企業(yè)檔案工作的創(chuàng)新與發(fā)展

王巍

企業(yè)檔案工作要保持與時(shí)代同步發(fā)展，就必須與時(shí)俱進(jìn)，開拓創(chuàng)新，以創(chuàng)新思維指導(dǎo)企業(yè)檔案工作實(shí)踐。當(dāng)代計(jì)算機(jī)技術(shù)、通信技術(shù)、信息數(shù)字技術(shù)等高新技術(shù)的普及和發(fā)展，帶來了檔案服務(wù)理念、服務(wù)形式和服務(wù)手段的全新變革。在這種新環(huán)境、新形勢(shì)、新要求下，企業(yè)檔案工作不論從觀念、思維、方式、方法，還是從整個(gè)企業(yè)內(nèi)外環(huán)境形勢(shì)，都要求我們創(chuàng)造性地開展工作，跳出傳統(tǒng)的思維束縛，開創(chuàng)企業(yè)檔案工作新局面。

一、創(chuàng)新企業(yè)檔案工作運(yùn)行機(jī)制

近年來，我們制定并實(shí)施的檔案資料管理制度主要有：第一，檔案資料催交制度。對(duì)各部門應(yīng)交資料由檔案室發(fā)催交催辦通知書，限期上交，愈期進(jìn)行考核。第二，機(jī)組大修和技術(shù)改造資料歸檔制度。把機(jī)組大修資料歸檔納入機(jī)組檢修質(zhì)量的考核內(nèi)容，并規(guī)定設(shè)備異動(dòng)后，工程技術(shù)人員必須及時(shí)到檔案室對(duì)原圖進(jìn)行修改。第三，設(shè)備技術(shù)資料歸檔制度。規(guī)定新設(shè)備到廠后，必須有專職檔案人員到場才能開箱，設(shè)備技術(shù)資料須由檔案人員現(xiàn)場驗(yàn)收后立即歸檔。對(duì)于外出進(jìn)行技術(shù)收資人員，必須將技術(shù)資料交檔案室驗(yàn)收歸檔，沒有檔案室負(fù)責(zé)人簽字不能報(bào)銷差旅費(fèi)。第四，工程項(xiàng)目資料管理。規(guī)定工程竣工必須有檔案人員對(duì)工程資料進(jìn)行驗(yàn)收，沒有檔案管理人員驗(yàn)收簽字，財(cái)務(wù)部門不得進(jìn)行工程決算付款。

目前，我廠已建立了14種1.3萬字的檔案管理制度，使檔案工作從資料的收集、登記、保管、借閱、利用等各個(gè)環(huán)節(jié)都做到了有章可循，職責(zé)明確。這些制度的實(shí)施，有效地保證了歸檔資料的及時(shí)、完整。我廠檔案的歸檔率、準(zhǔn)確率、查全率、查準(zhǔn)率均為100%，資料完整率達(dá)99%。

二、創(chuàng)新檔案利用與服務(wù)

1.開發(fā)利用檔案，給企業(yè)帶來明顯的經(jīng)濟(jì)效益。我公司從1994年開始探討對(duì)4臺(tái)125MW和4臺(tái)200MW機(jī)組全面改造方案，我公司綜合檔案科提供了汽輪機(jī)、發(fā)電機(jī)、鍋爐及其輔助設(shè)備總圖等大量有參考價(jià)值的科技檔案，利用科技檔案卷次共800余卷，從1997年至2001年，先后對(duì)8臺(tái)機(jī)組進(jìn)行了現(xiàn)代化技術(shù)改造，改造后的機(jī)組各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)技術(shù)指標(biāo)達(dá)到了國內(nèi)同類型機(jī)組的先進(jìn)水平。通過技術(shù)改造，不僅延長了機(jī)組的壽命，使老機(jī)組煥發(fā)了青春，而且大大提高了機(jī)組安全可靠性、可控性、可調(diào)性和自動(dòng)化水平，增強(qiáng)了企業(yè)實(shí)力，對(duì)于企業(yè)參與市場競爭，迎接新世紀(jì)挑戰(zhàn)，無疑具有重大的現(xiàn)實(shí)意義和深遠(yuǎn)的歷史意義。在改造中，以汽機(jī)通流部分改造為重點(diǎn)，對(duì)發(fā)電機(jī)部分、鍋爐部分以及相應(yīng)輔機(jī)進(jìn)行了全方位配套改造，熱控部分改DCS、調(diào)速系統(tǒng)改DEH純電調(diào)，使機(jī)組綜合技術(shù)裝備和安全健康水平有較大的提高，并取得明顯的綜合經(jīng)濟(jì)效益。

