論中小企業(yè)會計(jì)信息系統(tǒng)的創(chuàng)建與維護(hù)

張家勝

(安徽三聯(lián)學(xué)院，安徽合肥230601)

論中小企業(yè)會計(jì)信息系統(tǒng)的創(chuàng)建與維護(hù)

張家勝

(安徽三聯(lián)學(xué)院，安徽合肥230601)

中小企業(yè)作為國民經(jīng)濟(jì)支柱，提升企業(yè)內(nèi)部系統(tǒng)管理效率與自身經(jīng)營管理水平，在現(xiàn)代企業(yè)經(jīng)營管理中迫在眉睫。以會計(jì)信息系統(tǒng)的功能及其構(gòu)建原則為基礎(chǔ)，指出中小企業(yè)在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下構(gòu)建會計(jì)信息系統(tǒng)的基本框架，以及系統(tǒng)功能的后期維護(hù)措施，為中小企業(yè)會計(jì)信息系統(tǒng)的重建與企業(yè)內(nèi)部系統(tǒng)管理提出了參考建議。

會計(jì)信息系統(tǒng);創(chuàng)建;維護(hù)

隨著市場經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展和完善，中小企業(yè)作為我國現(xiàn)階段經(jīng)濟(jì)發(fā)展的關(guān)鍵要素，其成長態(tài)勢不容小覷。而會計(jì)系統(tǒng)通過對企業(yè)資金進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、監(jiān)管與評估，已成為企業(yè)財(cái)務(wù)和運(yùn)行狀況的重要體現(xiàn)。如何建立健全的會計(jì)信息系統(tǒng)，為企業(yè)與投資者提供全面、準(zhǔn)確、實(shí)時的數(shù)據(jù)信息指導(dǎo)，已逐漸成為現(xiàn)代企業(yè)管理的風(fēng)向標(biāo)。

一 會計(jì)信息系統(tǒng)的內(nèi)涵

會計(jì)信息系統(tǒng)(Accounting Information System)，即企業(yè)會計(jì)部門基于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，對影響企業(yè)經(jīng)營業(yè)績與財(cái)務(wù)狀況的日常會計(jì)實(shí)務(wù)進(jìn)行記錄、分類、匯總、分析、報(bào)告的統(tǒng)籌管理系統(tǒng)。會計(jì)信息系統(tǒng)通過信息支持與技術(shù)指導(dǎo)，為高效分析、總結(jié)企業(yè)財(cái)務(wù)狀況，預(yù)測企業(yè)未來發(fā)展提供了保障?，F(xiàn)代企業(yè)會計(jì)信息系統(tǒng)運(yùn)作不同于傳統(tǒng)會計(jì)信息處理，其擺脫了傳統(tǒng)模式依靠人力進(jìn)行重復(fù)性數(shù)據(jù)匯總與運(yùn)算的弊端，主要依賴于與互聯(lián)網(wǎng)相連的企業(yè)內(nèi)部計(jì)算機(jī)系統(tǒng)。通過會計(jì)核心軟件，會計(jì)操作人員能實(shí)現(xiàn)對系統(tǒng)內(nèi)各項(xiàng)資源的綜合查詢與利用，并高效完成財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)匯總與記賬報(bào)賬等基礎(chǔ)會計(jì)工作，極大提高了效率度與精確度。同時，通過企業(yè)內(nèi)部會計(jì)系統(tǒng)的綜合二次運(yùn)算，能夠及時為企業(yè)管理者與投資者提供多角度、多方位的數(shù)據(jù)預(yù)覽，為企業(yè)內(nèi)部管理及未來發(fā)展模式的制定奠定了可靠的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。

