JIT配送模式在型號(hào)物資供應(yīng)管理中的應(yīng)用

◎西安航天精密機(jī)電研究所 劉少林

JIT配送模式在型號(hào)物資供應(yīng)管理中的應(yīng)用

◎西安航天精密機(jī)電研究所 劉少林

長(zhǎng)期以來(lái)，由于受到物資工作就是“買東西”和“重采購(gòu)、輕管理”思維慣性的影響，航天型號(hào)物資采購(gòu)供應(yīng)工作一直采用“按單采購(gòu)、按單出庫(kù)、按單供應(yīng)”的傳統(tǒng)工作模式。 面對(duì)繁重的科研生產(chǎn)任務(wù)和逐年增長(zhǎng)的經(jīng)濟(jì)指標(biāo)壓力，航天型號(hào)物資采購(gòu)供應(yīng)工作必須與時(shí)俱進(jìn)，正確認(rèn)識(shí)當(dāng)前型號(hào)配套物資的特點(diǎn)，積極探索和實(shí)踐新的途徑，為型號(hào)物資采購(gòu)供應(yīng)工作的發(fā)展注入新動(dòng)力。

從2014年初起，結(jié)合中國(guó)航天電子技術(shù)研究院“好物資”專項(xiàng)工作要求和指導(dǎo)思想，西安航天精密機(jī)電研究所的物資采購(gòu)供應(yīng)工作從過去的領(lǐng)料發(fā)料模式向按需配送模式轉(zhuǎn)變，逐步建立了專業(yè)、安全、高效的型號(hào)物資配送能力，力爭(zhēng)在2015年末全面實(shí)現(xiàn)JIT配送，并在此基礎(chǔ)上達(dá)到物資采購(gòu)供應(yīng)全流程信息化管理。

JIT配送是定時(shí)配送的一種，目的是強(qiáng)調(diào)準(zhǔn)時(shí)，保證物資采購(gòu)供應(yīng)工作能夠?qū)⒄_的物資在指定的時(shí)間、地點(diǎn)交付給使用部門。其主要意義是通過JIT配送推動(dòng)型號(hào)物資采購(gòu)供應(yīng)管理工作在最短的周期內(nèi)快速響應(yīng)，力爭(zhēng)實(shí)現(xiàn)“物資產(chǎn)品質(zhì)量零缺陷、供應(yīng)進(jìn)度零等待、物資費(fèi)用零浪費(fèi)、物資信息全追溯”，從而達(dá)到對(duì)型號(hào)物資的質(zhì)量、進(jìn)度和成本的有效保證。

一、JIT配送模式的構(gòu)建

1．確定配送方案

通過對(duì)物資需求、計(jì)劃采購(gòu)、下廠驗(yàn)收、入廠復(fù)驗(yàn)、保管儲(chǔ)存、下料加工、出庫(kù)發(fā)放等具體業(yè)務(wù)流程的詳細(xì)梳理，研究所對(duì)JIT配送模式進(jìn)行了策劃，重點(diǎn)就配送的主要目的、依據(jù)、范圍、工作流程、資源、人員崗位和職責(zé)等方面進(jìn)行了規(guī)定與闡述，同時(shí)形成了《型號(hào)物資JIT配送策劃方案》，并組織科研生產(chǎn)、工藝技術(shù)、質(zhì)量檢驗(yàn)、財(cái)務(wù)等相關(guān)部門進(jìn)行了評(píng)審，為后續(xù)JIT配送工作的開展奠定了基礎(chǔ)，明確了方向。

2．配送依據(jù)

一是物資采購(gòu)供應(yīng)備料指令。以往研究所下達(dá)的型號(hào)物資備料指令信息不全面，只是籠統(tǒng)地明確物資備料的整體套數(shù)和齊套計(jì)劃節(jié)點(diǎn)，沒有考慮在制品和齊套庫(kù)零(組)件數(shù)量信息情況，出現(xiàn)部分物資重復(fù)占用或采購(gòu)的現(xiàn)象。JIT配送模式試運(yùn)行期間，研究所制定了產(chǎn)品生產(chǎn)及物資配送計(jì)劃單，要求備料指令下達(dá)部門必須按型號(hào)項(xiàng)目明確物資需求，在物資計(jì)劃調(diào)度員進(jìn)行評(píng)估后建立臺(tái)賬，對(duì)JIT配送的輸入輸出做到“有賬可依、有據(jù)可查”。同時(shí)杜絕了主制車間隨意領(lǐng)料或補(bǔ)料的現(xiàn)象，為確保型號(hào)物資需求采購(gòu)計(jì)劃的準(zhǔn)確性和物資信息的可追溯性奠定了基礎(chǔ)。

