對(duì)高校檔案管理信息化的探索

田欣池

（白城醫(yī)學(xué)高等專(zhuān)科學(xué)校，吉林白城137000）

對(duì)高校檔案管理信息化的探索

田欣池

（白城醫(yī)學(xué)高等專(zhuān)科學(xué)校，吉林白城137000）

高校檔案管理信息化，是高校信息資源現(xiàn)代化的基礎(chǔ)和重要組成部分，但高校檔案管理信息化過(guò)程中存在諸多亟待解決的問(wèn)題，必須加大提高思想認(rèn)識(shí)、加快信息化運(yùn)行機(jī)制、提高工作人員現(xiàn)代化綜合素質(zhì)等工作的力度，更好地為高校和社會(huì)提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

高校；檔案管理；信息化

現(xiàn)代科技飛速發(fā)展，使全社會(huì)信息意識(shí)不斷增強(qiáng)，我國(guó)正處于檔案信息化建設(shè)起步階段。加快檔案信息化管理步伐，是高等學(xué)校順應(yīng)時(shí)代發(fā)展、加快現(xiàn)代化建設(shè)的重要任務(wù)。

高校檔案是高校在從事教育、教學(xué)、科研、黨政管理及其他活動(dòng)中形成的，具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同門(mén)類(lèi)和載體的原始記錄，全方位反映了學(xué)校辦學(xué)實(shí)力和辦學(xué)水平，是維護(hù)高校歷史真實(shí)面貌的重要資料，高校檔案管理信息化是高校信息資源現(xiàn)代化的基礎(chǔ)和重要組成部分。隨著學(xué)校招生規(guī)模不斷擴(kuò)大和教育改革深入，檔案數(shù)量增長(zhǎng)很快，檔案載體、記錄方式也發(fā)生較大變化，檔案已成為一種文化資源、知識(shí)資源和信息資源。很多學(xué)校利用現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，建立檔案主頁(yè)，使利用者不受時(shí)空限制獲取所需檔案信息，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源高度有效共享。但目前，許多主客觀(guān)因素嚴(yán)重制約著高校檔案管理信息化進(jìn)程，高校檔案管理信息化工作成效依然不大。要解決檔案管理工作中存在的問(wèn)題，充分發(fā)揮其在高校建設(shè)和發(fā)展中的作用，就必須加快檔案管理信息化步伐，確保網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息的安全性與完整性。

1 高校檔案管理信息化的必要性

目前，大多數(shù)高校檔案管理仍沿用傳統(tǒng)工作模式，對(duì)高校行政、教學(xué)、科研等重要信息資源進(jìn)行收集、整理、編目、保管和利用。隨著信息技術(shù)廣泛應(yīng)用，傳統(tǒng)高校檔案管理模式已經(jīng)暴露出一些問(wèn)題，如工作繁雜、檢索速度慢、檔案信息內(nèi)容單一、周期長(zhǎng)、綜合性差、檔案不易保存、館藏空間不足以及利用過(guò)程中易損壞等。計(jì)算機(jī)和信息技術(shù)的發(fā)展、應(yīng)用，為最終解決這些問(wèn)題提供了可靠的技術(shù)手段。

（1）實(shí)現(xiàn)資源共享的需要。高校和社會(huì)用戶(hù)群對(duì)信息系統(tǒng)性、時(shí)效性的要求日益提高，需要提供經(jīng)過(guò)加工的系統(tǒng)、全面的檔案信息服務(wù)。檔案信息化將充分拓展檔案利用的各個(gè)環(huán)節(jié)，尤其打破傳統(tǒng)檔案信息資源的空間限制，便于檔案資源共享，同時(shí)也使檔案管理效率得到顯著提高。

（2）提高自身技術(shù)和信息化建設(shè)的需要。文件數(shù)量膨脹使庫(kù)容量日漸飽和，傳統(tǒng)的加工、利用、存貯工作使檔案管理人員不勝負(fù)荷。隨著科技發(fā)展，以計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)為主體的檔案現(xiàn)代化管理技術(shù)已經(jīng)在各層次系統(tǒng)廣泛應(yīng)用。

（3）適應(yīng)檔案載體形式變化的需要。傳統(tǒng)的高校檔案基本上都以紙質(zhì)、實(shí)物為主要載體，既不易收集、加工、管理，又不利于保存和使用。信息化使得高校檔案館紙質(zhì)檔案向磁帶、磁盤(pán)和光盤(pán)等電子介質(zhì)轉(zhuǎn)變，使高校檔案文件的形成、處理和利用方式發(fā)生根本性變化。這不僅有利于高校檔案信息的長(zhǎng)期保存，也有利于高校檔案資源的開(kāi)發(fā)和利用，提高高校檔案管理的質(zhì)量。

