論會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)下內(nèi)控問題的新特點(diǎn)

浙江商業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院 陳 圓

論會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)下內(nèi)控問題的新特點(diǎn)

浙江商業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院 陳 圓

現(xiàn)代會(huì)計(jì)除具有對(duì)企業(yè)的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)進(jìn)行日常核算與監(jiān)督的基本職能外，另附有預(yù)測(cè)企業(yè)發(fā)展前景，參與企業(yè)經(jīng)營(yíng)決策等拓展職能，對(duì)企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理起到至關(guān)重要的作用。然而，沒有規(guī)矩不成方圓，正因?yàn)槠浒l(fā)揮著不容忽視的重要作用，企業(yè)也應(yīng)對(duì)電算化系統(tǒng)下的會(huì)計(jì)崗位進(jìn)行內(nèi)控管理，但該項(xiàng)內(nèi)控管理卻遇到了新問題。本文主要從會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)下的內(nèi)控管理的特點(diǎn)、內(nèi)容及具體要求出發(fā)，對(duì)國(guó)內(nèi)會(huì)計(jì)電算化內(nèi)控環(huán)境進(jìn)行分析，進(jìn)而探析出完善會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)下內(nèi)控管理的相關(guān)策略。

會(huì)計(jì)電算化 內(nèi)控管理 安全風(fēng)險(xiǎn)防范

1 會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)下內(nèi)控管理的新特點(diǎn)

提及“會(huì)計(jì)”一詞，其歷史十分久遠(yuǎn)，最早可追溯到原始社會(huì)時(shí)期，其中“結(jié)繩記事”和“刻契記事”就是處于萌芽狀態(tài)的一種會(huì)計(jì)行為。隨著社會(huì)生產(chǎn)力的不斷進(jìn)步及經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，計(jì)算機(jī)技術(shù)已經(jīng)應(yīng)用到了企業(yè)的會(huì)計(jì)和管理領(lǐng)域，正因如此，會(huì)計(jì)的核算內(nèi)容正日漸豐富，核算方法也正日趨完善。

為了適應(yīng)電算化應(yīng)用的日漸深入，企業(yè)應(yīng)革新與之相匹配的內(nèi)控管理制度，并考慮轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的內(nèi)控辦法，重新定位對(duì)會(huì)計(jì)崗位的管理控制，現(xiàn)分析會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)下內(nèi)控管理的新特點(diǎn)如下：

(1)控制的重點(diǎn)不同。與傳統(tǒng)內(nèi)控制度相比，會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)下的內(nèi)控將重點(diǎn)重新定位于安全風(fēng)險(xiǎn)管理。由于電子網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的開放性，使得大量的信息可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行交換，但此時(shí)，也會(huì)有不少的不法分子趁機(jī)破壞，一旦企業(yè)的數(shù)據(jù)庫(kù)遭到破壞導(dǎo)致信息泄露，企業(yè)就可能面臨嚴(yán)重的經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)。因此，內(nèi)控的側(cè)重點(diǎn)較以往發(fā)生變化。

(2)控制的范圍不同。在傳統(tǒng)的記賬模式下，內(nèi)控管理的范圍主要是針對(duì)于企業(yè)發(fā)生的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)具體核算與監(jiān)督的內(nèi)控管理。而在電算化的背景下，會(huì)計(jì)人員只負(fù)責(zé)數(shù)據(jù)的期初審核和錄入，數(shù)據(jù)的輸出結(jié)果則更多地依賴于計(jì)算機(jī)，大部分的業(yè)務(wù)都可以通過(guò)計(jì)算機(jī)進(jìn)行自動(dòng)結(jié)轉(zhuǎn)。這種情況下，企業(yè)的內(nèi)控管理不僅要對(duì)會(huì)計(jì)人員進(jìn)行控制，還要對(duì)計(jì)算機(jī)的整個(gè)操作環(huán)境進(jìn)行維護(hù)和監(jiān)督，另外，要特殊關(guān)注基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的錄入，才能提高整個(gè)會(huì)計(jì)流程的正確性。

