醫(yī)療設(shè)備采購的科學(xué)化管理

王西民，舒曉玲

（1 西安市第一醫(yī)院，陜西西安710002；2 西安市第五醫(yī)院，陜西西安710082）

醫(yī)療設(shè)備采購的科學(xué)化管理

王西民1，舒曉玲2

（1 西安市第一醫(yī)院，陜西西安710002；2 西安市第五醫(yī)院，陜西西安710082）

本文討論了醫(yī)療設(shè)備采購科學(xué)化管理和具體實(shí)施步驟，通過對(duì)采購計(jì)劃的論證、招標(biāo)采購和驗(yàn)收等各個(gè)環(huán)節(jié)的嚴(yán)格控制，采取靈活采購方式，綜合考慮選擇最優(yōu)設(shè)備，實(shí)現(xiàn)引進(jìn)設(shè)備的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益最大化。

醫(yī)療設(shè)備；采購管理；招標(biāo)采購

醫(yī)療設(shè)備是醫(yī)院醫(yī)療﹑科研和教學(xué)工作的重要物質(zhì)基礎(chǔ)。所以，醫(yī)院擁有醫(yī)療設(shè)備的多少和先進(jìn)程度是衡量醫(yī)院技術(shù)實(shí)力的重要標(biāo)志。我院是以眼科﹑心血管內(nèi)科和老年病為重點(diǎn)學(xué)科的綜合性三級(jí)甲等醫(yī)院，每年持續(xù)投人大量經(jīng)費(fèi)用于添置和更新先進(jìn)的醫(yī)療設(shè)備，在診療﹑科研等方面工作都得到了長足的發(fā)展[1]。

采購是設(shè)備管理的重要環(huán)節(jié)，是醫(yī)院設(shè)備引進(jìn)的主要關(guān)口。如何合理有效的利用有限資金，采購到性價(jià)比較高的設(shè)備，是醫(yī)療設(shè)備采購中著重考慮的問題。采購行為要遵守國家相關(guān)法律法規(guī)，采購計(jì)劃需要經(jīng)過認(rèn)真調(diào)研和論證，對(duì)設(shè)備的安全性﹑有效性﹑適用性﹑先進(jìn)性﹑經(jīng)濟(jì)性以及售后服務(wù)等因素進(jìn)行全面考核。同時(shí)還要實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益最大化。自從2013年醫(yī)院自行采購設(shè)備以來，我院完成了四千多萬元的設(shè)備采購任務(wù)，通過實(shí)踐形成了一整套較為完善的采購管理制度和采購流程。

1 確定采購計(jì)劃

醫(yī)療設(shè)備價(jià)格昂貴﹑結(jié)構(gòu)復(fù)雜﹑品種繁多。除部分通用設(shè)備外，大多數(shù)設(shè)備因應(yīng)用?？频牟煌骶咛攸c(diǎn)。所以要充分尊重使用科室和專家意見[1]。

1.1 由科室提出初步計(jì)劃，由設(shè)備科匯總并與現(xiàn)有設(shè)備進(jìn)行對(duì)比分析，站在全院設(shè)備整體規(guī)劃高度，對(duì)同一學(xué)科﹑同類設(shè)備統(tǒng)籌規(guī)劃﹑合理配置。與科室充分溝通取舍，避免重復(fù)購置。

1.2 設(shè)備科召集醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備管理委員會(huì)和學(xué)術(shù)委員會(huì)對(duì)計(jì)劃進(jìn)行論證。聽取各方意見，將論證結(jié)果匯總分析排序后，提出初步建議呈院長辦公會(huì)審議﹑篩選，確定采購計(jì)劃。

2 確定技術(shù)參數(shù)

2.1 設(shè)備科組織臨床科室和財(cái)務(wù)﹑紀(jì)委等部門到相關(guān)醫(yī)院現(xiàn)場考察，進(jìn)行市場調(diào)研，廣泛收集市場信息，了解同類主流產(chǎn)品的市場情況，包括性能﹑配置﹑技術(shù)參數(shù)的對(duì)比及其他單位以往成交價(jià)格等。

2.2 科室根據(jù)需要提供參數(shù)初稿，設(shè)備科做適當(dāng)補(bǔ)充調(diào)整，技術(shù)要求應(yīng)該盡可能符合實(shí)際要求，要求過高會(huì)導(dǎo)致投標(biāo)設(shè)備配置高于實(shí)際需求而帶來功能閑置和資金浪費(fèi)，要求過低可能導(dǎo)致投標(biāo)設(shè)備不能達(dá)到實(shí)際臨床使用要求[2]。