二 會計(jì)信息系統(tǒng)對公司治理的重要性

在現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)已被貨幣經(jīng)濟(jì)、實(shí)體經(jīng)濟(jì)與數(shù)字經(jīng)濟(jì)三重客觀表現(xiàn)的背景下，現(xiàn)代企業(yè)信息管理網(wǎng)絡(luò)幾乎等價(jià)于數(shù)字形態(tài)下的會計(jì)信息系統(tǒng)。從某種程度上說，會計(jì)是企業(yè)管理活動的分支，它內(nèi)生于企業(yè)管理系統(tǒng)內(nèi)，通過向外披露真實(shí)、可靠的會計(jì)信息，達(dá)到內(nèi)部自我管理的效果。同時，會計(jì)也是企業(yè)內(nèi)部治理中不可或缺的部分，企業(yè)內(nèi)外利益相關(guān)者，只有根據(jù)真實(shí)有效的會計(jì)信息才能了解企業(yè)日常經(jīng)營、監(jiān)督企業(yè)日常管理，從而做出管理或投資決策。企業(yè)治理系統(tǒng)有內(nèi)、外兩種監(jiān)控機(jī)制，其中內(nèi)部監(jiān)控機(jī)制主要包括董事會、監(jiān)事會和股東對企業(yè)經(jīng)理人的監(jiān)控與管理機(jī)制，是公司治理的主體。內(nèi)部監(jiān)控機(jī)制在運(yùn)作過程中，一方面通過企業(yè)會計(jì)信息系統(tǒng)披露的會計(jì)數(shù)據(jù)對經(jīng)理人實(shí)施約束與管理，另一方面也有責(zé)任保障會計(jì)和審計(jì)系統(tǒng)的及時性、有效性和準(zhǔn)確性。而外部監(jiān)控主要來源于資本市場等外部市場力量對企業(yè)經(jīng)營管理行為的監(jiān)督，其中詳細(xì)可靠的企業(yè)會計(jì)數(shù)據(jù)是資本市場發(fā)揮效力的基礎(chǔ)。公司治理系統(tǒng)中內(nèi)、外監(jiān)控機(jī)制的有效運(yùn)作與作用發(fā)揮，主要取決于反映企業(yè)財(cái)務(wù)狀況、經(jīng)營效果與現(xiàn)金流量的財(cái)務(wù)會計(jì)信息公司的會計(jì)信系統(tǒng)。如果沒有可靠、有效的會計(jì)信息支撐，任何內(nèi)、外監(jiān)控機(jī)制的任何決策都可能盲目無效。因此，會計(jì)信息系統(tǒng)是聯(lián)系公司治理系統(tǒng)和公司管理系統(tǒng)的紐帶，是治理系統(tǒng)和管理系統(tǒng)得以正常運(yùn)轉(zhuǎn)的基礎(chǔ)。當(dāng)然，會計(jì)信息系統(tǒng)的構(gòu)建、完善、維護(hù)及作用發(fā)揮亦無法脫離企業(yè)內(nèi)部科學(xué)、完備的組織管理結(jié)構(gòu)對其的引導(dǎo)與控制，二者相輔相成、相互制衡。

三 中小企業(yè)構(gòu)建會計(jì)信息系統(tǒng)的基本原則

1.兼容性與發(fā)展性。

隨著網(wǎng)絡(luò)化程度不斷深化，中小企業(yè)會計(jì)信息系統(tǒng)必然面臨著多平臺操作、新老系統(tǒng)交換與集成的變化。因而，在新系統(tǒng)的構(gòu)建過程中，會計(jì)系統(tǒng)需與企業(yè)現(xiàn)有信息系統(tǒng)相互兼容，以便接收倉儲、人力和物流信息，實(shí)現(xiàn)多平臺信息共享。因而，中小企業(yè)在會計(jì)信息系統(tǒng)構(gòu)建中需進(jìn)行系統(tǒng)功能再定位，適時進(jìn)行取舍，預(yù)留可拓展的系統(tǒng)數(shù)據(jù)端口，實(shí)現(xiàn)對系統(tǒng)的自由剪裁與二次配置。

2.安全性。

現(xiàn)代企業(yè)會計(jì)信息系統(tǒng)的構(gòu)建以數(shù)字網(wǎng)絡(luò)為載體，通過跳躍、復(fù)雜的網(wǎng)絡(luò)連接實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)處理、高頻讀取、下載、傳遞與共享，這就給信息系統(tǒng)的安全性與穩(wěn)定性帶來了極大的挑戰(zhàn)。會計(jì)網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)建成后，應(yīng)具備處理突發(fā)狀況的能力與應(yīng)急備份措施，以防止數(shù)據(jù)信息被惡意修改或損壞，確保會計(jì)信息系統(tǒng)的不可否認(rèn)性。通常，通過設(shè)立用戶操作守則、數(shù)據(jù)庫介入敏感權(quán)限與網(wǎng)絡(luò)防火墻可以將數(shù)據(jù)暴露和竊取風(fēng)險(xiǎn)降至最低。