二是物資需求定額。在工藝技術(shù)部門提供的物資材料消耗工藝定額基礎(chǔ)上，物資部門依據(jù)物資質(zhì)量保證、供應(yīng)需求及零件合格率制定合理的物資需求定額。

三是物資報(bào)廢單。對(duì)已配送的物資，使用單位在加工、裝配、調(diào)試等工序中因使用不當(dāng)或出現(xiàn)物資固有質(zhì)量問題而產(chǎn)生的報(bào)廢，需提供檢驗(yàn)部門開具的物資報(bào)廢單后進(jìn)行再次配送。

3．配送模式流程

一是建立JIT配送工作流程，使物資采購(gòu)和供應(yīng)業(yè)務(wù)實(shí)現(xiàn)無(wú)縫銜接。物資計(jì)劃員依據(jù)科研生產(chǎn)部門下發(fā)的產(chǎn)品生產(chǎn)及物資配送計(jì)劃單和型號(hào)物資消耗工藝定額明細(xì)表平衡利庫(kù)，編制物資需求采購(gòu)配送計(jì)劃;物資采購(gòu)員實(shí)施采購(gòu)，辦理入庫(kù)手續(xù);物資計(jì)劃調(diào)度員在物資管理系統(tǒng)中開具電子領(lǐng)料單，傳遞至物資保管員、下料員進(jìn)行發(fā)放和加工;物資配送員負(fù)責(zé)對(duì)出庫(kù)的物資進(jìn)行分類、包裝及裝卸并及時(shí)送達(dá)使用部門現(xiàn)場(chǎng)辦理交接手續(xù);物資計(jì)劃調(diào)度員進(jìn)行活動(dòng)成果總結(jié)評(píng)價(jià)，不斷優(yōu)化配送作業(yè)流程，提高JIT配送工作效率。

二是明確崗位職責(zé)和工作標(biāo)準(zhǔn)，保障JIT配送全面實(shí)施。結(jié)合JIT配送流程和職業(yè)任職資格開發(fā)工作，對(duì)物資計(jì)劃、采購(gòu)、保管、下料、會(huì)計(jì)等崗位職責(zé)重新進(jìn)行明確，使各業(yè)務(wù)崗位之間信息流向清晰。同時(shí)，要使JIT配送效果維持在較高水平，就必須對(duì)業(yè)務(wù)流程進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化管理，根據(jù)配送方案實(shí)施過程中發(fā)現(xiàn)的具體問題，研究所制定了9個(gè)關(guān)鍵活動(dòng)控制點(diǎn)，以明確工作標(biāo)準(zhǔn)和要求。

二、取得的效果及評(píng)價(jià)

1．規(guī)范物資基礎(chǔ)管理工作

研究所根據(jù)研究院型號(hào)物資管理辦法和JIT配送方案的實(shí)施經(jīng)驗(yàn)，發(fā)布了物資配送管理制度，建立了各部門和人員職責(zé)明確、接口清晰、閉環(huán)管理的物資采購(gòu)供應(yīng)業(yè)務(wù)流程，確保了采購(gòu)供應(yīng)工作業(yè)務(wù)透明、過程受控，使物資基礎(chǔ)管理工作得到有效規(guī)范。

