編輯與作者互動(dòng)交流中的常見(jiàn)問(wèn)題及對(duì)策

王　雪，秦　巍，管玉娟

（上海大學(xué)期刊社《應(yīng)用科學(xué)學(xué)報(bào)》編輯部，上海200444）

編輯與作者互動(dòng)交流中的常見(jiàn)問(wèn)題及對(duì)策

王雪，秦巍，管玉娟

（上海大學(xué)期刊社《應(yīng)用科學(xué)學(xué)報(bào)》編輯部，上海200444）

探討編輯與作者之間的交流對(duì)期刊質(zhì)量提升的影響。結(jié)合編輯實(shí)際工作，分析了審稿和退修等過(guò)程中遇到的與作者相關(guān)的常見(jiàn)問(wèn)題，針對(duì)不同階段可能會(huì)發(fā)生的多樣情況分別給出了詳細(xì)建議。編輯與作者建立長(zhǎng)期、穩(wěn)定、高效的互動(dòng)機(jī)制，通過(guò)改進(jìn)服務(wù)模式可提高刊物質(zhì)量與知名度。

科技期刊；互動(dòng)交流；編輯；作者

科技期刊的生存與發(fā)展離不開(kāi)高質(zhì)量的論文，而一篇高質(zhì)量論文的形成依賴于每一位作者與編輯的辛勤付出［1-2］。通常一篇自由來(lái)稿要經(jīng)過(guò)初審、送外審、退修改、復(fù)審、終審等環(huán)節(jié)，才能進(jìn)入到編輯加工及后續(xù)工作。在眾多的環(huán)節(jié)當(dāng)中，編輯始終要與作者打交道，每一個(gè)環(huán)節(jié)都需要作者的配合［3-5］。在數(shù)字化出版技術(shù)迅速發(fā)展的同時(shí)，編輯工作方式也發(fā)生了巨大的變化。在編輯出版的整個(gè)過(guò)程中涵蓋了多種高科技手段。與作者的信息互動(dòng)也從傳統(tǒng)紙質(zhì)書信傳遞轉(zhuǎn)變?yōu)橥ㄟ^(guò)稿件采編系統(tǒng)、E-mail、微信、系統(tǒng)留言等即時(shí)通訊工具實(shí)現(xiàn)在線全方位溝通，大大提高了稿件的處理效率［6-8］。在數(shù)字出版浪潮下，科技期刊編輯需要不斷學(xué)習(xí)新知識(shí)、新技術(shù)，轉(zhuǎn)變意識(shí)，積極創(chuàng)新。在實(shí)際工作中科技期刊編輯如何為作者提供必要且有效的服務(wù)，作者需要從期刊編輯這里得到哪些幫助，獲得何種類型的信息；編輯如何與作者進(jìn)行溝通，通過(guò)哪些途徑來(lái)吸引作者［9］，這些方面的研究工作對(duì)期刊的質(zhì)量至關(guān)重要。

1　如何幫助作者正確看待審稿意見(jiàn)

1.1外審意見(jiàn)

外審意見(jiàn)通常對(duì)文章的評(píng)價(jià)比較具體。作者通過(guò)閱讀修改意見(jiàn)能夠比較容易掌握文中需要修改的地方。有時(shí)個(gè)別審稿人也會(huì)提出一些“不可實(shí)現(xiàn)”的要求，此時(shí)編輯應(yīng)該建議作者引用理論和文獻(xiàn)加以解釋，使修改回復(fù)有邏輯性有說(shuō)服力，從而得到審稿人的認(rèn)同。

還有一種情況，文章進(jìn)行了較大篇幅的修改，此時(shí)可能會(huì)要求作者修改后重新投稿，這種情況也要跟作者耐心溝通，修改后的稿件可能還會(huì)送到原來(lái)的審稿人那里，時(shí)間上不會(huì)耽誤很多，只要作者按照審稿要求仔細(xì)修改，還是有機(jī)會(huì)被接收的。

