院財(cái)務(wù)部門經(jīng)過嚴(yán)格的自我審查，發(fā)現(xiàn)對賬環(huán)節(jié)中存有突出問題——較低的出納與會計(jì)對賬率，該問題嚴(yán)重影響了醫(yī)院財(cái)務(wù)管理質(zhì)量，隱匿了潛在的財(cái)務(wù)資金管理問題。為解決該問題計(jì)劃財(cái)務(wù)科成立專案小組，全面啟用PDCA循環(huán)程序嚴(yán)格按照PDCA管理方法，對存在問題進(jìn)行剖析、提出并落實(shí)對提高出納與會計(jì)對賬率的工作。

圖1-1 PDCA循環(huán)法模式圖

（一）計(jì)劃組織（P階段）

1、確定主題

醫(yī)院財(cái)務(wù)部門運(yùn)用腦力激蕩法找出目前工作中存在的各種問題，總結(jié)分析后發(fā)現(xiàn)最突出、最緊迫、直接牽動財(cái)務(wù)工作質(zhì)量的問題——較低的出納與會計(jì)對賬率；利用專題會議法論證PDCA循環(huán)法提高出納與會計(jì)對賬率的可行性；采用數(shù)據(jù)分析法得出2013年度出納與會計(jì)最高月對賬率為69.6%，最低月對賬率為40.9%，平均對賬率僅有57.6%（表1-1），說明提高出納與會計(jì)對賬率的工作亟待加強(qiáng)。

表1-1 2013年出納與會計(jì)對賬率統(tǒng)計(jì)表

2、計(jì)劃擬定

專項(xiàng)工作具體實(shí)施路線圖如下（圖1-2）

圖1-2 實(shí)施路線圖

3、原因分析

（1）影響因素

針對出納與會計(jì)對賬率低的問題，首先采用頭腦風(fēng)暴法找出主要影響因素：學(xué)習(xí)組織氛圍差、制度滯后更新慢、管理監(jiān)督力度弱、報(bào)賬人員不配合、會計(jì)對賬需催促、出納環(huán)節(jié)漏洞多。之后利用魚骨圖分析法（圖1-3），逐層剖析了出納與會計(jì)對賬率低的原因。

圖1-3 出納與會計(jì)對賬率分析魚骨圖

（2）要因分析

由于出納環(huán)節(jié)存在的問題較突出，該環(huán)節(jié)的改善對進(jìn)一步提高出納與會計(jì)對賬率起著重要作用，因此計(jì)劃財(cái)務(wù)科決定從改善出納環(huán)節(jié)入手。據(jù)出納某月具體工作情況繪制“2014年1月出納工作時(shí)間分配表”，分析出納各項(xiàng)工作的耗時(shí)及所占比重后，進(jìn)一步得出了出納工作時(shí)間分配柏拉圖。

表1-2 2014年1月出納工作時(shí)間分配表

圖1-4 出納工作時(shí)間分配柏拉圖

從柏拉圖的分析來看，前四項(xiàng)工作占據(jù)出納工作時(shí)間的80.77%，因此要改善出納環(huán)節(jié)，還需從前四項(xiàng)工作著重進(jìn)行分析解決。

4、目標(biāo)設(shè)定

通過前期研究得出，進(jìn)行PDCA循環(huán)改善前對賬率為57.6%（表1-1），改善重點(diǎn)占總體的80.77%（圖1-4），改善能力估定為70%，最終確定出納與會計(jì)對賬率目標(biāo)值81.6%.

計(jì)算目標(biāo)值過程如下：

現(xiàn)差距值=100%-57.6%=42.4%

改善值=現(xiàn)差距值×改善重點(diǎn)×改善能力

=42.4%×80.77%×70%

=24%

改善后差距值＝現(xiàn)差距值-改善值

＝42.4%-24%

=18.4%

出納與會計(jì)對賬率目標(biāo)值＝100%-18.4%＝81.6%

5、對策擬定

針對辦理職工報(bào)賬、發(fā)放職工工資耗時(shí)多的情況，擬定對策為：出臺財(cái)務(wù)報(bào)賬相關(guān)規(guī)定，嚴(yán)格落實(shí)；開通主要銀行賬戶的網(wǎng)上銀行業(yè)務(wù)；發(fā)揮職工公務(wù)卡的作用。

針對經(jīng)常赴銀行辦理業(yè)務(wù)耗時(shí)多的現(xiàn)狀，擬定對策為：將其他銀行大部分業(yè)務(wù)，轉(zhuǎn)到單位現(xiàn)有銀行賬戶中距離較近、業(yè)務(wù)種類豐富的銀行，多余賬戶做撤戶處理；更換能提供更多優(yōu)質(zhì)服務(wù)的上門收款銀行。