(3)內(nèi)控的方式不同。傳統(tǒng)的手工記賬，會(huì)計(jì)人員可以通過(guò)相互的牽制來(lái)保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，但電算化以后，企業(yè)的內(nèi)控方式應(yīng)由傳統(tǒng)的手工控制轉(zhuǎn)化為手工與程序化控制相結(jié)合，這樣做雖弱化了人在內(nèi)控監(jiān)督中的作用，但結(jié)合以程序化控制，更能實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)、快捷、高效的內(nèi)控管理工作。

2 會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)下內(nèi)控管理的新內(nèi)容及具體要求

2.1 會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)下內(nèi)控管理的新內(nèi)容

企業(yè)針對(duì)會(huì)計(jì)部門的內(nèi)部控制主要是為了確保財(cái)務(wù)報(bào)

告的準(zhǔn)確性，經(jīng)營(yíng)預(yù)算的參考性，經(jīng)營(yíng)成果的可比性及對(duì)法律法規(guī)的遵循性而專門制定的。在會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)下，從系統(tǒng)的建立、運(yùn)行過(guò)程來(lái)分析，企業(yè)的內(nèi)控管理主要體現(xiàn)在一般控制及應(yīng)用控制兩大類。

2.1.1 會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)下企業(yè)的一般控制

本文所指的一般控制是現(xiàn)階段普遍應(yīng)用于電算化系統(tǒng)下的，為了實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)的安全可靠性而專門設(shè)計(jì)的，對(duì)系統(tǒng)的構(gòu)成要素及實(shí)施環(huán)境進(jìn)行專項(xiàng)化管理的控制。具體的可劃分為：

(1)系統(tǒng)開發(fā)和維護(hù)的控制。其中控制的內(nèi)容主要包括系統(tǒng)開發(fā)前的可行性研究，另外，從系統(tǒng)的開發(fā)、維護(hù)的后續(xù)成本費(fèi)用考慮，還要做好成本的期初預(yù)算等。

(2)組織與管理控制。所謂組織與管理控制就是要適當(dāng)?shù)剡M(jìn)行職能分工，明確各會(huì)計(jì)人員的崗位職責(zé)，對(duì)每個(gè)崗位設(shè)置權(quán)限控制以防止處理業(yè)務(wù)時(shí)的不正當(dāng)干擾，并能降低會(huì)計(jì)人員的操作錯(cuò)誤及舞弊行為產(chǎn)生的可能性。

(3)系統(tǒng)操作環(huán)境控制。對(duì)于系統(tǒng)操作，要明確職責(zé)、操作程序、使用方法和注意事項(xiàng)等。企業(yè)要派專人對(duì)專項(xiàng)設(shè)備進(jìn)行定期的維護(hù)，保證系統(tǒng)軟件的正常運(yùn)行及數(shù)據(jù)的完整呈現(xiàn)，且要對(duì)系統(tǒng)操作制定審批程序，以保證日后審計(jì)工作的正常開展。

(4)系統(tǒng)安全控制。安全控制是指采用各種方法對(duì)計(jì)算機(jī)的存儲(chǔ)數(shù)據(jù)進(jìn)行保護(hù)，以防數(shù)據(jù)被更改、損壞甚至外泄。其中，內(nèi)控管理主要應(yīng)包括對(duì)系統(tǒng)的硬件、軟件、數(shù)據(jù)資源及系統(tǒng)入侵防范的內(nèi)部控制。

2.1.2 會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)下企業(yè)的應(yīng)用控制

會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)下的應(yīng)用控制是針對(duì)具體的數(shù)據(jù)處理活動(dòng)而設(shè)計(jì)的。其大致包括數(shù)據(jù)輸入、計(jì)算機(jī)處理及數(shù)據(jù)輸出控制三大子類。

(1)數(shù)據(jù)輸入控制。在會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)下，會(huì)計(jì)信息的正確輸入十分重要，只有會(huì)計(jì)人員將審核無(wú)誤的原始憑證按照所涉及的經(jīng)濟(jì)類別進(jìn)行輸入，才能保證后續(xù)憑證及報(bào)表的正確編制。因此，這就是新形勢(shì)下企業(yè)財(cái)務(wù)內(nèi)控的著力點(diǎn)。

