淺談PowerPoint 2003使用中的小技巧

向瑜

摘 要：作為現(xiàn)在使用率較高的PPT軟件來說，對于它在制作使用中的許多小技巧可能我們平時并不是很清楚，筆者通過多年的教學(xué)，總結(jié)出了一些，如：修改Undo次數(shù)、復(fù)制前一動作、幻燈片隨著播放的日期和時間不同而自動進(jìn)行更新、文字實現(xiàn)不斷閃爍以及幻燈片放映中的一些小技巧等，以此起個拋磚引玉的作用，讓更多喜好該軟件的人士能夠盡可能去探索它在使用制作過程中的其他一些小技巧。

關(guān)鍵詞：PowerPoint 使用 技巧 計算機(jī)技術(shù)

中圖分類號：TP317 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1672-3791（2014）10（b）-0025-02

PowerPoint 2003是辦公軟件包Office 2003系列組件中的一員，其主要功能是方便地制作演示文稿，包括各種提綱、教案、演講稿、簡報等。使用它可以非常輕松地把文字、圖形、圖像、聲音以及視頻編輯等多媒體元素融為一體，賦予演示對象更強(qiáng)的感染力。

筆者通過多年的教學(xué)發(fā)現(xiàn)，使用Power

Point 2003，能夠方便地制作出圖、文、聲、畫并茂的演示文稿，但對于使用中的一些小技巧，許多人可能不是很清楚，該文將簡單地列出，以供大家參考。

1 更改Undo（撤消）次數(shù)

在PowerPoint中，系統(tǒng)默認(rèn)可撤消的操作數(shù)為20次。如果要實現(xiàn)撤消次數(shù)的更改，可通過下面的操作進(jìn)行：選擇PowerPoint 2003中的“工具/選項”命令，然后在“選項”對話框中選擇“編輯”選項卡，找到“撤消”下面的“最多可取消操作數(shù)”框，輸入數(shù)值1～150，即可實現(xiàn)更改。

2 重復(fù)前一動作（F4鍵）

在制作演示文稿中，有時經(jīng)常需要重復(fù)前一動作，此時可以利用F4功能鍵，從而提高制作的效率。例如：當(dāng)我們將一些文字或段落進(jìn)行了格式的設(shè)置后，如果后面某些文字或段落也需進(jìn)行相同的設(shè)置，那么就可以選擇這些文字或段落，然后按F4功能鍵，實現(xiàn)復(fù)制前一動作的功能。

3 在PPT中日期與時間自動進(jìn)行更新

當(dāng)幻燈片在不同日期和時間播放時，為了使其日期與時間能作相應(yīng)變化，可對幻燈片作如下設(shè)置：選擇“視圖”菜單下的“頁眉和頁腳…”命令，再在對話框的“幻燈片”選項卡下單擊“日期與時間”，選中“自動更新”即可。

4 文字連續(xù)閃爍

為了增強(qiáng)文字的動畫效果，幻燈片中常利用“自定義動畫”功能來實現(xiàn)閃爍文字的制作，具體操作如下：選中需設(shè)置“閃爍”效果的文字，在“自定義動畫”窗格中，單擊“添加效果”，再選擇“強(qiáng)調(diào)/其他效果”命令，在“添加強(qiáng)調(diào)效果”對話框中，選擇“華麗型”下的“閃爍”，即可將選中的文字設(shè)置為“閃爍”效果。但在幻燈片播放時，“自定義動畫”窗格中的“速度”框無論選擇下面的哪一個選項，文字都會一閃而過，卻不能夠連續(xù)閃爍。

此時在設(shè)置了動畫效果的列表中選擇該動畫并單擊其后的按鈕，彈出下拉式菜單，選擇“計時（T）…”命令，打開“閃爍”對話框，在“計時”選項卡的“重復(fù)（R）…”項中，通過旁邊的按鈕選擇要重復(fù)的次數(shù)或控制要求后，單擊“確定”按鈕。文字即可按設(shè)定的次數(shù)或控制要求達(dá)到多次閃爍的目的。

