檔案管理中存在的問題及對策

羅許慧

（華中師范大學(xué)第一附屬中學(xué)，武漢 430223）

檔案是員工相關(guān)信息的重要來源，單位可以通過員工檔案了解員工之前的工作學(xué)習(xí)情況?？梢哉f，檔案是單位進(jìn)行考核提升、職責(zé)匹配的重要參考。合理完善檔案制度，對員工潛力發(fā)掘起著基礎(chǔ)和重要的作用。隨著我國人事制度的不斷完善，事業(yè)單位檔案管理工作也日漸規(guī)范化?；诖?，借助對事業(yè)單位檔案管理工作中存在的問題進(jìn)行分析，并提出針對性的解決建議，以期能促進(jìn)檔案管理工作的順利進(jìn)行。

1 日常檔案管理中存在的主要問題分析

1.1 對檔案管理工作重要性的認(rèn)識不強(qiáng)

檔案工作是一項(xiàng)靜態(tài)的工作。長期以來，部分領(lǐng)導(dǎo)干部對檔案工作存在一定的誤解，認(rèn)為檔案工作就是文字工作，就是簡單的文案管理，檔案管理工作不能像其他工作一樣給單位帶來直接的經(jīng)濟(jì)或政績效益。所以，只要遵守規(guī)章制度，才能不求創(chuàng)新與完善。此外，部分領(lǐng)導(dǎo)往往輕視檔案工作，最終導(dǎo)致該項(xiàng)工作長期處于被動靜止的狀態(tài)，難以高質(zhì)量地為人才匹配、人才提升等組織團(tuán)隊(duì)建設(shè)服務(wù)。

1.2 管理水平比較低，管理方式較落后

一方面，由于我國從事檔案管理工作的人員大部分是直接上崗的，沒有經(jīng)過專業(yè)的技能培訓(xùn)，管理人員往往缺乏專業(yè)知識和方法，對檔案內(nèi)容、要求和材料的收集、歸檔、整理等業(yè)務(wù)并不熟練。加上管理人員缺乏工作熱情，對檔案管理工作投入的精力不足，影響了檔案管理的效率，降低了檔案管理的水準(zhǔn)；另一方面，在設(shè)備配備上，大多采取簡化、簡易的原則，融閱檔、辦公、倉庫為一體，基礎(chǔ)軟件及硬件設(shè)施不夠完善，管理方式較為粗放。手工操作方式調(diào)閱檔案時(shí)，由于反復(fù)人工調(diào)用原件，造成檔案老化現(xiàn)象嚴(yán)重，直接降低檔案的完整性與安全性。

1.3 檔案管理與檔案應(yīng)用脫離

檔案既有實(shí)證性、原始性，同時(shí)又具有極大的資源效應(yīng)。然而，現(xiàn)實(shí)中檔案變成了一堆死材料。檔案管理只停留在文件上、口頭上，缺乏較強(qiáng)的執(zhí)行力。檔案使用僅僅局限于傳統(tǒng)的查閱方式，并沒有與檔案管理的目標(biāo)相互對應(yīng)，造成檔案資源流失，管理目標(biāo)落空的兩難之處。

1.4 檔案管理信息化程度不高

隨著計(jì)算機(jī)互聯(lián)網(wǎng)的不斷創(chuàng)新、管理手段的不斷更新，檔案信息管理系統(tǒng)已得到普遍推廣，但軟件技術(shù)還缺乏充分挖掘與應(yīng)用，單位只是把個(gè)人基本信息輸入計(jì)算機(jī)，資料查閱、調(diào)閱檔案等仍用人工方式操作。無紙化辦公基本缺乏落實(shí)，現(xiàn)代化的信息管理與應(yīng)用并沒有提高檔案管理的效率，造成檔案管理部門工作效率基本處于靜態(tài)，并沒有因?yàn)橄冗M(jìn)技術(shù)的推廣與應(yīng)用而得以提高。

1.5 檔案資源挖掘和利用力度不強(qiáng)

