探討和諧管理在人事檔案管理中的運(yùn)用

甘肅省蘭州公路管理局 劉志燁

人事檔案是在人力資源管理過程中產(chǎn)生的基礎(chǔ)性資料。人事檔案主要包個(gè)人的具體信息、工作表現(xiàn)以及單位對其評價(jià)等內(nèi)容。在一定條件下，用人單位可以通過查閱相關(guān)檔案來進(jìn)行員工優(yōu)劣評選以及職位升降等工作。目前，在實(shí)際檔案管理工作中還存在著一些比較突出的問題，這些問題對人事管理實(shí)施產(chǎn)生了一些不良影響。本文通過對檔案管理現(xiàn)狀的分析，特別是對人事檔案工作所存在的問題進(jìn)行深入剖析，把和諧管理理論運(yùn)用到人事檔案管理當(dāng)中，對人事檔案的應(yīng)用進(jìn)行探索，對此提出自己的意見和看法。

一、人事檔案管理中所存在的突出問題

人事檔案管理的有效開展，不僅能夠使單位的人力資源管理工作得到完善，而且對于不斷優(yōu)化技術(shù)人才結(jié)構(gòu)等都具有重要的推動(dòng)作用。當(dāng)前，在檔案管理的具體工作過程中，還存在一些較為突出的問題。主要是：個(gè)別單位的工作人員沒有能夠充分認(rèn)識到人事檔案管理的工作職能，對此沒有產(chǎn)生足夠的重視，對人事檔案管理工作的內(nèi)容過于片面化，誤認(rèn)為人事檔案管理就是簡單的抄寫以及對檔案的保管;在人事檔案收集制度上沒能夠做到較為完善的履行，使人事檔案的利用價(jià)值沒有得到充分發(fā)揮;在人事檔案管理的具體手段上，仍然沿用著以前較為傳統(tǒng)的管理模式，不能隨著社會(huì)發(fā)展需要而進(jìn)行不斷創(chuàng)新;在一些單位當(dāng)中員工對基本的電腦知識以及日常的檔案管理軟件等專業(yè)技能都不具備，在查找檔案時(shí)還是沿用傳統(tǒng)的人工查找的方法，嚴(yán)重影響了人事檔案管理的效率和工作水平。

二、和諧管理理論的具體內(nèi)容

在我們通常熟知的管理學(xué)理論當(dāng)中，其中一項(xiàng)非常重要的內(nèi)容就是和諧管理理論。從和諧管理理論的基本思想可以看出，主要是將其內(nèi)部組成的各個(gè)部分內(nèi)容，努力在一定條件下保持在較為和諧的狀態(tài)，從而最終實(shí)現(xiàn)整體性的功能。對于人事檔案管理單位來說，隨著現(xiàn)代社會(huì)激烈競爭壓力的增大，通過一定的和諧管理理論手段，并不斷的將其消化吸收，在日常管理中將和諧管理理論融會(huì)貫通在自己工作當(dāng)中，使人力資源在管理能力和服務(wù)水平上得到較快發(fā)展和提升，對于有效解決突出問題、構(gòu)建和諧勞動(dòng)關(guān)系具有重要的促進(jìn)作用。具體來講，和諧管理理論的內(nèi)容主要體現(xiàn)在兩個(gè)方面：

首先，所謂和諧管理，需要將各個(gè)要素進(jìn)行不斷優(yōu)化升級，才能夠促進(jìn)整體和諧的充分實(shí)現(xiàn)。在具體的人事檔案管理中不斷融入和諧管理的相關(guān)理論知識，對其進(jìn)行前期的理論改善，從而為后期成效輸出提供準(zhǔn)備。在和諧理論管理中，其所謂的系統(tǒng)輸出，簡單來講就是在一定條件下，在還沒有對原先的自身精神狀態(tài)進(jìn)行改變的前提下，減少其資源的有效輸出，從而將最大化服務(wù)狀態(tài)表現(xiàn)出來的過程。

其次，在和諧管理理論知識構(gòu)成中，其具體內(nèi)容包含的利益價(jià)值，實(shí)際上是一種精神內(nèi)在體現(xiàn)和效果的外在表現(xiàn)。人事檔案管理單位在其具體的工作職責(zé)中，對其單位的組成成員進(jìn)行管理，在一定條件下不僅要將一部分的物質(zhì)手段和相關(guān)的生存手段提供給員工使用，與此同時(shí)還需要其自身的不斷努力，從而充分體現(xiàn)其自身價(jià)值。員工以這樣一種工作精神參與日常工作，不僅能夠在工作中得到一種集體的歸屬感，而且在對其精神境界的提高也起到一定的促進(jìn)作用。