針對付大額藥款、衛(wèi)材款耗時(shí)多的問題，擬定對策為：通過財(cái)務(wù)制度嚴(yán)格約束取款人，提高取款積極性，確保每月定日定時(shí)進(jìn)行財(cái)務(wù)付款工作；基于銀行辦理客戶集中支付結(jié)算業(yè)務(wù)。

（二）執(zhí)行措施（D階段）

1、制度保障最長效

為規(guī)范醫(yī)院會計(jì)核算程序，保證會計(jì)信息的真實(shí)性、完整性，以《中華人民共和國會計(jì)法》、《醫(yī)院財(cái)務(wù)制度》《醫(yī)院會計(jì)制度》及其他國家相關(guān)法律法規(guī)為依據(jù)，結(jié)合我院實(shí)際情況制訂出《財(cái)務(wù)報(bào)賬補(bǔ)充規(guī)定》。其中針對提高出納工作效率的相關(guān)措施如下：

第一，超過人民幣1000元的現(xiàn)金報(bào)賬，一律通過轉(zhuǎn)賬存入報(bào)賬職工的工資卡，出納每日的庫存現(xiàn)金不得超過1萬元；特殊情況需要大額現(xiàn)金報(bào)賬時(shí)，提前一天預(yù)約，第二天進(jìn)行業(yè)務(wù)辦理。此規(guī)定目的在于減輕出納現(xiàn)金支付的工作量，降低因庫存現(xiàn)金不足而頻繁赴銀行提現(xiàn)的次數(shù)，同時(shí)制約職工報(bào)賬的隨意性。

第二，針對大于現(xiàn)金支付額度的支出將取消現(xiàn)金借款業(yè)務(wù)，外出執(zhí)行公務(wù)統(tǒng)一采用公務(wù)卡支付，計(jì)劃財(cái)務(wù)科一律使用公務(wù)卡或銀行轉(zhuǎn)帳支票進(jìn)行結(jié)算。公務(wù)卡是指財(cái)政預(yù)算單位工作人員持有的、主要用于日常公務(wù)支出和財(cái)務(wù)報(bào)銷業(yè)務(wù)的信用卡。2013年為進(jìn)一步適應(yīng)國庫集中支付和公務(wù)卡制度改革，規(guī)范醫(yī)院財(cái)務(wù)管理，提高公務(wù)支出透明度，控制現(xiàn)金流量與現(xiàn)金風(fēng)險(xiǎn)，我院出臺了《公務(wù)卡財(cái)務(wù)結(jié)算暫行辦法》，針對主要報(bào)賬人員辦理了第一批公務(wù)卡，共計(jì)80張。本規(guī)定目的在于促進(jìn)公務(wù)卡的使用，減少現(xiàn)金報(bào)賬，簡化職工借款手續(xù)，規(guī)范報(bào)賬流程，從而提高財(cái)務(wù)工作質(zhì)量和效率。

第三，每月25日-29日發(fā)放職工現(xiàn)金工資，相關(guān)人員務(wù)必于5個(gè)工作日內(nèi)領(lǐng)取，逾期未領(lǐng)的款項(xiàng)當(dāng)月不再發(fā)放，進(jìn)行掛賬處理后于次月發(fā)放。該規(guī)定進(jìn)一步規(guī)范了工資發(fā)放與領(lǐng)取流程，領(lǐng)款職工與放款出納嚴(yán)格遵守規(guī)定內(nèi)容按部就班，整個(gè)環(huán)節(jié)井井有條，出納避免了逐個(gè)催促領(lǐng)款的繁雜任務(wù)，工作效率顯著提高。

2、輿論氛圍需良好

醫(yī)院財(cái)務(wù)部門積極組織開展了“每周一講”活動，要求職工以小組為單位，定期進(jìn)行意見交換?？剖夜?4名在職員工，3人一組共8組，利用空閑時(shí)間，就如何提高出納與會計(jì)對賬率這一問題，組織討論分析，收集典型案例，研究解決對策，做好學(xué)習(xí)筆記，并提出建設(shè)性意見。每周五下午4：00-5：00為會議時(shí)間，每場會議安排一個(gè)小組對其學(xué)習(xí)情況進(jìn)行匯報(bào)總結(jié)。從2014年1月到2014年6月，科室就該問題組織了22次“每周一講”活動。該活動的目的在于將全體財(cái)務(wù)工作者團(tuán)結(jié)起來，直面財(cái)務(wù)工作嚴(yán)峻問題，共同剖析解決，用團(tuán)隊(duì)的力量牟取更優(yōu)、更高、更強(qiáng)、更好的解決方案。

3、溝通解決效率高

第一，自我溝通 要求每一位財(cái)務(wù)工作者，對自己工作中存在的問題、困難以及改進(jìn)方向進(jìn)行總結(jié)分析，及時(shí)制定改善措施后嚴(yán)格執(zhí)行，期間著重對出納環(huán)節(jié)的分析與思考。