2.發(fā)揮檔案的依據(jù)憑證作用，取得經(jīng)濟(jì)和社會(huì)效益。如國華徐州發(fā)電有限公司（以下簡稱徐電公司）為了貫徹國家“上大壓小、節(jié)能減排”的政策，決定關(guān)停拆除老機(jī)組建設(shè)2臺(tái)1000MW超超臨界機(jī)組。2×1000MW機(jī)組（上大壓小）建設(shè)工程2臺(tái)機(jī)組已于2012年12月4日高水平通過達(dá)標(biāo)投產(chǎn)和工程質(zhì)量評(píng)價(jià)工作。為爭創(chuàng)國家級(jí)優(yōu)質(zhì)工程金獎(jiǎng)，我公司邀請(qǐng)中電建協(xié)專家組對(duì)我公司百萬機(jī)組進(jìn)行兩次創(chuàng)優(yōu)咨詢檢查，專家們分為鍋爐、土建、 電熱、 汽機(jī)、綜合指標(biāo)、檔案六個(gè)專業(yè)組分別進(jìn)行檢查。按中國電力優(yōu)質(zhì)工程獎(jiǎng)評(píng)選辦法（2013版）最新標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)現(xiàn)場實(shí)際和檔案資料進(jìn)行抽查和現(xiàn)場檢查，相關(guān)參建單位給予密切配合。2013年7月27-28日，中國施工協(xié)會(huì)專家組來我公司進(jìn)行國家優(yōu)質(zhì)工程金獎(jiǎng)現(xiàn)場復(fù)查。國優(yōu)現(xiàn)場復(fù)查按“兩會(huì)三查”方式對(duì)工程實(shí)體、重要部位、關(guān)鍵工序、主要試驗(yàn)、檢驗(yàn)項(xiàng)目文件及工程檔案進(jìn)行核查。通過檢查，專家們高度肯定了我公司2×1000MW機(jī)組（上大壓?。┙ㄔO(shè)工程創(chuàng)優(yōu)工作取得的優(yōu)異成績。一致認(rèn)為我公司2×1000MW機(jī)組（上大壓小）建設(shè)工程符合國家優(yōu)質(zhì)工程審定辦法2013年版及現(xiàn)場復(fù)查重點(diǎn)部位的要求，通過國家優(yōu)質(zhì)工程金獎(jiǎng)現(xiàn)場復(fù)查。在兩次創(chuàng)優(yōu)咨詢檢查及國家優(yōu)質(zhì)工程金獎(jiǎng)現(xiàn)場復(fù)查中，我公司籌建處、生技部等各部門及江蘇省電力建設(shè)三公司、天津電力建設(shè)公司等參建單位在檔案室借閱了大量基建期的竣工檔案和主機(jī)的設(shè)備檔案，檔案在為我公司順利通過國家優(yōu)質(zhì)工程金獎(jiǎng)現(xiàn)場復(fù)查工作中起到了關(guān)鍵的作用。又如為了減少二氧化硫排放量，保護(hù)大氣環(huán)境，完成江蘇省政府和省環(huán)境保護(hù)廳下達(dá)的“十五”期末二氧化硫排放總量控制指標(biāo)和防治計(jì)劃，我公司在#7、#8機(jī)組配套安裝煙氣脫硫設(shè)備。福建龍凈環(huán)保股份有限公司上海龍凈環(huán)?？萍脊こ逃邢薰竞臀夜旧\(yùn)部、鍋爐公司等部門的工程技術(shù)人員到綜合檔案科查閱了0308-8266-1、0308-8835-1、0307-8022-17、03-839-01、03-836-00等有價(jià)值的科技檔案，為改造工作的前期初步設(shè)計(jì)、工程的順利實(shí)施提供了基礎(chǔ)條件。#7、#8機(jī)組安裝脫硫裝置后，每年可減少二氧化硫排放12145噸，脫硫洗滌塔具有50%的除塵效率，煙塵排放濃度可進(jìn)一步降低，改善當(dāng)?shù)卮髿猸h(huán)境質(zhì)量，因此項(xiàng)目具有顯著的環(huán)保效益。