(2)計(jì)算機(jī)處理控制。計(jì)算機(jī)處理是顯著優(yōu)越于傳統(tǒng)會(huì)計(jì)的一大標(biāo)志。其可通過(guò)企業(yè)初始化的設(shè)置進(jìn)行系統(tǒng)智能的處理，其中主要包括登帳條件檢驗(yàn)、防錯(cuò)、出錯(cuò)、糾錯(cuò)等的內(nèi)部控制。

(3)數(shù)據(jù)輸出控制。數(shù)據(jù)的輸出主要包括數(shù)據(jù)的查詢、紙質(zhì)賬本的打印等具體形式。由于會(huì)計(jì)憑證及會(huì)計(jì)報(bào)表的重要性，財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)輸出內(nèi)部控制的主要目的就是保證各項(xiàng)數(shù)據(jù)輸出的正確，并應(yīng)積極致力于采取相應(yīng)的措施防止偶然性或人為過(guò)錯(cuò)的發(fā)生。

對(duì)于會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)下的內(nèi)控管理除了應(yīng)包括上述兩點(diǎn)外，還應(yīng)包括會(huì)計(jì)檔案制度控制及內(nèi)部審計(jì)控制等具體環(huán)節(jié)，在這里不一一贅述。

2.2 會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)下內(nèi)控管理的具體要求

會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的運(yùn)行對(duì)企業(yè)的內(nèi)部控制管理提出了新的具體要求。

2.2.1 財(cái)經(jīng)法規(guī)的要求

2.2.2 信息準(zhǔn)確性及信息化的要求

電算化系統(tǒng)下所有信息的報(bào)送，包括記賬、報(bào)賬、各項(xiàng)成本分析及編制報(bào)表等都是基于原始數(shù)據(jù)的輸入，因此，會(huì)計(jì)電算化更加關(guān)注的是信息準(zhǔn)確性的內(nèi)控審核管理，另外企業(yè)對(duì)于數(shù)據(jù)信息化的安全性管理也要加強(qiáng)。

2.2.3 操作人員的職能要求

如今，網(wǎng)上報(bào)稅、網(wǎng)絡(luò)開具發(fā)票、電子簽章等技術(shù)已經(jīng)普遍得到應(yīng)用，傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)人員已經(jīng)轉(zhuǎn)變?yōu)榧?cái)務(wù)人員、系統(tǒng)操作員和系統(tǒng)管理員于一身的綜合人才，再加上企業(yè)對(duì)管理會(huì)計(jì)一職的重視而使會(huì)計(jì)的職能更加深化。由此可見，只有加強(qiáng)內(nèi)控管理，才能盡量避免財(cái)務(wù)人員由于不適應(yīng)新的工作環(huán)境而發(fā)生較大錯(cuò)誤。

3 會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)下現(xiàn)存的內(nèi)控問題

3.1 從內(nèi)控制度角度分析

會(huì)計(jì)電算化的內(nèi)控制度不健全，使其內(nèi)控工作無(wú)法切實(shí)展開。在傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)手工記賬模式下，企業(yè)對(duì)其的內(nèi)控管理就不完善，存在一些不足。然而，隨著會(huì)計(jì)電算化的深入發(fā)展，其現(xiàn)實(shí)意義的貢獻(xiàn)巨大，但考慮到以往的內(nèi)控管理制度就不太健全，更何談新形勢(shì)下的制度問題，從而導(dǎo)致新的管理問題的重復(fù)出現(xiàn)。

3.2 從組織結(jié)構(gòu)角度分析

財(cái)務(wù)人員的組成變動(dòng)給內(nèi)控管理帶來(lái)了困難。電算化系統(tǒng)下，會(huì)計(jì)部門中不僅需要做賬的會(huì)計(jì)人員，更需要電算化軟件研發(fā)及計(jì)算機(jī)系統(tǒng)維護(hù)人員，這使得部門內(nèi)的人員組成發(fā)生了變化，再加上計(jì)算機(jī)應(yīng)用環(huán)境的復(fù)雜性，導(dǎo)致內(nèi)控難度加大。

