淺析學(xué)校檔案網(wǎng)絡(luò)化管理

李方

（湖北醫(yī)藥學(xué)院藥護(hù)學(xué)院 湖北十堰 442000）

淺析學(xué)校檔案網(wǎng)絡(luò)化管理

李方

（湖北醫(yī)藥學(xué)院藥護(hù)學(xué)院 湖北十堰 442000）

學(xué)校的檔案管理是學(xué)校管理工作中的重要部分。依靠傳統(tǒng)的檔案管理辦法已經(jīng)無法適應(yīng)當(dāng)今時代的發(fā)展。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，利用計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)管理建設(shè)工程檔案已經(jīng)成為提高學(xué)校檔案管理的自動化程度和效率的最主要途徑和最有效的工具。雖然目前建設(shè)學(xué)校檔案室網(wǎng)絡(luò)化的奢件已經(jīng)成熟，但在網(wǎng)絡(luò)化的過程中依然存在著不少問題。本文介紹了學(xué)校檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化條件已經(jīng)具備，談了檔案網(wǎng)絡(luò)化管理的特點(diǎn)，提出了實(shí)行網(wǎng)絡(luò)化管理的對策。

學(xué)校 檔案管理 網(wǎng)絡(luò)化

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷提高，計算機(jī)科學(xué)日漸成熟，其強(qiáng)大的功能已為人們深刻認(rèn)識，它已進(jìn)人人類社會的各個領(lǐng)域并發(fā)揮著越來越重要的作用。作為計算機(jī)應(yīng)用的一部分，使用計算機(jī)對檔案信息進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)化管理，具有手工管理所無法比擬的優(yōu)點(diǎn)。例如：檢索迅速、查找方便、可靠性高、存儲量大、保密性好、壽命長、成本低等，還可實(shí)現(xiàn)共享查詢。這些優(yōu)點(diǎn)能夠極大地提高學(xué)校檔案管理的效率。雖然學(xué)校檔案管理起步晚，經(jīng)驗(yàn)不足，管理水平也不高，但建設(shè)學(xué)校檔案室網(wǎng)絡(luò)化的條件已經(jīng)成熟。

一、學(xué)校檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化條件已經(jīng)具備

1.網(wǎng)絡(luò)硬件的發(fā)展。隨著當(dāng)前學(xué)校標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的實(shí)施，學(xué)校配置計算機(jī)用于教學(xué)和管理已經(jīng)較為普遍，部分學(xué)校實(shí)現(xiàn)了班班通，校園網(wǎng)。使用計算機(jī)為學(xué)校檔案室服務(wù)，實(shí)現(xiàn)檔案的網(wǎng)絡(luò)化查詢，當(dāng)前的學(xué)校辦學(xué)條件已繹具備。

2.學(xué)校檔案管理自動化建設(shè)初見成效。目前已開發(fā)出數(shù)千個自動化專用軟件。許多檔案室均采用比較成熟的計算機(jī)管理系統(tǒng)，已基本實(shí)現(xiàn)了收集、整理、編目、檢索、利用等主要服務(wù)功能的自動化管理。自動化建設(shè)大大改善了檔案室的服務(wù)手段.提高了服務(wù)質(zhì)量和工作效率，促進(jìn)了各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)的制定和完善。尤其可喜的是，計算機(jī)應(yīng)用正在改變著檔案人員的觀念，鍛煉和培養(yǎng)出了一批計算機(jī)系統(tǒng)開發(fā)、維護(hù)和應(yīng)用人才。數(shù)據(jù)庫建設(shè)也具備了一定的規(guī)模。所有這些為檔案室網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)提供了有利條件和強(qiáng)有力的技術(shù)保證。

二、檔案網(wǎng)絡(luò)化管理的特點(diǎn)

1.管理對象數(shù)字化。網(wǎng)絡(luò)化管理不會改變檔案的性質(zhì)和內(nèi)容。檔案在網(wǎng)絡(luò)化管理中的變化主要發(fā)生在其形式載體上和人們對其實(shí)體和信息內(nèi)容的管理與使用方式上。從目前來看，檔案的載體首先會進(jìn)一步多樣化，然后會進(jìn)一步趨向非直觀化，也就是說以“機(jī)讀檔案”為典型代表的適宜于計算機(jī)等現(xiàn)代化信息技術(shù)處理、管理的載體形式將日趨取得統(tǒng)治地位。傳統(tǒng)的檔案管理對象是以紙質(zhì)載體形式的檔案為主，這使得檔案的載體與內(nèi)容信息密不可分。而現(xiàn)在工程檔案管理的對象正隨著辦公自動化及信息技術(shù)的發(fā)展逐漸演變?yōu)椤皺C(jī)讀檔案”——存儲于計算機(jī)中的集圖、文、聲、像于一體的多媒體信息。這就意味著，檔案的實(shí)體管理與內(nèi)容信息的管理在使用上將趨向分離。檔案的內(nèi)容信息將主要通過電子計算機(jī)等技術(shù)媒介發(fā)揮其對公司業(yè)務(wù)活動的日常作用，而檔案的實(shí)體將會從日常的使用中徹底脫身。分離后的檔案內(nèi)容信息將日趨實(shí)用化，而檔案實(shí)體將被作為最原始的也是最終的憑證精心保存。當(dāng)然這會引起到底什么是檔案，數(shù)字化的檔案信息具不具有理論上和法律上的效力的爭論。而如果數(shù)字化的檔案信息徹底解決了其可靠性、可信性問題，傳統(tǒng)的、直觀性的紙質(zhì)檔案恐怕真的會被徹底淘汰。