三、人事檔案管理中和諧管理理論的應(yīng)用

在日常的檔案管理工作中，通過對管理學(xué)中和諧管理理論的以及其所存在的問題等進(jìn)行綜合分析后可以看出，為了在一定條件下發(fā)揮人事檔案管理工作的最大效能，我們可以從以下幾個(gè)方面加以對和諧管理理論的重視和應(yīng)用。

(1)進(jìn)一步提高人事檔案工作的科學(xué)化水平。在日常的管理工作中，提高對人事檔案管理機(jī)構(gòu)工作的要求，并不斷完善人事管理機(jī)構(gòu)的工作職能。在人事檔案管理崗位分工過程中，做到合理和準(zhǔn)確，并將和諧管理理論知識運(yùn)用到人事檔案管理的日常工作中來，對人事檔案管理機(jī)構(gòu)組織進(jìn)行有效保障，降低在人事檔案管理過程中情感因素在人事檔案管理中所占的比重，從而使管理工作能夠有序健康的開展。通過這種途徑可以有效的將外界準(zhǔn)確及有效的信息提供給相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)，從而幫助他們較好的開展人事任免工作和獎(jiǎng)懲措施。

(2)進(jìn)一步加大人事檔案管理中的信息化進(jìn)程，在具體的實(shí)施過程中要充分運(yùn)用和諧理論知識，在工作過程中可以構(gòu)建電子檔案的數(shù)據(jù)庫，充分發(fā)揮人在主觀能動(dòng)性上的先天優(yōu)勢，在一定條件下降低其在人事檔案管理過程中所造成的不良影響。隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的不斷發(fā)展，在人事檔案管理領(lǐng)域出現(xiàn)的一種較為簡便的檔案管理方式就是電子式檔案，但是電子式檔案受到計(jì)算機(jī)硬件的影響較大。因此，在日常工作管理當(dāng)中，要不斷的合理的運(yùn)用電子計(jì)算機(jī)技術(shù)，從而在具體的工作中能夠和現(xiàn)代化辦公設(shè)備相協(xié)調(diào)。通過運(yùn)用這種措施，在人事檔案的查閱以及管理上就會(huì)更加方便和快捷，從而能夠較好的幫助單位領(lǐng)導(dǎo)層對員工做出正確的決策和分析。

(3)在日常工作中，要不斷的加強(qiáng)在人事管理中的程序交接流程的規(guī)范，在人事檔案管理的交接過程中，具體內(nèi)容需要更加的嚴(yán)謹(jǐn)，自身也存在著一種巨大的責(zé)任感。在人事檔案管理的和諧化融合中，需要在交接工作中，嚴(yán)格按照相關(guān)程序來進(jìn)行，從而更好地實(shí)現(xiàn)檔案的完美交接。

(4)在和諧管理理論的推動(dòng)下，要不斷的加強(qiáng)人事檔案管理的日常保存工作。在人事檔案管理的保存工作中，需要將其具體的原則內(nèi)容充分貫徹進(jìn)來。保存工作中=要根據(jù)單位的實(shí)際情況來進(jìn)行分析，從而做到與其相關(guān)管理制度和規(guī)范制定的合理性和準(zhǔn)確性。通過以往的實(shí)踐我們就能看出，通過科學(xué)準(zhǔn)確的人事檔案管理保存工作，對單位職工以及領(lǐng)導(dǎo)能夠起到重要的監(jiān)督作用，從而引導(dǎo)他們更好地開展人事檔案管理日常工作，更好地發(fā)揮好人力資源的優(yōu)勢。

四、結(jié)束語

和諧管理理論通過其對和諧的要求，使和諧的概念從個(gè)人提升到了整個(gè)集體的和諧問題。在人事檔案管理過程中運(yùn)用和諧管理理論知識，為人事檔案管理的不斷發(fā)展提供了較好的科學(xué)支撐；而檔案管理是一個(gè)比較系統(tǒng)的工程，需要不斷的對管理人員加強(qiáng)其服務(wù)意識和服務(wù)水平，并不斷提高他們的專業(yè)技能以及自身素養(yǎng)；只有這樣才能更好地適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的需要，并實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的不斷完善和科學(xué)發(fā)展。

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