第二，員工間溝通 針對一些小的問題，員工間應(yīng)該先溝通，例如出納發(fā)現(xiàn)與會計(jì)做賬時(shí)間不一致導(dǎo)致對賬時(shí)間安排不統(tǒng)一的問題，經(jīng)過溝通決定：每天

會計(jì)應(yīng)第一時(shí)間將完成的賬目交于出納，無特殊情況出納需先做賬再進(jìn)行其他工作,于當(dāng)天17點(diǎn)前完成對賬工作。

第三，與領(lǐng)導(dǎo)溝通 針對前兩項(xiàng)措施的遺留問題擬定解決方案并及時(shí)匯報(bào)。與領(lǐng)導(dǎo)多溝通多討論，各抒己見的同時(shí)學(xué)習(xí)領(lǐng)導(dǎo)的工作方法并積累經(jīng)驗(yàn)，待領(lǐng)導(dǎo)決策后積極組織實(shí)施。

第四，與專家溝通 醫(yī)院邀請了數(shù)位知名醫(yī)院的財(cái)務(wù)總監(jiān)進(jìn)行現(xiàn)場指導(dǎo)，并在后期多次進(jìn)行電話溝通、視頻溝通、會議溝通，根據(jù)各位專家的意見在多個(gè)工作環(huán)節(jié)做出改進(jìn)的同時(shí)學(xué)習(xí)到了很多寶貴的工作方法。

第五，與銀行溝通 醫(yī)院財(cái)務(wù)部門與某銀行的資深行長溝通后發(fā)現(xiàn)，銀行的部分新技術(shù)可以有效的提升科室的日常工作效率，落后的技術(shù)支持嚴(yán)重制約了出納工作效率的提高。

4、攜手銀行筑堤壩

出納的眾多工作與銀行息息相關(guān)，銀行的幫助與支持，是出納工作質(zhì)量與效率提高的強(qiáng)大動力。

（1）開通重要銀行賬戶的網(wǎng)上銀行業(yè)務(wù)

此業(yè)務(wù)具有內(nèi)控風(fēng)險(xiǎn)低，業(yè)務(wù)處理快，手續(xù)費(fèi)較低，無時(shí)空限制，到賬時(shí)間快等優(yōu)點(diǎn)，辦理此業(yè)務(wù)后改變了計(jì)劃財(cái)務(wù)科以往僅有的轉(zhuǎn)賬支付方式——轉(zhuǎn)賬支票和電匯。使得出納大部分的銀行業(yè)務(wù)都能在辦公室操作，減少外出次數(shù)，改變了需要天天去銀行的工作模式。

（2）辦理單位客戶集中支付結(jié)算業(yè)務(wù)

以往付大額藥款、衛(wèi)材款的環(huán)節(jié)中出納要開數(shù)十張電匯單和上百張轉(zhuǎn)賬支票，較大的數(shù)額、繁多的單位、瑣碎的付款程序都導(dǎo)致了該項(xiàng)工作需耗費(fèi)出納大量的時(shí)間及精力，故付款期間對賬率嚴(yán)重下滑。辦理單位客戶集中支付結(jié)算業(yè)務(wù)后收款單位只需于付款期在計(jì)劃財(cái)務(wù)科核對單位信息及發(fā)放金額后簽字確認(rèn)，出納將簽字確認(rèn)后的單位信息及付款金額制表、蓋章送交銀行辦理即可。該工作模式對提高出納工作效率有顯著效果。

（3）更換提供更多優(yōu)質(zhì)服務(wù)的上門收款銀行

經(jīng)對比研究分析，原上門收款銀行存在手續(xù)繁瑣，時(shí)間不穩(wěn)定等缺點(diǎn)，現(xiàn)收款銀行不僅解決了以上問題，同時(shí)還為我院提供了銀行業(yè)務(wù)代辦服務(wù)：出納每日將需赴該銀行辦理的業(yè)務(wù)資料整理后，在監(jiān)控范圍下與繳存款一同放入龍護(hù)衛(wèi)帶來的封裝箱內(nèi)，由龍護(hù)衛(wèi)代為送交銀行，銀行辦理完畢后第二天將相關(guān)回單交給龍護(hù)衛(wèi)再鎖入封裝箱送回我院。該模式不僅提高了出納工作效率，也回避了攜款外出性質(zhì)的工作，對保障資金安全的工作也起到了重要作用。

（4）撤銷多余賬戶。

經(jīng)研究決定，終止與業(yè)務(wù)水平較差、業(yè)務(wù)種類較少的銀行合作，撤銷我院在該行賬戶并將相關(guān)業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)移至提供上門收款服務(wù)的銀行。

