電子政務(wù)環(huán)境下檔案信息管理研究*

章 鄴

(鹽城師范學(xué)院 學(xué)報編輯部，江蘇 鹽城 224002)

電子政務(wù)環(huán)境下檔案信息管理研究*

章 鄴

(鹽城師范學(xué)院 學(xué)報編輯部，江蘇 鹽城 224002)

電子政務(wù)在應(yīng)用信息技術(shù)來突破時間、空間、部門間的限制與優(yōu)化資源整合實踐中，需要從規(guī)范、優(yōu)質(zhì)、國際標準化等方面來進行組織再造，以構(gòu)建基于信息共享的網(wǎng)絡(luò)化、電子化服務(wù)體系.高校檔案信息化管理作為電子政務(wù)的一部分，在檔案信息資源重構(gòu)中應(yīng)該基于部門職能，從高校檔案及學(xué)術(shù)研究功能上來進行科學(xué)保管和資源開發(fā)，著重從檔案的收集、整理、鑒定、保管等環(huán)節(jié)進行信息化整合與優(yōu)化，凸顯高校檔案資源效率的提升，促進檔案信息資源高效、共享.

電子政務(wù)；高校檔案；檔案信息化；集中管理；共享策略

電子政務(wù)作為現(xiàn)代信息技術(shù)下政府組織結(jié)構(gòu)與工作流程優(yōu)化重組的重要內(nèi)容，在打破時間、空間、部門間信息分隔的基礎(chǔ)上，實現(xiàn)全方位地向社會提供透明、優(yōu)質(zhì)、符合國際要求的信息服務(wù)功能.電子政務(wù)環(huán)境下的檔案信息集成化管理成為聚焦大學(xué)科知識服務(wù)研究的重點，也為構(gòu)建檔案信息集成化新系統(tǒng)提出了新的要求，特別是在檔案信息資源共享及保護上，如何從檔案學(xué)與信息技術(shù)的融合中提升檔案管理的工作效率，最大化地發(fā)揮檔案信息的社會效益，不僅是檔案管理者所關(guān)注的課題，更是構(gòu)建國家信息化檔案管理資源服務(wù)面臨的現(xiàn)實而又迫切的難題.

1 電子政務(wù)環(huán)境下高校檔案信息管理現(xiàn)狀

高等院校檔案工作主要以紙質(zhì)檔案為主，并對其進行信息化整理、收集、鑒定和保管.從高校檔案信息管理工作實踐來看，“重保管、輕利用”的問題較為突出，特別是對于檔案信息資源的共享及安全問題更是難點.[1]檔案資料數(shù)字化發(fā)展，迫切需要從計算機技術(shù)的識別與互聯(lián)網(wǎng)的應(yīng)用上來實現(xiàn)檔案資料的信息化管理.然而，無論是檔案資料的服務(wù)內(nèi)容還是服務(wù)形式，都受到諸多因素的制約.

1.1 內(nèi)部因素的影響

首先是高校檔案資料因其自身的特點而受到限制，由于檔案館藏資料都是真實的原始記錄，其分散性、機密性和回溯性是制約其服務(wù)功能的客觀因素.分散性表現(xiàn)在各類檔案內(nèi)容所涉及的領(lǐng)域、主體都是單一的，缺乏必要的歷史聯(lián)系，同時與當前社會實踐中對檔案的集中管理理念相矛盾；機密性表現(xiàn)在各信息資源多涉及黨和國家、政府機關(guān)等內(nèi)容，檔案分級管理制度下的檔案材料開放及利用方式受到限制，從而影響了檔案信息的快速、有效、全面利用；回溯性表現(xiàn)在檔案資料所記載的多為已經(jīng)發(fā)生的事件，是對過去的追溯與還原，缺乏及時性價值，也是制約檔案資源時效性的難題.其次，由于《高等學(xué)校檔案管理辦法》中提出“校長負責制”原則，對于高校檔案工作的相關(guān)制度及政策的落實上，大多受到各省檔案局、教育廳相關(guān)部門的監(jiān)督與檢查.因此，在高校實際檔案管理工作中，不同院校檔案工作常常從屬于高校內(nèi)部組織機構(gòu)，在日常管理及檔案信息資源利用上缺乏自主性和獨立性.最后是從高校檔案管理中各從業(yè)人員的整體素質(zhì)上來看，受“重藏輕用”思想的影響，很多高校檔案管理人員缺乏檔案學(xué)知識，甚至兼職人員偏多，缺乏檔案信息創(chuàng)新意識及創(chuàng)新能力，大大制約了檔案信息管理水平的提升.

