事業(yè)單位人力資源管理中的人事檔案管理

◎王曉艷

事業(yè)單位人力資源管理中的人事檔案管理

◎王曉艷

隨著社會體制的不斷改革和進(jìn)步，事業(yè)單位的競爭越來越激烈，市場競爭力說到底就是人才之間的競爭，企業(yè)也由傳統(tǒng)的人事管理向人力資源管理轉(zhuǎn)變，而人力資源管理中的一項非常重要的內(nèi)容就是人事檔案管理。所以，在事業(yè)單位人力資源管理中必須加強(qiáng)人事檔案管理，提高檔案管理的整體水平。

人事檔案是一個人的成長過程的縮影，為企業(yè)的人才選育提供了科學(xué)的依據(jù)，也是事業(yè)單位人力資源管理中的重要組成部分，但是在事業(yè)單位中，人事檔案管理依然存在著很多問題，影響了人事檔案的正常利用，也影響了人力資源的管理。面對人事檔案管理中存在的問題，事業(yè)單位必須提高警惕，加強(qiáng)事業(yè)單位的人事檔案管理工作，為人力資源管理提供更有效的依據(jù)。

人事檔案管理與事業(yè)單位人力資源管理的關(guān)系

人事檔案管理是人力資源管理的價值體現(xiàn)。人事檔案包括是事業(yè)單位中人員的身份、學(xué)歷、在校表現(xiàn)以及以往的工作經(jīng)歷等，不僅僅體現(xiàn)了員工的思想品德道德，還反映了員工的工作技能才能，而員工的這些基本情況又和員工在事業(yè)單位中的待遇息息相關(guān)。事業(yè)單位的員工從進(jìn)入單位開始就已經(jīng)從事了各種活動，形成了人事資料，為了更好的實現(xiàn)人力資源管理，從而更好的實現(xiàn)人員的優(yōu)化配置，就要對員工的人事資料進(jìn)行收集、分類、保存和管理。所以，人事檔案管理是人力資源管理的價值體現(xiàn)。

人事檔案管理是人力資源管理改革的需要。在傳統(tǒng)的人力資源管理中存在著很多不合理的現(xiàn)象，例如事業(yè)單位人員膨脹的現(xiàn)象比較普遍，員工的實際數(shù)量遠(yuǎn)遠(yuǎn)多余需要的員工數(shù)量。另外在管理上也不符合實際的工作，各項工作基本都完全按照事先制定的計劃進(jìn)行，過于行政化管理，所以事業(yè)單位的工作效率偏低。最后，事業(yè)單位的公共資源配置存在不合理的現(xiàn)象，預(yù)算方面存在這嚴(yán)重的超標(biāo)現(xiàn)象，造成了國家資源的浪費。這些現(xiàn)象都是由于事業(yè)單位的人力資源管理不合理造成的，為了改變這些現(xiàn)狀，必須對人力資源管理進(jìn)行改革，而人力資源管理改革往往要依據(jù)人事檔案管理來進(jìn)行，所以，人事檔案管理是事業(yè)單位人力資源管理改革的需要。

事業(yè)單位人事檔案管理中存在的問題

人事檔案管理制度不完善。在很多單位，并沒有制定完善的人事檔案管理制度，人事檔案的材料散失了其完整性，在收集人事檔案材料的時候都是被動的完成的，很多員工的個人材料都不能及時的上交，一些年度考核表、履歷表等的填寫工作不到位，很多時候都是為了應(yīng)付檢查臨時填的，保存過程也不重視，導(dǎo)致很多重要資料散失。

人事檔案管理人員專業(yè)化水平較低。很多事業(yè)單位人事檔案管理人員缺乏專業(yè)的知識以及現(xiàn)代化的人力資源管理方式理念，由于專業(yè)知識的缺乏使得他們對于人事檔案的管理理念的認(rèn)識都停留在表層，并沒有深刻認(rèn)識，在管理的過程當(dāng)中，大多使用傳統(tǒng)的管理理念，將工作的重點都放在一些瑣碎的事情上，使用著陳舊的管理手段，采用的都是原始的手工操作方式，使得工作效率低下，檔案的完整與安全也得不到保障。人事檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)水平普遍偏低嚴(yán)重影響了事業(yè)人事檔案管理的整體水平。