5、體系布網(wǎng)保牢靠

俗話說，攥緊的拳頭力量大，只有綜合施治，多措并舉，整體推進(jìn)，才能更好地解決問題。體系如同一張密網(wǎng)，想要將提高出納與會計(jì)對賬率的問題落到實(shí)處，還需要把這張網(wǎng)織牢：構(gòu)建制度體系，保障有制度可依的同時(shí)，制度還應(yīng)當(dāng)與時(shí)俱進(jìn)，時(shí)時(shí)更新；構(gòu)建溝通體系，有問題及時(shí)溝通，逐級溝通，多主體溝通；構(gòu)建監(jiān)督體系，自我監(jiān)督，內(nèi)部監(jiān)督，外部監(jiān)督；構(gòu)建評價(jià)體系，對職工工作完成情況定期總結(jié)分析，完善目標(biāo)考評，建立獎(jiǎng)懲機(jī)制，嚴(yán)格績效掛鉤。

（三）核查評價(jià)（C階段）

經(jīng)過6個(gè)月的組織學(xué)習(xí)、制定計(jì)劃，擬定措施、重點(diǎn)改善，將2014年1月-6月的出納與會計(jì)對賬率經(jīng)行了統(tǒng)計(jì)，并與目標(biāo)值對比（表1-3）。

表1-3 出納與會計(jì)對賬率與目標(biāo)值對表

2014年2月2014年3月2014年4月2014年5月2014年6月61.7%72.6%79.0%82.3%85.0%81.6%81.6%81.6%81.6%81.6%否否否是是

由圖可見，隨著改善措施的逐步推進(jìn)，出納與會計(jì)對賬率也成穩(wěn)步上升趨勢，終于在2014年5月超過目標(biāo)值，并保持持續(xù)增長。

（四）總結(jié)成果（A階段）

醫(yī)院財(cái)務(wù)部門利用PDCA循環(huán)法提高出納與會計(jì)對賬率的研究工作于2014年1月破冰起航。通過收集資料、組織學(xué)習(xí)、認(rèn)真分析后，創(chuàng)建了利用PDCA循環(huán)法提高出納與會計(jì)對賬率的具體流程，歷時(shí)6個(gè)月的研究改善后，出納與會計(jì)對賬率較以前有了明顯提高。實(shí)踐證明PD?CA循環(huán)法是一種科學(xué)合理、行之有效的先進(jìn)管理方法，在提高出納與會計(jì)對賬率的環(huán)節(jié)頗有成效。具體成果如下：

第一，出納與會計(jì)對賬率由2014年1月的50.5%提升至2014年6月的85%，超過擬定目標(biāo)值——81.6%，且呈現(xiàn)繼續(xù)提高的趨勢。對賬率的持續(xù)增長，降低了財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生概率，改善了財(cái)務(wù)工作質(zhì)量，構(gòu)建了工作流程良性循環(huán)體系。

第二，出納的工作方法較以前更先進(jìn)，其對財(cái)務(wù)工作也有了更深刻的理解,工作質(zhì)量和效率明顯提高。

第三，財(cái)務(wù)工作者在這次研究中提高了團(tuán)隊(duì)協(xié)作能力，促進(jìn)了凝聚力和積極性，提升了業(yè)務(wù)技能水平。工作上再遇到問題時(shí)由小及大，舉一反三，都嘗試著先用PDCA循環(huán)法進(jìn)行解決，使得先進(jìn)的管理辦法融入計(jì)劃財(cái)務(wù)科的各項(xiàng)工作中。

二、討論

雖然醫(yī)院出納與會計(jì)對賬率得到了明顯提高，但過程中也出現(xiàn)了一些不可忽視的問題：

第一，制度易建落實(shí)難。“天下之事，不難于立法，而難于法之必行”，制度的出臺在前期取得了良好的效果，后期由于報(bào)賬人員的不配合，新入職人員的不知道，削弱了制度的保障力度。

第二，體系太“骨感”。體系構(gòu)建非一朝一夕，沒有標(biāo)準(zhǔn)化的體系只顧當(dāng)前，不計(jì)長遠(yuǎn)。

針對現(xiàn)有成果，以及運(yùn)用過程中存在的問題還要開一副復(fù)方藥，既要“降虛火”，防止對賬率提高只是曇花一現(xiàn)，又要“補(bǔ)元?dú)狻保竺恳晃回?cái)務(wù)工作者在今后的學(xué)習(xí)工作中，保持現(xiàn)狀，積極探索，勇于創(chuàng)新。這樣才能持之以恒，久久為功。“千倉萬箱非一耕所得，干天之木非旬日所長”，希望在下一個(gè)PDCA循環(huán)法中，出納與會計(jì)對賬率能有一個(gè)新的突破。

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