（4）實(shí)施規(guī)范化管理的需要。隨著高校體制改革進(jìn)一步深化，對(duì)外交流活動(dòng)的增加使檔案門(mén)類(lèi)增多。檔案管理規(guī)范是檔案信息資源共享的基礎(chǔ)，只有建立了數(shù)字檔案資源在標(biāo)識(shí)、描述、存儲(chǔ)、查詢(xún)、交換、管理、使用和檢索等方面的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，以及檔案收集、整理、歸檔、上網(wǎng)和檔案系統(tǒng)建設(shè)等各環(huán)節(jié)的統(tǒng)一規(guī)范，才能實(shí)現(xiàn)檔案信息有序流通。按統(tǒng)一分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)和立卷整理方法實(shí)現(xiàn)高校檔案的信息化儲(chǔ)存和檢索，既保證歸檔案卷的完整性和規(guī)范性，又使查詢(xún)、檢索、統(tǒng)計(jì)等更便利，明顯提高檔案的標(biāo)準(zhǔn)化和現(xiàn)代化管理水平。

2 高校檔案管理信息化存在的問(wèn)題

（1）思想觀(guān)念有待更新。高校檔案管理信息化是高校信息資源現(xiàn)代化的基礎(chǔ)和重要組成部分，因此高校檔案工作的內(nèi)容與形式需要不斷創(chuàng)新發(fā)展。有些領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作必要性和重要性認(rèn)識(shí)不到位，缺乏戰(zhàn)略思維和全局觀(guān)念；一些檔案工作者也不思進(jìn)取、墨守陳規(guī)。這些都是影響高校檔案管理信息化的重要因素。因此，要從檔案工作實(shí)際出發(fā)，使檔案工作的方針、政策、法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)以及檔案工作者的思想觀(guān)念與我國(guó)當(dāng)前經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展相適應(yīng)。

（2）管理手段有待改善[1]。由于資金不足，檔案管理信息化建設(shè)滯后于現(xiàn)實(shí)需要，目前我國(guó)高校檔案管理工作手工操作現(xiàn)象較多，缺乏信息化管理手段與設(shè)備，制約了檔案工作的發(fā)展。有些高校雖然配備計(jì)算機(jī)來(lái)管理檔案，但大部分工作仍由人工完成，現(xiàn)代化設(shè)備只是擺設(shè)。

（3）檔案管理人員素質(zhì)亟待提高。目前，高校普遍缺乏從事檔案管理信息化工作的專(zhuān)業(yè)人員，尚未形成素質(zhì)優(yōu)良、結(jié)構(gòu)合理、科學(xué)高效的檔案管理工作者隊(duì)伍。對(duì)于從事檔案管理信息化工作的人員，不僅要求其掌握現(xiàn)代信息技術(shù)，而且熟悉檔案工作。但由于從事檔案工作的部分人員學(xué)歷結(jié)構(gòu)、知識(shí)結(jié)構(gòu)、年齡結(jié)構(gòu)都不盡合理，還有工作人員是非計(jì)算機(jī)專(zhuān)業(yè)畢業(yè)、沒(méi)有經(jīng)過(guò)嚴(yán)格信息化技術(shù)訓(xùn)練，掌握信息化技術(shù)的能力較差[2]。

3 高校檔案管理信息化策略

高校檔案管理信息化建設(shè)內(nèi)容廣泛，主要包括高校檔案信息資源整理、信息庫(kù)及信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)、檔案信息技術(shù)運(yùn)用、高校檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用以及高校檔案信息化人才隊(duì)伍建設(shè)等。因此，為盡快實(shí)現(xiàn)高校檔案管理信息化，應(yīng)采取以下措施。

（1）強(qiáng)化高校檔案管理信息化重要性認(rèn)識(shí)。隨著高校檔案管理事業(yè)的發(fā)展，高校檔案工作已步入規(guī)范化軌道，校領(lǐng)導(dǎo)和師生檔案意識(shí)加強(qiáng)，檔案在高校教學(xué)、科研中的重要作用逐漸顯現(xiàn)，但對(duì)于檔案管理信息化仍缺乏足夠認(rèn)識(shí)。要從檔案管理各階段和具體環(huán)節(jié)出發(fā)，針對(duì)檔案工作過(guò)程中遇到的重點(diǎn)、難點(diǎn)問(wèn)題開(kāi)展相關(guān)研討，遵循認(rèn)識(shí)規(guī)律，不斷研究新情況，解決新問(wèn)題，形成新認(rèn)識(shí)。加大宣傳力度，如舉辦各類(lèi)展覽、編輯檔案工作簡(jiǎn)報(bào)、宣傳檔案法規(guī)、介紹檔案管理信息化工作知識(shí)等，運(yùn)用多種形式宣傳檔案管理信息化工作的重要性。通過(guò)宣傳提高學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和檔案工作人員的檔案意識(shí)，進(jìn)一步解放思想，更新觀(guān)念，樹(shù)立主動(dòng)服務(wù)、主動(dòng)參與意識(shí)，以高度的責(zé)任感積極投入學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)以及檔案資源開(kāi)發(fā)利用中。