對(duì)于被退稿的稿件，原因大致有以下幾種情況：書面表達(dá)不流暢，實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)不足，缺乏創(chuàng)新，理論欠缺，文章圖表不規(guī)范，文章字?jǐn)?shù)或頁(yè)數(shù)問(wèn)題，投錯(cuò)期刊，期刊影響因子大，要求高，文章組織得不好等。此時(shí)可以建議作者及時(shí)調(diào)整心態(tài)，將稿件按照退稿意見(jiàn)修改，改投其他的期刊，做到退稿不退人。

初次投稿的作者，一般經(jīng)驗(yàn)和耐心均不足，但是一篇文章從撰寫到發(fā)表畢竟要經(jīng)過(guò)反復(fù)的推敲，所以與作者良好的溝通不僅能幫助作者順利地完成文章的發(fā)表，也能夠?yàn)槠诳瘶?shù)立良好的服務(wù)形象。

1.2復(fù)審意見(jiàn)

復(fù)審是指外審專家首次審稿結(jié)論為修改后重審的稿件，經(jīng)作者修改后再次請(qǐng)專家審稿的過(guò)程。復(fù)審的結(jié)果一般有錄用、重審和退稿三種情況。需特別注意的是重審的稿件，這類稿件依然有錄用的可能。

通常作者通過(guò)稿件采編系統(tǒng)可以即時(shí)查看復(fù)審意見(jiàn)。編輯可以通過(guò)QQ、微信等即時(shí)通訊軟件第一時(shí)間聯(lián)系作者提供友情提醒，并請(qǐng)作者按照意見(jiàn)盡可能完善稿件內(nèi)容以達(dá)到錄用要求。這種互動(dòng)不但能提高稿件處理效率，同時(shí)還能讓作者感受到刊物關(guān)懷的溫暖。錄用的稿件編輯可直接進(jìn)入到下一環(huán)節(jié)。稿件退稿，說(shuō)明作者修改未達(dá)到審稿專家要求，可建議作者改投他刊。

1.3主編終審意見(jiàn)

終審是指主編對(duì)兩個(gè)外審意見(jiàn)均通過(guò)且作者已經(jīng)退修完成的稿件進(jìn)行總體把關(guān)的過(guò)程。終審意見(jiàn)同意錄用時(shí)，編輯要及時(shí)將修改意見(jiàn)轉(zhuǎn)達(dá)給作者，以便作者有針對(duì)性地進(jìn)一步修改稿件。此外，編輯還需要積極主動(dòng)了解作者需求，如有些作者單位需要紙質(zhì)錄用證明，有些需要加蓋公章的電子版證明，還有些作者需要在錄用證明上注明特殊信息等情況。編輯要針對(duì)不同情況提供周到的服務(wù)，為作者著想的同時(shí)更樹(shù)立了刊物的服務(wù)口碑。終審意見(jiàn)為退稿時(shí)，編輯將最終意見(jiàn)轉(zhuǎn)達(dá)給作者的同時(shí)，還要特別謹(jǐn)慎對(duì)待作者提出申訴的情況。因?yàn)榻K審?fù)烁宓牟糠指寮?，其外審意?jiàn)是錄用，因此作者對(duì)終審?fù)烁宓慕Y(jié)果可能會(huì)產(chǎn)生質(zhì)疑，進(jìn)而提出申訴。編輯要理解作者并認(rèn)真對(duì)待作者提出的申訴，將作者申訴意見(jiàn)及時(shí)反饋給主編，并將主編對(duì)申訴意見(jiàn)的答復(fù)及時(shí)傳達(dá)給作者。

2　如何對(duì)待作者推薦的審稿人

同行評(píng)審是學(xué)術(shù)期刊出版過(guò)程中的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，也是論文科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)性的重要保證。我刊在收稿通知中會(huì)建議作者推薦2～3位審稿專家。此舉有利于把握送審專業(yè)方向準(zhǔn)確、有效，同時(shí)還能擴(kuò)充審稿專家數(shù)據(jù)庫(kù)。作者推薦的審稿人通常是熟悉稿件內(nèi)容或者是與作者研究方向相近的專家。這些專家能夠有針對(duì)性地指出文中的優(yōu)缺點(diǎn)，并提出詳細(xì)的修改意見(jiàn)，更重要的是有利于節(jié)約審稿時(shí)間。然而，作者推薦審稿人也存在許多問(wèn)題值得深思［10］。

