淺談鄉(xiāng)鎮(zhèn)圖書館的業(yè)務(wù)檔案的現(xiàn)狀和對策

段孟燕

（四川信息職業(yè)技術(shù)學(xué)院 四川廣元 628017）

淺談鄉(xiāng)鎮(zhèn)圖書館的業(yè)務(wù)檔案的現(xiàn)狀和對策

段孟燕

（四川信息職業(yè)技術(shù)學(xué)院 四川廣元 628017）

鄉(xiāng)鎮(zhèn)圖書館業(yè)務(wù)檔案是圖書館基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作中一個重要組成部分，只有確保此項工作的質(zhì)量，才能充分體現(xiàn)其價值。本文圍繞著鄉(xiāng)鎮(zhèn)圖書館管理工作中的重點(diǎn)問題：歸檔范圍、原則、合理設(shè)置類目等，談了一些內(nèi)容和工作方法。

鄉(xiāng)鎮(zhèn)圖書館 業(yè)務(wù)檔案 管理

前言

鄉(xiāng)鎮(zhèn)圖書館的業(yè)務(wù)檔案是鄉(xiāng)鎮(zhèn)圖書館建設(shè)實(shí)踐活動中形成的具有使用價值的歷史記錄材料，反映我國農(nóng)村圖書館事業(yè)發(fā)展的歷史真實(shí)面貌。從改革開放以來各地鄉(xiāng)鎮(zhèn)圖書館建設(shè)情況來看，鄉(xiāng)鎮(zhèn)圖書館的業(yè)務(wù)檔案工作包括以下幾方面的內(nèi)容。

一、鄉(xiāng)鎮(zhèn)圖書館的業(yè)務(wù)檔案的范圍

1.上級領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)文件。包括建國后黨和國家對城鄉(xiāng)群眾文化，圖書館工作的法規(guī)、文件；各省、各市、縣（區(qū)）文化主管部門有關(guān)農(nóng)村文化、農(nóng)村圖書館工作的文件、工作條例、管理辦法、重要的會議材料；本鄉(xiāng)鎮(zhèn)黨委、政府有關(guān)文化館、文化中心及圖書館建設(shè)的提案、決議、規(guī)劃、工作意見等。

2.基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作資料。包括藏書包括登記簿、藏書個別登記簿，藏書注銷登記簿，這是圖書館藏書的財產(chǎn)帳，又是重要的業(yè)務(wù)檔案，要完整保存。還有采集、分編、藏書管理等方面的各種規(guī)章制度。

3.讀者服務(wù)工作資料。包括讀者登記薄，圖書宣傳，閱讀輔助材料，各種讀書活動的計劃、總結(jié)、照片、錄音錄像，咨詢服務(wù)以及自辦的刊物科技信息、前報資料等。

4.業(yè)務(wù)統(tǒng)計資料。包括藏書動態(tài)統(tǒng)計匯總、借閱書刊讀者人次統(tǒng)計、書刊流通冊次統(tǒng)計、讀書活動場次人數(shù)統(tǒng)計、咨詢服務(wù)統(tǒng)計等。

5.綜合性檔案資料。包括大事記，工作計劃、工作總結(jié)、情況匯報，以及本館工作人員撰寫并發(fā)表的通訊報導(dǎo)、學(xué)術(shù)論文等。

二、鄉(xiāng)鎮(zhèn)業(yè)務(wù)檔案管理的作用

一是開展鄉(xiāng)鎮(zhèn)圖書館工作，促進(jìn)鄉(xiāng)鎮(zhèn)圖書館事業(yè)發(fā)展的重要依據(jù)。各地鄉(xiāng)鎮(zhèn)圖書館的建立與發(fā)展都有不平凡的經(jīng)歷，其中有成功的經(jīng)驗(yàn)，也有失敗的教訓(xùn)。所以，鄉(xiāng)鎮(zhèn)圖書館的業(yè)務(wù)檔案是開展鄉(xiāng)鎮(zhèn)圖書館工作，促進(jìn)鄉(xiāng)鎮(zhèn)圖書館事業(yè)發(fā)展的重要依據(jù)，做好業(yè)務(wù)檔案工作，充分利用業(yè)務(wù)檔案，有助于提高鄉(xiāng)鎮(zhèn)的辦館的辦館效益和工作質(zhì)量。