（2）充分利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，建立檔案管理信息化運(yùn)行機(jī)制，實(shí)現(xiàn)檔案資料及信息收集、整理、查詢(xún)和檢索自動(dòng)化。檔案的真正價(jià)值在于利用，檔案信息化管理將為檔案信息充分利用提供條件。目前，許多高校已建成高性能校園網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，檔案管理工作應(yīng)充分利用校園網(wǎng)基礎(chǔ)設(shè)備，提高管理質(zhì)量，更好地服務(wù)于教學(xué)、科研和各項(xiàng)管理工作，既可以利用網(wǎng)絡(luò)快速、及時(shí)、準(zhǔn)確地收集和整理高校各類(lèi)檔案信息，還可以實(shí)現(xiàn)檔案資料查詢(xún)和檢索自動(dòng)化。檔案管理人員在日常工作中應(yīng)加強(qiáng)與各單位的協(xié)調(diào)，鼓勵(lì)各單位按規(guī)定格式和要求以電子文件形式上報(bào)檔案材料。高校檔案館要通過(guò)現(xiàn)代技術(shù)，對(duì)照片、錄音、錄像、文字等信息資料進(jìn)行集中存儲(chǔ)、傳送、利用和綜合管理；同時(shí)，在校園網(wǎng)開(kāi)辟檔案信息站點(diǎn)，根據(jù)檔案類(lèi)別和屬性，將高校沿革、發(fā)展歷史、文件、規(guī)章制度、教育教學(xué)信息、科研與開(kāi)發(fā)動(dòng)態(tài)、師資情況、學(xué)生學(xué)籍情況等內(nèi)容納入其中，實(shí)現(xiàn)資源共享。根據(jù)內(nèi)容檔案信息可分為3種類(lèi)型：一是非保密公開(kāi)檔案信息（在公眾信息平臺(tái)上自由查閱）；二是日常辦公所需內(nèi)部檔案信息（利用辦公網(wǎng)絡(luò)實(shí)行個(gè)人授權(quán)方式在專(zhuān)用服務(wù)器數(shù)據(jù)庫(kù)中查閱）；三是保密檔案信息（通過(guò)檔案信息管理人員對(duì)有權(quán)查閱的對(duì)象在檔案專(zhuān)用服務(wù)器中調(diào)用和提供）[3]。

（3）加強(qiáng)高校檔案管理人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)和繼續(xù)教育。除了加強(qiáng)高校檔案資源建設(shè)、實(shí)現(xiàn)相關(guān)技術(shù)保障外，還要加強(qiáng)高校檔案管理人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)和繼續(xù)教育。檔案管理人員的素質(zhì)直接影響到檔案管理工作的實(shí)際成效。有些高校檔案管理人員不熟悉信息技術(shù)，與檔案信息化管理要求差距較大。高校檔案管理信息化建設(shè)需要事業(yè)心強(qiáng)、具備相關(guān)知識(shí)、精通業(yè)務(wù)的復(fù)合型人才。在注重人才引進(jìn)的同時(shí)，要大力加強(qiáng)現(xiàn)有人員繼續(xù)教育，把檔案管理隊(duì)伍建設(shè)納入高校師資隊(duì)伍建設(shè)中，以多種方式加強(qiáng)檔案管理人員繼續(xù)教育?？刹扇≡诼殞W(xué)習(xí)、脫產(chǎn)培訓(xùn)和外出進(jìn)修等方式，使大多數(shù)檔案管理人員掌握計(jì)算機(jī)基本操作技術(shù)，為高校檔案信息化奠定良好基礎(chǔ)。同時(shí)，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)、信息技術(shù)及相關(guān)專(zhuān)業(yè)英語(yǔ)學(xué)習(xí)，以適應(yīng)信息化工作的需要?？傊?，要充分調(diào)動(dòng)檔案管理人員工作積極性、主動(dòng)性和創(chuàng)造性，使其知識(shí)結(jié)構(gòu)與業(yè)務(wù)水平滿(mǎn)足高校檔案信息化建設(shè)和發(fā)展要求。

[1]張紅英，劉民根.淺議高校檔案管理信息化[J].經(jīng)濟(jì)師，2006（4）：89-90.

[2]吳菊.試論高校檔案信息化建設(shè)面臨的問(wèn)題及對(duì)策[J].教育理論與實(shí)踐，2005（7）：62-63.

[3]朱金鳳.高校檔案管理信息化研究[J].商丘師范學(xué)院學(xué)報(bào)，2005（3）：177-178.

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