5 了解幻燈片的字?jǐn)?shù)和段落信息

在制作幻燈片過程中，有時需要了解幻燈片的字?jǐn)?shù)，此時可進(jìn)行和Word一樣的操作實現(xiàn)之。只需執(zhí)行“文件/屬性”命令，在打開的“屬性”對話框中選擇“統(tǒng)計”選項卡，即可列出相應(yīng)信息。如果還要求了解其他信息，則選擇對話框中的其他選項卡。

6 幻燈片放映中的一些小技巧

（1）放映時要前進(jìn)到下一張幻燈片可用：N鍵、Enter鍵、PgDn鍵、“→”鍵、“↓”鍵、Space鍵或單擊鼠標(biāo)實現(xiàn)。

（2）放映時要后退到上一張幻燈片可用：P鍵、PgUp鍵、“↑”鍵或“→”鍵等。

（3）放映時鼠標(biāo)指針的隱藏與再現(xiàn)：在幻燈片放映過程中，為了不影響對內(nèi)容的觀看，可使用“Ctrl+H”鍵將鼠標(biāo)隱藏，如果需要再次顯示鼠標(biāo)則可使用“Ctrl+A”鍵實現(xiàn)。

（4）幻燈片播放時如果要調(diào)用畫筆標(biāo)記，強(qiáng)調(diào)某些內(nèi)容，可直接用“Ctrl+P”鍵，對于標(biāo)記錯誤，可直接按“E”鍵實現(xiàn)一鍵擦除。

（5）放映時幻燈片設(shè)置為白屏或黑屏效果：講解時，為了讓聽眾的注意力能更加集中，不受到幻燈片畫面對講解內(nèi)容的干擾，此時可將幻燈片設(shè)置為白屏或黑屏效果：

①黑屏：按一次“B”鍵，再按一次返回原始放映幻燈片。

②白屏：按一次“W”鍵，再按一次返回原始放映幻燈片。

（6）退出幻燈片放映模式：按“Esc”鍵或“-”鍵。

7 進(jìn)入窗口播放模式

在PowerPoint 2003的使用過程中，為了增強(qiáng)演示效果，常常需要將它與其他程序窗口的數(shù)據(jù)配合使用。如果選擇傳統(tǒng)的幻燈片播放方式：選擇“幻燈片放映/觀看放映”菜單選項或功能鍵F5，幻燈片直接進(jìn)入全屏放映模式。此時只能使用“Alt+Tab”鍵或“Alt+Esc”鍵實現(xiàn)與其他窗口的切換。

為了實現(xiàn)幻燈片的窗口播放，可在按住“Alt”鍵的同時，再依次按下“D”鍵和“V”鍵達(dá)到目的。此時的幻燈片放映模式就是一個窗口的形式：即具有標(biāo)題欄和菜單欄等組件，此時就可以在幻燈片播放的同時對播放窗口進(jìn)行改變大小之類的操作。

8 在“幻燈片瀏覽視圖”中查看幻燈片的切換方式

如果幻燈片設(shè)置了“切換方式”，一旦選擇“幻燈片瀏覽”視圖后，相應(yīng)幻燈片左下角就會出現(xiàn)一個小圖標(biāo)。單擊此圖標(biāo)，PPT就會對該張幻燈片演示一遍切換效果。

9 手動設(shè)置幻燈片播放間隔時間

選擇需設(shè)置的幻燈片后，執(zhí)行“幻燈片放映/幻燈片切換”命令，在“幻燈片切換”窗格中選擇“換片方式”下的“每隔”選項，并在其后的文本框中輸入希望幻燈片在屏幕上停留的時間（秒）。此設(shè)置如需針對所有幻燈片，只需單擊其下的“應(yīng)用于所有幻燈片”按鈕。endprint

注：若希望在單擊鼠標(biāo)和經(jīng)過一定時間后都能實現(xiàn)幻燈片的換頁，則需將“單擊鼠標(biāo)時”和“每隔”選項同時選中。具體哪個起作用則是以先發(fā)生的決定。

10 音/視頻文件的播放控制

在幻燈片中要實現(xiàn)音/視頻文件的播放，可選擇“插入/影片和聲音/文件中的影片（或文件中的聲音）”操作，但這種方法不方便對音/視頻進(jìn)行控制。為了能對音/視頻進(jìn)行播放控制，只需在PPT中插入Media Player控件。具體方法如下。

