規(guī)范分析測試中心實驗室儀器設(shè)備管理進一步提升實驗隊伍管理水平

何　宇　劉成雁　王志嘉遼寧省分析科學(xué)研究院　遼寧沈陽　110015

規(guī)范分析測試中心實驗室儀器設(shè)備管理進一步提升實驗隊伍管理水平

何宇劉成雁王志嘉
遼寧省分析科學(xué)研究院遼寧沈陽110015

摘要：實驗室儀器設(shè)備是科學(xué)實驗的重要資源，同時也是科學(xué)實驗的重要檢測手段。實驗室儀器設(shè)備從采購、使用，乃至到報廢，其間涉及多個中間環(huán)節(jié)，每個中間環(huán)節(jié)執(zhí)行的好壞都會直接影響儀器設(shè)備能否最大限度發(fā)揮作用。因此，如何做好實驗室儀器設(shè)備管理工作、規(guī)范工作流程、提高工作質(zhì)量是一個重要問題。制定以科學(xué)管理儀器設(shè)備為目標(biāo)，以儀器管理職責(zé)與運行機制為研究內(nèi)容，探索出一條組織結(jié)構(gòu)明晰、工作職責(zé)明確、制度健全的儀器管理路徑是實驗室儀器管理的必然要求。

關(guān)鍵詞：實驗室；儀器設(shè)備；科學(xué)管理；工作職責(zé)

實驗室儀器設(shè)備是實驗中最直接、最主要的物質(zhì)基礎(chǔ)和保障，是實驗室實力和發(fā)展?jié)摿Φ捏w現(xiàn)[1]，是教學(xué)、科學(xué)研究、服務(wù)社會重要的檢測手段，它的狀態(tài)直接影響檢驗的效果，是影響檢測結(jié)果的重要因素之一，同時也反映出實驗室管理水平和工作能力。本文將對實驗室儀器設(shè)備管理職責(zé)、觀念、人員進一步梳理，為各實驗室運行提供依據(jù)和實際參考。

1　儀器管理中存在的主要問題

1.1實驗室設(shè)備管理制度是實驗室規(guī)范運行的關(guān)鍵環(huán)節(jié)

個別實驗室工作人員對工作職責(zé)認識不清、定位不明，常常出現(xiàn)工作推諉，制度執(zhí)行力不強，缺少監(jiān)督與績效考核環(huán)節(jié)，結(jié)果導(dǎo)致工作不能順暢進行，嚴重影響工作效果。

1.2儀器設(shè)備管理觀念陳舊

儀器管理是一項系統(tǒng)性的工作，應(yīng)符合ISO/ IEC17025標(biāo)準(zhǔn)體系，儀器設(shè)備管理不僅僅是紙質(zhì)文檔管理和口頭管理，它已經(jīng)遠遠不能滿足現(xiàn)代化、方便化、快捷化的辦公要求，運用計算機與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，能夠在線實現(xiàn)儀器信息的錄入、查詢、打印以及數(shù)據(jù)管理、數(shù)據(jù)分析、系統(tǒng)維護、數(shù)據(jù)上報、數(shù)據(jù)審核等功能[2]，通過科學(xué)管理手段，最大限度發(fā)揮儀器設(shè)備經(jīng)濟和社會效益[3]。

1.3儀器設(shè)備管理人員結(jié)構(gòu)不合理

一般人看來，儀器設(shè)備管理工作就是管些儀器，工作沒有什么含金量，有的單位把要退休或者“想要清閑的人”安排到儀器管理崗位，因此，存在學(xué)歷低、老齡化、思想渙散、工作效率低下的問題。如何激發(fā)他們的創(chuàng)造性，調(diào)動積極性和發(fā)揮能動性來充分發(fā)掘儀器的潛能，力圖構(gòu)建一支精干與實干的儀器管理隊伍[4]，是一個現(xiàn)實問題。

1.4實驗室管理工作人員工作情緒低落

個別同志工作不認真，態(tài)度不端正，沒有認真貫徹設(shè)備管理工作職責(zé)，驗收、調(diào)試“走過場”，檢定校準(zhǔn)不及時等問題屢見不鮮，工作上干好干壞、干多干少一個樣。儀器設(shè)備維修和管理工作是為科研和測試服務(wù)的，某種程度上，給人的感覺是做了大量的輔助性無足輕重的工作，很多儀器維修管理人員在工作上缺少認同感和歸屬感；另外，由于崗位編制的原因，同樣的工作資歷，不同的崗位編制系列收入待遇差距明顯。