有些作者可能會(huì)推薦熟人作為審稿人，更有作者將人情關(guān)系、經(jīng)濟(jì)利益關(guān)系、同行競(jìng)爭(zhēng)關(guān)系等混入同行評(píng)審過(guò)程，這種不規(guī)范的作者推薦方式使得審稿環(huán)節(jié)失去了公正性［11］。Retraction Watch網(wǎng)站曾經(jīng)披露了韓國(guó)科學(xué)家Hyung-In Moon為了逃避同行評(píng)審而耍的一個(gè)“小聰明”。他在向Informa Healthcare旗下期刊投稿時(shí)，利用假郵箱或偽造的個(gè)人信息向編輯推薦自己以及自己的同事作為審稿人。這一事件導(dǎo)致多達(dá)11篇已經(jīng)發(fā)表的研究論文被撤稿［12］。因此，編輯要謹(jǐn)慎對(duì)待作者推薦的審稿人，首先在發(fā)送收稿郵件環(huán)節(jié)就要提醒作者推薦審稿人的原則，避免作者花費(fèi)大量時(shí)間卻提供無(wú)效審稿人的情況。對(duì)于作者推薦的審稿人，編輯不能全部采用也不可完全棄之不用。我刊在實(shí)際操作中，編輯一般參照作者推薦審稿人的研究方向在專家?guī)熘羞x擇2位審稿人，采用“雙盲”方式，并且實(shí)施一票否決制。如果專家?guī)熘袥](méi)有足夠?qū)徃迦说那闆r下，會(huì)采用作者推薦審稿人之一，另外再請(qǐng)一位同行專家進(jìn)行“單盲”評(píng)審。稿件最終錄用與否還是需要主編進(jìn)行把關(guān)。

3　作者催審怎么辦

作者催審是編輯工作中經(jīng)常遇到情況，大部分作者會(huì)通過(guò)E-mail發(fā)催審信聯(lián)系編輯部，編輯應(yīng)及時(shí)幫助作者催審，聯(lián)系審稿人。每次催審需記錄下催審時(shí)間、審稿意見(jiàn)預(yù)計(jì)返回時(shí)間以便隨時(shí)跟進(jìn)，同時(shí)也可避免稿件較多疏漏信息。

在實(shí)際工作中，我們發(fā)現(xiàn)有些作者并不熟悉審稿流程，剛剛送審的稿件就來(lái)催審。對(duì)于這種情況編輯要有耐心，理解作者的心情，詳細(xì)給作者解釋審稿流程及周期，如果在規(guī)定時(shí)間內(nèi)沒(méi)有返回審稿意見(jiàn)，編輯才能進(jìn)行催審，所以請(qǐng)作者耐心等待。如果審稿人有特殊情況不能及時(shí)返回審稿意見(jiàn)或者長(zhǎng)時(shí)間沒(méi)有回復(fù)，編輯應(yīng)幫助作者更換審稿人。有時(shí)作者來(lái)催審，而實(shí)際上審稿意見(jiàn)已經(jīng)返回，但是還沒(méi)來(lái)得及在網(wǎng)站上更新，這也是編輯需要注意的地方，要及時(shí)更新稿件的狀態(tài)以便作者查閱。