（1）選擇“視圖/工具欄/控件工具箱”命令，打開“控件工具箱”工具欄，單擊“（其他控件）”，在彈出的列表中選擇“Windows Media Player”，然后按住鼠標(biāo)左鍵拖動就在PPT中插入Media Player控件，此時在“控件工具箱”里，單擊“（屬性）”，打開“屬性”窗口。

（2）在“屬性”窗口的URL欄后的文本框中輸入需要播放的音/視頻文件的完整路徑（擴(kuò)展名不能省略），也可單擊“（自定義）”欄后的“…”按鈕，在“文件名或URL（U）：”欄后的文本框中輸入或通過“瀏覽（B）…”按鈕從磁盤中選取要播放的文件。若在“播放選項”中取消“自動啟動”選項，則需按“”按鈕才能播放。

（3）選擇“幻燈片放映/觀看放映”或按功能鍵“F5”，實現(xiàn)播放。

在幻燈片中除了可以實現(xiàn)音/視頻文件的插入，也可以采用類似的方法實現(xiàn)Flash影片的插入。在“控件工具箱”工具欄中，選取“其他控件/Shockwave Flash Object”，然后按住鼠標(biāo)左鍵在幻燈片中拖動出一個方框，調(diào)整好大小，就實現(xiàn)了Flash控件的插入。單擊此控件，在“屬性”窗口中的“Movie”欄后的文本框中填入所需播放的Flash影片所在的位置（完整路徑，與上面的URL同）即可。

11 利用PowerPoint實現(xiàn)上網(wǎng)功能

我們上網(wǎng)一般都要利用IE瀏覽器，卻不知利用PowerPoint軟件同樣可實現(xiàn)上網(wǎng)功能。只需在幻燈片“普通視圖”下，選擇“視圖/工具欄/Web”，然后在地址欄中輸入需瀏覽的網(wǎng)址即可。同時它還可將以前在IE中瀏覽過的網(wǎng)址保存在下面的列表框中，從而實現(xiàn)了與IE的完全兼容。

12 Word文檔與PowerPoint文稿的相互轉(zhuǎn)換

在實際使用過程中，我們常常需要將一篇Word文檔快速轉(zhuǎn)換為一PPT文稿，或在現(xiàn)有的PPT文稿基礎(chǔ)上迅速得到一篇Word文檔。此時可通過以下的操作實現(xiàn)。

（1）Word文檔轉(zhuǎn)換為PPT文稿。

選中Word文檔中的全部內(nèi)容并復(fù)制，然后啟動PowerPoint，選擇“普通視圖”中的“大綱”選項卡，將光標(biāo)定位到第一張幻燈片處“粘貼”，即將Word文檔中的全部內(nèi)容插入到了第一張幻燈片中。此時可根據(jù)需要對文本進(jìn)行具體的格式設(shè)置，然后將指針定位于需劃分為下一張幻燈片的地方，按“Enter”鍵，即可生成一張新幻燈片；若需插入空行，按“Shift+Enter”鍵。如此反復(fù)，即可制作完成多張幻燈片。

最后還可以使用“大綱”工具欄中相應(yīng)按鈕作進(jìn)一步調(diào)整。

（2）PPT文稿轉(zhuǎn)換成Word文檔。

如果要將PPT演示文稿轉(zhuǎn)換成Word文檔，利用“普通視圖”中的“大綱”選項卡即可快速完成。將光標(biāo)定位在第二張開始的其他幻燈片前，重復(fù)按“BackSpace”（退格鍵），將所有的幻燈片合并為一張，然后全選、復(fù)制、粘貼到Word中。

以上是筆者在平時教學(xué)中摸索到的一些有關(guān)PPT制作中的小技巧，當(dāng)然，對于Office這個比較成熟的軟件中的一員來說，PPT的制作技巧還有很多，這里筆者僅起到一個拋磚引玉的作用，希望熱心研究該軟件的愛好者和筆者能一起繼續(xù)探索發(fā)現(xiàn)。文中如有不妥之處，也請不吝指正。

參考文獻(xiàn)

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[3] 郝建濤，嚴(yán)昕.Excel在使用中的10個小技巧[J].四川水力發(fā)電，2007（S2）：13-14，24.endprint