1.2 外部因素的影響

從目前對高校檔案管理實際工作的調(diào)查來看，隨著我國高校檔案工作制度的逐步調(diào)整，對于檔案管理人員思想陳舊觀念的影響還是存在的，宣傳工作及宣傳手段較為單一，張貼宣傳欄工作使得檔案宣傳陣地較為狹窄，圍繞檔案法規(guī)建設(shè)，以及檔案日常管理工作中的檔案信息資料的檢索、信息化建設(shè)較為落后，有些高校檔案管理工作僅僅是做做表面工作，缺乏實質(zhì)性的改觀.[2]在檔案管理及檔案資源利用上，由于管理模式多處于半封閉狀態(tài)，“檔案就是人事檔案”的意識還較為普遍，對于檔案管理的宣傳性及檔案資源的價值缺乏必要的認識，如此種種也制約了高校檔案事業(yè)的快速發(fā)展，更難以適應(yīng)電子政務(wù)環(huán)境下高校檔案管理信息化建設(shè)的需要.再次，對于高校檔案管理的法規(guī)制度建設(shè)不夠完善，盡管也制定了相應(yīng)的規(guī)程及制度，但由于缺乏相應(yīng)的統(tǒng)一標準，對于高校檔案法規(guī)來說不夠健全，缺乏法律體系保障使得檔案管理陷入被動局面.同時，由于各高校對檔案管理工作重視程度不同，在管理設(shè)備購置及軟硬件建設(shè)上投入不夠，難以滿足檔案信息化建設(shè)服務(wù)功能的全面發(fā)揮.

2 國外檔案信息集中管理的經(jīng)驗及啟示

檔案作為重要的信息資源，在其管理中應(yīng)該注重理念的交流和管理模式的學(xué)習(xí).孟廣均在《信息資源管理導(dǎo)論》中提出“信息資源管理應(yīng)該是一個集成的特殊形式的管理活動”；盧宏泰在《國家信息政策》中提出“信息資源管理模式應(yīng)該集約化，實現(xiàn)對信息技術(shù)、信息經(jīng)濟、信息文化的集約化”.美國國家檔案與文件署于1998年提出“電子文件檔案館”設(shè)想，并從各州政府進行全面推進.如在電子文件格式上進行統(tǒng)一規(guī)范化管理，特別是從國家頂層設(shè)計入手，提供統(tǒng)一的管理范本，避免重復(fù)研究帶來的資源浪費，也促進了各級、各部門進行普遍性交流；在檔案技術(shù)革新上制定戰(zhàn)略規(guī)劃，以十年一制定、三年一修訂模式不斷改進和調(diào)整管理目標；在檔案管理戰(zhàn)略化中應(yīng)用評估標準，加快對電子檔案的利用，并從“紙質(zhì)文件不會很快結(jié)束”中積極改善和擴建保存檔案服務(wù)的場所；在檔案信息資料檢索及應(yīng)用上更加開放，如可以支持目錄索引、檔案數(shù)據(jù)庫通道檢索等方式，滿足不同用戶需求；在法律制度保障上凸顯政府信息公開，完善法律體系，如《信息自由法》《聯(lián)邦登記法》《行政程序法》等，以法律規(guī)章及政府報告等形式促進檔案管理的規(guī)范化和法制化建設(shè).英國在檔案信息管理中采用的方式較為典型，作為最高檔案管理機構(gòu)，英國國家檔案館負責政府文件的統(tǒng)一歸檔和保存，在檔案信息化建設(shè)上，以授權(quán)方式進行管理.如倫敦大學(xué)計算機中心負責國家檔案信息數(shù)據(jù)的存儲和傳播，并從服務(wù)時間、服務(wù)方式上滿足各級用戶的需要.在電子政務(wù)與檔案信息化管理中，英國國家檔案館通過授權(quán)方式來保存和利用檔案數(shù)據(jù)庫，并從收集、分析、統(tǒng)計、服務(wù)方式上與政府的政策及立法相關(guān)聯(lián)，既促進了檔案信息的高效利用，也促進了檔案信息資源服務(wù)各個領(lǐng)域及學(xué)科的重要使命.鑒于對國外先進檔案信息管理方式的學(xué)習(xí)，改善我國高校檔案信息管理的有效對策，其重點應(yīng)該從以下幾個方面著手：一是做好檔案信息國家層面的頂層設(shè)計，要從政府指導(dǎo)下來科學(xué)設(shè)計相關(guān)規(guī)范和標準化，并由此來推進向各級的推廣應(yīng)用；二是注重檔案信息資源的合作與委托管理，特別借鑒英國授權(quán)模式的成功經(jīng)驗，積極與政府、企業(yè)、高校、信息產(chǎn)業(yè)開發(fā)商等進行多重合作，以委托授權(quán)方式來促進檔案信息資源的共享；三是注重開放性，要從檔案信息的收集、整理及歸類上進行分級，逐步開放檔案信息資源，并從法律上加以規(guī)范；四是注重檔案信息資源的共享與利用，特別是通過對檔案數(shù)據(jù)庫的分析，從虛擬檔案管理中構(gòu)建專題數(shù)據(jù)庫，便于用戶檢索、查閱和學(xué)習(xí)使用.

