審計機關(guān)檔案管理優(yōu)化策略

◎馮麗

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審計機關(guān)檔案管理優(yōu)化策略

◎馮麗

在審計機關(guān)日常工作中檔案管理工作占據(jù)重要地位。由于審計檔案的信息來源呈現(xiàn)多元化、信息內(nèi)容呈繁雜化及專業(yè)化特征，這些都成為審計機關(guān)檔案管理的難點。筆者在文中將自身實踐而得出的檔案管理工作經(jīng)驗進行了總結(jié)，以求為新形勢下審計機關(guān)的檔案管理提出一點思考，以供同行探討。

辦公室工作在單位中起著承上啟下的作用。其主要參與管理事物、政務(wù)及協(xié)調(diào)服務(wù)等工作，處在單位工作的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。文件檔案管理是一個單位辦公室工作不可或缺部分，尤其是審計單位的檔案管理。新時期，隨著電子檔案管理系統(tǒng)的全面進駐，大量繁瑣的文件檔案與電子信息沖擊著檔案管理工作的具體運行，這就對審計機構(gòu)的文件檔案管理有了更高的要求。筆者通過歷年來工作實踐總結(jié)出了以下關(guān)于審計機構(gòu)檔案管理優(yōu)化的幾點策略，以供同行探討。

紙質(zhì)檔案管理方面

雖然信息技術(shù)的發(fā)展使得電子政務(wù)和辦公自動化成為了必然趨勢，但是紙質(zhì)文件依然是現(xiàn)行承載檔案信息的重要載體。當(dāng)前紙質(zhì)檔案有其必然存在的優(yōu)勢，審計機關(guān)想要做好紙質(zhì)文件檔案的管理工作，需要注意以下兩個方面。

注重對檔案管理人員的培養(yǎng)。審計機構(gòu)的檔案管理工作細(xì)致而繁瑣的，因此必須要給予管理人員充足的時間和經(jīng)歷，配備專門的檔案管理工作人員，明確其工作職責(zé)是必須具備的條件。以此來保障檔案文件管理的完整性、連貫性及責(zé)任的明確性；其次是注重檔案管理人員的素質(zhì)培養(yǎng)。大量的紙質(zhì)檔案需要進行分門別類的保存，對審計機關(guān)而言，因資料的種類繁多且專業(yè)性較強，為使檔案在后續(xù)工作中方便尋找，因此需要檔案管理人員具備一定的專業(yè)素質(zhì)。單位可對這些人員進行一些學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，以便其掌握先進的工作方法；最后是需要加強對檔案管理人員的責(zé)任心培養(yǎng)。就審計機關(guān)而言，檔案的保密要求較之一般機構(gòu)更加注重，因此在日常工作中需要加強對檔案管理人員的保密知識教育和警示教育，促使其對各類檔案文件及時歸檔并確保檔案文件內(nèi)容的準(zhǔn)確性與完整性。同時，還要通過內(nèi)部通告等形式取得各科室對檔案規(guī)范管理的支持。

建立健全檔案管理制度。建立健全檔案管理的各項規(guī)章制度，是做好檔案管理工作的關(guān)鍵，也是開展檔案管理工作的行為準(zhǔn)則，有制度才有對制度的執(zhí)行。在審計機構(gòu)檔案管理制度方面，筆者以為有幾個重要的方面。

一是檔案的流程流轉(zhuǎn)制度。檔案的流程流轉(zhuǎn)應(yīng)等同辦公室收文、發(fā)文、文件傳遞工作程序，并明確處理紀(jì)律。所有檔案需由檔案管理人員統(tǒng)一接收、拆封、記載明細(xì)并建立統(tǒng)一的收發(fā)等級薄，并標(biāo)注收發(fā)檔案的時間及傳遞情況，以方便查詢檔案現(xiàn)存狀態(tài)。對于處理需時較長的文件，主辦科室需使用復(fù)印件，將原件及時返回檔案管理處；二是檔案的限時辦結(jié)制度。需根據(jù)檔案類別制定出限時要求，辦公室須在限定時間內(nèi)將文件交回檔案管理處，以避免檔案文件在某科室過長時間逗留，影響其它科室閱知。對于加密的檔案必須要限時和嚴(yán)格限定穿越方位，以避免意外或認(rèn)為的泄密事件；三是檔案保管制度。完善檔案的保管制度，對檔案的安全及完整性有著重要作用。對辦理、傳閱完成之后的檔案文件，需及時清點核對，并進行分門別類的存放保管。對于檔案的借閱要制定出范圍與權(quán)限，并在借閱時辦理等級手續(xù)，規(guī)定歸還時間。若有特殊情況需將文件帶出單位，必須要有單位主管領(lǐng)導(dǎo)的簽字批準(zhǔn)、做出登記并采取相關(guān)保密措施。尤其是審計機關(guān)的內(nèi)部重要文件和涉密文件，必須加強保密措施；四是檔案的清退、銷毀制度。對于檔案的清退與銷毀也應(yīng)有嚴(yán)格的等級手續(xù)，并定期對其進行此項工作。對于無保存價值的檔案文件，要按照規(guī)定限時進行銷毀，避免出現(xiàn)檔案大量積壓現(xiàn)象，減輕檔案管理工作量。