3.系統(tǒng)性。

中小企業(yè)會計(jì)信息系統(tǒng)中，會計(jì)對象的所有內(nèi)容需相互聯(lián)系、相互反映，但也要合理、科學(xué)分類，以便實(shí)現(xiàn)與企業(yè)其它信息的無縫對接。因而，系統(tǒng)內(nèi)部各功能模塊需具備高度聚合性、低度耦合性，以實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)結(jié)構(gòu)合理化。企業(yè)內(nèi)外部系統(tǒng)信息共享與同步，才能提高會計(jì)信息的實(shí)時性與有效性，最大程度避免“信息孤島”。

4.真實(shí)性與完備性。

良好的會計(jì)系統(tǒng)建設(shè)是會計(jì)信息高質(zhì)量的有力保證，而完善的會計(jì)系統(tǒng)構(gòu)建體系則應(yīng)該以會計(jì)準(zhǔn)則、會計(jì)審計(jì)制度、信用評價(jià)制度為基石。通過完善財(cái)務(wù)報(bào)告的披露內(nèi)容及形式，加強(qiáng)自愿披露與強(qiáng)制性系統(tǒng)建設(shè)相結(jié)合的模式，使會計(jì)信息真正達(dá)到真實(shí)、充分、及時的要求，從而有效反映企業(yè)財(cái)務(wù)狀況、經(jīng)營效果與現(xiàn)金流量。

5.面向電子商務(wù)應(yīng)用。

隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展以及中小企業(yè)對外業(yè)務(wù)模式的多元化，互聯(lián)網(wǎng)已逐漸成為中小企業(yè)接收新技術(shù)、實(shí)現(xiàn)技術(shù)攻關(guān)的核心。因而，企業(yè)會計(jì)信息新系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)支持線上信息獲取，網(wǎng)上交易與結(jié)算，從而適應(yīng)企業(yè)新興電子商務(wù)運(yùn)營模式的萌芽。

四 企業(yè)會計(jì)信息系統(tǒng)設(shè)計(jì)中的主要功能模塊

1.系統(tǒng)管理。

系統(tǒng)管理模塊主要負(fù)責(zé)用戶訪問權(quán)限設(shè)定、系統(tǒng)登錄身份識別和用戶授權(quán)管理。其基本組成部件包括:系統(tǒng)用戶設(shè)定、權(quán)限分配、系統(tǒng)日志和賬套初始化、參數(shù)設(shè)定以及數(shù)據(jù)備份等基本工作。系統(tǒng)通過日志記錄所有操作人員的操作軌跡，通過授權(quán)特定用戶存取控制權(quán)限以實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的系統(tǒng)性輸入和輸出。

2.財(cái)務(wù)核算。

財(cái)務(wù)核算模塊是企業(yè)會計(jì)信息系統(tǒng)最基本的功能性模塊，根據(jù)日常經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)錄入生成會計(jì)憑證與會計(jì)賬簿，進(jìn)而全面反映企業(yè)財(cái)務(wù)信息。根據(jù)會計(jì)要素的不同，財(cái)務(wù)核算板塊可細(xì)分為工資核算、材料核算、存貨核算、固定資產(chǎn)核算、貨幣資金核算、成本核算、往來核算以及銷售核算等若干子模塊。子模塊財(cái)務(wù)核算板塊傳遞相應(yīng)業(yè)務(wù)憑證，最終由核算系統(tǒng)進(jìn)行記賬、結(jié)賬、期末業(yè)務(wù)處理以及賬簿輸出和報(bào)表匯編。

3.數(shù)據(jù)收集。

在網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)共享的背景下，會計(jì)信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)的收集不再局限于財(cái)務(wù)部門搜集的原始數(shù)據(jù)憑證，而擴(kuò)大為與企業(yè)有經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)往來的客戶、供應(yīng)商、承銷商、銀行等金融機(jī)構(gòu)。數(shù)據(jù)收集模塊整理子模塊搜集的客戶及供應(yīng)商交易信息、稅務(wù)登記記錄、物流信息、庫存數(shù)量與金額等原始數(shù)據(jù)后，與其他數(shù)據(jù)模塊進(jìn)行交互處理，從而保證系統(tǒng)內(nèi)所有信息的有效整合。數(shù)據(jù)收集模塊是存儲和提取會計(jì)信息的數(shù)據(jù)源，也是整個會計(jì)信息系統(tǒng)的資源庫與應(yīng)用中心。