3 電子政務(wù)環(huán)境下檔案信息資源管理策略

3.1 強化制度建設(shè)，完善管理體制

針對高校檔案信息管理實際，由于牽涉諸多部門及行業(yè)，需要從制度上加以構(gòu)建，特別是權(quán)責分配問題，要從相關(guān)機構(gòu)的職責分工及機制完善上，明確檔案信息管理中的突出問題，在尊重及吸收過去檔案管理體制進程中，結(jié)合電子政務(wù)環(huán)境下新的要求，進行完善和改進，更好地促進檔案信息管理工作走向正規(guī).[3]一是做好高校檔案管理行政網(wǎng)絡(luò)的優(yōu)化工作，特別是結(jié)合高校管理機構(gòu)特點，優(yōu)化傳統(tǒng)檔案管理多頭領(lǐng)導(dǎo)的格局，注重檔案管理全過程管理，并從行政網(wǎng)絡(luò)及工作機制上建立協(xié)同，強化行政職能的有序擴展.針對部門間的協(xié)同機制建設(shè)，關(guān)鍵要從核心任務(wù)的明確及統(tǒng)一上，厘清各職能部門監(jiān)管職責，以整體思維和國家行政力量來推進各項工作的落實.如結(jié)合中央、國務(wù)院、發(fā)改委、檔案局、國標委等部門聯(lián)席會議，對國家檔案信息管理總體規(guī)劃進行協(xié)同，設(shè)置相應(yīng)機構(gòu)、研究和解決突出問題，制定管理方針及原則，細化檔案管理的規(guī)章及標準.二是對檔案行政管理職能進行有序拓展，要從職責定位、拓展方向及文件管理流程上進行規(guī)范.如結(jié)合我國文件與檔案的分開實際，從行政機構(gòu)上加強檔案管理部門的職責，并從法律法規(guī)上加以明確，促進國家檔案信息管理法制化體系的建立.三是注重對檔案管理基層部門的組織與協(xié)調(diào)，特別是針對文件管理與檔案管理的差異性，要從政策、制度、法規(guī)上明確重點.對于基層管理組織的優(yōu)化與統(tǒng)一是完善檔案信息建設(shè)工作的重要環(huán)節(jié)，也是從微觀層面構(gòu)建檔案信息管理體系的主要內(nèi)容.如對各基層檔案管理負責人的明確，以問責制來保障管理工作的長效落實；對檔案管理各部門進行優(yōu)化重組，明確“集中-分散”協(xié)同管理制度，切實從信息技術(shù)、檔案管理等多種力量的組合上來突出信息管理能力；如加強對檔案信息的收集與整理，從技術(shù)上、信息化中強化檔案信息的安全.四是注重協(xié)作機制構(gòu)建，特別是跨行業(yè)、跨區(qū)域、跨領(lǐng)域上的合作，對于檔案協(xié)作組織的優(yōu)化，重點從信息技術(shù)的應(yīng)用上，尤其是網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的實施中來整合檔案信息資源的集中式存儲，并對教育機構(gòu)、出版機構(gòu)、博物館、圖書館、各行業(yè)數(shù)據(jù)中心等部門進行融合，實現(xiàn)國家對各級政府及機構(gòu)檔案信息資源的有效調(diào)配.