2.3 按學(xué)科邀請(qǐng)?jiān)和鈱＜覍?duì)參數(shù)進(jìn)行論證，主要考慮確保參數(shù)至少兼容三種品牌規(guī)格，避免歧視性條款，以保證招標(biāo)時(shí)具有競爭性﹑公正性。

3 選擇招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)

在醫(yī)院網(wǎng)站上發(fā)布公告，邀請(qǐng)具有相應(yīng)資質(zhì)以及在西安市財(cái)政局備案的社會(huì)招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)報(bào)名。組織紀(jì)委和財(cái)務(wù)等相關(guān)部門人員登門對(duì)各代理機(jī)構(gòu)進(jìn)行考察，然后采用院內(nèi)招標(biāo)的形式選擇了一批招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)，并與選定的代理機(jī)構(gòu)簽訂委托協(xié)議。

4 采購招標(biāo)

4.1 明確需求，科學(xué)制定招標(biāo)文件

招標(biāo)文件是整個(gè)招投標(biāo)過程所遵循的法律性文件，是投標(biāo)和評(píng)標(biāo)的依據(jù)，是構(gòu)成合同的主要組成部分。投標(biāo)人必須按照招標(biāo)文件要求編寫投標(biāo)文件，招標(biāo)文件一般由技術(shù)條款和商務(wù)條款兩部分構(gòu)成，技術(shù)參數(shù)已經(jīng)在前期工作中確定這里只介紹商務(wù)條款。

首先，要對(duì)投標(biāo)廠商及所投設(shè)備的資質(zhì)文件有明確要求。投標(biāo)人應(yīng)首先按要求提供齊全的資質(zhì):如企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照﹑醫(yī)療器械生產(chǎn)（或經(jīng)營）企業(yè)許可證﹑醫(yī)療器械注冊(cè)證及附表﹑稅務(wù)登記證﹑企業(yè)法人授權(quán)投標(biāo)人的授權(quán)書等。另外，若投標(biāo)人不是設(shè)備生產(chǎn)商，還應(yīng)核查代理經(jīng)銷的產(chǎn)品是否有生產(chǎn)廠家的委托授權(quán)書。

其次，進(jìn)口產(chǎn)品要提供貨物進(jìn)口證明，以保證貨源的可靠性，防止假冒偽劣﹑無證經(jīng)營現(xiàn)象[3]。另外，采購部門對(duì)公司資質(zhì)進(jìn)行嚴(yán)格審查，例如廠商的生產(chǎn)規(guī)模﹑經(jīng)營業(yè)績﹑資信狀況﹑技術(shù)力量，甚至廠商名稱﹑地址是否真實(shí)等，只有通過資質(zhì)審查，其投標(biāo)的產(chǎn)品才能進(jìn)人第二階段的技術(shù)條款和商務(wù)條款的評(píng)比。商務(wù)條款中，應(yīng)該要求投標(biāo)廠商對(duì)所投標(biāo)產(chǎn)品的售后服務(wù)承諾做出詳盡描述，例如承諾免費(fèi)保修期﹑維修響應(yīng)時(shí)間﹑保修期外維修費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)﹑軟件免費(fèi)升級(jí)﹑主要零配件價(jià)格﹑交貨期及付款方式﹑操作人員和維修人員培訓(xùn)計(jì)劃等[4]。

4.2 公正評(píng)標(biāo)

按照政府采購法和西安市財(cái)政局的相關(guān)規(guī)定，評(píng)標(biāo)委員會(huì)專家成員由醫(yī)院委派一名專家和抽取的專家組成四名專家組成。專家由招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)和醫(yī)院同時(shí)派人，招標(biāo)當(dāng)天在政府采購專家?guī)熘谐槿。芊獯蛴?，雙方簽字確認(rèn)，在評(píng)標(biāo)現(xiàn)場拆封，核對(duì)到場的評(píng)標(biāo)專家。在評(píng)標(biāo)前除了專家收到系統(tǒng)的語言提示和短信告知以外，沒有人知道評(píng)標(biāo)專家是誰。嚴(yán)格的保密措施，杜絕了人情關(guān)系的干擾，保證了評(píng)標(biāo)過程的公正性[5]。