2．確保型號(hào)任務(wù)周期

采用JIT配送管理掌握了采購(gòu)供應(yīng)工作的主動(dòng)權(quán)，實(shí)現(xiàn)了物資的集中管控、資源的綜合利用，當(dāng)出現(xiàn)緊急需求和意外延遲時(shí)能夠快速地協(xié)調(diào)各個(gè)部門與型號(hào)的物資需求，滿足緊急需求，避免進(jìn)度風(fēng)險(xiǎn)。同時(shí)，加強(qiáng)對(duì)提供通用類物資供應(yīng)商的JIT協(xié)同等手段的使用，縮短物資采購(gòu)周期，提高了物資供應(yīng)的響應(yīng)速度。研究所2014年型號(hào)物資配送計(jì)劃完成率達(dá)到98.4%，同比提高了約7個(gè)百分點(diǎn);對(duì)物資部門考核項(xiàng)共計(jì)81項(xiàng)，實(shí)際完成79項(xiàng)，考核項(xiàng)完成率為97.53%，全年未因物資采購(gòu)供應(yīng)問題影響科研生產(chǎn)交付進(jìn)度。

3．防范短線物資采購(gòu)供應(yīng)風(fēng)險(xiǎn)

近年來(lái)，從研究所物資采購(gòu)供應(yīng)的實(shí)踐來(lái)看，影響科研生產(chǎn)進(jìn)度的短線物資主要是一些具有特殊用途或是按照特殊工藝要求定制的產(chǎn)品。2014年，研究所通過JIT配送管理加強(qiáng)了對(duì)需求計(jì)劃的評(píng)審管控，使采購(gòu)供應(yīng)工作的控制點(diǎn)前移，并進(jìn)行專業(yè)化的市場(chǎng)、技術(shù)分析，采取了長(zhǎng)周期主動(dòng)備料策略，物資部門專業(yè)化水平得到提高，有效解決了15項(xiàng)短線物資，短線物資年度平均到貨率為79.78%，達(dá)到了年初制定的風(fēng)險(xiǎn)物資管控目標(biāo)。

4．提高物資周轉(zhuǎn)率

建立健全表格化、標(biāo)準(zhǔn)化、制度化、流程化管理，實(shí)現(xiàn)輸入輸出閉環(huán)管理，比對(duì)物資實(shí)際使用消耗量和物資需求定額，強(qiáng)化監(jiān)管力度，為限額配送奠定了良好基礎(chǔ)，使物資重復(fù)占用造成庫(kù)存積壓的現(xiàn)象得以控制，也減少了使用部門隨意領(lǐng)料和補(bǔ)料。同時(shí)JIT配送即進(jìn)即出，提高了物資周轉(zhuǎn)率。研究所2014年初庫(kù)存1567萬(wàn)，年末庫(kù)存降低了304萬(wàn)，庫(kù)存周轉(zhuǎn)率2.80次，與2013年同期(周轉(zhuǎn)率1.70次)相比提高了64.7%，有效減少了流動(dòng)資金的占用。

5．提高人員勞動(dòng)生產(chǎn)率

2014年，研究所負(fù)責(zé)具體配送業(yè)務(wù)的計(jì)劃調(diào)度員和配送員共計(jì)3人，改變了過去生產(chǎn)部門共6人的固定領(lǐng)料工作模式，減少了人工成本。所需物資齊套后由物資計(jì)劃調(diào)度員根據(jù)使用單位的地點(diǎn)和需求時(shí)間對(duì)所有的配送任務(wù)進(jìn)行統(tǒng)籌安排，實(shí)現(xiàn)對(duì)出庫(kù)管理職能的集中管控，做到相同牌號(hào)、規(guī)格的原材料集中出庫(kù)和下料加工，有效減少了人員在等待、動(dòng)作、搬運(yùn)、速度等方面的損耗，批量物資供應(yīng)生產(chǎn)組織時(shí)間從過去的3～7個(gè)工作日降為1～2個(gè)工作日，做到8～16小時(shí)內(nèi)把物資配送到使用現(xiàn)場(chǎng)，提高了勞動(dòng)生產(chǎn)率。

三、后續(xù)工作思路

JIT配送作為物資采購(gòu)供應(yīng)管理的一種模式，不僅要承擔(dān)配送、跟蹤、協(xié)調(diào)等功能，還必須從供應(yīng)鏈的角度出發(fā)實(shí)現(xiàn)上下游協(xié)同配合，從而對(duì)供應(yīng)鏈中形成的實(shí)物流、資金流和信息流進(jìn)行資源的高效調(diào)配，這也是研究所物資信息化提升的方向。針對(duì)其發(fā)展要求，目前研究所物資信息化建設(shè)存在型號(hào)物資基礎(chǔ)數(shù)據(jù)信息不規(guī)范，配套物資占出庫(kù)功能模塊缺乏彈性以及物資采購(gòu)供應(yīng)信息資源整合度低等方面問題。對(duì)此，筆者提出了以下幾點(diǎn)措施。