3.2 注重管理標準化建設(shè)，構(gòu)建檔案信息管理標準化平臺

檔案信息管理的科學(xué)化離不開統(tǒng)一的標準化體系的支撐，對于檔案信息資源的統(tǒng)一管理，需要制定科學(xué)、可靠、有效的標準體系來完成.[4]標準化是科學(xué)化的前提，也是實現(xiàn)檔案信息管理高效目標的關(guān)鍵.推進我國檔案信息資源的標準化建設(shè)，需要從我國信息化應(yīng)用實踐水平上，借鑒國外先進理念并融合中國國情實際.如在具體標準的制定、修改、廢止上要進行明確，對于檔案標準體系的應(yīng)用范圍及預(yù)期進行科學(xué)評估等.標準化建設(shè)作用于系統(tǒng)工程，在制定及修改中需要認識到建設(shè)的難度及長期性，要從各階段的重點任務(wù)上有序開展.第一，在起步階段要做好基礎(chǔ)性標準化工作，對于電子政務(wù)環(huán)境下標準先行、率先示范的構(gòu)建模式，應(yīng)該在工商、教育、財稅、公安、交通、檔案等多種業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)部門的協(xié)同下，明確檔案信息交互的具體要求及規(guī)范；第二階段是實施及發(fā)展階段，以政府為導(dǎo)向來制定各相關(guān)標準和規(guī)范，從元數(shù)據(jù)的構(gòu)成要素及檔案信息化應(yīng)用的多元性上，實現(xiàn)對電子文件的歸檔保存、監(jiān)控與信息化利用.如結(jié)合電子政務(wù)建設(shè)需要，對電子文件的管理要主動接受相關(guān)部門的監(jiān)督；對于電子政務(wù)中如何使用各類電子文件進行知識培訓(xùn)；對檔案信息服務(wù)方式及公眾檢索獲取途徑進行明確.第三階段是修訂及維護，針對電子政務(wù)及檔案管理的實際變化不斷修正和完善相應(yīng)規(guī)范、標準，以達到對檔案信息資源全國共建、共享目標.

3.3 注重檔案管理法規(guī)制定，完善相關(guān)法律體系

檔案信息管理工作的實施及推進要在國家法規(guī)下進行，對于檔案信息法規(guī)的制定及完善，要從國家戰(zhàn)略視角上來為檔案集中管理創(chuàng)造法律環(huán)境.[5]檔案信息資料涉及諸多社會關(guān)系及權(quán)益，對于檔案信息資源在存儲、共享、使用中的行為要通過專門法律法規(guī)來規(guī)范，并對檔案信息所有者的相關(guān)利益進行協(xié)調(diào).借鑒歐美發(fā)達國家的檔案管理法規(guī)體系，從我國檔案信息管理標準化建設(shè)上，加快對檔案信息集中管理法規(guī)建設(shè)，充分發(fā)揮行業(yè)標準的積極作用.如明確立法體系結(jié)構(gòu)及規(guī)劃，從信息保密安全上堅持實事求是及保密和利用原則，修訂、完善、廢止陳舊法規(guī)，突出法規(guī)的協(xié)調(diào)性和相同性；注重保密法律建設(shè)，從保密法及安全法的修訂中推進公民信息自由權(quán)利，尤其是對隱私權(quán)的立法；制定電子政務(wù)環(huán)境下檔案信息資源共享立法，從政務(wù)資源共享的組織及規(guī)范上，強化檔案信息資源的共享，發(fā)揮政府工作效能.

4 結(jié)語

高校檔案信息管理作為國家檔案工作的重要組成部分，在引入集中統(tǒng)一管理實踐中，要從各級各類檔案保管機構(gòu)法律建設(shè)上明確相應(yīng)職責及分工，尤其是在電子政務(wù)大環(huán)境下，要堅持對檔案信息的全程監(jiān)控，切實從網(wǎng)絡(luò)平臺、數(shù)據(jù)庫建設(shè)、安全中心等方面避免重復(fù)建設(shè)和資源浪費，打破信息孤島，實現(xiàn)檔案信息資源互通互聯(lián).需要強調(diào)的是，針對檔案信息生命周期理論問題，從檔案信息的生成、維護、銷毀或永久保存上，要注重檔案信息的真實性、完整性和可靠性管理，并從全程監(jiān)控上來實現(xiàn)檔案信息的透明化和高效化.

[1]熊友菊.信息化社會對傳統(tǒng)檔案信息服務(wù)模式的挑戰(zhàn)[J].檔案學(xué)通訊,2011(02):34-39.

[2]楊林,金鳳英,趙光.淺談如何以現(xiàn)代檔案管理理念提升學(xué)校整體工作[J].北京檔案,2011(03):53-58.

[3]郅樂娟.電子政府數(shù)字檔案集中管理制度研究[D].西安：陜西師范大學(xué),2014.

[4]王興婭.基于要素分析的高校數(shù)字檔案信息服務(wù)模式研究[D].南京：南京大學(xué),2013.

[5]張曉慧,何振,易臣何.企業(yè)檔案管理理念嬗變:內(nèi)涵、特征及現(xiàn)實兌現(xiàn)——基于電子政務(wù)視角的考量[J].檔案學(xué)研究,2012(06):84-87.

(責任編輯:徐星華)

10.13877/j.cnki.cn22-1284.2015.08.047

2015-04-02

鹽城師范學(xué)院人文社科研究項目“電子政務(wù)環(huán)境下檔案信息高效管理研究”(14YCKW033)

章鄴，江蘇鹽城人，助理館員.

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1008-7974(2015)04-0143-03