4.網(wǎng)上交易處理與系統(tǒng)管理。

隨著電子商務(wù)的迅猛發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)財(cái)務(wù)工具也趨于Web化。財(cái)務(wù)核算與財(cái)務(wù)管理中心化一方面給企業(yè)財(cái)務(wù)帶來巨大生機(jī)和活力，同時網(wǎng)上交易的跨平臺運(yùn)作也不會給企業(yè)帶來過高的信息技術(shù)投資成本。網(wǎng)絡(luò)訂單經(jīng)過數(shù)據(jù)收集模塊的整理和傳遞進(jìn)入交易處理模塊，并通過權(quán)限認(rèn)證和數(shù)據(jù)加密等方式實(shí)現(xiàn)第三方支付系統(tǒng)支付。這種交互式的網(wǎng)上交易處理與系統(tǒng)管理模塊實(shí)現(xiàn)了銷售和收款等信息系統(tǒng)的完整對接，也為網(wǎng)絡(luò)客戶提供優(yōu)質(zhì)便捷服務(wù)提供了保障。

5.查詢與分析。

分析與查詢板塊通過互聯(lián)網(wǎng)連接可以實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程查賬、遠(yuǎn)程報(bào)賬等移動辦公操作。同時，可以利用已收集的財(cái)務(wù)和非財(cái)務(wù)信息，根據(jù)系統(tǒng)事前匯編的數(shù)據(jù)取值公式從數(shù)據(jù)庫中直接生成各種財(cái)務(wù)報(bào)表，并做出短期經(jīng)營決策與長期投資分析。該模塊為企業(yè)內(nèi)外部信息使用者提供了相應(yīng)權(quán)限內(nèi)的信息獲取功能，為各類預(yù)測與決策的生成提供了相應(yīng)支持。

五 中小企業(yè)構(gòu)建會計(jì)信息系統(tǒng)的維護(hù)與控制

1.風(fēng)險(xiǎn)防范。

中小企業(yè)會計(jì)信息系統(tǒng)非獨(dú)立于企業(yè)內(nèi)部其他信息管理系統(tǒng)，而是與其他信息管理系統(tǒng)高度融合的產(chǎn)物，該特點(diǎn)導(dǎo)致了會計(jì)信息系統(tǒng)在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的風(fēng)險(xiǎn)性，一般包括物理風(fēng)險(xiǎn)、系統(tǒng)應(yīng)用風(fēng)險(xiǎn)和網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險(xiǎn)。物理風(fēng)險(xiǎn)主要是物理設(shè)備放置失誤而導(dǎo)致的通信線路、電源等設(shè)備的損壞或系統(tǒng)數(shù)據(jù)的丟失。企業(yè)通過不間斷電源可在一定程度上保護(hù)計(jì)算機(jī)通信、網(wǎng)絡(luò)、電源等設(shè)備免遭自然災(zāi)害威脅。對系統(tǒng)應(yīng)用風(fēng)險(xiǎn)的防范主要是防范黑客攻擊系統(tǒng)軟、硬件漏洞，造成數(shù)據(jù)存儲程序崩潰或關(guān)鍵數(shù)據(jù)外泄。企業(yè)通過建立健全的系統(tǒng)的訪問、控制權(quán)限，嚴(yán)密控制進(jìn)入系統(tǒng)的人員，并定期檢查數(shù)組邊界、更換系統(tǒng)密碼，對網(wǎng)絡(luò)會計(jì)系統(tǒng)中的所有終端關(guān)鍵數(shù)據(jù)實(shí)時備份，妥善維護(hù)企業(yè)數(shù)據(jù)資料。網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險(xiǎn)風(fēng)范較其他兩種風(fēng)險(xiǎn)而言更復(fù)雜，及時安裝系統(tǒng)補(bǔ)丁及性能優(yōu)良的殺毒、防木馬軟件，關(guān)閉不必要端口，禁止訪問有安全隱患的站點(diǎn)等方式一定程度上可以控制網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險(xiǎn)。

2.系統(tǒng)運(yùn)作控制。

第一，建立權(quán)責(zé)明晰的崗位分工制度。由于系統(tǒng)內(nèi)部會計(jì)信息化知識與功能相對集中，部門設(shè)置、人員分工、權(quán)限劃分等具體細(xì)節(jié)需明確，并通過建立適當(dāng)?shù)慕M織來實(shí)現(xiàn)相互制衡?；緧徫欢ㄆ谂挪?，系統(tǒng)操作、管理、維護(hù)等重