二是反映農(nóng)村社會主義精神文明的生動素材。鄉(xiāng)鎮(zhèn)圖書館的業(yè)務(wù)檔案內(nèi)容較為豐富，它真實(shí)地記錄了鄉(xiāng)鎮(zhèn)圖書館的成長歷程、辦館效益和服務(wù)成果，從一個側(cè)面展示了當(dāng)?shù)剞r(nóng)村社會主義精神文明的建設(shè)成果。今后也可為各地鄉(xiāng)鎮(zhèn)編史寫志，記錄農(nóng)村兩個文明建設(shè)的歷史，積累并積累生動素材。

三是進(jìn)行農(nóng)村圖書館建設(shè)理論研討的可靠資料。理論來自實(shí)踐，實(shí)踐呼喚理論。建設(shè)后特別是改革開放以來各地鄉(xiāng)鎮(zhèn)圖書館建設(shè)的實(shí)踐活動，以及由此面形成的業(yè)務(wù)檔案，為農(nóng)村圖書館建設(shè)理論研究提供了大量的可靠的第一手資料，因而大大豐富了我國圖書館學(xué)情報學(xué)的課題，拓寬了科學(xué)工作者研究領(lǐng)域。

三、鄉(xiāng)鎮(zhèn)業(yè)務(wù)檔案工作要求

1.明確職責(zé)，持之一恒。鄉(xiāng)鎮(zhèn)圖書館業(yè)務(wù)檔案工作職責(zé)主要是貫徹執(zhí)行有關(guān)檔案工作的法律、法規(guī)和方針政策，負(fù)責(zé)收集、整理、管理本館的業(yè)務(wù)檔案。鄉(xiāng)鎮(zhèn)圖書館應(yīng)確定專人負(fù)責(zé)這項工作，明確職責(zé)，建章立制，認(rèn)真學(xué)習(xí)并掌握檔案工作的業(yè)務(wù)知識與技能，按照鄉(xiāng)鎮(zhèn)圖書館業(yè)務(wù)檔案的歸檔范圍，收集檔案資料，長期積累，持之以恒，做好這項有助于鄉(xiāng)鎮(zhèn)圖書館事業(yè)發(fā)展的重要工作。

2.歸檔規(guī)范，科學(xué)管理。檔案工作是一項真實(shí)性、可靠性、服務(wù)很強(qiáng)的工作，要做到歸檔規(guī)范，管理科學(xué)，妥善保存，提供利用。鑒于鄉(xiāng)鎮(zhèn)圖書館是農(nóng)村群眾文化的組成部分，而且又無全國統(tǒng)一的管理辦法，因此，現(xiàn)階段鄉(xiāng)鎮(zhèn)圖書館業(yè)務(wù)檔案管理可以參照各地文化、檔案主管部門制定頒發(fā)的《群眾文化檔案整理辦法》，對收集、積累起來的業(yè)務(wù)檔案，按年度或?qū)ｎ}，清理鑒別，歸類立檔，然后進(jìn)行組卷、裝訂、排列、編目，實(shí)行業(yè)務(wù)檔案規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理。

3.維護(hù)完整、安全，便于使用。鄉(xiāng)鎮(zhèn)圖書館的業(yè)務(wù)檔案工作必須維護(hù)檔案的完整與安全。維護(hù)檔案的完整，從數(shù)量上保證檔案的齊全，不能殘短少；從質(zhì)量上維護(hù)檔案的有機(jī)聯(lián)系和歷史真跡。維護(hù)檔案的安全，就要力求檔案本身不受損，不被丟失。總之，做好業(yè)務(wù)檔案工作，使檔案信息資料在建設(shè)具有中國特色的鄉(xiāng)鎮(zhèn)圖書館事業(yè)中發(fā)揮重要作用。

