會計分崗位綜合模擬實訓(xùn)在ERP環(huán)境下的教學(xué)組織與實施

劉蕾

會計分崗位綜合模擬實訓(xùn)在ERP環(huán)境下的教學(xué)組織與實施

劉蕾

一、課程的組織形式和主要特點

會計分崗位綜合模擬實訓(xùn)有別于普通的會計綜合實訓(xùn)，教學(xué)采用“角色扮演、崗位仿真”的實驗教學(xué)模式。在模擬實訓(xùn)中，每個小組5位成員組成一個模擬企業(yè)，其中4位成員組成企業(yè)的財務(wù)部門具體包括：會計主管、成本費用會計、應(yīng)收應(yīng)付會計和出納；其他所有職能部門統(tǒng)稱為業(yè)務(wù)部門，由1位成員擔(dān)任業(yè)務(wù)員負(fù)責(zé)相應(yīng)工作。同時還設(shè)立一個模擬銀行：協(xié)助模擬企業(yè)完成收付結(jié)算，提供給企業(yè)相應(yīng)收支業(yè)務(wù)的單據(jù)，并提供銀行對賬單。

同時，在電算化實訓(xùn)的這一側(cè)面，本實訓(xùn)課程也有非常鮮明的特點。隨著經(jīng)濟的發(fā)展，會計人員不僅需要掌握主流會計軟件的操作，包括日常業(yè)務(wù)的處理、期末轉(zhuǎn)賬、記賬與結(jié)賬和UFO報表等，也需要掌握內(nèi)控管理要求不高的小企業(yè)電算化系統(tǒng)的實施，幫助小企業(yè)從手工賬轉(zhuǎn)為電腦賬。有效的實施ERP，不僅需要實施設(shè)計人員具有較高的ERP操作技能，還需要實施設(shè)計人員了解企業(yè)的經(jīng)營管理和內(nèi)部控制制度。因此，我們將企業(yè)核算體系的建立即ERP系統(tǒng)的實施作為教學(xué)的重點和難點。

二、實訓(xùn)模擬企業(yè)ERP實施的總體方案

1.企業(yè)調(diào)研：企業(yè)各個部門的業(yè)務(wù)流程初步了解，能收集到各個部門業(yè)務(wù)流的所有單據(jù)，了解企業(yè)的管理需求。

2.流程擬定：將企業(yè)的業(yè)務(wù)流程結(jié)合ERP系統(tǒng)擬定出一個符合企業(yè)需求的業(yè)務(wù)流程，能在系統(tǒng)中得到合理的體現(xiàn)。

3.編碼原則：制定企業(yè)應(yīng)用ERP的基本原則，其中包括物料的編碼原則、供應(yīng)商、客戶的編碼原則等。

4.資料收集：主要的目的是企業(yè)的人員在熟悉了各項編碼原則的基礎(chǔ)上，收集企業(yè)應(yīng)用ERP管理所需要的基本資料，包括物料資料、供應(yīng)商、客戶、部門、人員等收集。

5.期初導(dǎo)入：主要的目的是搜集ERP系統(tǒng)上線的期初數(shù)據(jù)，錄入ERP系統(tǒng)。

在模擬實訓(xùn)中，我們將上述五個步驟進行了整理歸納，講上述5部分成兩大步驟：第一步：收集整理企業(yè)的主要管理目標(biāo)和業(yè)務(wù)流程，即步驟1、2。第二步；企業(yè)核算系統(tǒng)的建立，或者叫ERP系統(tǒng)初始化，即步驟3、4、5。以下對這兩大步驟的具體做法進行詳細(xì)闡述。

三、模擬企業(yè)在ERP實施中的主要管理目標(biāo)和業(yè)務(wù)流程

為了更好的讓學(xué)生通過實訓(xùn)理解軟件功能，在制定ERP具體實施方案時，我們對某些內(nèi)控要求作出原則上的約定，而對于其他對管理和核算影響較小的方面給予一定的自由度，鼓勵每組成員制定出個性化的方案，有利于相互比較和學(xué)習(xí)。

主要約定和業(yè)務(wù)流程如下：

（一）啟用模塊

開啟的主要模塊包括總賬、應(yīng)收應(yīng)付、UFO報表。啟用的管理模塊需要滿足企業(yè)的需求，和企業(yè)目前前期資料的準(zhǔn)備情況?？紤]到職工薪酬和固定資產(chǎn)在模擬實訓(xùn)（賬期一個月）中遇到的業(yè)務(wù)少，而模塊由于期初建賬涉及到的原始資料太多，錄入時間較長，為縮短建賬時間所以沒有開啟。薪資和固定資產(chǎn)業(yè)務(wù)可以通過EXCEL表格輔助完成。

（二）為操作員賦權(quán)