對檔案工作人員來說，無論是收集整理，還是歸類、保管、查閱，都是為了提供準(zhǔn)確、便捷、完整的人員信息資源，服務(wù)于干部人事調(diào)動、提升等組織安排工作，為人事決策提供有價(jià)值的參考，其目的在于合理有效利用，挖掘人才、激勵(lì)人才、用好人才。同時(shí)，檔案管理還存在著重保密、輕利用的現(xiàn)象，檔案資源挖掘開發(fā)意識較弱。即使是利用，范圍也局限于查閱，查閱的信息僅為簡歷、職稱、工資等基本消息。而且利用的方式不僅單一，并且有門檻，即時(shí)查閱信息也得經(jīng)過審批與核準(zhǔn)，工作處于一種被動服務(wù)的狀態(tài)。重管理、輕服務(wù)使檔案的功能越來越弱化，利用價(jià)值越來越低。

2 新時(shí)期促進(jìn)檔案管理工作的方法研究

2.1 提高單位成員的檔案管理意識

領(lǐng)導(dǎo)要高度重視檔案管理工作，將其納入到日常的管理中，并建立檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，不定期地對檔案管理工作進(jìn)行抽查和監(jiān)督，能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)并想辦法解決問題。建立檔案管理績效考核升級機(jī)制，對檔案工作實(shí)行量化考核指標(biāo)，建立分級分類指導(dǎo)體系，進(jìn)行升降動態(tài)管理，推進(jìn)檔案管理工作的制度化和規(guī)范化。

2.2 提高管理水準(zhǔn)，強(qiáng)化管理力度，提升管理服務(wù)

一方面，定期對檔案管理人員進(jìn)行檔案知識培訓(xùn)，對管檔內(nèi)容、要求和檔案材料的收集、歸檔、整理等業(yè)務(wù)進(jìn)行實(shí)操演練，定期開會強(qiáng)化檔案整理意識。建立績效考核機(jī)制，提升檔案人員工作熱情，吸引檔案管理工作精力投入，提高檔案管理水準(zhǔn)；另一方面，要加大資金投入，配備計(jì)算機(jī)管理設(shè)備。在設(shè)備配備上，引進(jìn)先進(jìn)的硬件與軟件設(shè)備，并按照檔案管理的流程與服務(wù)的流程，進(jìn)行綜合分配單位的資源，提升檔案管理部分在單位資源中分配的權(quán)重，提高現(xiàn)代化的服務(wù)管理水平，有效提高員工的工作效率和服務(wù)意識。

2.3 提升檔案資源的使用價(jià)值與管理相互動

檔案既有實(shí)證性、原始性的作用與功能，又有極大的資源效應(yīng)。一方面，充分利用管理手段，挖掘與利用檔案所提供的人員消息，根據(jù)掌握的信息綜合考核，知人善用，因人而宜；另一方面，檔案管理落到實(shí)處，不停留在文件和口頭上，強(qiáng)化落實(shí)工作，引入大量的監(jiān)督機(jī)制。

2.4 強(qiáng)化檔案管理信息化與現(xiàn)代化建設(shè)

先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)手段應(yīng)用于檔案管理，完善員工信息資源庫，合理利用各種員工潛在資源，使其最大限度地發(fā)揮出效應(yīng)，以達(dá)到提高工作效率和人力資源合理配置目的。推進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化，進(jìn)一步提高檔案管理部門的工作效率，準(zhǔn)確、及時(shí)地傳輸檔案信息，提高人事信息管理的精準(zhǔn)性、時(shí)效性。對檔案實(shí)行信息化系統(tǒng)輔助管理，利用先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備將檔案資料進(jìn)行整理分類、歸納總結(jié)，實(shí)現(xiàn)檔案紙質(zhì)備份與數(shù)據(jù)存儲并存的線上線下模式。同時(shí)，要充分利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)來進(jìn)行創(chuàng)新管理活動，通過網(wǎng)絡(luò)云端系統(tǒng)，向社會提供優(yōu)質(zhì)精準(zhǔn)的員工檔案信息服務(wù)，既方便管理者又提高了工作的效率，并極大地提高檔案的挖掘效率。

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［3］黃慧.淺析公路路政檔案管理工作［J］.檔案天地,2014(9).

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