評(píng)標(biāo)時(shí)嚴(yán)格按照招標(biāo)文件上規(guī)定的評(píng)標(biāo)辦法，逐條核對(duì)分析技術(shù)參數(shù)和商務(wù)條款的響應(yīng)情況進(jìn)行打分，需要澄清的內(nèi)容由招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)請(qǐng)來投標(biāo)商代表予以澄清。各位評(píng)委分別打分后匯總排序，有評(píng)標(biāo)委員會(huì)組長統(tǒng)一簽署意見，推薦第一﹑第二等順序中標(biāo)人。大家意見不統(tǒng)一時(shí)進(jìn)行討論形成統(tǒng)一意見，個(gè)別不同意見注明保留。評(píng)標(biāo)結(jié)果經(jīng)醫(yī)院確認(rèn)后按規(guī)定公告一周。

5 簽訂合同

我院編制了統(tǒng)一的合同模版，同時(shí)還有一套嚴(yán)格的合同審定程序。招標(biāo)結(jié)果經(jīng)一周公告無異議后，發(fā)給中標(biāo)人合同模版，由中標(biāo)人依照投標(biāo)文件詳細(xì)填寫具體內(nèi)容和配置清單。再由醫(yī)院相關(guān)部門審閱，不同意見與中標(biāo)人磋商完善，最終確定簽訂合同。

6 嚴(yán)格驗(yàn)收，確保設(shè)備安全使用，性能穩(wěn)定

醫(yī)療設(shè)備的到貨驗(yàn)收是設(shè)備采購過程中重要一環(huán)，我們成立了由設(shè)備科牽頭，由紀(jì)委﹑財(cái)務(wù)和使用科室專家組成驗(yàn)收小組，按照醫(yī)療設(shè)備安裝與驗(yàn)收管理辦法組織實(shí)施[6]。驗(yàn)收設(shè)備時(shí)要求供應(yīng)商代表在場。驗(yàn)收分為外觀驗(yàn)收和技術(shù)驗(yàn)收兩個(gè)環(huán)節(jié)。

6.1 外觀驗(yàn)收首先是確認(rèn)包裝箱無破損的情況下，進(jìn)行設(shè)備安裝前的實(shí)物接收清點(diǎn)及存放管理協(xié)調(diào)工作[7]。如發(fā)現(xiàn)包裝破損﹑實(shí)物缺損等問題，立即停止開箱，做好記錄，并及時(shí)通知設(shè)備廠商及物流公司等相關(guān)部門解決。對(duì)于直接通過外貿(mào)海關(guān)進(jìn)入的設(shè)備，開箱前要請(qǐng)海關(guān)商檢部門進(jìn)行檢查。驗(yàn)收時(shí)詳細(xì)填寫開箱情況報(bào)告單，嚴(yán)格按照合同及投標(biāo)文件，對(duì)照裝箱單清點(diǎn)包括主機(jī)﹑標(biāo)配件﹑選配件﹑專用工具﹑說明書﹑光盤等在內(nèi)的所有物品。從設(shè)備外包裝到拆箱后都要進(jìn)行詳細(xì)的記錄，如發(fā)現(xiàn)異常，必須在驗(yàn)收單上做詳細(xì)記錄[8]。

6.2 技術(shù)驗(yàn)收從安裝開始，設(shè)備安裝由使用科室﹑設(shè)備科工程師及設(shè)備廠商工程師共同參與。廠商工程師負(fù)責(zé)安裝設(shè)備，醫(yī)院參與人員負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)協(xié)助，注意了解和監(jiān)督設(shè)備安裝工作進(jìn)程，學(xué)習(xí)安裝技術(shù)。對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題提出質(zhì)疑，對(duì)不合理的地方提出修改方案。

設(shè)備安裝完成后，由廠商技術(shù)人員對(duì)操作人員進(jìn)行培訓(xùn)。設(shè)備經(jīng)過一段時(shí)間使用后，由使用科室確定各種功能配置齊全，工作正常。設(shè)備科召集驗(yàn)收小組成員對(duì)照合同合投標(biāo)說明書對(duì)設(shè)備的實(shí)際性能和配置進(jìn)行驗(yàn)證﹑核實(shí)，責(zé)成使用科室妥善保管各種附件，驗(yàn)收完畢后各方簽字。