2.檔案收集網(wǎng)絡(luò)化。收集工作的業(yè)務(wù)內(nèi)容并不復(fù)雜，專業(yè)性也不很強(qiáng)，但它卻有著決定收藏水平，決定檔案室身價的重要意義。過去收集主要針對項(xiàng)目負(fù)責(zé)人，及時了解設(shè)計進(jìn)度，做到隨時收集入庫，而現(xiàn)在隨著信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的日臻完善，網(wǎng)上電子文件的傳輸已被廣泛采用，這為檔案部門的收集開辟了一條新途徑，可充分利用網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢進(jìn)行電子檔案收集。

3.檔案發(fā)布、查詢網(wǎng)絡(luò)化。檔案室保存著大量的檔案信息資源，我們把一些可共享利用的非保密的檔案公布于網(wǎng)上，憑著其是歷史記錄的原始性、真實(shí)性、權(quán)威性的特點(diǎn)，會吸引更多的讀者，這是檔案室擴(kuò)大影響、開發(fā)利用檔案信息的有效途徑。

三、實(shí)行網(wǎng)絡(luò)化管理的對策

1.實(shí)行網(wǎng)絡(luò)化管理應(yīng)重點(diǎn)抓好數(shù)據(jù)庫建設(shè)。數(shù)據(jù)庫最基本的信息單元是每條檔案信息的著錄項(xiàng)目，也是進(jìn)行檢索的一條途徑。所以，在進(jìn)行檔案處理時，所提示的檔案信息須有一定的廣度和深度以確保系統(tǒng)存儲的檔案信息內(nèi)容豐富，有較強(qiáng)的網(wǎng)絡(luò)性。否則難以滿足利用者的各種檢索要求。我們在設(shè)置字段類型時，本著方便利用者查詢，又能滿足自身工作需要的原則，注意從利用者的角度來考慮問題。

2.實(shí)行網(wǎng)絡(luò)化管理應(yīng)注意數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)的設(shè)計。數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)的設(shè)計并不是簡單地將單機(jī)數(shù)據(jù)庫向網(wǎng)絡(luò)中移動。單機(jī)數(shù)據(jù)庫中不合理的地方要加以改進(jìn)，不足的地方要予以補(bǔ)充。

3.實(shí)行網(wǎng)絡(luò)化管理應(yīng)注重電子文件的收集。目前，計算機(jī)已基本普及，各類資料也都存在電子文本，所以現(xiàn)有檔案的數(shù)字化已不是難題，因此，我們應(yīng)把工作重點(diǎn)放在這些檔案資料電子文本的收集上，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)文本與電子文本同時收集。這樣，不僅在很大程度上解決現(xiàn)有資料再次數(shù)字化的麻煩，而且也節(jié)約了大量的人力、物力和財力。在此，要借鑒此辦法，修訂文件移交管理辦法，強(qiáng)調(diào)電子文本的移交與收集問題，使現(xiàn)有檔案資料的移交與收集逐步實(shí)現(xiàn)電子化。電子文件今后將在網(wǎng)上傳輸，直接與檔案管理系統(tǒng)掛接，可以避免以后通過掃描轉(zhuǎn)化為數(shù)字信息。所以應(yīng)將電子文件的收集納入到檔案工作中來，使其成為今后網(wǎng)絡(luò)工作中的一個重要部分。

4.實(shí)行網(wǎng)絡(luò)化管理應(yīng)及時進(jìn)行設(shè)備的更新?lián)Q代。實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理的目標(biāo)，計算機(jī)等硬件設(shè)備的質(zhì)量和性能是一個重要因素。因此，適時地更新設(shè)備則是保證“網(wǎng)絡(luò)化”高效率的重要前提。

總之，學(xué)校檔案管理實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化，并不意味著傳統(tǒng)的檔案管理方式的徹底擯棄。由于文件的法律效力通常都是與其相關(guān)載體來確定的，例如紙質(zhì)文件、文件的縮微品等。而電子文件由于沒有固定的載體，因此電子檔案的法律效力是很難明確的。再加上一些原始檔案具有歷史價值，也不是電子檔案所能替代的。因此，傳統(tǒng)的實(shí)體檔案管理仍是當(dāng)前所需要的。在學(xué)校實(shí)施檔案網(wǎng)絡(luò)化管理的同時，仍要注意加強(qiáng)原始檔案的保存，這仍是檔案工作者必不可少的一項(xiàng)職責(zé)。

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［2］譚錚培.記電子文件鑒定的特殊性［J］.檔案與建設(shè)，2007，（01）。

［3］孫兵團(tuán).電子文檔帶來的挑戰(zhàn)與對策——談電子文檔規(guī)范化管理［J］.教育信息化，2008，（02）。