隨著研究門類的增長(zhǎng)和多樣化，愛丁堡大學(xué)也在逐漸擴(kuò)大校區(qū)，現(xiàn)在已有6個(gè)主要校區(qū)。中心校區(qū)（Central Area）是愛丁堡大學(xué)最古老的校區(qū)，著名的舊學(xué)院（Old College）就坐落在這里。中心校區(qū)興建于1789年，由著名建筑家羅伯特·亞當(dāng)設(shè)計(jì)，而此前愛丁堡大學(xué)并沒有專屬的校園。舊學(xué)院位于愛丁堡老城的南橋街，現(xiàn)在是法學(xué)院等學(xué)院的所在地，附近有著名的蘇格蘭國(guó)家博物館。

3.3 從系統(tǒng)信息角度分析

3.3.1 電算化實(shí)現(xiàn)了自動(dòng)化及程序化，但給內(nèi)控帶來(lái)了困難

手工做賬時(shí)，每個(gè)具體的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)都有指定的人員專項(xiàng)的進(jìn)行審核、蓋章，這樣可以確保信息的真實(shí)可靠性。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用，其雖幫助會(huì)計(jì)人員減少了工作強(qiáng)度，但也可能由于會(huì)計(jì)人員沒有參加系統(tǒng)初始化設(shè)置而不懂信息系統(tǒng)中

憑證和報(bào)表之間的邏輯關(guān)系，從而不能為企業(yè)提供較為準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)。

3.3.2 弱化了數(shù)據(jù)之間的牽制作用，給內(nèi)控工作增加了難度

電算化的應(yīng)用使得會(huì)計(jì)人員由當(dāng)初的手工記賬、手工報(bào)稅、手工報(bào)表發(fā)展到如今的只對(duì)審核無(wú)誤的原始憑證進(jìn)行收集、審核、編碼及輸入，隨后的記錄、加工直到報(bào)表的生成全由計(jì)算機(jī)自動(dòng)完成。也正是由于計(jì)算機(jī)的智能化，它所生成的總帳、明細(xì)賬、余額表等都是相互匹配的，這就使得賬賬相符失去了實(shí)際的意義，從而弱化了數(shù)據(jù)間的牽制作用。

3.3.3 現(xiàn)行的系統(tǒng)存在信息加工的舞弊性，忽略內(nèi)控存在的現(xiàn)實(shí)意義

據(jù)實(shí)際相關(guān)調(diào)查發(fā)現(xiàn)，會(huì)計(jì)業(yè)界現(xiàn)存的會(huì)計(jì)信息失真問題，普遍是在授意、指使或強(qiáng)令的情況下進(jìn)行的。正是由于商人的逐利性，才會(huì)導(dǎo)致信息在加工及輸出時(shí)存在舞弊現(xiàn)象，但基于個(gè)別人員是上層管理人員，因此，內(nèi)控工作無(wú)法切實(shí)展開。

3.3.4 網(wǎng)絡(luò)的開放性使信息存在安全隱患，并且給內(nèi)控管理帶來(lái)了困難

計(jì)算機(jī)的硬件選配不當(dāng)會(huì)給企業(yè)的系統(tǒng)工作環(huán)境造成阻礙。另外，企業(yè)缺少對(duì)系統(tǒng)的日常維護(hù)、對(duì)數(shù)據(jù)的備份管理及對(duì)非法訪問、系統(tǒng)故障、病毒入侵等的應(yīng)急管理預(yù)案，一旦出現(xiàn)上述事件，企業(yè)的內(nèi)部信息將會(huì)丟失、篡改或遭致嚴(yán)重破壞，這不僅使會(huì)計(jì)信息面臨安全風(fēng)險(xiǎn)，也將企業(yè)置于安全隱患之中。

4 會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)下內(nèi)控管理的完善措施

現(xiàn)針對(duì)會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)下現(xiàn)存的內(nèi)控問題，給出幾點(diǎn)完善的內(nèi)控舉措已備參考。