3.提供檔案為企業(yè)經(jīng)營決策、查處經(jīng)濟(jì)案件、慣標(biāo)認(rèn)定、編史修志等工作發(fā)揮了積極作用。如2002年12月我廠朱廠長借閱徐州發(fā)電廠征地實(shí)況及紅線圖以及#1、#2灰場等處征地問題的批準(zhǔn)通知書及協(xié)議書等（0300-8030-1、8、9），為領(lǐng)導(dǎo)關(guān)于我公司機(jī)組擴(kuò)建提供了參考。再如1997年我公司編寫《徐州發(fā)電廠志》，廠編委先后調(diào)閱了綜合檔案科大量檔案資料（89-073-45、92-601-01、02等）編寫廠志，共查閱各種檔案案卷202卷次，復(fù)印資料近5000張，為廠志的順利完成立下汗馬功勞。

4.圍繞企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營工作做好資料匯編。我公司檔案管理人員自己編研或與有關(guān)部門合作完成了《歷年安全生產(chǎn)典型事故匯編》、《科研成果匯編》等22種165萬字的編研材料，其中，通用性編研資料17種，深層次編研資料5種，同時(shí)還編制了檢索工具28種161冊(cè)，對(duì)生產(chǎn)經(jīng)營等管理工作起到了較好的指導(dǎo)作用。

公司新近投資購置了清華紫光工程圖檔管理系統(tǒng)，包括繪圖儀、激光打印機(jī)、掃描儀、瀏覽器、軟件等設(shè)備，它能與電力系統(tǒng)現(xiàn)行的基于LOTUS NOTES的檔案管理系統(tǒng)有無縫的連接。該系統(tǒng)以光電掃描為主要輸入手段，將不同載體的檔案信息通過光電掃描儀轉(zhuǎn)換成電子圖像，經(jīng)過凈化處理壓縮后存入光盤，充分利用我公司現(xiàn)在使用的“OA”辦公自動(dòng)化NOTES檔案管理子系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫中已輸入的數(shù)據(jù)，與此電子圖像自動(dòng)對(duì)應(yīng)，網(wǎng)絡(luò)用戶在WINDOWS環(huán)境下，應(yīng)用瀏覽器方便靈活的實(shí)現(xiàn)檔案的全息查詢和檢索。我公司在公司內(nèi)部網(wǎng)頁上掛接了清華紫光電子檔案檢索系統(tǒng)，公司員工只要輸入自己的姓名和密碼就可方便的利用電子檔案檢索系統(tǒng)進(jìn)行檔案的全息查詢和檢索。

三、創(chuàng)新檔案隊(duì)伍建設(shè)