2　不斷建立健全儀器管理制度 提高科學(xué)化管理水平

2.1儀器管理職責(zé)

單位分管領(lǐng)導(dǎo)，負責(zé)主抓儀器設(shè)備管理方面工作；儀器設(shè)備管理辦公室主任，負責(zé)日常管理與統(tǒng)籌協(xié)調(diào)工作；資產(chǎn)管理部，主要負責(zé)儀器采購、驗收以及儀器資產(chǎn)清查工作；儀器維修與維護部，主要負責(zé)對儀器設(shè)備日常保養(yǎng)以及故障儀器設(shè)備的維修；儀器設(shè)備檢定與校準(zhǔn)部，主要負責(zé)送檢儀器設(shè)備和組織測試中心實驗室儀器設(shè)備期間核查工作；儀器設(shè)備檔案管理部，對所有與儀器設(shè)備有關(guān)的資料及時收集整理并歸檔，組織結(jié)構(gòu)圖如圖1所示。

圖1　組織結(jié)構(gòu)圖

2.2儀器設(shè)備管理制度

建立健全實驗室儀器管理制度是實驗室儀器規(guī)范管理的重要保障，是儀器設(shè)備各項操作的重要依據(jù)，為了使儀器管理規(guī)范、運行順暢，在儀器設(shè)備管理中制定了《實驗室儀器維修管理辦法》《儀器資產(chǎn)報廢管理辦法》《實驗室儀器檢定與校準(zhǔn)管理辦法》《實驗室儀器檔案管理辦法》《實驗室儀器申購管理辦法》等。

2.3儀器管理工作內(nèi)涵和要求

儀器管理工作要從思想上認真對待、不可松懈，工作中不能有絲毫懈怠的情緒，要嚴格遵守儀器管理規(guī)定和相關(guān)的工作程序認真實施。

(1)儀器設(shè)備調(diào)研論證：在儀器設(shè)備購買前，要經(jīng)過充分的考察論證，寫明申購儀器的必要性，儀器設(shè)備在省內(nèi)使用現(xiàn)狀和分布情況，購買的主要用途，同時參考性能指標(biāo)、價格因素、維修性、安全性、環(huán)保性、節(jié)能性、耗材費用與國內(nèi)外不同廠商間的比較，并且統(tǒng)籌考慮當(dāng)前使用與長遠發(fā)展需要。[5,6]

(2)儀器采購：根據(jù)《政府采購法》和《招標(biāo)法》規(guī)定，采取以公開招標(biāo)、邀請招標(biāo)、競爭性談判、單一來源采購、詢價等方式進行政府采購，本著務(wù)實、節(jié)省、實用的原則使儀器設(shè)備效益最大化。[7,8]

(3)儀器設(shè)備安裝與驗收：對于新購置的儀器設(shè)備，在安裝前，儀器設(shè)備維修與維修部要仔細研究儀器安裝操作指導(dǎo)書，特別是事先做好儀器設(shè)備安裝環(huán)境條件的準(zhǔn)備工作。當(dāng)廠商委派工程師上門安裝，儀器設(shè)備維護與維修部門要在安裝現(xiàn)場配合儀器工程師安裝工作，確保儀器設(shè)備安裝調(diào)試順利完成，在儀器設(shè)備的調(diào)試指標(biāo)達到要求后，實驗主任和儀器設(shè)備管理辦公室主任簽字確認驗收合格。