4.1 加強(qiáng)內(nèi)控制度的執(zhí)行力

對(duì)于會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)下內(nèi)控制度的相關(guān)內(nèi)容，在本文的第二部分已作介紹。企業(yè)應(yīng)針對(duì)具體內(nèi)容制定進(jìn)一步的完善制度，其中包括對(duì)數(shù)據(jù)的控制制度，對(duì)會(huì)計(jì)信息的監(jiān)督制度，對(duì)數(shù)據(jù)的等級(jí)管理制度，內(nèi)部審計(jì)制度等，只有對(duì)照實(shí)際，一一修訂，才能為企業(yè)內(nèi)控的實(shí)施提供制度保障。

4.2 提高領(lǐng)導(dǎo)干部的執(zhí)行能力，并強(qiáng)化會(huì)計(jì)人員職能

強(qiáng)化內(nèi)控管理制度對(duì)企業(yè)的生存、發(fā)展意義重大。首先，企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)給予高度重視，出現(xiàn)個(gè)人利益行為時(shí)，其他的領(lǐng)導(dǎo)要進(jìn)行牽制和制約，以保障內(nèi)控的有效實(shí)施。另外，要強(qiáng)化各會(huì)計(jì)人員的職能，始終堅(jiān)持“不相容崗位相分離”原則，這樣，才能使會(huì)計(jì)人員之間形成無(wú)形的牽制，從而更有利于內(nèi)控制度發(fā)揮其最大效能。

4.3 加強(qiáng)企業(yè)的信息系統(tǒng)及安全性能管理

企業(yè)務(wù)必要加強(qiáng)信息的安全性能管理及提高安全管理的危機(jī)意識(shí)，建立相關(guān)的安全風(fēng)險(xiǎn)防范體系，以保證系統(tǒng)環(huán)境的實(shí)用性、安全性和便捷性。從短期來(lái)看，企業(yè)信息系統(tǒng)的日常安全管理會(huì)增加額外的費(fèi)用，但其在緊急突發(fā)事件發(fā)生時(shí)，安全管理人員將會(huì)發(fā)揮最大的防御作用，因此，企業(yè)在電算化下對(duì)信息的安全性內(nèi)控管理至關(guān)重要。

4.4 建立內(nèi)部的會(huì)計(jì)信息監(jiān)督體系

強(qiáng)化內(nèi)審的重要作用，建立完善的審核責(zé)任中心系統(tǒng)架構(gòu)，并積極發(fā)揮內(nèi)部審計(jì)的監(jiān)督職能，使舞弊現(xiàn)象泯滅于萌芽之中。企業(yè)的內(nèi)審能夠?qū)?huì)計(jì)電算化系統(tǒng)下業(yè)務(wù)處理的方式，以及內(nèi)控制度的實(shí)施等進(jìn)行有效地評(píng)定，并根據(jù)審計(jì)出來(lái)的問題，加以分析解決，從而實(shí)現(xiàn)其對(duì)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)資料、企業(yè)運(yùn)營(yíng)狀況的審計(jì)，最終達(dá)到完善會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)下內(nèi)控管理制度的作用。

5 結(jié)語(yǔ)

企業(yè)要在會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)下對(duì)財(cái)務(wù)的內(nèi)控管理工作進(jìn)行審時(shí)度勢(shì)的分析，以面對(duì)當(dāng)今經(jīng)濟(jì)環(huán)境下的競(jìng)爭(zhēng)與挑戰(zhàn)，希望本文的撰寫能夠?yàn)闃I(yè)內(nèi)人員提供一些理論或?qū)嵺`上的借鑒。

[1] 龔顯益．論會(huì)計(jì)電算化內(nèi)部控制存在的問題及對(duì)策[J]．金融經(jīng)濟(jì)，2014(08)．

[2] 董俐俐．會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)下企業(yè)內(nèi)部控制問題研究[J]．行政事業(yè)資產(chǎn)與財(cái)務(wù)，2014(36)．

[3] 王萍．關(guān)于電算化條件下內(nèi)部控制問題的探討[J]．會(huì)計(jì)師，2014(15)．

[4] 張琳琳，邵華清．會(huì)計(jì)電算化下內(nèi)部控制研究[J]．商業(yè)經(jīng)濟(jì)，2014(04)．

F275

A

2096-0298(2015)04(a)-176-03

陳圓(1961-)，女，漢族，浙江杭州市人，副教授，主要從事會(huì)計(jì)電算化研究。