1.營造良好學(xué)習(xí)氛圍。實(shí)現(xiàn)檔案工作的創(chuàng)新，僅有創(chuàng)新的愿望和勇氣是不夠的，還必須具備善于創(chuàng)新的能力，而這種能力首先要求我們檔案工作者必須具備一定的理論修養(yǎng)、文化功底和專業(yè)水平。如果對(duì)黨的方針、政策和當(dāng)前的形勢(shì)認(rèn)識(shí)不清，知之甚少，缺乏文化素質(zhì)，不懂檔案專業(yè)知識(shí)和新技術(shù)技能，又何談創(chuàng)新能力的提高。現(xiàn)在已是信息時(shí)代，檔案工作者應(yīng)努力優(yōu)化自己的知識(shí)結(jié)構(gòu)，除了學(xué)習(xí)黨和國家的方針、政策以及檔案工作的新知識(shí)、新技能外，還要學(xué)習(xí)和掌握信息科學(xué)、計(jì)算機(jī)技術(shù)、多媒體技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等必備的知識(shí)與技能，并努力適應(yīng)傳統(tǒng)檔案與數(shù)字檔案相結(jié)合的工作方式，并掌握其特點(diǎn)和規(guī)律。

2.創(chuàng)新繼續(xù)教育方式。企業(yè)檔案人員要加強(qiáng)培訓(xùn)和再教育工作。再教育的內(nèi)容重點(diǎn)有兩項(xiàng)，一是檔案學(xué)理論和相關(guān)學(xué)科理論，特別是新理論、新思想和新方法的學(xué)習(xí)。通過再教育，更新補(bǔ)充知識(shí)，提高創(chuàng)新能力，了解國內(nèi)外檔案學(xué)研究的最新進(jìn)展，開闊自己的視野。

3.現(xiàn)代信息技術(shù)教育。因?yàn)槿祟愒谶M(jìn)入網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，以通訊技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)為支撐的信息網(wǎng)絡(luò)的高速發(fā)展，正以前所未有的規(guī)模與速度改變著人們的生產(chǎn)與生活，也改變著檔案工作的方式，企業(yè)檔案工作者應(yīng)盡快掌握現(xiàn)代信息處理相關(guān)技術(shù)，跟上時(shí)代的步伐，并為理論研究提供技術(shù)支撐。

4.建立學(xué)習(xí)激勵(lì)機(jī)制。建立繼續(xù)教育激勵(lì)機(jī)制，對(duì)檔案工作人員參加專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)學(xué)習(xí)，學(xué)習(xí)深造的，要加以表彰和鼓勵(lì)。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和檔案部門領(lǐng)導(dǎo)尤其要重視人才培養(yǎng)，要善于調(diào)動(dòng)各方面力量，廣辟途徑，積極培養(yǎng)檔案工作方面的專門人才。

四、創(chuàng)新檔案工作環(huán)境建設(shè)

推動(dòng)企業(yè)檔案工作的發(fā)展，就是要“優(yōu)化環(huán)境，加快推進(jìn)”，配置現(xiàn)代化的檔案館（室）。沒有符合時(shí)代發(fā)展需求的檔案館（室），檔案事業(yè)就談不上全面、協(xié)調(diào)、可持續(xù)發(fā)展。企業(yè)檔案工作人員，要力爭從硬環(huán)境和軟環(huán)境兩個(gè)方面提高。要按照檔案館（室）建設(shè)的要求，建造一個(gè)功能齊全、服務(wù)高效的現(xiàn)代化檔案館（室），配置比較先進(jìn)、現(xiàn)代的儀器設(shè)備（如掃描儀、數(shù)碼相機(jī)、復(fù)印機(jī)等）。我公司新近投資購置了清華紫光工程圖檔管理系統(tǒng)，包括繪圖儀、激光打印機(jī)、掃描儀、瀏覽器、軟件、復(fù)印機(jī)等設(shè)備，它能與電力系統(tǒng)現(xiàn)行的基于LOTUS NOTES的檔案管理系統(tǒng)有無縫的連接。軟環(huán)境包括爭取企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)心和支持，實(shí)行定期和不定期匯報(bào)制度，密切聯(lián)系企業(yè)各部門，經(jīng)常開展檔案法制宣傳，增強(qiáng)企業(yè)員工的檔案意識(shí)，為企業(yè)檔案工作軟環(huán)境創(chuàng)造良好寬容和諧的人際環(huán)境。

（作者單位：神華國華徐州發(fā)電有限公司）