(4)儀器設(shè)備檢定與校準(zhǔn)：實驗室計量儀器設(shè)備是需要定期檢定與校準(zhǔn)的，只有通過檢定與校準(zhǔn)的儀器設(shè)備才能出具檢測報告。對于常規(guī)實驗室儀器設(shè)備，需要有資質(zhì)的儀器檢驗機構(gòu)出具儀器檢定或校準(zhǔn)證書，對于有些儀器設(shè)備，一般的檢驗機構(gòu)沒有檢定或校準(zhǔn)的能力，也就無法出具相應(yīng)的證書，這就需要實驗室從事該項工作的、經(jīng)驗豐富的人員根據(jù)儀器結(jié)構(gòu)和工作原理設(shè)計一套儀器設(shè)備校準(zhǔn)程序或操作指導(dǎo)書，定期對儀器設(shè)備自校準(zhǔn)，使其可以在精度允許的范圍內(nèi)正常運行。常用的方法有：標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)驗證法、儀器設(shè)備比對法、不同方法比對和儀器本身的自校準(zhǔn)法等。[9]根據(jù)儀器設(shè)備的不同類型，檢驗與檢定周期也是不同的，有的是一年一檢，有的是兩年一檢，因此，需要按照儀器設(shè)備檢定與校準(zhǔn)計劃推進實施。另外，儀器設(shè)備經(jīng)過維修后，要及時送到儀器設(shè)備檢驗部門檢定或校準(zhǔn)，合格后方可運行。為了從直觀上能清晰地分辨出儀器設(shè)備狀態(tài)，將根據(jù)儀器設(shè)備檢定或校準(zhǔn)的結(jié)果，為儀器貼“綠色標(biāo)識”“黃色標(biāo)識”和“紅色標(biāo)識”標(biāo)識。[10]

(5)儀器設(shè)備期間核查：在儀器設(shè)備經(jīng)過檢定或校準(zhǔn)期間內(nèi)，通常需要一年甚至更長的時間才會進入下一個檢定或校準(zhǔn)周期，如何保證儀器設(shè)備準(zhǔn)確、可靠，這就要求我們儀器設(shè)備管理部門根據(jù)制定的儀器設(shè)備期間核查計劃，定期對儀器設(shè)備進行核查。像PH計這樣的小型儀器設(shè)備，每次使用前都需要對儀器進行校準(zhǔn)，因此，不需要期間核查。一般儀器設(shè)備主要核查重現(xiàn)性、檢出限等，對于物理儀器設(shè)備，主要核查精度指標(biāo)等。期間核查報告主要內(nèi)容包括，名稱、編號、核查人員、實驗人員、檢查內(nèi)容、檢查方法、檢查結(jié)果、檢查結(jié)論、核查日期等，最后儀器設(shè)備管理辦公室主任和實驗室主任共同簽字確認后存檔。[11]

(6)儀器設(shè)備維修與維護：按照儀器設(shè)備維修與維護規(guī)程作業(yè)指導(dǎo)書對其進行日常維護保養(yǎng)，并且要及時查看實驗室環(huán)境條件是否符合儀器運行的要求，這樣可以延長儀器設(shè)備的使用壽命和降低儀器故障率。[12-14]當(dāng)儀器設(shè)備出現(xiàn)故障時，實驗室工作人員及時向儀器維修與維護管理部門提出維修申請，收到申請后，儀器設(shè)備維修與維護人員到現(xiàn)場，檢查儀器設(shè)備是否在保修期內(nèi)，如果在保修期內(nèi)，委托儀器生產(chǎn)廠商維修，否則，看是否自己可以維修，如果可以，則自行解決，否則，委托儀器生產(chǎn)廠商維修。

(7)儀器設(shè)備報廢[15]：資產(chǎn)清查是資產(chǎn)管理部門很重要的一項工作內(nèi)容，對于長期無法使用的儀器設(shè)備，根據(jù)儀器報廢辦法及時報廢。儀器報廢條件主要是以下幾種情況：一是任何儀器設(shè)備都是有使用年限的，對于超期使用，性能指標(biāo)無法滿足實驗要求時，予以報廢；二是當(dāng)儀器設(shè)備重大、關(guān)鍵部件損壞，無法修復(fù)時，予以報廢；三是當(dāng)儀器設(shè)備故障維修成本大于新購置儀器成本時，予以報廢。

(8)儀器設(shè)備檔案管理：儀器設(shè)備檔案管理是儀器管理中非常重要的一項工作內(nèi)容，是儀器設(shè)備完整記錄的重要體現(xiàn)，是實驗室認證認可評審的重要物質(zhì)基礎(chǔ)和技術(shù)支撐，是檢驗檢測工作重要歷史見證，是對儀器設(shè)備申購、簽訂合同、檢定與校準(zhǔn)、期間核查、維修與維護記錄、報廢等多個環(huán)節(jié)內(nèi)容的收集與整理的歸檔。[16]