為操作員賦權(quán)是企業(yè)內(nèi)控管理的一個重要的落腳點。大中型企業(yè)業(yè)務(wù)多，控制嚴(yán)格，崗位分工細(xì)致，這種情況下，企業(yè)可以選擇三級控制方式，即功能級權(quán)限、數(shù)據(jù)級權(quán)限、金額級權(quán)限配合使用，發(fā)揮ERP-U8精細(xì)管理的強大功能；小型企業(yè)業(yè)務(wù)少，崗位分工不細(xì)，這種情況下，只需進行功能級權(quán)限設(shè)置即可滿足管理需要，沒有必要再進行詳細(xì)的數(shù)據(jù)權(quán)限、金額權(quán)限設(shè)置。

為操作員所賦權(quán)限必須符合實訓(xùn)中模擬企業(yè)的內(nèi)控要求，保證各崗位順利完成其工作。

（三）主要業(yè)務(wù)流程

企業(yè)管理和內(nèi)部控制的是通過業(yè)務(wù)操作流程實現(xiàn)的。生產(chǎn)企業(yè)比較核心的業(yè)務(wù)是采購、生產(chǎn)和銷售。由于沒有開啟成本核算及供應(yīng)鏈模塊，所以我們僅對對模擬企業(yè)的銷售業(yè)務(wù)操作流程和采購業(yè)務(wù)操作流程這兩類重點業(yè)務(wù)進行了約定。以銷售收款業(yè)務(wù)為例，我們做了如下操作流程規(guī)定：

以發(fā)貨開票收款為例，描述銷售與收款業(yè)務(wù)的線上線下操作：（1）按照訂單出庫，業(yè)務(wù)人員辦理相關(guān)出庫手續(xù)（以完成出庫單相關(guān)人員簽字代替）；（2）業(yè)務(wù)人員申請開具增值稅專用發(fā)票：會計主管根據(jù)出庫單開具發(fā)票，將發(fā)票抵扣聯(lián)和發(fā)票聯(lián)交業(yè)務(wù)人員；（3）出庫單財務(wù)聯(lián)和發(fā)票記賬聯(lián)交應(yīng)收應(yīng)付會計，應(yīng)收應(yīng)付會計審查無誤后，在ERP應(yīng)收管理系統(tǒng)中錄入專用發(fā)票，并審核制單；（4）銷售人員將收取的該筆業(yè)務(wù)的轉(zhuǎn)賬支票交出納，出納審查后手工填寫銀行進賬單連同支票交送銀行托收；（5）出納將銀行轉(zhuǎn)來的收賬通知交應(yīng)收應(yīng)付會計；（6）應(yīng)收應(yīng)付會計在ERP應(yīng)收管理系統(tǒng)中錄入收款單，并審核制單；（7）應(yīng)收應(yīng)付會計將專用發(fā)票與收款單核銷；（8）出庫單傳成本會計進行銷售成本核算。

銷售業(yè)務(wù)僅指對企業(yè)存貨的銷售，固定資產(chǎn)等資產(chǎn)出售操作流程另作約定。

（四）其他管理要求

管理費用進行部門考核。

四、按照企業(yè)管理和會計核算需要建立企業(yè)核算體系

教師引導(dǎo)學(xué)生了解了企業(yè)的管理和內(nèi)控要求后，接下來指導(dǎo)學(xué)生收集企業(yè)基礎(chǔ)信息，建立企業(yè)核算體系，即完成ERP的初始化。

在通常的ERP教材及實訓(xùn)教材中，都詳細(xì)列出了會計核算體系建立的步驟，并且所需要的所有信息都以表格的方式詳細(xì)羅列出來，包括編碼。學(xué)生在實訓(xùn)過程中，不需要進行應(yīng)用分析，只需要把信息在對應(yīng)的系統(tǒng)模塊中錄入即可，成為一名“錄入員”?！稌嫹謲徫痪C合模擬》教材中，并未列出ERP建賬的步驟，相關(guān)的財務(wù)資料也僅僅以普通的手工賬實訓(xùn)教材的樣式給出。學(xué)生需要在老師的引領(lǐng)下，把企業(yè)的財務(wù)信息重新整合，收集在系統(tǒng)設(shè)置、基礎(chǔ)設(shè)置、總賬系統(tǒng)初始化以及應(yīng)收應(yīng)付管理系統(tǒng)初始化中所需要的相關(guān)數(shù)據(jù)和資料，在ERP中完成初始化。在初始化的各個階段，根據(jù)難易程度，教師針對學(xué)生的能力和實訓(xùn)目標(biāo)，給學(xué)生獨立判斷、教師提示、教師指導(dǎo)三個層次進行。

（一）系統(tǒng)設(shè)置

系統(tǒng)設(shè)置通常包括兩個部分，一個是建立賬套，一個是操作員設(shè)置。在進行操作員設(shè)置和權(quán)限設(shè)置時，通常學(xué)生會遇到如下問題：業(yè)務(wù)人員是否需要增加為ERP的操作員？會計主管是否就是賬套主管等？教師可引導(dǎo)學(xué)生根據(jù)模擬企業(yè)的會計各崗位工作內(nèi)容以及相應(yīng)的管理要求，對4位會計人員進行角色和權(quán)限的劃分。在此基礎(chǔ)上，對操作員權(quán)限更精細(xì)的劃分可由學(xué)生自由決定。