4　如何指導(dǎo)作者錄用后退修改

錄用后退修與審稿后退修的意義不同，錄用后退修是保證文章正確排版的一項(xiàng)重要的工作。如果文章進(jìn)入到排版階段，作者再要求修改，會(huì)增加很多工作量，因此盡量在錄用后退修階段，請(qǐng)作者將文章修改充分。每個(gè)刊物都會(huì)有自己固定的文字表述、圖表格式等要求，在文章錄用后，編輯要及時(shí)將刊物的這些要求通過(guò)郵件發(fā)送給作者。以我刊為例，錄用待發(fā)表的論文，作者需要完成以下幾項(xiàng)主要修改工作：①根據(jù)本刊的文獻(xiàn)、圖、表等格式規(guī)范，相應(yīng)地修改自己的文章，其中中文期刊文章作為參考文獻(xiàn)的需要有對(duì)應(yīng)的英文翻譯，圖表要有中英文圖名或者表名；②將全文語(yǔ)句改通順、流暢，避免出現(xiàn)病句；③數(shù)學(xué)公式中的上下角字母，若表示變量，用斜體表示，除此之外，用正體表示，若不能判斷字母正斜體的，請(qǐng)用“批注”形式對(duì)字母進(jìn)行相應(yīng)的解釋；④為符合編輯規(guī)范，一個(gè)變量需用1個(gè)字母來(lái)表示，一定要加英文縮寫的可以用變量下標(biāo)的形式表示出來(lái)。

我們發(fā)現(xiàn)，參照要求認(rèn)真修改過(guò)的稿件，在編輯加工過(guò)程中明顯順利得多。這一環(huán)節(jié)稿件修改的質(zhì)量直接決定了稿件的出版周期。因此，編輯在給作者發(fā)錄用后退修通知時(shí)要明確本次退修的意圖以及修改的具體要求。通常作者為使文章盡快發(fā)表也愿意配合編輯對(duì)文章進(jìn)行細(xì)致地修改。

5　怎樣處理更改作者信息問(wèn)題

稿件錄用以后，有時(shí)會(huì)遇到作者提出更改作者信息的要求，此時(shí)編輯要根據(jù)每個(gè)刊物管理制度的要求具體情況區(qū)別對(duì)待。按照我刊要求，第一作者是文章的主要貢獻(xiàn)者和負(fù)責(zé)人，無(wú)論是第一作者姓名還是作者單位信息都不允許更改，在收稿時(shí)應(yīng)明確告知作者。文章題目在改動(dòng)不大的情況下可以考慮，對(duì)于非第一作者姓名和單位的信息，需按照刊物要求請(qǐng)作者提供書面申請(qǐng)及全體作者同意更改證明。項(xiàng)目基金的名稱編號(hào)如果有誤，可以更正，如果是新增加項(xiàng)目基金，需要得到主編的認(rèn)可。此外，編輯還需要注意的是，有些文章錄用時(shí)作者已經(jīng)畢業(yè)，后續(xù)編輯加工的工作還需要作者繼續(xù)配合，編輯要及時(shí)更新作者聯(lián)系方式。

6　結(jié) 束 語(yǔ)

編輯站在作者的角度與其互動(dòng)交流，能夠更真切地感受作者遇到的困惑，了解作者需求，進(jìn)而準(zhǔn)確高效地幫助作者解決問(wèn)題，同時(shí)也能為期刊樹(shù)立良好的服務(wù)形象。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅猛發(fā)展對(duì)稿件處理效率提出了更大的挑戰(zhàn)，作者的需求也發(fā)生了變化，稿件的快速發(fā)表就是作者最關(guān)心的問(wèn)題之一。論文快速發(fā)表，作者就能夠首先得到同行關(guān)注，有助于增加其在本領(lǐng)域中的競(jìng)爭(zhēng)力。對(duì)于期刊而言，通過(guò)優(yōu)先數(shù)字出版、快報(bào)等形式實(shí)現(xiàn)快速發(fā)表，不僅能夠吸引新讀者和作者，同時(shí)還能夠提高老作者和讀者的“忠誠(chéng)度”。與作者建立長(zhǎng)期良好的互動(dòng)與合作關(guān)系［13-15］，為作者提供一流的學(xué)術(shù)交流平臺(tái)，不斷擴(kuò)大刊物的影響，增強(qiáng)科技期刊的核心競(jìng)爭(zhēng)力是編輯在工作中的努力方向。

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上海市高等學(xué)?？萍计诳芯炕鹳Y助項(xiàng)目（SHGX2014C08）；2015上海高校學(xué)術(shù)期刊質(zhì)量提升計(jì)劃項(xiàng)目