四、鄉(xiāng)鎮(zhèn)圖書館的業(yè)務(wù)檔案管理現(xiàn)狀

1.管理體制不規(guī)范，各部門缺乏協(xié)調(diào)。鄉(xiāng)鎮(zhèn)圖書館的業(yè)務(wù)檔案應(yīng)作為鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案的重要組部分，歸屬鄉(xiāng)鎮(zhèn)綜合檔案館或檔案室統(tǒng)一管理，但有的業(yè)務(wù)檔案沒有專人的管理，這種現(xiàn)象，不僅容易造成業(yè)務(wù)檔案資料零碎散亂，不完整，不系統(tǒng)，甚至丟失，而且當(dāng)提取、利用業(yè)務(wù)檔案資料時，才知道知道材料不全，給業(yè)務(wù)信息的提取和利用帶來很大麻煩，直接影響工作效率。同時，這種分散管理的狀況，造成了鄉(xiāng)鎮(zhèn)業(yè)務(wù)檔案載體、排列、編目等規(guī)格不統(tǒng)一、不規(guī)范，影響了歸檔資料的質(zhì)量。

2.管理制度不健全，檔案意識淡薄。由于鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理制度不健全，制約機(jī)制不完善，分工不明，獎懲不力，造成部分管理人員檔案意識淡漠。

3.管理手段落后，管理水平較低。業(yè)務(wù)檔案內(nèi)容廣泛，涉及面大，信息含量高，需要快速、高效、便捷的現(xiàn)代化管理模式與之相適應(yīng)。但是，目前大部分業(yè)務(wù)檔案的管理手段尚處在全人工操作或半人工操作狀態(tài)，現(xiàn)代化程度較低。這就使得業(yè)務(wù)檔案信息的收集、整理、立卷、歸檔等工作嚴(yán)重滯后，從而影響業(yè)務(wù)檔案的利用、編研和開發(fā)。

五、改變鄉(xiāng)鎮(zhèn)業(yè)務(wù)檔案管理現(xiàn)狀的措施和途徑

1.捌頃管理體制，暢通歸檔渠道。采取科學(xué)地管理，一體化管理的做法，形成一個分工合作、協(xié)調(diào)發(fā)展的業(yè)務(wù)檔案良性管理機(jī)制，使業(yè)務(wù)檔案管理工作走上健康發(fā)展的軌道。對上報資料進(jìn)行鑒別、整理，根據(jù)工作需要對有用的資料備份保管，并把經(jīng)過鑒別、整理后的業(yè)務(wù)檔案資料報送綜合檔案館（室）；綜合檔案館（室）對業(yè)務(wù)檔案資料進(jìn)行最后鑒定、規(guī)范編輯、立卷歸檔。這樣，就形成了—個合理、暢通的業(yè)務(wù)檔案管理體制，為業(yè)務(wù)檔案管理的健康發(fā)展打下了堅實(shí)的基礎(chǔ)。

2.實(shí)現(xiàn)微機(jī)管理，提高管理水平。鄉(xiāng)鎮(zhèn)業(yè)務(wù)檔案的管理，要改變傳統(tǒng)人工操作的落后局面，必須實(shí)行微機(jī)化、網(wǎng)絡(luò)化管理，要建立統(tǒng)一、系統(tǒng)、完整、操作性強(qiáng)的教師業(yè)務(wù)檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)檔案檢索、信息反饋、統(tǒng)計、匯編等管理程序的自動化。

3.建立健全制度，規(guī)范科學(xué)管理。鄉(xiāng)鎮(zhèn)業(yè)務(wù)檔案的管理，既要遵循國家檔案法律法規(guī)又要制定自己相應(yīng)的管理制度，以此規(guī)范涉檔部門、涉檔人員的檔案行為，使鄉(xiāng)鎮(zhèn)業(yè)務(wù)檔案管理有章可循、有據(jù)可依，形成規(guī)范化、制度化、科學(xué)化的業(yè)務(wù)。

［1］趙曉軍.隙親榮試滄機(jī)關(guān)檔案工作與歸檔制度，鼎兜｝上檔案.1994（31）

［2］鄧小丹.圖書館業(yè)務(wù)檔案管理淺見2001（1）