7 付款及售后

按照合同要求，完成設(shè)備驗(yàn)收后付款，留一定比例的尾款作為質(zhì)保金，以確保售后服務(wù)和相應(yīng)的技術(shù)支持。

8 資料歸檔

設(shè)備科設(shè)專人負(fù)責(zé)醫(yī)療設(shè)備檔案的歸集和管理。設(shè)備檔案包括論證檔案﹑采購檔案﹑驗(yàn)收檔案三部分，論證檔案應(yīng)包括：設(shè)備申請(qǐng)報(bào)告﹑論證報(bào)告﹑立項(xiàng)批復(fù)。其中論證報(bào)告應(yīng)由立項(xiàng)部門撰寫，主要包括以下內(nèi)容：擬購置設(shè)備名稱﹑技術(shù)參數(shù)及配置﹑預(yù)算金額﹑臨床應(yīng)用范圍﹑社會(huì)效益分析﹑經(jīng)濟(jì)效益分析（是否為獨(dú)立收費(fèi)項(xiàng)目及收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)﹑預(yù)計(jì)使用年限﹑設(shè)備年收人﹑年維護(hù)費(fèi)用﹑是否使用一次性耗材及消耗品價(jià)格）﹑技術(shù)先進(jìn)性分析。采購檔案包括：廠商招投標(biāo)材料﹑產(chǎn)品資質(zhì)﹑其他書面承諾資料﹑采購協(xié)議和外貿(mào)合同﹑委托代理協(xié)議﹑招標(biāo)技術(shù)及商務(wù)打分記錄﹑價(jià)格談判記錄等。驗(yàn)收檔案包括:產(chǎn)品合格證﹑驗(yàn)收單﹑安裝調(diào)試記錄﹑培訓(xùn)記錄﹑固定資產(chǎn)登記﹑設(shè)備發(fā)票復(fù)印件等[2]。

9 結(jié)束語

醫(yī)療設(shè)備采購的政策性﹑科學(xué)性﹑專業(yè)性很強(qiáng)，不僅涉及到國家的政策法規(guī)和設(shè)備的性能指標(biāo)等客觀因素，還涉及到供應(yīng)廠商﹑主管部門和使用人員等人為因素。為了有效地利用資金，提高投資效應(yīng)，必須制定科學(xué)的采購制度和合理的流程規(guī)范以及健全的監(jiān)督管理體系。在符合法規(guī)的前提下，充分考慮臨床實(shí)際需求，采用最合適的采購方式。由于醫(yī)療設(shè)備技術(shù)的復(fù)雜性和市場的多元性，醫(yī)療設(shè)備采購管理是一項(xiàng)復(fù)雜的工作，既要掌握相關(guān)的技術(shù)知識(shí)，還要了解市場，熟悉政策法規(guī)。作為醫(yī)院的設(shè)備采購管理部門，必須是站在醫(yī)院的立場上實(shí)施采購行為。保障醫(yī)院的商業(yè)利益，但絕不是坑害供應(yīng)商，而是利用一個(gè)科學(xué)的流程規(guī)范采購行為，確保在公正公平的情況下，依法完成采購任務(wù)。

［1］ 王西民. 如何提高醫(yī)療設(shè)備投資效益[J].中國醫(yī)學(xué)裝備，2010，26（7）:21-32.

［2］ 趙洋洋.醫(yī)療設(shè)備采購流程的規(guī)范化管理[J].中國醫(yī)療設(shè)備，2011，27（12）:74-75.

［3］ 黃鑫.醫(yī)療設(shè)備采購流程的科學(xué)化管理[J].中國醫(yī)療設(shè)備，2013，29（9）:82-84.

［4］ 王西民.如何提高醫(yī)療設(shè)備的投資效益[J].醫(yī)療裝備，2011 （5）:45-46.

［5］ 桂福如.醫(yī)療設(shè)備招標(biāo)采購需注意的幾個(gè)環(huán)節(jié)[J].中國醫(yī)學(xué)裝備，2006，3（3）:15-17.

［6］ 王西民.醫(yī)療設(shè)備應(yīng)為提高投資效益服務(wù)[J].中華醫(yī)學(xué)論壇，2003（2）:25-26.

［7］ 鄧其輝，王人可.淺談醫(yī)療設(shè)備驗(yàn)收的基本步驟[J].醫(yī)療裝備，2012（5）:37-38.

［8］ 劉宏，熊夢輝，張樹軍.醫(yī)療設(shè)備采購嚴(yán)把五關(guān)[J].中國醫(yī)學(xué)裝備，2006，9（3）:32-33.

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