淺談知識管理在檔案開發(fā)利用中的應(yīng)用

劉英?。ò不沾髮W 230601）

隨著社會現(xiàn)代化的發(fā)展，尤其是信息產(chǎn)業(yè)，大數(shù)據(jù)的崛起，各行各業(yè)的工作方式發(fā)生了顯著的改變，一直閉門造車的檔案管理工作亦無法置身其外。如今資本和知識正在成為經(jīng)濟發(fā)展的主要驅(qū)動力，知識管理的橫空出世，標志著新經(jīng)濟時代管理理念和方法的誕生。知識管理是知識經(jīng)濟時代的組織管理新模式，其作用是利用現(xiàn)有的知識來獲得新的知識，并通過各種知識連續(xù)性和管理連續(xù)性，優(yōu)化業(yè)務(wù)效率管理，提高組織的創(chuàng)新和創(chuàng)造價值的增長，滿足組織的需求，解決組織競爭壓力。因此我們可以把知識管理作為切入點，通過與檔案研究相結(jié)合的做法，引導檔案理論和實踐的工作，實現(xiàn)跨越式的發(fā)展，將檔案事業(yè)帶入前所未有的新時代。

一、目前檔案開發(fā)利用中存在的問題

（一）檔案意識普遍缺乏

首先體現(xiàn)在大多數(shù)檔案工作人員不同程度地存在知識結(jié)構(gòu)老化，滿足于簡單的檔案處理，嚴重制約檔案管理水平的提高。其次是檔案部門往往以保管為宗旨，檔案資源更多的用于接收和靜態(tài)的被動管理，缺乏檔案資源的開發(fā)利用以及創(chuàng)新。此外，由于組織長期忽視檔案工作，領(lǐng)導普遍缺乏對檔案的認知以及缺少對檔案發(fā)展的支持。

（二）檔案管理機制不健全

實際上，在組織中知識管理不僅支持檔案管理，而且還包括對內(nèi)在信息的挖掘和延伸，設(shè)法與組織的發(fā)展宗旨想相呼應(yīng)和匹配，為組織創(chuàng)造出更大的價值?？上У氖谴蠖鄶?shù)組織仍然停留在實體的檔案管理，對檔案只停留在利用檔案信息本身，對共享隱性知識，挖掘和整合知識的工作還遠遠不夠，對知識資源的利用不深入，缺乏對知識資源的有效利用，在檔案部門知識資源的浪費非常普遍。

（三）檔案管理缺乏信息共享

從目前來看，信息文件集中存儲在檔案部門的情況并不多，仍分散在組織的不同地方，沒有意識到所有文件應(yīng)該集中管理。大多數(shù)組織沒有建立良好的知識資源管理的機制用以分享檔案的知識，檔案部門收集到的知識和信息也沒有用來不斷創(chuàng)新和利用，并且沒能順暢有效的傳達到每個部門和個人，當然也就無法實現(xiàn)與其他資源的共享，更加沒有辦法使整個組織的知識資源有效的整合統(tǒng)一。

二、知識管理對檔案工作的啟示

（一）轉(zhuǎn)變檔案管理思想

首先檔案工作者不能死守舊往的工作經(jīng)驗，一定要學習知識管理的理念并融會貫通應(yīng)用到檔案管理的工作當中。還要系統(tǒng)的學習知識管理的應(yīng)用工具，包括數(shù)據(jù)庫、數(shù)據(jù)倉庫、搜索引擎和數(shù)據(jù)建模等，特別是客戶資源建設(shè)與管理方面的企業(yè)資源計劃系統(tǒng)（ERP）、客戶關(guān)系管理系統(tǒng)（CRM）?？傊\用知識管理的體系通過網(wǎng)絡(luò)化，智能化的方式來達到改造檔案管理流程的目的。其次就是提升檔案工作服務(wù)意識，不僅僅是要把服務(wù)對象從檔案文件本身轉(zhuǎn)換為檔案利用者，更重要的是要深刻領(lǐng)悟到服務(wù)兩字的精髓，必須時刻從利用者的角度考慮，向廣大公眾提供專業(yè)性的檔案知識。最后組織經(jīng)營者必須擁有把檔案視為能夠增強組織競爭力的重要戰(zhàn)略資源的信念，這樣才能發(fā)揮檔案工作的潛力，充分利用檔案資源。