1．優(yōu)化完善物資管理系統(tǒng)

將JIT配送工作流程固化到物資管理系統(tǒng)中，重新定義物資管理系統(tǒng)中備料計(jì)劃、進(jìn)度查詢、占出庫(kù)等功能模塊;系統(tǒng)要覆蓋可能出現(xiàn)的所有流程，即物資備料計(jì)劃下達(dá)物資部門后，依據(jù)工藝材料消耗表對(duì)型號(hào)物資的配套需求進(jìn)行計(jì)算，生成物資配套清單，利庫(kù)后要鎖定清單中的庫(kù)存物資，統(tǒng)計(jì)物資缺料表生成物資采購(gòu)計(jì)劃，同時(shí)能夠按照單板型號(hào)或數(shù)量轉(zhuǎn)換為JIT配送出庫(kù)單，力爭(zhēng)實(shí)現(xiàn)電子化業(yè)務(wù)覆蓋率和數(shù)據(jù)準(zhǔn)確率100%。

2．統(tǒng)一型號(hào)物資基礎(chǔ)數(shù)據(jù)規(guī)范

物資基礎(chǔ)信息管理是基礎(chǔ)性的工作，是系統(tǒng)任何模塊良好運(yùn)轉(zhuǎn)的前提，依據(jù)中國(guó)航天科技集團(tuán)公司的型號(hào)配套物資分類與代碼文件對(duì)型號(hào)物資基礎(chǔ)數(shù)據(jù)填寫的規(guī)范要求，完善物資管理系統(tǒng)中21類金屬材料、13類非金屬材料、2類復(fù)合材料、10類標(biāo)準(zhǔn)緊固件等物資的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，并進(jìn)行實(shí)時(shí)更新維護(hù)和及時(shí)發(fā)布，為研究所物資信息的互通建立基礎(chǔ)。

3．實(shí)現(xiàn)物資管理系統(tǒng)與其它相關(guān)系統(tǒng)的集成

物資管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)與財(cái)務(wù)管理、綜合經(jīng)營(yíng)管控平臺(tái)等系統(tǒng)的集成融合：利用綜合經(jīng)營(yíng)管控平臺(tái)系統(tǒng)整合物資招標(biāo)、價(jià)格監(jiān)督及采購(gòu)合同審批信息;同時(shí)物資管理系統(tǒng)將采購(gòu)周期、最小起定量、配送計(jì)劃執(zhí)行情況反饋給制造企業(yè)生產(chǎn)過程執(zhí)行管理系統(tǒng);向財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)提供物資采購(gòu)結(jié)算和會(huì)計(jì)報(bào)表信息。通過物資管理系統(tǒng)與其它相關(guān)系統(tǒng)的集成，采購(gòu)供應(yīng)能夠?qū)崿F(xiàn)跨部門相關(guān)業(yè)務(wù)的互聯(lián)互通，對(duì)采購(gòu)供應(yīng)的所有信息數(shù)據(jù)包進(jìn)行有效管理，形成一體化的科研生產(chǎn)管理系統(tǒng)。

JIT配送模式是一種適應(yīng)現(xiàn)代管理要求的采購(gòu)供應(yīng)管理模式。2014年，西安航天精密機(jī)電研究所通過JIT配送模式的運(yùn)營(yíng)實(shí)踐，物資采購(gòu)供應(yīng)工作專業(yè)化程度得到提高，提升了物資采購(gòu)供應(yīng)能力。未來(lái)，研究所要加快推進(jìn)型號(hào)物資信息化建設(shè)，對(duì)物資工作進(jìn)行全過程、全方位管理，建立有效運(yùn)轉(zhuǎn)的物資信息管理機(jī)制并不斷循環(huán)改進(jìn)，以實(shí)現(xiàn)對(duì)質(zhì)量、進(jìn)度、成本的有效保證。?