（二）基礎(chǔ)設(shè)置與總賬系統(tǒng)初始化

基礎(chǔ)設(shè)置往往由企業(yè)的管理需要決定的?；A(chǔ)設(shè)置也說是與所啟用的模塊功能、輔助核算等密切相關(guān)，倒推出應(yīng)設(shè)置哪些基礎(chǔ)檔案。

1.與輔助核算相關(guān)的基礎(chǔ)檔案設(shè)置。在基礎(chǔ)設(shè)置時是否要進行人員分類，是否添加人員檔案呢？我們在實訓(xùn)中并未給出硬性要求。教師可在此環(huán)節(jié)提示學(xué)生增加人員檔案的目的是什么，由學(xué)生自行判斷是否需要添加。與此類似的基礎(chǔ)檔案設(shè)置方法通常可以用于其他一些常見的項目。

2.開啟應(yīng)收應(yīng)付管理系統(tǒng)需要增加的基礎(chǔ)檔案設(shè)置。正確順利的錄入存貨檔案需要事先做幾個準(zhǔn)備工作，包括存貨是否分類、計量單位組及計量單位的錄入等，教師可以進行適當(dāng)?shù)奶崾?。是否對存貨進行分類？如何分類？錄入存貨檔案時，還需要使用存貨的計量單位，如何設(shè)置計量單位組與計量單位呢？教師可以提示學(xué)生在模擬企業(yè)的會計資料中查找相關(guān)的依據(jù)。

3.實現(xiàn)出納管理所需要增加的基礎(chǔ)檔案設(shè)置。根據(jù)模擬企業(yè)出納的崗位工作內(nèi)容以及業(yè)務(wù)流程要求，出納需完成出納簽字、登記支票領(lǐng)用登記簿以及銀行對賬等工作，要在ERP系統(tǒng)中實現(xiàn)上述功能，需要進行怎樣的設(shè)置呢？教師并未給出直接答案，而是引導(dǎo)學(xué)生進行設(shè)置。

（三）應(yīng)收款應(yīng)付款管理系統(tǒng)初始化

1.參數(shù)設(shè)置。教師提示學(xué)生根據(jù)模擬企業(yè)應(yīng)收應(yīng)付款管理要求進行設(shè)置。例如壞賬計提方法，預(yù)警期間等。

2.會計科目設(shè)置。會計科目設(shè)置正確與否直接影響到會計核算是否正確，此時教師進行引導(dǎo)學(xué)生考慮設(shè)置會計科目與會計憑證之間的關(guān)系，如何利用U8的精細(xì)化管理，將會會計科目設(shè)置得科學(xué)合理，使用時便利快捷。例如應(yīng)收系統(tǒng)的銷售收入科目，可進入產(chǎn)品科目設(shè)置按照企業(yè)的庫存商品品種進行設(shè)置；應(yīng)付系統(tǒng)的采購科目，按照企業(yè)核算外購材料和低值易耗品采用計劃成本核算，而包裝物采用實際成本法核算的要求，應(yīng)進入產(chǎn)品科目設(shè)置按存貨品種對采購科目進行設(shè)置。

3.期初數(shù)據(jù)錄入。期初數(shù)據(jù)錄入時，需要正確選擇單據(jù)類型和會計科目。此時教師反復(fù)提示學(xué)生：錄入的單據(jù)類型、會計科目等信息與總賬系統(tǒng)的關(guān)系，由學(xué)生選擇相應(yīng)的單據(jù)和會計科目。

經(jīng)過上述步驟，基本完成了ERP系統(tǒng)的初始化，企業(yè)核算體系建立起來后，即可開始模擬賬期的會計處理。在后續(xù)日常業(yè)務(wù)、期末業(yè)務(wù)以及UFO報表等操作中，可以對上述初始化工作的正確性進行檢驗。對出現(xiàn)的各種問題，教師可進行引導(dǎo)、提示，必要時進行示范操作。

五、課程未來的發(fā)展方向

會計分崗位綜合模擬實訓(xùn)在用友U8環(huán)境下教學(xué)已經(jīng)實施了2個學(xué)年，課程貼近實際會計工作環(huán)境，將會計崗位實訓(xùn)與會計電算化實訓(xùn)有機的結(jié)合起來，“倒推式”的電算化實施很好的提升了學(xué)生ERP軟件的應(yīng)用和理解水平，一直受到學(xué)生的好評。由于教學(xué)設(shè)置的原因，實訓(xùn)中我們并沒有啟用供應(yīng)鏈，模擬崗位中的“業(yè)務(wù)人員”角色并沒有參與到ERP的操作中來。課程后續(xù)開發(fā)中，我們會嘗試將供應(yīng)鏈與財務(wù)會計模塊進行銜接，讓5位小組成員都參與其中，真正全景展現(xiàn)出企業(yè)的工作環(huán)境，給學(xué)生帶來更真實的工作體驗。

（作者單位：浙江經(jīng)貿(mào)職業(yè)技術(shù)學(xué)院）