（二）注重挖掘檔案的隱性知識

隱性知識是知識管理中一個相當重要的概念，組織只有掌握隱性知識的精髓，使其能夠顯性化才能夠在如今瞬息萬變的信息時代立于不敗之地。同樣在平時的檔案工作中，也可以運用隱形知識的原理深入挖掘檔案資源，擴展檔案的用處。雖然隱性知識一般存在于人的思維之中，很難捕捉也難以具現(xiàn)，但是隨著知識管理理論的不斷發(fā)展和成熟，通過建立良好的組織內(nèi)部知識分享制度以及借助高科技的技術(shù)手段，相信只要檔案工作人員平時多留意，多與其他部門溝通交流，深入挖掘檔案隱藏于字面背后的實際參考價值，檔案工作必然會對組織的發(fā)展進步產(chǎn)生極大的作用。

（三）加強檔案工作與組織內(nèi)其他部門的協(xié)同合作

知識管理中不僅強調(diào)知識上下級的縱向流通，也關(guān)注組織內(nèi)的橫向協(xié)作，在這一點上檔案部門似乎除了收集和接收相關(guān)部門的檔案外，就再也沒有與其它部門發(fā)生交集。如果能夠遵循知識管理中知識流動分享的原則，多參與到其他經(jīng)營部門，市場部門甚至是決策部門的工作中，利用原有以及搜集到的檔案，發(fā)掘分析出組織競爭對手的情報，產(chǎn)品的資料以及市場的走向，就能讓組織做到知己知彼，百戰(zhàn)不殆，還可以協(xié)助組織開發(fā)，制定策略，進而讓組織在市場上具有競爭優(yōu)勢。

（四）促進檔案知識的分享

在組織內(nèi)部，檔案工作者默默無聞，檔案部門也沒有存在感。其實檔案從業(yè)人員平時做了很多辛苦的工作，積累了數(shù)量可觀的知識，只可惜苦于無法分享，只能孤芳自賞，這真是何其浪費。若組織可以借助網(wǎng)絡(luò)化，智能化的知識管理系統(tǒng)大力宣傳檔案部門，甚至可以單獨構(gòu)建一個檔案知識的傳播平臺，通過網(wǎng)上教學，線下培訓的方式分享檔案工作的成果，員工們就可以結(jié)合自身背景創(chuàng)造出屬于自己的個性化知識，為組織的進步添磚加瓦。

（五）向知識管理取經(jīng)，拓寬檔案工作的領(lǐng)域

傳統(tǒng)的檔案工作僅僅局限于檔案本身這一塊，與其他行業(yè)并沒有過多的交集，但從如今的趨勢來看，這種“各人自掃門前雪，不管他人瓦上霜”的局面是不能滿足于利用者的，也是落后于時代的。隨著服務(wù)對象的要求越來越高，需要檔案工作人員把各種相關(guān)學科和行業(yè)背景的知識融合在一起呈現(xiàn)在顧客面前，而知識管理正是這樣一種挖掘知識，創(chuàng)造知識，分享知識，進而利用知識的綜合框架體系，通過借鑒知識管理的相關(guān)理論，相信檔案的服務(wù)領(lǐng)域?qū)尸F(xiàn)出一片新天地。

綜上所述，在知識管理席卷全球組織的浪潮下，檔案工作如何順應(yīng)當前形勢，結(jié)合知識管理走出一條具有檔案自身特色的道路將是以后檔案工作者不懈努力，為之奮斗的長期目標。為此，不僅要充分領(lǐng)會知識管理的核心思想和意義，還要具體把握知識管理的模式和流程，從而把知識管理完美的應(yīng)用于檔案工作之中。由此可見，檔案工作者只有化被動為主動，不斷吸收新的管理理念、改進工作方法、實現(xiàn)由知識的保管者向知識的提供者的轉(zhuǎn)變，才能提升自己的工作價值，擴大檔案工作的影響。

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