要崗位實(shí)施審核制度，使數(shù)據(jù)保存和日常維護(hù)安全、合法，有效限制錯誤和違法行為。第二，加強(qiáng)會計(jì)系統(tǒng)操作控制。發(fā)生經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)時，通過計(jì)算機(jī)相關(guān)控制程序?qū)I(yè)務(wù)的合法性、合理性和真實(shí)性進(jìn)行核查。數(shù)據(jù)輸入時，必須經(jīng)有關(guān)部門授權(quán)、檢查和復(fù)核。數(shù)據(jù)傳輸過程中，對數(shù)據(jù)處理的有效性、伸縮性進(jìn)行控制，確保輸出會計(jì)信息的真實(shí)性、安全性和完備性。第三，強(qiáng)化系統(tǒng)后期檢修、維護(hù)。通過對系統(tǒng)軟、硬件進(jìn)行安裝、更新、修訂、擴(kuò)展、記錄和備份，保障會計(jì)信息系統(tǒng)的日常運(yùn)轉(zhuǎn)。在定期維護(hù)的同時保證會計(jì)數(shù)據(jù)的連續(xù)與安全，并由專人監(jiān)督。

六 總結(jié)

企業(yè)會計(jì)信息系統(tǒng)作為記錄、分析、匯總、分類、報(bào)告企業(yè)日常業(yè)務(wù)活動的完整程序，對企業(yè)管理與治理具有舉足輕重的作用。我國中小企業(yè)作為國民經(jīng)濟(jì)的重要組成部分，在重建會計(jì)信息系統(tǒng)的過程中，要恪守基本原則，加強(qiáng)監(jiān)管與維護(hù)。目前我國中小企業(yè)的會計(jì)系統(tǒng)不同程度地存在會計(jì)信息遺漏、信息輸出滯后、信息存儲設(shè)備簡陋，甚至是信息數(shù)據(jù)造假的問題，除了企業(yè)自身管理缺陷之外，也與法律法規(guī)不完善、政府監(jiān)管“真空化”等因素相關(guān)。為建立健全中小企業(yè)會計(jì)信息系統(tǒng)，企業(yè)要提高自身管理水平，促使會計(jì)信息真實(shí)、完整、及時、有效，同時我國相應(yīng)法律法規(guī)及監(jiān)管措施等也應(yīng)適時完善。

［1］傅蕾莉.基于電子商務(wù)環(huán)境的企業(yè)會計(jì)信息系統(tǒng)分析［J］.財(cái)會通訊:綜合(下)，2013(10):20－22.

［2］張永雄.構(gòu)建現(xiàn)代會計(jì)信息系統(tǒng)的理論探討［J］.財(cái)會月刊:會計(jì)版，2006(4):14－15.

［3］劉新.小企業(yè)會計(jì)信息系統(tǒng)內(nèi)部控制研究［J］.財(cái)會通訊，2015(1):038.

［4］牟大勇.基于市場經(jīng)濟(jì)條件下的會計(jì)信息系統(tǒng)分析［J］.財(cái)經(jīng)問題研究，2014(2).

［5］王偉國，樊會超.互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)化對會計(jì)信息系統(tǒng)的影響［J］.會計(jì)之友，2014(19):9－11.

Construction and Maintenance of Accounting Information System for Small and Medium－sized Enterprises

Zhang Jiasheng
(Anhui Sanlian University，Anhui 230601，China)

As the mainstay of national economy，it is necessary for small and medium－sized enterprises to improve their management and operation level.Based on the functions of the accounting information system and it’s construction principles，the paper proposed a basic framework for small and medium－sized enterprises to construct the accounting information system and the maintenance measures.It also put forward some suggestions for the reconstruction of accounting information system for small and medium enterprises.

accounting information system;creation;maintenance

F232

A

1672－6758(2015)09－0043－3

(責(zé)任編輯:宋瑞斌)

張家勝，碩士，高級經(jīng)濟(jì)師，安徽三聯(lián)學(xué)院。研究方向:會計(jì)學(xué)，會計(jì)信息系統(tǒng)。

Class No.:F232Document Mark:A