3　做好儀器設(shè)備管理工作的建議措施

3.1采用現(xiàn)代化的管理手段 進一步提升管理成效

發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)資源優(yōu)勢，利用通信手段，通過網(wǎng)絡(luò)對儀器資源進行遠程管理，如基于網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫的實驗室儀器管理信息系統(tǒng)(LIMS)，通過建立儀器網(wǎng)絡(luò)一覽表，對各部門的工作人員設(shè)定不同的管理權(quán)限，各部門只能在自己的權(quán)限范圍內(nèi)進行操作，這將一定程度促進儀器設(shè)備管理科學(xué)化、現(xiàn)代化、網(wǎng)絡(luò)化，進一步提高管理效率，提升辦公自動化水平。[17,18]

3.2激發(fā)儀器設(shè)備維修管理人員工作潛能 提高管理能力和水平

儀器設(shè)備管理人員的工作能力和水平對儀器設(shè)備的使用壽命和應(yīng)用程度是至關(guān)重要的，決定著儀器設(shè)備的使用時間長短和能否全面發(fā)揮其應(yīng)有的作用。因此，從選人上來講，要選擇有責(zé)任心、愛崗敬業(yè)、業(yè)務(wù)能力強、愛鉆研、勇于擔(dān)當(dāng)?shù)耐?。目前，科學(xué)技術(shù)迅猛發(fā)展，儀器設(shè)備種類繁多，各學(xué)科相互交叉相互融合發(fā)展，要放開眼光，選擇引進復(fù)合型人才，同時單位內(nèi)部也要逐漸消化不合理的人才構(gòu)成。從態(tài)度上對老同志要尊重，老同志自己也要以身作則，起到表率模范帶頭作用，發(fā)揮自身的余熱，多提攜后人多做些有益于工作的事情。在制度上要將年輕人和老同志一視同仁，營造“獎懲分明、公開透明、公平正義”的工作環(huán)境，形成“老新結(jié)合、以老促新”的工作合力，工作中多思考、多總結(jié)，始終保持生命不息工作不止的勁頭，管理能力和工作水平自然會提升。

3.3制定績效考核激勵措施 增強對工作的認同感和歸屬感

對于實驗室儀器設(shè)備維護和實驗操作人員來講，他們長期與儀器設(shè)備打交道，不厭其煩地默默地做了許多基礎(chǔ)性、重復(fù)性的工作，付出了大量心血，很多工作不被同志知道與認可，工作熱情也會隨著時間的流逝而逐漸減退。為了更大程度調(diào)動工作人員熱情，要提高儀器管理維修人員的地位，增強他們對工作的認同感和歸屬感，同時根據(jù)儀器利用率、年有效工作機時、儀器處于良好運行狀態(tài)時間、服務(wù)質(zhì)量與數(shù)量、儀器開放共享情況等儀器服務(wù)效能指標(biāo)，制定科學(xué)合理的工資、獎金、津貼以及職稱晉升辦法，要建立全面科學(xué)的考核評價體系，明確獎懲機制。另外，增加深造交流、參與課題研究的機會[19]，對基層工作人員予以更多的關(guān)注和關(guān)心，積極調(diào)動工作人員的積極性，讓每一位工作人員煥發(fā)工作熱情，全身心投入到工作中，發(fā)揮更大的作用。

4　結(jié)束語

儀器設(shè)備管理工作是一項基礎(chǔ)性的工作，我們要不斷適應(yīng)時代要求與時俱進，不斷增強工作本領(lǐng)，采用現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)管理手段，提升科學(xué)化管理水平，加大工作力度，推動儀器管理工作向前發(fā)展。

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現(xiàn)代教育技術(shù)與裝備

Analysis and Testing Center Laboratory Instrument Management System Further Promote Laboratory Team Management Level

He Yu, Liu Chengyan, Wang Zhijia
Liaoning province analysis science academy, Shenyang, 110015, China

Abstract:Laboratory instrument is very important scientific resources, it is important problems to how to do a good Laboratory instrument management, standardize job process and improve job quality. It probes clear organizational structure, clear responsibility, sound system instrument management road by scientific management instrument as target, and instrument management responsibility and operational system as content.

Key words:laboratory; instrument and equipment; scientific management; job responsibility

基金項目：遼寧省科學(xué)事業(yè)公益研究基金項目計劃(編號：2014004005)。

作者簡介：何宇，碩士，助理研究員。劉成雁，博士，教授，院長。王志嘉，碩士，研究員，副院長。

收稿日期：2015-05-29