缺乏現(xiàn)代化的人事檔案管理方式。隨著信息化技術(shù)的不斷進(jìn)步，在國家機(jī)關(guān)單位以及大型的企業(yè)中都建立了檔案的信息化管理系統(tǒng)，但是在事業(yè)單位中卻不常見。一方面是由于檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)較低引起的，另外由于人員對檔案管理的工作不夠重視加上資金資源有限的原因等，使得現(xiàn)代化的管理技術(shù)并沒有運用到人事檔案管理中，降低了整體工作效率和水平。

加強(qiáng)事業(yè)單位人事檔案管理的措施

完善人事檔案管理制度。為了完善人事檔案管理制度，事業(yè)單位應(yīng)該成立專門的人事檔案管理小組，由專門的工作人員對員工的人事檔案進(jìn)行管理，并且要定期或者不定期對人事檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，并且進(jìn)行責(zé)任制工作，明確每一項工作的負(fù)責(zé)人，使檔案管理工作可以順利進(jìn)行。同時建立健全的人事檔案管理制度。人事檔案材料要從收集、歸檔以及保存等進(jìn)行統(tǒng)一的管理。對于材料的收集工作要足夠重視，在收集材料的時候應(yīng)該要認(rèn)真整理，仔細(xì)的進(jìn)行鑒別，材料必須具有完整性，要有完整的手續(xù)，保證檔案的權(quán)威性和真實性。對于檔案的日常保管、利用等要制定嚴(yán)格的制度，要進(jìn)行嚴(yán)格的登記，避免檔案的丟失，杜絕檔案的非法改動。

提高檔案管理者的專業(yè)素質(zhì)。檔案管理人員素質(zhì)的高低直接影響了檔案管理工作的管理水平，所以事業(yè)單位必須提高檔案管理人員的素質(zhì)。首先，應(yīng)該對檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，加強(qiáng)對人事檔案管理技能以及理念，從思想上重視檔案管理工作，在員工的腦海里要注入檔案管理工作的重要性，對檔案材料的收集、鑒別以及整理、裝訂等技術(shù)都要進(jìn)行仔細(xì)嚴(yán)格的培訓(xùn)，讓員工都掌握如何對檔案進(jìn)行管理。同時還要提高檔案管理人員的政治覺悟，提高工作人員的服務(wù)意識，在精通檔案業(yè)務(wù)的基礎(chǔ)上還應(yīng)該熟悉計算機(jī)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程，進(jìn)行電子檔案管理。

加強(qiáng)人事檔案管理的信息化建設(shè)。為了提高人事檔案管理的整體管理水平，應(yīng)該加強(qiáng)人事檔案管理的信息化建設(shè)，充分利用計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，在計算機(jī)技術(shù)的支持下，能夠快速對檔案信息進(jìn)行保存和分類，也能提高檔案管理者的工作效益。人事檔案管理是人力資源管理的重要的部分，與員工的生活經(jīng)歷以及工作經(jīng)歷等都息息相關(guān)，它將單位的相關(guān)人員的活動精確的記載下來，確保了檔案的安全性及有效性。信息化的管理方式能夠利用電子信息將檔案永久保存，大大節(jié)約了保存檔案的空間。

人事檔案管理在事業(yè)單位的人力資源管理中具有非常重要的作用，為了加強(qiáng)事業(yè)單位的人事檔案管理，事業(yè)單位必須提高對人事檔案管理工作的重視度，建立完善的人事檔案管理制度，通過培訓(xùn)提高檔案管理人員的管理水平，同時充分利用計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，采用先進(jìn)的管理水平，做好人事檔案管理，為事業(yè)單位人力資源管理提供準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)。

（作者單位：湖北省宜昌市人事考試院）