電子檔案信息的管理

信息技術(shù)的發(fā)展讓“無紙化辦公”成為了可能，電子文件資料的方便、快捷使其日漸占據(jù)了辦公文件的重要地位。隨著電子信息資料的日益增多，其中也凸顯出了一些問題。電子文件資料對系統(tǒng)的依賴信、非人工識讀性及與特定記錄載體之間的可分離、可變性、存儲的高密度性等特殊屬性，讓電子資料較紙質(zhì)資料而言有更高的效率，但相較而言也存在了諸多不安全因素。因此對于電子檔案文件的管理，應(yīng)以確保其安全為前提。

增強檔案管理人員的安全防護意識。安全保障方面，人始終是占主體地位。對于審計機構(gòu)網(wǎng)絡(luò)及電子檔案信息的安全的維護，不單是檔案管理人員或系統(tǒng)管理人員的職責(zé)，更應(yīng)是單位所有工作人員都要遵循的規(guī)定。因為在信息操作過程中，每個人都有可能出現(xiàn)意外或疏忽，從而導(dǎo)致電子檔案資料的外泄甚至損壞。因此筆者建議審計機關(guān)應(yīng)加強對所有工作人員的安全教育，使其均具備基本的網(wǎng)絡(luò)安全防護知識并在日常工作中養(yǎng)成習(xí)慣。如：定期清理計算機、設(shè)置防火墻并靈活運用殺毒軟件、對秘密信息實施加密保護、注意對電子檔案文件的存儲載體進行安全防護、養(yǎng)成良好上網(wǎng)習(xí)慣等。

加強對載體的管理。對網(wǎng)絡(luò)電子信息的安全進行管理同時，還需保證承載檔案信息的存儲載體安全。雖然諸如光盤等存儲載體均號稱可使用幾十年，但實際上其根本沒有那么長的使用壽命，有的甚至幾年就出現(xiàn)了問題。筆者以為在存儲載體或用來轉(zhuǎn)換的存儲介質(zhì)的選取方面，應(yīng)盡量選取品牌和質(zhì)量都過硬的產(chǎn)品。并且對存儲有重要檔案信息資料的載體在一定時間內(nèi)要重新進行轉(zhuǎn)換、拷貝，以防止內(nèi)容的丟失，或避免因產(chǎn)品更新而導(dǎo)致的信息無法讀取。

加強安全性技術(shù)手段應(yīng)用。電子檔案的出現(xiàn)源自于信息技術(shù)的應(yīng)用與發(fā)展，因此對其的管理也應(yīng)隨著信息技術(shù)的發(fā)展而隨時更新。尤其是安全性技術(shù)手段要注意及時更新，從而確保電子檔案信息的存儲、傳輸?shù)冗^程的安全，同時有效避免計算機遭遇病毒或木馬的惡意攻擊，保障電子檔案的準(zhǔn)確性與完整性。

隨著辦公現(xiàn)代化的日漸實施，檔案管理工作也受到了廣泛的重視。審計機關(guān)檔案信息繁多，工作繁瑣且保密要求較高，因此想要做好檔案管理工作既需要檔案管理人員自身的認(rèn)真細(xì)心，更需要單位及其它部門工作人員的重視與支持。做好檔案管理工作才能奠定審計事業(yè)長久發(fā)展的牢固基石。

（作者單位：吉林省洮南市審計局）